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Per E-Mail
Den Vorgesetzten versehentlich in CC gesetzt, die Recruiterin mit „Sehr geehrter Herr…“ angesprochen oder „danke“, „bitte“ sowie Anhänge vergessen? Lieber nicht. So kommunizierst du professionell per Mail und vermeidest dabei Missverständnisse – auch im Bewerbungsstress.
schnell
einfach
kostengünstig
Anhänge möglich
Verschlüsselung möglich
Mimik, Gestik entfällt
Gefahr von Missverständnissen
Risiko unbeantworteter Fragen
Nicht geeignet für emotionale Kommunikation mit Interpretationsspielraum
Wie viele E-Mails schickst du pro Tag ab und wie oft greifst du zum Telefon? In welchen Situationen das persönliche Gespräch, das Telefonat oder die schriftliche Mail Sinn machen, hängt von der Situation. Die Benefits der täglichen Mail liegen auf der Hand: sie sind schnell, kommunikativ, kostengünstig und haben eine einfache Handhabung. Dokumente können angehängt und elektronisch verwaltet werden, Datenbankabfragen sind in der Form möglich und auch eine Verschlüsselung der Mail ist möglich.
Die Nachteile der E-Mail-Kommunikation hast du aber bestimmt auch bereits erlebt: Du erhältst nicht immer eine direkte Rückmeldung? Ohne Gestik, Mimik und Dialog läuft man oft Gefahr mit möglichen Missverständnissen und unbeantworteten Fragen konfrontiert zu sein. Die Trainerinnen Michaela Kellner und Andrea Khom haben genau zu diesem Thema ein Buch verfasst, Titel: „Konfliktfalle E-Mail“. In einem Interview mit Stepstone verrät Buchautorin Andrea Khom ihre erste wichtige Grundregel der E-Mail-Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden:
- Andrea Khom, Trainerin und Buchautorin (Konfliktfalle E-Mail)Frage dich zuerst: Wo haben Worte einen großen Interpretationsspielraum? Und dann reduziere diesen! Sobald es mühsam, emotional oder missverständlich wird, solltest zum Telefon greifen oder das persönliche Gespräch suchen.
Im Zuge ihrer ausführlichen Recherche zur E-Mail-Kommunikation haben die beiden Buchautorinnen ein Set mit 6 wichtigen Grundregeln entwickelt, die gerade für Jobsuchende und die schriftliche Bewerbung per Mail nützlich sind. Als allgemeiner Bewerbungstipp für die seriöse Form und Gestaltung beim E-Mail-Schreiben gilt: Keep It Short, Simple, Structured and Stimulating. Andrea Khom veranschaulicht das daraus abgeleitete "K.I.S.S.S.S.® -Prinzip" zum richtigen E-Mail-Schreiben mit Beispielen:
„Halte deine Mails so kurz wie notwendig. Kurz bedeutet auch: lange zusammengesetzte Hauptwörter durch Bindestriche teilen, kurze leicht aufnehmbare Sätze, kurze Worte – aber keine Abkürzungen, denn das signalisiert geringere Wertschätzung!“
„Schreibe einfache Sätze und mach es dem anderen leicht, den Inhalt durch eindeutige Satzstrukturen zu verstehen. Das beginnt, indem ich Überschriften verwende, Fachausdrücke erkläre und lediglich auf deutsche Begriffe zurückgreife. Optisch und inhaltlich ist es schön und unkompliziert, Links auf den ausschlaggebenden Stichwörtern im Fließtext bereits zu verlinken.“
„Strukturiert heiß das Ganze lesefreundlich zu gestalten: Absätze machen, verschiedene Gedanken, Inhalte oder Anhänge ankündigen. Wenn ich Anhänge im Sinne einer Bewerbungsmappe hinzufüge, dann diese richtig benennen – jeweils mit dem eigenen Namen! – und in der Reihenfolge anhängen wie angekündigt. Das erleichtert einfach das Recruiter-Leben.“
„Das vierte “S” ist erst das, was das Lesen richtig angenehm und ansprechend – stimulierend – macht. Jedes E-Mail braucht immer eine persönliche Ansprache, Beistrich, Leerzeile und danach geht es kleingeschrieben weiter. Stimulierend wirken auch aktive, positive Formulierungen und relativ wenige Konjunktiv-Formen – die besser nur zur Höflichkeit verwenden. Man sollte auch überlegen: Bei welcher Position und welchem Unternehmen bewerbe ich mich? Dann ist es auch hilfreich, die Website durchzuschauen und sich dem Wording und der Unternehmenskultur anzupassen.“
Das Verfassen von E-Mails im beruflichen Umfeld kann oftmals herausfordernd sein. Eine gut strukturierte und klare E-Mail trägt entscheidend dazu bei, dass deine Nachricht ankommt und positiv wahrgenommen wird. Hier sind 12 Schritte, die dir helfen, deine E-Mail-Kommunikation auf das nächste Level zu heben.
