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Du wurdest zum Vorstellungsgespräch eingeladen? Woohoo! Eigentlich ein Grund zur Freude. Doch manchmal kommt es anders als geplant: Du musst das Gespräch verschieben oder möchtest es sogar ganz absagen. Das kann unangenehm sein, muss es aber nicht. Wir geben dir hilfreiche Tipps, wie du das freundlich und professionell erledigst – praktische Formulierungsvorschläge inklusive.
Die Entscheidung für ein Vorstellungsgespräch wird grundsätzlich von beiden Seiten getroffen. Potenzielle Arbeitgeber suchen nach geeigneten Mitarbeiter*innen und du suchst nach dem richtigen Job. Daher ist es völlig in Ordnung, ein Gesprächsangebot abzulehnen oder einen bereits vereinbarten Gesprächstermin auch wieder abzusagen. Deine Gründe hierfür können ganz unterschiedlich sein:
Wichtig ist, dass du das Gespräch rechtzeitig absagst – so kann das Unternehmen seine Suche nach neuen Kandidat*innen fortsetzen und du dich auf deine eigene Karriereplanung konzentrieren. Es ist jedoch keine Option, den Termin ohne Absage ausfallen zu lassen. Das wäre unprofessionell und unhöflich. Wie sagt man so schön: Man trifft sich immer zweimal im Leben. Und dann ist es definitiv besser, wenn du vorher einen positiven Eindruck hinterlassen hast und nicht als unzuverlässig in Erinnerung geblieben bist.
Der Termin zum Vorstellungsgespräch steht an und ausgerechnet jetzt bekommst du eine Grippe? Die Bahn kündigt einen Streik an und du kannst nicht sicherstellen, pünktlich zum Gespräch zu erscheinen? Beides gute Gründe, den Termin zu verschieben. Auch persönliche Verpflichtungen aufgrund eines Trauerfalls sind z. B. durchaus nachvollziehbare Anlässe für eine Verschiebung.
Manchmal kann es schwierig sein, die Grenze zwischen vermeintlich wichtigen und wirklich wichtigen Terminen zu ziehen. Wie ist es beispielsweise, wenn das Wetter unerwartet schön wird und die Freunde zum langen Wochenende einladen? Oder die lang ersehnte neue Heizung kurzfristig geliefert werden soll? Hier ist dein Bauchgefühl gefragt. Wie wichtig ist dir der potenzielle Job? Wie kompliziert war die Terminfindung im Vorhinein? Im Zweifel minderst du durch eine Terminverschiebung deine Einstellungschancen.
Informier deine*n Ansprechpartner*in umgehend – am besten telefonisch oder via E-Mail. Stell dein Anliegen transparent dar und bitte um einen Alternativtermin.
Tipp: Wenn du einen neuen Termin vereinbarst, solltest du gut vorbereitet sein. Lies hier alles zum Ablauf und zur Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs.
Du hast dich entschieden, dein Vorstellungsgespräch abzusagen oder zu verschieben? Dann solltest du die folgenden Tipps beachten:
Wenn du das Vorstellungsgespräch verschieben möchtest, sollte die E-Mail eine Begrüßung, die Absage des vereinbarten Termins, evtl. einen neuen Terminvorschlag, eine Entschuldigung und eine Verabschiedung enthalten. Mach es nicht zu kompliziert und komm in deiner E-Mail direkt auf den Punkt. Brauchst du Inspiration? Wir haben ein paar Beispiele für dich:
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrte [Frau Mustermensch],
leider bin ich kurzfristig erkrankt und daher nicht imstande, Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] anzunehmen.
Selbstverständlich bin ich weiterhin an der Stelle interessiert und möchte gerne einen neuen Termin vereinbaren. Bis zum [Datum] sollte ich wieder gesund sein und könnte dann wieder einen Gesprächstermin wahrnehmen. Ich bin weiterhin per E-Mail oder Telefon erreichbar und freue mich auf Ihren Terminvorschlag.
Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Ich hoffe, dass wir den Termin bald nachholen können.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Natürlich kannst du unser Muster anpassen, indem du z. B. auf vorherige Schriftwechsel Bezug nimmst oder eigene Formulierungen wählst. Grundsätzlich solltest du aber vermeiden, zu viele Details über deine Krankheit zu nennen. Diese Informationen sind für die Personalverantwortlichen nicht relevant.
