Wie du professionell auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antwortest (Tipps, Muster und Beispiele)

Das Wichtigste in Kürze

• Schnelle Rückmeldung: Antworte innerhalb von 24 bis 48 Stunden auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch, denn das zeigt Interesse und Zuverlässigkeit.
• Höflich und professionell: Bedanke dich für die Einladung und formuliere deine Antwort klar, freundlich und ohne Rechtschreibfehler.
• Termin bestätigen oder verschieben: Bestätige den vorgeschlagenen Termin oder schlage bei Verhinderung rechtzeitig einen Alternativtermin vor.
• Erreichbarkeit angeben: Nenne in deiner Antwort, wie du kurzfristig erreichbar bist.
• Bei Absage höflich bleiben: Auch, wenn du absagen musst, bedank dich und gib kurz den Grund an.

Wie antworte ich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch? (mit Tipps)

Wenn du mit deiner Bewerbung erfolgreich warst und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst, antwortest du auf diese Einladung höflich, professionell und vor allem zügig.

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Moment in deinem Bewerbungsprozess. Denn sie sagt dir, dass du mit deinem Bewerbungsschreiben überzeugt hast und dein potenzieller Arbeitgeber dich besser kennenlernen möchte. Jetzt liegt es an dir, mit einer passenden Rückmeldung zu zeigen, dass du weiterhin Interesse an der Stelle hast und den nächsten Schritt in Richtung Zusammenarbeit mit dem Unternehmen gehen möchtest.

Wie du eine professionelle Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch schreibst, zeigen unsere fünf Tipps:

1. Antworte so schnell wie möglich
2. Wähle den richtigen Kommunikationsweg
3. Zeige in deiner Antwort Dankbarkeit
4. Gib an, wann und wie du erreichbar bist
5. Nutze die Terminbestätigung im digitalen Kalender (Outlook)

Tipp 1: Zügige Antwort auf Einladung

Idealerweise antwortest du innerhalb von 24 bis 48 Stunden auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Eine zügige Rückmeldung vermittelt dem Arbeitgeber, dass du engagiert bist und dich auf das Gespräch freust. Gleichzeitig hast du so die Möglichkeit, frühzeitig einen Alternativtermin zu nennen oder höflich um eine Terminverschiebung zu bitten, wenn dir der vorgeschlagene Termin nicht passt. Auch, wenn du kein Interesse mehr an der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen hast, schreibst du frühzeitig eine höfliche Terminabsage.

"Ich persönlich weiß ein paar Zeilen im Rahmen der Terminbestätigung durchaus zu schätzen, wenn ein*e Bewerber*in zeigt, dass er*sie sich über die Einladung freut. Was gar nicht geht: Ghosting, also sich einfach nicht zurückzumelden. Auch eine zurückgezogene Bewerbung ist ja total legitim, zum Beispiel weil du schon einen anderen Job gefunden hast. Auch hier hilft mir eine kurze Begründung, so dass ich weiß, woran ich bin. Dann bleibt ein positiver Eindruck – und wer weiß, vielleicht trifft man ja in Zukunft, im Rahmen einer erneuten Bewerbung noch einmal aufeinander."

Lara Kieninger

Lara Kieninger ist Senior Talent Acquistion Manager bei Stepstone und unterstützt seit Juni 2021 verschiedene Fachbereiche dabei, das "Perfect Match” für ihre Teams zu finden und den Bewerbungsprozess optimal zu gestalten. Als erfahrende Personalerin stand sie im Laufe ihrer Karriere sowohl verschiedenen Unternehmen als auch zahlreichen Arbeitssuchenden und Bewerber*innen beratend zur Seite. Was sind NoGos im Lebenslauf? Wie verändert KI unseren Bewerbungsprozess und welche Tipps & Tricks gibt es bei der Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch? Lara Kieninger weiß Antwort. Als Expertin und Gastautorin für das Stepstone Magazin “about work” hat sie die Trends und Entwicklungen der Arbeitswelt genau im Blick und hilft mit ihren wertvollen Insights allen Leser*innen dabei, sich in der ständig wandelnden Job-Landschaft zurechtzufinden. Zu Laras Themenschwerpunkte gehören unter anderem die Themen Gehalt, Anschreiben & Lebenslauf, Vorstellungsgespräche sowie Diversity & Inklusion.

