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Wenn du möchtest, dass dein Schreiben zur richtigen Kontaktperson gelangt, kannst du den Vermerk zu Händen bzw. z. Hd. nutzen. Aber wie ist die korrekte Schreibweise? Wo wird zu Händen platziert? Und lässt es sich auch bei einer E-Mail verwenden? In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst.
Der Ausdruck „zu Händen“ ist ein klassischer Adresszusatz im Briefverkehr. Er kommt dann zum Einsatz, wenn ein Schreiben oder ein Dokument zwar an ein Unternehmen, eine Behörde oder eine Abteilung gerichtet ist, aber gezielt von einer bestimmten Person gelesen werden soll. Mit diesem Vermerk wird sichergestellt, dass der Brief nicht irgendwo im Postfach landet, sondern direkt in die richtigen Hände gelangt, also zu der*dem gewünschten Empfänger*in.
Das hat sowohl für dich als auch den*die Empfänger*in einen Vorteil: Du stellst sicher, dass deine Nachricht bei der richtigen Person landet (und zwar schnellstmöglich und ohne Umwege). Und auf der anderen Seite werden Kapazitäten gespart, weil dein Brief direkt an die zuständige Person weitergeleitet werden kann, statt unnötig von einer Stelle zur anderen geschoben zu werden.
In der geschäftlichen Korrespondenz wird aus Platzgründen oft nicht die ausgeschriebene Form „zu Händen“, sondern eine Abkürzung verwendet.
Die am häufigsten genutzte und laut Duden empfohlene Abkürzung ist: „z. Hd.“ Alternativ ist auch die Abkürzung „z. H.“ gebräuchlich. Etwas seltener, aber ebenfalls möglich, ist die Abkürzung „z. Hdn.“.
Ob du zwischen den einzelnen abgekürzten Wörtern ein Leerzeichen setzt oder nicht, ist Geschmackssache. Beide Varianten sind erlaubt und verständlich.
Achtung: Wenn du den Vermerk für eine männlich gelesene Person nutzt, schreibst du „z. Hd. Herrn Markus Mustermensch“ und nicht „z. Hd. Herr Markus Mustermensch“. Denn die Frage lautet hier: „Zu wessen Händen?“. Daher ist die Antwort im Genetiv zu formulieren: „Zu Händen (des) Herrn Markus Mustermensch“. Auch wenn das heute etwas formell oder altmodisch klingt, bleibt diese Formulierung korrekt und wird im Geschäftsbrief weiterhin verwendet.
Im Adressfeld steht ganz oben der Name des Unternehmens oder der Behörde, an die dein Brief gerichtet ist. So weiß der*die Briefzusteller*in, in welchen Briefkasten dein Brief gehört.
Danach folgt – mit dem Zusatz „zu Händen“ – der Name deiner Ansprechperson oder der Abteilung, die deinen Brief bearbeiten wird. Dieser Vermerk ist vor allem für den internen Briefverkehr des Unternehmens oder der Behörde wichtig.
Unter dem Namen deiner Ansprechperson schreibst du die Adresse des Unternehmens oder der Behörde. Achte darauf, dass bei größeren Unternehmen oder Behörde die einzelnen Abteilungen oft verschiedene Adressen haben.
Dabei ist es entscheidend, ob du deinen Brief an eine oder mehrere Kontaktpersonen schickst. Auch bei Adressierung einer gesamten Abteilung (mit oder ohne Ansprechperson) nutzt du „zu Händen“. Hier sind vier Beispiele für die unterschiedlichen Szenarien:
Muster GmbH
z. Hd. Herrn Muster
Musterstraße 15
12345 Musterstadt
Muster GmbH
z. Hd. Frau Beispiel und Herrn Muster
Musterstraße 15
12345 Musterstadt
Muster GmbH
Personalabteilung, z. Hd. Frau Beispiel
Musterstraße 15
12345 Musterstadt
Muster GmbH, z. Hd. Personalabteilung
Musterstraße 15
12345 Musterstadt
Der Vermerk „zu Händen“ hilft dabei, dein Schreiben im Unternehmen oder in einer Behörde schnell an die richtige Ansprechperson oder Abteilung weiterzuleiten. Er unterstützt den internen Postverkehr, indem er für eine korrekte und schnelle Zustellung sorgt.
Allerdings bedeutet das nicht automatisch, dass dein Brief ausschließlich von dieser einen Person gelesen oder sofort bearbeitet wird. In vielen Fällen wird die Post zunächst von Mitarbeitenden geöffnet und vorsortiert, vor allem in größeren Firmen, Ämtern oder bei offiziellen Stellen.
Wenn dir besonders wichtig ist, dass dein Schreiben vertraulich behandelt oder schnellstmöglich bearbeitet wird, machst du das zusätzlich mit einem dieser Zusätze deutlich:
Wenn du möchtest, dass dein Schreiben wirklich nur von einer bestimmten Person geöffnet und gelesen wird, reicht der Hinweis „zu Händen“ allein nicht aus. In diesem Fall ergänzt du auf deinem Brief zusätzlich den Vermerk „persönlich“ bzw. „vertraulich“, entweder direkt auf dem Umschlag oder im Adressfeld.
