Jasmin Dahler
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Wer beruflich viel unterwegs ist, für den sind Spesen ein wichtiges Thema. Und dann solltest du wissen, welche Arten von Ausgaben zu den Spesen zählen, wie die Spesenabrechnung korrekt erfolgt und welche steuerlichen Aspekte zu beachten sind. In diesem Artikel erhältst du einen umfassenden Überblick über Spesen und Pauschalen sowie Tipps, um häufige Fehler zu vermeiden.
Zuerst die Definition: Spesen bezeichnen alle beruflich bedingten Auslagen, die du während einer Dienstreise oder einer dienstlichen Tätigkeit im Auftrag deines Arbeitgebers tätigst. Diese Ausgaben umfassen vor allem Reisekosten, Verpflegung, Übernachtungskosten und andere notwendige Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise. Spesen können sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen anfallen.
Die gängigsten Arten von Spesen übersichtlich aufgelistet:
Nach der Reise geht es daran, die Spesen korrekt einzureichen. Dabei ist eine vollständige und genaue Abrechnung essenziell, um Fehler zu vermeiden und die Erstattung zu gewährleisten.
Für die steuerliche Anerkennung von Spesen sind Belege entscheidend. Diese müssen detailliert und nachvollziehbar sein. Zu den akzeptierten Nachweisen zählen:
Wichtig ist, dass auf den Belegen der Name des Empfängers, das Datum und der Grund der Ausgabe klar erkennbar sind. Zudem solltest du diese Unterlagen auch nach der Einreichung sorgfältig aufbewahren, da sie vom Finanzamt bei einer Steuerprüfung eingefordert werden können.
Im Idealfall kümmerst du dich möglichst zeitnah um die Spesenabrechnung, um Problemen bei der Erstattung vorzubeugen. Üblicherweise muss die Spesenabrechnung innerhalb eines Monats nach der Dienstreise bei deinem Arbeitgeber eingereicht werden. Einige Unternehmen geben hierfür jedoch spezifische Fristen vor – diese solltest du unbedingt kennen und einhalten.
Anders sieht es bei Selbständigen aus: Da es keinen Arbeitgeber gibt, sind die Belege ein Fall für die Steuererklärung. Sämtliche Kosten aus den genannten Bereichen kannst du dann nämlich von der Steuer absetzen.
In Deutschland regeln gesetzliche Pauschalen den Verpflegungsmehraufwand und die Kilometerpauschale. Diese Pauschalen werden jährlich angepasst. Im Folgenden findest du die im Kalenderjahr 2024 geltenden Sätze:
Die Verpflegungspauschale ist gestaffelt nach der Dauer der Abwesenheit:
Bei Nutzung des privaten Fahrzeugs werden pro gefahrenem Kilometer 30 Cent erstattet. Dies gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln, also Bus, U-Bahn, S-Bahn und Tram, wird der volle Ticketpreis angerechnet.
Die Fahrtkostenpauschale ist übrigens nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale, da es sich trotz der Ähnlichkeiten um verschiedene Dinge handelt. Die Pendlerpauschale bezieht sich nämlich auf den täglichen Weg zum regulären Arbeitsplatz, während die Spesen-Kilometerpauschale bei Dienstreisen zum Einsatz kommt, beispielsweise zu Kundenterminen, die etwa im Vertrieb zum Standard gehören. Auch Projekte, Messen, Konferenzen, Schulungen, Standortbesichtigungen und Akquise bieten oft einen Anlass für Dienstreisen.
Bei Übernachtungen macht es einen Unterschied, ob du einen Beleg vorweisen kannst oder nicht.
Der steuerfreie Pauschalbetrag variiert stark von Land zu Land, da er sich an den jeweiligen Lebenshaltungskosten orientieren soll. Begibst du dich beispielsweise auf eine Dienstreise nach New York City, beträgt die Pauschale ganze 308 Euro pro Nacht. In San Francisco sind es sogar 327 Euro. Die vollständigen Infos zu sämtlichen Ländern erhältst du in diesem offiziellen Dokument des Bundesfinanzministeriums.
Spesen sind grundsätzlich steuerfrei, solange sie innerhalb der gesetzlichen Pauschalen und Grenzen liegen. Überschreiten die Erstattungen jedoch diese Pauschalbeträge, müssen die zusätzlichen Beträge als Arbeitslohn versteuert werden. Es ist daher ratsam, dich an die festgelegten Pauschalen zu halten, um unnötige steuerliche Belastungen zu vermeiden.
Ein anderer Fall liegt vor, falls dein Arbeitgeber keine Spesen bezahlt – dazu ist er nämlich nicht gesetzlich verpflichtet. Dann fallen die Ausgaben in deiner Steuererklärung unter die Werbungskosten.
Auch bei der Spesenabrechnung gibt es erfahrungsgemäß Fehler, die besonders häufig passieren.
Diese Punkte solltest du unbedingt im Kopf behalten, um keinen unnötigen finanziellen Nachteil zu erleiden.
Spesen sind ein komplexes, aber wichtiges Thema für Arbeitnehmer*innen, die regelmäßig dienstlich unterwegs sind. Indem du dich mit den geltenden Regelungen auseinandersetzt, stellst du sicher, dass die Abrechnung korrekt erfolgt und du die Erstattungen in voller Höhe erhältst.
Deswegen gilt: Belege sorgfältig aufbewahren, Fristen einhalten und die aktuellen Pauschalen kennen – das sind die wichtigsten Schritte zu einer fehlerfreien Spesenabrechnung.
Die Höhe der Spesen richtet sich nach der Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers und den geltenden Pauschalen. Bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden gilt die kleine Spesenpauschale i.H.v. 14 Euro, ab 24 Stunden verdoppelt sich der Betrag auf 28 Euro dank der großen Spesenpauschale.
Diese Pauschalen decken den Verpflegungsmehraufwand ab und gelten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen, wobei für Auslandsreisen je nach Land andere Pauschalen gelten können.
Übernachtungskosten werden in der Regel in voller Höhe anerkannt.
Für berufliche Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden kannst du im Jahr 2024 in Deutschland eine Verpflegungspauschale von 14 Euro steuerfrei geltend machen oder vom Arbeitgeber erstatten lassen.
Arbeitgeber sind nicht gesetzlich verpflichtet, Spesen zu erstatten. Die Erstattung von Spesen erfolgt normalerweise auf Grundlage der internen Regelungen des Unternehmens oder einer Vereinbarung im Arbeitsvertrag. In vielen Unternehmen sind jedoch Spesenabrechnungen, insbesondere für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand, ein gängiger Bestandteil der Vergütung bei Dienstreisen.
Erstattet dein Arbeitgeber keine Spesen, kannst du die entstandenen Kosten als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend machen.
Ja, Spesen werden grundsätzlich auch am Wochenende oder an Feiertagen gezahlt, sofern eine beruflich bedingte Abwesenheit vorliegt. Entscheidend ist nicht der Wochentag, sondern die Dauer der Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsplatz.
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