Tipp 2: Antworte genauso wie du eingeladen wurdest

Am besten erfolgt deine Terminbestätigung auf demselben Weg, auf dem du auch die Einladung erhalten hast. In den meisten Fällen bekommst du die Einladung per Mail, sodass du direkt darauf antwortest. Auch ein Anruf ist möglich, besonders wenn es kurzfristig ist oder du Fragen zum Gespräch hast.

Grundsätzlich gilt: Antworte immer auf demselben Weg, über den dich das Unternehmen kontaktiert hat. Das sorgt für eine reibungslose Kommunikation, sodass deine Rückmeldung schnell bei der richtigen Ansprechperson ankommt.

Tipp 3: Bedanke dich in deiner Antwort für die Einladung

Egal, ob du den Termin bestätigen, absagen oder verschieben möchtest: ein klares „Danke“ für die Einladung zum Gespräch gehört immer dazu. Auch, wenn du den Termin absagen oder verschieben musst, bedankst du dich für das Interesse an deiner Bewerbung und nennst kurz deine ehrlichen Beweggründe. Wenn du den vorgeschlagenen Termin nicht wahrnehmen kannst, schlage direkt einen neuen Termin vor. Das zeigt, dass du weiterhin motiviert bist und Interesse an der Stelle hast.

Tipp 4: Gib deine Erreichbarkeit für kurzfristige Änderungen an

Es kann immer passieren, dass sich der Termin für dein Vorstellungsgespräch kurzfristig ändert. Damit dich das Unternehmen in so einem Fall schnell und unkompliziert erreicht, gibst du in deiner Antwort an, wie du am besten erreichbar bist. Das spart Zeit, vermeidet Stress und zeigt, dass du zuverlässig bist.

Bestätige in deiner Nachricht am besten nochmal die Kontaktdaten, die du auch in deinem Lebenslauf angegeben hast. Wenn du magst, nennst du zusätzlich deine Handynummer. Das ist besonders praktisch, wenn du tagsüber schwer per Mail erreichbar bist.

Dieser Hinweis in deiner Antwort hilft dabei, mögliche Missverständnisse zu vermeiden und macht den weiteren Ablauf im Bewerbungsprozess für beide Seiten einfacher.

Tipp 5: Nutz die Terminbestätigung im digitalen Kalender

Wenn du eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per Outlook oder über ein anderes Kalendersystem bekommst, hast du die Möglichkeit, den Termin direkt in der E-Mail anzunehmen oder abzulehnen. Achte bei Outlook unbedingt darauf, die Option „Antwort senden“ auszuwählen. Nur so sieht das Unternehmen, dass du den Termin wirklich bestätigt hast, denn bei der Auswahl „Keine Antwort senden“ fehlt diese Rückmeldung.

Trotzdem schreibst du zusätzlich eine kurze, ausformulierte Terminbestätigung per Mail. So stellst du sicher, dass dein*e Ansprechpartner*in deine Zusage erhalten hat und deine Rückmeldung nicht im System untergeht.

Wie ist eine professionelle Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch aufgebaut?

Eine professionelle Antwort

1. Die richtige Anrede: Eine persönliche Anrede wirkt professionell, höflich und zeigt, dass du dich mit der Einladung auseinandergesetzt hast. Mit der klassischen Anredeformel „Sehr geehrte*r“ bist du stets auf der sicheren Seite. Falls du in der Einladung informell angesprochen wurdest, passt du den Ton in deiner Antwort entsprechend an, zum Beispiel mit „Liebe*r“. Erfahre hier mehr zur Anrede in der Bewerbung und ob „Sehr geehrte Damen und Herren“ noch zeitgemäß ist.
2. Bedank dich für die Einladung: Ein kurzer Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist nicht nur höflich, sondern zeigt auch dein ehrliches Interesse an der Stelle und deine Wertschätzung für das Unternehmen.
3. Bestätigung des Termins: Ein Satz wie „Gerne bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit]“ reicht aus, um dem Arbeitgeber deine Teilnahme zu bestätigen. Falls du den vorgeschlagenen Zeitpunkt nicht wahrnehmen kannst, sagst du freundlich ab und schlägst einen Alternativtermin vor.
4. Kontaktdaten und Erreichbarkeit: Bestätige deine aktuellen Kontaktdaten und gib zusätzlich an, wann und wie du am besten erreichbar bist. Das erleichtert dem Arbeitgeber die Kommunikation bei kurzfristigen Änderungen oder Rückfragen.
5. Eventuelle Nachfragen: Hast du selbst noch offene Fragen, die vor dem Vorstellungsgespräch geklärt werden müssen? Falls du etwa noch Fragen zur Anfahrt, zum Ablauf des Gesprächs oder zum*zur Gesprächspartner*in hast, stellst du sie direkt in deiner Antwort auf die Einladung.
6. Schlusssatz: Schließe deine E-Mail mit einem freundlichen Satz wie „Ich freue mich auf das Gespräch und danke Ihnen für die Einladung“ ab. Verwende eine professionelle Grußformel, etwa „Mit freundlichen Grüßen“. Erfahre hier mehr zur E-Mail-Grußformel und wie du deine Mails professionell beendest.