Bevor du mit dem Schreiben beginnst, achte darauf, die korrekte E-Mail-Adresse des/der Empfänger*in einzugeben. Genauso wichtig ist es, dass deine eigene E-Mail-Adresse seriös wirkt. Ein Beispiel für eine weniger ideale Adresse wäre einhorn74@domain.de. Stattdessen empfiehlt sich eine Adresse wie vorname.nachname@domain.de, um nichts dem Zufall zu überlassen.
Die Betreffzeile ist das Erste, was der/die Empfänger*in sieht. Sie sollte klar und präzise den Inhalt der E-Mail zusammenfassen. Ein guter Betreff wie „Bewerbung als Werkstudent im Bereich Social Media“ macht sofort deutlich, worum es in deiner Nachricht geht. Achte darauf, dass der Betreff nicht zu lang wird; er sollte dem Empfänger helfen, die E-Mail schnell einzuordnen und eventuell auch später leicht wiederzufinden.
Unser Tipp: Der Betreff sollte so kurz wie möglich gehalten werden. Denn wie viele Zeichen des Betreffs in der Voransicht angezeigt werden, ist vom Browser und Mail-Programm abhängig bzw. ob es am Smartphone oder Laptop/PC angesehen wird. Daher die wichtigste Info voran (in die ersten 30 Zeichen) und darüber hinaus nicht ausschweifen.
Zum Beispiel:
Bedenke, dass der richtige Betreff das spätere Auffinden einer E-Mail deutlich erleichtert.
Eine freundliche und respektvolle Anrede ist unerlässlich. Verwende „Sehr geehrte*r [Nachname]“ für formelle E-Mails oder „Hallo [Vorname]“ für weniger formelle Konversationen. Wenn du unterschiedliche Empfänger*innen anschreibst, platziere die Frau zuerst, wenn hierarchische Strukturen nicht gegeben sind.
Wenn die E-Mail an eine bestimmte Person gerichtet ist, sprich diese direkt an. Ob du dafür die du-Form oder die Sie-Form verwendest, hängt davon ab, ob du auch normalerweise per du oder per Sie mit ihr bist bzw. wie formell die Mail ist.
Beispiele:
Wenn du den Ansprechpartner nicht kennest, empfiehlt sich ein höfliches Sehr geehrte Damen und Herren, bzw. wenn es keine sehr formelle E-Mail ist, kannst du auch einfach Guten Tag oder Guten Morgen schreiben.
Hier findest du weitere Tipps dazu, wie du die Anrede richtig formulierst.
Zu Beginn der Einleitung stellt sich bei vielen zunächst die Frage: Nach dem Komma groß oder klein schreiben? Grundsätzlich wird nach dem Komma klein weitergeschrieben (Ausnahme: Wenn es sich um ein Wort handelt, das ohnehin immer groß geschrieben wird wie beispielsweise Hauptwörter).
Von der Länge her reichen in der Regel 1-3 Einleitungssätze - du willst das Mail ja nicht unnötig in die Länge ziehen. Inhaltlich ist die Einleitung (je nach Sachverhalt und wie gut du die Person kennst) der richtige Platz für eine Vorstellung (sollte man den Empfänger noch nicht kennen), den Grund, warum man Kontakt aufnimmt (Informationsbedarf, telefonisch nicht erreicht, telefonisch besprochen sich zu melden), sich zu bedanken (für eine Information, ein stattgefundenes Telefonat), oder auch sich zu entschuldigen (für eine verspätete Antwort).
Hier einige Beispiele:
Wir haben auch Beispiele für den perfekten Einleitungssatz einer Bewerbung für dich zusammengefasst.
Im Hauptteil wird der eigentliche Grund der Mail angesprochen. Das kann eine Bitte sein, beispielsweise nach einem Termin oder die Bestätigung bzw. Verschiebung eines Termins, die Mitteilung einer Information, eine Absprache, eine Information zur Kenntnisnahme, etc.
Beispiele:
Starte deine E-Mail direkt mit dem Hauptanliegen. Halte den Text fokussiert und themenspezifisch – ein Thema pro E-Mail ist oft die beste Strategie, um Verwirrungen zu vermeiden. Achte darauf, einfache Worte zu verwenden, die leicht verständlich sind.
