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Empfehlungsschreiben in der Bewerbung, ist das notwendig? Wozu ein Empfehlungsschreiben dient, warum du deiner Bewerbung Empfehlungsschreiben beilegen solltest, sowie Muster und Beispiele für Formulierungen findest du hier.
Ein Empfehlungsschreiben legt als persönliche Bewertung dar, warum du für einen Job, ein Stipendium oder eine Ausschreibung der*die richtige Kandidat*in bist. Es ist im Unterschied zum klassischen Arbeitszeugnis nicht verpflichtend auszustellen und es gibt auch keine genauen Vorgaben dafür.
Es bietet einen Rahmen, deine Soft Skills besonders hervorzuheben und besondere Fertigkeiten und Qualifikationen von jemand anderem bestätigen zu lassen. Im englischsprachigen Raum sind die sogenannten „letters of recommendation“ schon lange Usus, aber auch bei uns werden sie immer üblicher und zum Teil sogar in Stellenausschreibungen erbeten.
Ein Empfehlungsschreiben brauchst du, wenn du dich um ein Praktikum, einen Studienplatz, einen neuen Job oder eine Beförderung bewirbst. Manchmal wird auch bei der Bewerbung um eine Wohnung ein Empfehlungsschreiben eingefordert – dieses kommt dann in der Regel vom vorigen Vermieter. Oft wird in Stellen- oder Studienplatzausschreibungen schon direkt angegeben, dass Empfehlungsschreiben beigelegt werden sollen.
Aber auch wenn es nicht explizit erwähnt wird, solltest du Empfehlungsschreiben in Erwägung ziehen. Zwei bis drei Empfehlungsschreiben sind ein guter Richtwert, eines allein reicht nicht aus. Empfehlungsschreiben gehören zu den Anlagen deiner Bewerbung, sie können zusätzlich zum Arbeitszeugnis beigelegt werden oder stattdessen, wenn (noch) keines vorhanden ist.
Das Empfehlungsschreiben und das Referenzschreiben wirken auf den ersten Blick sehr ähnlich, sie unterscheiden sich aber in einigen Punkten:
Ein Empfehlungsschreiben hat eine*n klare*n Empfänger*in und legt dar, warum du der*die richtige Kandidat*in für einen Job, ein Stipendium, ein Praktikum bist. Hier liegt der Fokus auf Soft Skills, deinen Leistungen und darauf, was der*die Referenzgeber*in an der Zusammenarbeit mit dir besonders schätzt.
Referenzschreiben dagegen haben keine*n vordefinierte*n Empfänger*in, Referenzgeber*innen können auch als Kontakte in der Bewerbung angegeben werden. Diese kannst du für unterschiedliche Bewerbungen einsetzen, der*die Referenzgeber*in geht auf deine Qualifikationen, Tätigkeiten und bisherigen Erfolge ein.
Alle möglichen Personen, die mit dir gearbeitet haben und sich ein Bild von deiner Arbeitsweise gemacht haben, kommen dafür infrage, z.B. Vorgesetzte, Kund*innen oder Mentor*innen. Bei Student*innen kommen auch Professor*innen infrage, allerdings sollte es natürlich jemand sein, der dich persönlich kennt – hat er*sie deine Abschlussarbeit betreut, warst du Tutor*in oder studentische Hilfskraft?
Allgemein sollte es jemand Ranghöherer sein, es muss nicht unbedingt der*die Abteilungsleiter*in oder Geschäftsführer*in sein, auch unmittelbare Vorgesetzte können diese verfassen. Ist die Kündigung noch nicht offen ausgesprochen, kann es auch sinnvoll sein, ehemalige Vorgesetzte in anderen Firmen zu fragen. Als Freiberufler*in kann man namhafte Kund*innen um ein Empfehlungsschreiben bitten.
Frage am besten persönlich und in einer ruhigen Minute nach. Wenn du schriftlich nachfragst, weise v.a. frühere Arbeitgeber*innen und Professor*innen in der Anfrage nochmals kurz darauf hin, wie ihr zusammengearbeitet habt.
Gib dem*der Verfasser*in ausreichend Zeit, um das Schreiben zu verfassen. Eine Frist von mehreren Wochen wäre ideal.