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrter [Herr Mustermensch],
leider ist es mir aus privaten Gründen nicht möglich, den vereinbarten Termin wahrzunehmen. Ich würde mich dennoch über die Möglichkeit freuen, Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und Sie von mir zu überzeugen. Daher würde ich den Termin gerne verschieben.
Folgende Termine kann ich Ihnen anbieten: [Datum]. Gerne können wir auch einen anderen Zeitpunkt vereinbaren. Ich stehe Ihnen weiterhin telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.
Ich hoffe, wir können den Termin zeitnah nachholen und entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Du musst in der E-Mail nicht zwingend einen Grund für die Verschiebung angeben. Ist es dir jedoch ein Bedürfnis, dich zu erklären, sollte deine Begründung die Absage rechtfertigen. Für Personalverantwortliche ist die wichtigste Botschaft, dass du nicht erscheinst und einen neuen Termin vereinbaren möchtest. Sei dir aber bewusst, dass ein neues Gespräch ggf. erst in mehreren Wochen vereinbart werden kann. Außerdem ist es möglich, dass die Stelle bis dahin besetzt ist.
Konzentrier dich bei der Absage deines Bewerbungsgesprächs aufs Wesentliche: Nach der Begrüßung kommst du gleich zur Sache und sagst den Termin ab. Entschuldige dich am besten noch kurz und bedanke dich für den freundlichen Kontakt, bevor du mit einer Verabschiedung endest. Viel mehr ist in solch einer E-Mail in der Regel nicht nötig. Inspiration gefällig? Here we go:
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrte [Frau Mustermensch],
vielen Dank für Ihre Einladung und die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch. Ich habe mich dazu entschieden, ein anderes Angebot anzunehmen/meinen Job doch nicht zu wechseln. Daher werde ich den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen. Für die Umstände entschuldige ich mich.
Ich bitte um Verständnis und danke Ihnen für den freundlichen Kontakt.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Wichtig ist hier, dass du bei deiner Absage bestimmt, aber freundlich auftrittst. Schließlich willst du ja trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen – schließlich sieht man sich immer zweimal im Leben.
Betreff: Vorstellungsgespräch als [Stelle] am [Datum, Uhrzeit].
Sehr geehrter [Herr Mustermensch],
vielen Dank für Ihre Einladung und die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich gerne meine Bewerbung für diese Stelle zurückziehen. Daher möchte ich auch das Vorstellungsgespräch am [Datum] absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.
Ich danke Ihnen für das Verständnis und den freundlichen Kontakt.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Tipp: Du musst nicht immer einen Grund für deine Absage nennen. Bleib weiterhin bei einem freundlichen und professionellen Umgang – dann wird es dir auch niemand übel nehmen.
Zerbrich dir nicht allzu lang den Kopf über die richtige Formulierung deiner E-Mail. Die wichtigsten vier Elemente eines Absageschreibens, neben Begrüßungs- und Abschiedsformel, haben wir noch einmal abschließend zusammengefasst:
Wenn du einen Termin absagen musst, solltest du dem Unternehmen im Idealfall so viel Vorlaufzeit wie möglich geben. Eine Absage am selben Tag des Bewerbungsgesprächs ist nicht ideal, aber manchmal unvermeidbar. Informier in diesem Fall deine Gesprächspartner*innen so schnell wie möglich telefonisch und entschuldige dich für etwaige Unannehmlichkeiten.
Wenn du ein Bewerbungsgespräch absagen musst, teil deiner Kontaktperson schriftlich mit, dass du weiterhin am Unternehmen interessiert bist und gerne in Betracht gezogen wirst, wenn in Zukunft neue Stellen ausgeschrieben werden. So bleibst du positiv in Erinnerung.
Jedes Bewerbungsgespräch ist für dich ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu deiner neuen Arbeitsstelle. Es ist völlig normal, dass du deine Meinung während des Bewerbungsprozesses möglicherweise änderst, z. B. wenn du einen anderen Job annimmst oder die Stellenanzeige falsch interpretiert hast. Auch Absagen sind demnach nichts Ungewöhnliches. Wichtig ist, dass du deine Entscheidung rechtzeitig und höflich mitteilst, da Vorstellungsgespräche Unternehmen auch Zeit und Ressourcen kosten.
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