Fasse die wichtigsten Informationen klar und übersichtlich zusammen. Nutze kurze Absätze, um den Lesefluss zu fördern, und verwende gegebenenfalls auch Listen oder Hervorhebungen, um zentrale Punkte deutlicher zu machen. Dies führt zu mehr Klarheit und erleichtert dem/der Leser*in das Verständnis.
Auch sprachlich ist Klarheit das oberste Gebot: Verwende verständliche und klare Aussagen. Achte auf Grammatik und Rechtschreibung, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ein fehlerfreier Text zeugt von Sorgfalt und Respekt gegenüber dem/der Empfänger*in. Positive Formulierungen fördern zudem die Zusammenarbeit, gerade wenn du um etwas bittest oder Kritik äußerst.
Vergiss nicht, deine Anhänge tatsächlich hinzuzufügen! Überprüfe vor dem Versenden, ob die richtigen Dateien angehängt sind. Eine klare Ankündigung im Text oder eine Auflistung der Dateien kann hierbei hilfreich sein.
Hänge nicht einfach nur Dateien an, nehme darauf auch im Text Bezug.
Beispiele:
Beende deine E-Mail mit einer freundlichen Verabschiedung, wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Eine persönlichere Note kann jedoch auch positiv auffallen, z. B. „Einen guten Start in die Woche!“ oder „Herzliche Grüße aus [deinem Standort]“. Darüber hinaus ist am Ende der E-Mail auch noch der Platz für Höflichkeiten sowie eine kurze Information über das weitere Vorgehen und dann die Verabschiedung. Gestalte die Verabschiedung genauso wie die Begrüßung in der Tonalität, die angemessen ist.
Beispiele:
Weitere Beispiele sowie hilfreiche Tipps findest du im Beitrag "Der Schlusssatz in deiner Bewerbung" oder in unserem Video:
Vergiss nicht, deine Signatur zu integrieren. Diese sollte deinen Namen, deine Position, deine Kontaktdaten und gegebenenfalls einen Unternehmenslink enthalten, sodass die Empfänger*innen dich jederzeit leicht erreichen können.
Bevor du die Nachricht abschickst, lies sie gründlich durch. Überprüfe, ob es unnötige Inhalte oder missverständliche Satzkonstruktionen gibt, die du vielleicht streichen kannst. Eine letzte Kontrolle schützt dich vor peinlichen Fehlern und zeigt Professionalität. Unser Tipp: Überprüf auch noch mal die Formatierung und nutze gezielt Leerzeilen beim Schreiben deiner Mail. Zu viele Leerzeilen ziehen das Mail unnötig in die Länge, zu wenige machen vor allem längere Mails unübersichtlich. In der Praxis bedeutet das, nach der Anrede und vor der Verabschiedung bietet sich je eine Leerzeile an, im Text nur, wenn die Mail doch länger ist und mehrere Absätze beinhaltet.
Nachdem du alles überprüft hast, drücke auf „Senden“. Manchmal kann es helfen, einen Moment zu warten, um sicherzustellen, dass du alles berücksichtigt hast. Mit einem kurzen Blick über deine E-Mail kurz bevor du sie abschickst, kannst du nervige Missverständnisse vermeiden.
Anhand der folgenden Checkliste kannst du noch einmal überprüfen, ob du alle 10 Schritte berücksichtigt hast:
Weitere Tipps, zum Beispiel rund um die Frage, ob du auch "Zu Händen" in E-Mails verwenden solltest, findest du im Beitrag "„Zu Händen“ richtig abkürzen und verwenden".
Diese zwei Begriffe sind aus der Welt der E-Mail-Korrespondenz nicht mehr wegzudenken. Denn häufig gehen E-Mails in der Arbeitswelt nicht an eine einzelne Person, sondern sind für mehrere Personen relevant. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:
Wenn eine E-Mail an mehrere Personen gesendet wird, die alle im Empfänger stehen, wird dies üblicherweise als für alle gleichrangig wichtig erachtet. Zum Beispiel: Ein Chef sendet seinem Team eine wichtige Information zu Corona-Maßnahmen im Betrieb.
CC steht für „carbon copy“, was man mit „Durchschlag“ übersetzen kann. Es handelt sich hierbei um eine Kopie. Dies wird in der Arbeitswelt häufig genutzt, wenn eine E-Mail an jemanden geht und es eine weitere Person gibt, die darüber in Kenntnis gesetzt werden soll. Hier ist für alle Personen ersichtlich, wer die E-Mail bekommen hat. Ein Anwendungsbeispiel: Du leitest einem Kollegen die Ergebnisse einer deiner Aufgaben weiter, da dieser mit denen weiterarbeiten muss. Für einen anderen Kollegen können diese jedoch auch interessant sein, daher sendest du ihm eine Kopie (in CC).
