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Manchmal kommt es vor, dass du ein Vorstellungsgespräch absagen musst – vielleicht hast du bereits eine andere Stelle gefunden oder es sind persönliche Gründe dazwischengekommen. Es ist wichtig, die Absage professionell, höflich und rechtzeitig zu kommunizieren. So hinterlässt du einen positiven Eindruck und hältst dir vielleicht sogar die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen. In dieser Anleitung erfährst du, wie du eine höfliche und klare Absage formulierst.
Ein Vorstellungsgespräch sagst du am besten so früh wie möglich, in einem höflichen Ton und mit einer kurzen Begründung ab. Bedanke dich in deiner Absage für die Einladung zum Gespräch und erkläre knapp, warum du den Termin nicht wahrnehmen kannst – zum Beispiel wegen Krankheit, anderen Umständen oder weil du dich bereits für eine andere Stelle entschieden hast.
Damit zeigst du Professionalität und gibst dem Unternehmen Planungssicherheit, da die Personalverantwortlichen den Termin anderen Bewerber*innen anbieten können.
Eine klare Begründung und respektvolle Formulierungen sorgen dafür, dass du einen positiven Eindruck hinterlässt. Besonders, wenn du Interesse an der Stelle behältst und das Gespräch nur verschieben möchtest, signalisiert eine transparente Absage Verlässlichkeit und echtes Interesse. So hältst du dir die Chance offen, dass der Arbeitgeber dir einen neuen Termin zusagt.
- Lara Kieninger, Karriere-Expertin und Personalerin bei StepstoneWenn du ein Vorstellungsgespräch absagst, achte darauf, dies frühzeitig und höflich zu tun. Bedanke dich für die Möglichkeit und formuliere deine Absage klar und nachvollziehbar. Sich auch hier professionell zu verhalten, ist für dich von Vorteil, denn wie heißt es so schön: Man sieht sich immer zwei Mal im Leben. Unter Umständen hat der betreffende Arbeitgeber in Zukunft noch einmal ein interessantes Jobangebot für dich.
Du hast eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch bekommen, kannst den Termin aber nicht wahrnehmen? Dann solltest du so früh wie möglich absagen. Bedanke dich zunächst für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und nenne in deiner Absage kurz die Gründe – zum Beispiel eine Krankheit, unerwartete Umstände oder weil du dich für eine andere Stelle entschieden hast. Damit hinterlässt du trotz Absage einen professionellen Eindruck beim Unternehmen.
- Lara Kieninger, Stepstone-Personalerin und Karriere-ExpertinIch persönlich weiß ein paar Zeilen im Rahmen der Terminbestätigung durchaus zu schätzen, wenn ein*e Bewerber*in zeigt, dass er*sie sich über die Einladung freut. Was gar nicht geht: Ghosting, also sich einfach nicht zurückzumelden. Auch eine zurückgezogene Bewerbung ist ja total legitim, zum Beispiel weil du schon einen anderen Job gefunden hast. Auch hier hilft mir eine kurze Begründung, so dass ich weiß, woran ich bin. Dann bleibt ein positiver Eindruck – und wer weiß, vielleicht trifft man ja in Zukunft, im Rahmen einer erneuten Bewerbung noch einmal aufeinander.
Lara Kieninger ist Senior Talent Acquistion Manager bei Stepstone und unterstützt seit Juni 2021 verschiedene Fachbereiche dabei, das "Perfect Match” für ihre Teams zu finden und den Bewerbungsprozess optimal zu gestalten. Als erfahrende Personalerin stand sie im Laufe ihrer Karriere sowohl verschiedenen Unternehmen als auch zahlreichen Arbeitssuchenden und Bewerber*innen beratend zur Seite. Was sind NoGos im Lebenslauf? Wie verändert KI unseren Bewerbungsprozess und welche Tipps & Tricks gibt es bei der Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch? Lara Kieninger weiß Antwort. Als Expertin und Gastautorin für das Stepstone Magazin “about work” hat sie die Trends und Entwicklungen der Arbeitswelt genau im Blick und hilft mit ihren wertvollen Insights allen Leser*innen dabei, sich in der ständig wandelnden Job-Landschaft zurechtzufinden. Zu Laras Themenschwerpunkte gehören unter anderem die Themen Gehalt, Anschreiben & Lebenslauf, Vorstellungsgespräche sowie Diversity & Inklusion.
Hier findest du weitere Tipps, wie du professionell auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antwortest.
Deine Absage erfolgt über dasselbe Kommunikationsmedium, über das du auch die Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen hast. In den meisten Fällen ist das eine E-Mail.
Eine Absage per Mail ist verbindlich. Wenn es besonders kurzfristig ist oder du aktiv nach einem neuen Termin fragen möchtest, ist auch ein Anruf beim Unternehmen eine gute Wahl.
Du musst keinen Grund nennen, wenn du ein Vorstellungsgespräch absagst. Trotzdem gilt: Auch, wenn es nicht verpflichtend ist, wirkt eine kurze Begründung höflich und respektvoll.