Wie formuliere ich eine professionelle Terminbestätigung zum Vorstellungsgespräch?

Eine professionelle Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch formulierst du, indem du dich zuerst für die Einladung bedankst, den Termin verbindlich bestätigst, deine Erreichbarkeit angibst und deine Vorfreude auf dein Gespräch betonst:

1. Dank: Zuerst bedankst du dich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ein kurzer Satz wie „Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch“ oder „Ich freue mich über die Möglichkeit, Sie persönlich kennenzulernen“ reicht aus.
2. Bestätigung: Dann bestätigst du den vorgeschlagenen Termin klar und verbindlich. Wichtig ist, dass du Datum und Uhrzeit genau wiederholst, zum Beispiel: „Gerne bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit]“ oder „Der vorgeschlagene Termin am [Datum] um [Uhrzeit] passt mir gut“.
3. Erreichbarkeit: Anschließend gibst du deine Erreichbarkeit an, damit das Unternehmen dich bei kurzfristigen Änderungen schnell kontaktieren kann. Zum Beispiel: „Sie erreichen mich bei Rückfragen unter [Telefonnummer] oder per E-Mail“.
4. Vorfreude: Zum Schluss drückst du deine Vorfreude auf das Gespräch aus, etwa mit „Ich freue mich auf das Kennenlernen“.

Formulierungsbeispiele für eine Terminbestätigung zum Vorstellungsgespräch

Weitere Formulierungsbeispiele für deine Terminbestätigung zu deinem Vorstellungsgespräch sind:

• Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Möglichkeit, mich persönlich vorzustellen.
• Ich freue mich sehr über Ihre Einladung und das Interesse an meiner Bewerbung.
• Herzlichen Dank für die Einladung zum Gespräch. Ich schätze die Gelegenheit sehr, mehr über Ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle zu erfahren.
• Gerne bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit].
• Der vorgeschlagene Gesprächstermin am [Datum] um [Uhrzeit] passt mir sehr gut. Ich nehme ihn hiermit gerne an.
• Ich bestätige den Termin für das Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit] und freue mich auf unser Gespräch.
• Für Rückfragen oder kurzfristige Änderungen erreichen Sie mich jederzeit unter [Telefonnummer] oder per E-Mail.
• Gerne stehe ich Ihnen bei Bedarf unter [Telefonnummer] zur Verfügung.
• Ich freue mich auf das persönliche Gespräch und darauf, Ihr Unternehmen näher kennenzulernen.
• Vielen Dank, ich sehe unserem Gespräch mit großem Interesse entgegen.
• Ich danke Ihnen nochmals für die Einladung und freue mich auf den Termin.

Muster: Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte*r Frau*Herr [Nachname],

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit]. Ich freue mich sehr über die Gelegenheit und bestätige hiermit den Termin.

Für Rückfragen oder kurzfristige Änderungen erreichen Sie mich jederzeit unter [Telefonnummer].

Ich freue mich darauf, mehr über die Position und Ihr Unternehmen zu erfahren und Ihnen mehr über meine Qualifikationen zu erzählen.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Deine Kontaktdaten]

Wie verschiebe ich einen Termin zum Vorstellungsgespräch professionell? (mit Muster)

Einen Termin zum Vorstellungsgespräch verschiebst du professionell, indem du den Grund kurz nennst, höflich um Verständnis bittest, deine Bereitschaft zur Teilnahme betonst und mehrere Alternativen vorschlägst.

Nicht immer wird dir der vorgeschlagene Termin für das Vorstellungsgespräch zeitlich passen. Keine Sorge: Das ist nicht unüblich! Wenn du keine Zeit hast, prüfst du zunächst, ob du den Termin durch eine Verschiebung anderer Termine wahrnehmen kannst. Wenn das nicht in Frage kommt und du das Vorstellungsgespräch verschieben musst, teile dies dem Unternehmen so früh wie möglich mit.