Wichtig ist vorweg, dass das Empfehlungsschreiben in der Ich-Form geschrieben wird, weil es sich um eine individuelle Stellungnahme handelt. Am besten sollte es zudem auf dem offiziellen Briefpapier der Firma bzw. der Uni verfasst sein. So wird es üblicherweise aufgebaut:
Nach der einleitenden Bemerkung, in welchem Arbeitsverhältnis du zu dem*der Referenzgeber*in stehst, folgt meist eine kurze Erklärung, dass und warum eine neue Stelle gesucht wird, etwa mit Formulierungen wie:
Bei der Beschreibung der Tätigkeiten wird üblicherweise darauf eingegangen, wie du diese erledigt hast, z.B.
Die Soft Skills werden meist mit einer Formulierung wie „auf persönlicher Ebene“ eingeleitet, dann folgt eine kurze Auflistung, z.B.:
Hier findest du ein kostenloses Muster für ein Empfehlungsschreiben. Nimm dies als Beispiel, etwa wenn ein*e Referenzgeber*in nach einer Vorlage fragt.
Es soll nur zur Inspiration dienen, ein Empfehlungsschreiben soll natürlich gezielt für deine individuelle Bewerbung geschrieben werden.
Name des*der Referenzgebers*in
Anschrift
PLZ Ort
Telefonnummer
Empfänger*in
Firma
Adresse
PLZ Ort
Empfehlungsschreiben für _____
Frau Maximiliane Mustermann war von XX bis XY in unserem Unternehmen tätig und hat sich nun dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderungen anzunehmen. Da ich sie als Mitarbeiterin sehr schätze, bedaure ich diesen Schritt, wünsche ihr dabei aber viel Erfolg.
Frau Mustermann hat als XX für uns gearbeitet und ihre Aufgaben stets zur vollsten Zufriedenheit von Vorgesetzten und Kolleg*innen erfüllt. Sie hat sich bei der Übernahme neuer Arbeitsfelder schnell eingearbeitet und eigene Ideen eingebracht. Außerdem hat sie während ihrer Tätigkeit für uns auch eine Weiterbildung zur YY absolviert. Ich habe sie als verantwortungsbewusste und zuverlässige Mitarbeiterin kennengelernt.
Frau Mustermann wird bei Kund*innen wie Kolleg*innen aufgrund ihrer Verlässlichkeit und Teamfähigkeit geschätzt. Auch bei kurzfristigen Deadlines hat sie stets den Überblick bewahrt und sich bei unvorhergesehenen Änderungen stets als überlegt handelnd und stressresistent bewiesen. Ich kann Frau Mustermann daher für die Position als XXX uneingeschränkt empfehlen, da ich sie für bestens geeignet halte.
Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT
Das Empfehlungsschreiben ist in der Bewerbungsmappe hinter Anschreiben, Lebenslauf und offiziellen Zeugnissen zu platzieren. Sonstige Zertifikate und eventuelle Arbeitsproben kannst du hinter die Empfehlungsschreiben einreihen. Allgemeine Referenzgeber*innen kannst du dagegen auch in deinem perfekten Lebenslauf aufführen, nachdem du diese darüber informiert hast.
Der richtige Zeitpunkt für ein Empfehlungsschreiben sollte gut überlegt sein. Überlege daher vorab, welche Leistungen du erbracht hast, aufgrund derer dir dein*e Gutachter*in überhaupt Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und zwischenmenschliche Fähigkeiten attestieren kann. Am günstigsten ist es natürlich, direkt im Anschluss an einen Erfolg um ein Empfehlungsschreiben zu bitten.
Nicht nur die Reputation und die Position des*der Gutachters*in im Unternehmen sind wichtig, sondern auch dein Arbeitsverhältnis zu ihm*ihr. Wichtig ist dabei, dass aus deiner Arbeitsbeziehung auch hervorgeht, dass dein*e Gutachter*in genügend Schnittpunkte mit dir im Alltag hat, um dich überhaupt ernstzunehmend beurteilen zu können.
Auch wenn die persönliche Wertschätzung im Empfehlungsbrief im Fokus liegt, solltest du nie ein freundschaftliches oder verwandtschaftliches Verhältnis zum*zur Gutachter*in haben – auch um Gefälligkeitsschreiben zu vermeiden.
Das Empfehlungsschreiben entsteht möglichst aus deiner aktuellen Beschäftigung. Solltest du im bestehenden Arbeitsverhältnis diskret auf Jobsuche sein, ist der*die momentane Chef*in als Referenzgeber*in meist ausgeschlossen.
Wie steht es um ehemalige Vorgesetzte oder höhergestellte Mitarbeiter*innen aus anderen Abteilungen? Bereite dich auf das Gespräch bzw. die Anfrage gut vor, sodass du deine Bitte ohne großes Überlegen äußern und begründen kannst.
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