Mit einer respektvollen Absage hinterlässt du einen professionellen Eindruck und das kann wichtig sein, falls du dich in Zukunft erneut bei diesem Arbeitgeber bewirbst oder den Bewerbungsprozess zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen möchtest.
Gute Gründe, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, wenn du deine Bewerbung zurückziehen und damit den Bewerbungsprozess beenden möchtest, sind:
Du kannst ein Vorstellungsgespräch auch kurzfristig absagen. Gute Gründe, ein Vorstellungsgespräch kurzfristig abzusagen, sind:
Schlechte Gründe, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, sind:
Die Absage eines Vorstellungsgespräch ist wie folgt aufgebaut:
Natürlich kannst du für deine Absage auch ein Muster oder eine Vorlage als Inspiration nutzen. Wir haben zwei Beispiele für dich zusammengestellt, wie du dein Vorstellungsgespräch höflich absagen kannst:
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrte [Frau Mustermensch],
vielen Dank für Ihre Einladung und die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch. Ich habe mich dazu entschieden, ein anderes Angebot anzunehmen/meinen Job doch nicht zu wechseln. Daher werde ich den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen. Für die Umstände entschuldige ich mich.
Ich bitte um Verständnis und danke Ihnen für den freundlichen Kontakt.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Wichtig ist hier, dass du bei deiner Absage bestimmt, aber freundlich auftrittst. Du möchtest ja trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen – schließlich sieht man sich immer zweimal im Leben.
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrter [Herr Mustermensch],
vielen Dank für Ihre Einladung und die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich gerne meine Bewerbung für diese Stelle zurückziehen. Daher möchte ich auch das Vorstellungsgespräch am [Datum] absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.
Ich danke Ihnen für das Verständnis und den freundlichen Kontakt.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Du musst nicht immer einen Grund für deine Absage nennen. Bleib weiterhin bei einem freundlichen und professionellen Umgang.
Wenn du dein Vorstellungsgespräch verschieben möchtest, findest du hier zwei Muster als Inspiration:
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrte [Frau Mustermensch],
leider bin ich kurzfristig erkrankt und daher nicht imstande, Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] anzunehmen.
Selbstverständlich bin ich weiterhin an der Stelle interessiert und möchte gerne einen neuen Termin vereinbaren. Bis zum [Datum] sollte ich wieder gesund sein und könnte dann wieder einen Gesprächstermin wahrnehmen. Ich bin weiterhin per E-Mail oder Telefon erreichbar und freue mich auf Ihren Terminvorschlag.
Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Ich hoffe, dass wir den Termin bald nachholen können.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Natürlich kannst du unser Muster anpassen, indem du z. B. auf vorherige Schriftwechsel Bezug nimmst oder eigene Formulierungen wählst. Grundsätzlich solltest du aber vermeiden, zu viele Details über deine Krankheit zu nennen. Diese Informationen sind für die Personalverantwortlichen nicht relevant.
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrter [Herr Mustermensch],
leider ist es mir aus privaten Gründen nicht möglich, den vereinbarten Termin wahrzunehmen. Ich würde mich dennoch über die Möglichkeit freuen, Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und Sie von mir zu überzeugen. Daher würde ich den Termin gerne verschieben.
Folgende Termine kann ich Ihnen anbieten: [Datum]. Gerne können wir auch einen anderen Zeitpunkt vereinbaren. Ich stehe Ihnen weiterhin telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.
Ich hoffe, wir können den Termin zeitnah nachholen und entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Du musst nicht zwingend einen Grund für die Verschiebung angeben. Ist es dir jedoch ein Bedürfnis, dich zu erklären, sollte deine Begründung die Absage rechtfertigen. Für Personalverantwortliche ist die wichtigste Botschaft, dass du nicht erscheinst und einen neuen Termin vereinbaren möchtest.
Konzentrier dich bei der Absage deines Bewerbungsgesprächs aufs Wesentliche: Nach der Begrüßung kommst du gleich zur Sache und sagst den Termin ab. Entschuldige dich am besten noch kurz und bedanke dich für den freundlichen Kontakt, bevor du mit einer Verabschiedung endest. Viel mehr ist in solch einer E-Mail in der Regel nicht nötig. Inspiration gefällig? Here we go:
Es ist wichtig, so früh wie möglich abzusagen, sobald du weißt, dass du den Termin nicht wahrnehmen kannst. Dadurch zeigst du Respekt gegenüber dem Unternehmen und gibst ihnen die Möglichkeit, den Termin neu zu vergeben.
Sei höflich und direkt. Bedanke dich für die Gelegenheit und teile mit, dass du aus bestimmten Gründen den Termin nicht wahrnehmen kannst.
Es ist nicht zwingend notwendig, den genauen Grund zu nennen, aber eine kurze Erklärung, wie z.B. eine andere Jobzusage oder persönliche Gründe, kann hilfreich sein. Halte die Absage höflich und professionell.
Solange du die Absage frühzeitig und professionell kommunizierst, wird es deiner Karriere nicht schaden. Unternehmen schätzen Verlässlichkeit und einen respektvollen Umgang, was sich positiv auf mögliche zukünftige Kontakte auswirken kann.
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