Deine Bitte um Terminänderung formulierst du wie folgt:

1. Absage des ursprünglichen Termins: Falls du verhindert bist, teile dem Unternehmen freundlich und höflich mit, dass du den Termin nicht wahrnehmen kannst. Zum Beispiel: „Leider ist es mir am [Datum] um [Uhrzeit] nicht möglich, am Gespräch teilzunehmen.“
2. Begründung: Gib kurz den Grund an, warum du nicht teilnehmen kannst. Zum Beispiel: „Ich bin an diesem Tag bereits dienstlich eingebunden.“ oder „An diesem Tag befinde ich mich im Urlaub, der bereits vor längerer Zeit geplant wurde.“
3. Neuer Terminvorschlag: Zeige deine Bereitschaft, das Gespräch zeitnah nachzuholen, und schlage mehrere Alternativen vor. Zum Beispiel: „Gerne würde ich einen neuen Termin mit Ihnen vereinbaren. Ich bin flexibel und schlage Ihnen als Alternative [Datum] vormittags oder [Datum] nachmittags vor.“
4. Erreichbarkeit: Gib kurz an, wie du am besten erreichbar bist, damit das Unternehmen dich für die Bestätigung eines Alternativtermins schnell kontaktieren kann. Zum Beispiel: „Sie erreichen mich kurzfristig unter [Telefonnummer], um zügig einen neuen Termin zu vereinbaren.“
5. Höflicher Abschluss: Bedanke dich für das Verständnis und betone dein Interesse an der Stelle. Zum Beispiel: „Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, Sie bald persönlich kennenzulernen.“

Muster: Bitte um Terminänderung des Vorstellungsgesprächs

Sehr geehrte*r Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für die Stelle [Position].

Leider bin ich aufgrund eines wichtigen Termins am [ursprüngliches Datum und Uhrzeit] verhindert und muss daher um eine Verschiebung des Vorstellungsgesprächs bitten. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn wir einen anderen Termin finden könnten.

Alternativ bin ich z. B. am [Datum und Uhrzeit] verfügbar oder am [Datum und Uhrzeit]. Gerne können Sie mir auch andere Termine vorschlagen und mich auch telefonisch unter [Telefonnummer] erreichen, um den Termin so schnell wie möglich zu fixieren.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und die Möglichkeit des persönlichen Kennenlernens.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Deine Kontaktdaten]

Wie sage ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch professionell ab

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sagst du professionell ab, indem du dich dennoch für die Einladung bedankst, deinen Entschluss klar kommunizierst, den Grund knapp erklärst und einen höflichen Abschluss formulierst.

So hinterlässt du weiterhin einen positiven Eindruck und hältst dir die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen. Gründe für eine Absage sind vielfältig, wie etwa die Annahme einer anderen Stelle oder eine veränderte berufliche Situation.

Unabhängig von den Gründen deiner Absage, formulierst du sie wie folgt:

1. Dank: Bedanke dich zuerst für die Einladung und die Zeit, die sich das Unternehmen für deine Bewerbung genommen hat. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch und das Interesse an meiner Bewerbung.“
2. Absage: Formuliere klar und respektvoll, dass du den Termin nicht wahrnehmen wirst. Vermeide dabei ausweichende oder unklare Aussagen. Zum Beispiel: „Nach reiflicher Überlegung habe ich mich entschieden, das Gespräch nicht wahrzunehmen.“
3. Begründung (optional): Wenn du möchtest, gibst du kurz den Grund für deine Absage an, etwa die Zusage eines anderen Arbeitgebers oder eine berufliche Neuorientierung. Zum Beispiel: „Ich habe mich inzwischen für eine andere Stelle entschieden.“ oder „Meine berufliche Situation hat sich kurzfristig verändert.“
4. Höflicher Abschluss: Bedanke dich erneut für die Möglichkeit und halte dir die Tür für zukünftige Kontakte offen. Zum Beispiel: „Ich danke Ihnen nochmals für Ihr Interesse und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Besetzung der Stelle.“

Muster: Absage des Vorstellungsgesprächs

Sehr geehrte*r Frau/Herr [Nachname],

zunächst möchte ich mich herzlich für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen bedanken. Leider muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass ich das Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen kann.

Ich habe vor Kurzem ein Angebot von einem anderen Unternehmen erhalten, das ich nach eingehender Prüfung meines beruflichen Werdegangs und meiner persönlichen Ziele angenommen habe.