BCC steht für „blind carbon copy“, also eine Blindkopie. In diesem Fall sieht der eigentliche Empfänger nicht, dass auch noch weitere Personen eine Kopie der E-Mail erhalten haben. Die Personen, die in BCC gesetzt sind, sehen jedoch umgekehrt schon, an wen die E-Mail eigentlich gerichtet war – die anderen Personen in BCC jedoch nicht. Ein Anwendungsbeispiel aus der Praxis: Eine Führungskraft möchte darüber informiert sein, wenn auf eskalierende Kundenbeschwerden geantwortet wird. Hier kann der Mitarbeiter die E-Mail an den Kunden senden und der Führungskraft in BCC – dadurch sieht die Führungskraft die Mail, der Kunde weiß davon jedoch nichts.
Technisch ist natürlich schon längst beides möglich. Vieles unserer täglichen Korrespondenz wird über das Smartphone erledigt. Für kurze E-Mails bzw. E-Mails im Privatbereich spricht oft auch nichts gegen das Schreiben mit dem Smartphone. Allerdings ist die Fehlerhäufigkeit auf einem kleinen Bildschirm deutlich höher, weil nicht die gleiche Menge an Informationen auf einmal erfassbar ist. Auf dem Smartphone ist leicht mal unabsichtlich etwas verfrüht auf „senden“ gedrückt, weil der Button vielleicht direkt neben dem Button zum Anhängen von Dokumenten angeordnet ist. Für wichtige geschäftliche E-Mails empfiehlt es sich daher, sich die Zeit zu nehmen, diese am PC zu schreiben und nicht zwischendurch. So bleibt auch die Zeit, sich alles noch in Ruhe durchlesen zu können und potenzielle Fehler zu vermeiden, über die man sich ansonsten im Nachhinein ärgern würde.
Für ein eingegangenes Bewerbungsschreiben oder absolviertes Interview hat Andrea Khom noch ein paar Tipps, wie du per Mail richtig nachhaken kannst, wenn du keine Rückmeldung erhalten hast: „Der Text darf keinesfalls vorwurfsvoll werden. Der Ton muss positiv, verständnisvoll und interessiert sein. Dabei bietet sich etwa diese Formulierung an:
Ich kann mir gut vorstellen, dass Sie viele Bewerbungen für diese interessante Position erhalten haben. Sie sind sicher mitten im Sichtungsprozess. Mit dieser E-Mail möchte ich mein weiteres Interesse ausdrücken und danke Ihnen dafür, dass Sie mir bereits jetzt einen kurzen Zwischenstand zu meiner Bewerbung mitteilen. Wann kann ich von einem (ersten) gemeinsamen Gespräch/einer Rückmeldung ausgehen?“
Für die nachhakende Betreffzeile gibt Khom zwei Möglichkeiten:
Nicht nur die Betreffzeile, sondern auch die richtige Verabschiedung sind beim Nachhaken wichtig, betont Khom. Die standardisierte, veraltete Formulierung „mit freundlichen Grüßen“ sei vielleicht noch akzeptiert, aber erfolgversprechender seien Formulierungen wie freundliche, herzliche, erwartungsvolle, beste oder hoffnungsvolle Grüße.
Weitere Tipps und Muster zum Download findest du im Beitrag "Bewerbungsschreiben". Und welche Formen der digitalen Bewerbung es abseits der E-Mail noch gibt, erfährst du in unserem Beitrag zum Thema Online-Bewerbung. So klappt’s!
Beginne deine E-Mail mit einer freundlichen und respektvollen Anrede. Formulierungen wie „Sehr geehrte*r [Nachname]“ oder „Hallo [Vorname]“ sind passend und zeigen Wertschätzung für den/die Empfänger*in. Weitere Beispiele für passende einleitende Worte findest du weiter oben unter Absatz 3 ("Anrede wählen") und Absatz 4 ("Einleitungen").
Starte mit einer kurzen Einleitung, die den Grund für deine E-Mail erläutert. Ein Beispiel könnte sein: „Vielen Dank für Ihre E-Mail und die bereitgestellten Informationen.“ So schaffst du sofort einen positiven ersten Eindruck.
Erwähne in deiner E-Mail, dass du einen Anhang hinzufügst, und nenne den Inhalt. Zum Beispiel: „Anbei sende ich Ihnen die aktuellen Projektergebnisse.“ Vergiss nicht, den Anhang tatsächlich zu integrieren, bevor du die E-Mail abschickst!
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