Ich möchte mich für die investierte Zeit und das Entgegenkommen bedanken. Vielleicht ergibt sich in der Zukunft eine weitere Gelegenheit, bei der sich unsere beruflichen Wege kreuzen. Bis dahin wünsche ich Ihrem Unternehmen weiterhin Erfolg und viel Glück beim Besetzen der Stelle.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

Wie antworte ich telefonisch auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Insbesondere wenn du noch Fragen zum Termin hast oder ihn verschieben musst, ist es sinnvoll, die Einladung zum Vorstellungsgespräch telefonisch zu beantworten. Wenn du direkt von Recruiter*innen angerufen wirst, sag am besten gleich im Telefonat zu. Bist du gerade unterwegs oder hast deinen Kalender nicht zur Hand, bittest du darum, dich später nochmal zurückzumelden.

Beachte diese Punkte während des Telefonats:

• Vorbereitung: Stelle sicher, dass du den Namen des*der Ansprechpartner*in, das Datum und die Uhrzeit des vorgeschlagenen Termins bereit hast.
• Begrüßung: "Guten Tag, hier spricht [Dein Name]."
• Bedanken: "Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch."
• Bestätigung oder Vorschlag: "Ich möchte den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] bestätigen." Oder: "Leider kann ich den Termin am [Datum] nicht wahrnehmen. Können wir einen neuen Termin vereinbaren? Ich schlage [alternatives Datum] vor."
• Abschluss: "Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ich freue mich auf das Gespräch. Auf Wiederhören."

Wichtig: Mache dir während des Telefonats unbedingt Notizen. Schreib dir auf, was besprochen wurde – Datum, Uhrzeit, Ort, Name der Gesprächspartner*innen und alles Wichtige zum Ablauf.

FAQ zum Antworten auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Welche Formulierungen eignen sich für die Zusage zu einem Vorstellungsgespräch?

Für die Zusage sind diese Formulierungen besonders geeignet:

• Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich freue mich sehr über die Gelegenheit und bestätige hiermit den Termin am [Datum] um [Uhrzeit].
• Ich freue mich auf das persönliche Gespräch und darauf, Ihr Unternehmen besser kennenzulernen.
• Gerne bestätige ich den Termin und bin unter [Telefonnummer] für Rückfragen erreichbar.

Wie bestätige ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail professionell?

Eine professionelle Terminbestätigung per E-Mail enthält folgende Bestandteile:

1. Dank: Bedanke dich für die Einladung. Beispiel: Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch.
2. Bestätigung des Termins: Nenne Datum und Uhrzeit. Beispiel: Gerne bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit].
3. Erreichbarkeit: Gib deine Kontaktdaten an. Beispiel: Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefonnummer] oder per E-Mail.
4. Abschluss: Zeige deine Vorfreude. Beispiel: Ich freue mich auf das Gespräch und das persönliche Kennenlernen.

Was schreibe ich, wenn ich den Vorstellungstermin verschieben muss?

Wenn du den Termin verschieben musst, bleib höflich und schlage aktiv Alternativen vor. So kann deine Nachricht aussehen:

• Vielen Dank für Ihre Einladung. Leider bin ich am [ursprüngliches Datum] verhindert und kann den Termin nicht wahrnehmen.
• Gerne würde ich einen neuen Termin mit Ihnen vereinbaren. Ich bin flexibel am [Alternativdatum 1] vormittags oder am [Alternativdatum 2] nachmittags.
• Sie erreichen mich unter [Telefonnummer], um einen neuen Termin abzustimmen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Wie sage ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch höflich ab?

Auch bei einer Absage ist ein professioneller Ton wichtig. So formulierst du deine Antwort:

• Vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch und das Interesse an meiner Bewerbung.
• Nach reiflicher Überlegung habe ich mich entschieden, das Gespräch nicht wahrzunehmen.
• Ich habe mich zwischenzeitlich für eine andere Stelle entschieden und bitte um Verständnis.
• Ich wünsche Ihrem Unternehmen weiterhin viel Erfolg und danke Ihnen für die Möglichkeit.

Wie schnell sollte man auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten?

Idealerweise antwortest du innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Eine schnelle Rückmeldung zeigt dein Interesse, deine Verlässlichkeit und erleichtert die Terminplanung für das Unternehmen. Selbst wenn du noch nicht sicher zusagen kannst, ist eine kurze Rückmeldung („Ich melde mich bis morgen mit einer Rückmeldung“)