Beispiel:
Muster GmbH
– persönlich –
z. Hd. Herrn Muster
Musterstraße 21
25621 Musterstadt
Achtung: Wenn ein als persönlich gekennzeichneter Brief trotzdem von jemand anderem geöffnet wird, stellt das einen schweren Verstoß gegen das Briefgeheimnis (Art. 10 GG) dar (Verletzung des Briefgeheimnisses § 202 StGB).
Die Abkürzung o.V.i.A. steht für „oder Vertreter im Amt“. Du ergänzt diesen Zusatz hinter dem Namen deiner Kontaktperson in einer Behörde. Damit machst du deutlich, dass dein Schreiben auch von einer Vertretung bearbeitet werden darf.
Beispiel:
Musteramt
z. Hd. Frau Beispiel o.V.i.A.
Musterstraße 21
12345 Musterstadt
Du wirst im deutschen Sprachgebrauch verschiedene Versionen von „zu Händen“ finden. Diese sind:
Tipp: Nutz also am besten die Schreibweise, die dem Standort des*der Empfänger*in entspricht.
Wenn du an ein internationales Unternehmen auf Englisch schreibst, nutzt du das englische Pendant „for the attention of“ (kurz: FAO).
Beispiel:
Great Company
FAO Mr. Sample
Sample Street 3
80806 Sample City
Auch in einer E-Mail ist der Vermerk „zu Händen“ sinnvoll, wenn du an eine allgemeine E-Mail-Adresse schreibst, wie zum Beispiel info@musterfirma.de oder kontakt@behörde.de, die nicht direkt einer bestimmten Person zugeordnet ist. Den Zusatz schreibst du prominent ganz vorne in die Betreffzeile.
Beispiel:
Bei Privatpersonen, die etwa zur Untermiete wohnen und daher nicht auf dem Briefkasten stehen, nutzt du anstelle von „zu Händen“ den Zusatz „c/o“ (Abkürzung für „care of“). Der Zusatz „c/o“ signalisiert also eine Art von Weiterleitung oder Zwischenstation.
Beispiel:
Frau Beispiel [eigentliche Empfängerin] c/o Frau Muster [Inhaberin der Adresse]
Musterstraße 21
12345 Musterstadt
Die Formulierung „zu Händen“ wirkt auf den ersten Blick etwas altmodisch, hat aber im Bewerbungsprozess und Geschäftsalltag nach wie vor ihre Berechtigung, vor allem in der postalischen Kommunikation.
Besonders dann, wenn du ein Schreiben an eine allgemeine Adresse richtest, etwa an die Personalabteilung, ein Postfach oder eine zentrale Behörde, sorgt „zu Händen“ dafür, dass dein Brief gezielt an eine bestimmte Person weitergeleitet wird.
Das ist beispielsweise bei Bewerbungen hilfreich, wenn du deine Unterlagen direkt an die zuständige Ansprechperson adressieren möchtest, aber keine persönliche Hausnummer oder direkte Mail-Adresse bekannt ist.
Der Vermerk „zu Händen“ ist daher vor allem in Branchen und Institutionen wichtig, in denen die Kommunikation nach wie vor über den Postweg abläuft. Dazu zählen:
In der heutigen Geschäftskommunikation gibt es zeitgemäßere und neutralere Möglichkeiten, eine bestimmte Ansprechperson direkt anzusprechen, ohne den Zusatz „zu Händen“ oder die Abkürzung „z. Hd.“ zu verwenden. Beispiele:
Eine Möglichkeit ist, den vollständigen Namen deiner Kontaktperson ohne Zusatz direkt unter dem Firmennamen in der Anschrift anzugeben:
Musterfirma GmbH
Frau Maria Mustermensch
Musterstraße 12
12345 Musterstadt
Eine weitere Möglichkeit ist, den vollständigen Namen deiner Kontaktperson noch vor dem Firmennamen in der Anschrift anzugeben:
Herrn
Markus Mustermensch
Musterfirma GmbH
Musterstraße 12
12345 Musterstadt
Tipp: Bei beiden dieser modernen Alternativen ist es nicht verpflichtend, die binären Anredeformen „Frau“ oder „Herrn“ anzugeben. Der vollständige Name deiner Kontaktperson reicht vollkommen aus.
Achtung: Falls du eine der beiden binären Anredeformen nutzt, stehen diese bei der zweiten modernen Alternative immer eigenständig ganz oben im Adressfeld.
Bewerbungen werden heutzutage meistens über ein Online-Portal oder per E-Mail übermittelt. In diesem Fall ist der Bewerbungsprozess so organisiert, dass „zu Händen“ nicht unbedingt erforderlich ist. Es genügt, wenn du den Namen der angegebenen Person in die Anrede deiner Mail schreibst („Sehr geehrte*r [Ansprechperson]“).
Wenn du dich fragst, wie du deine online Bewerbung korrekt unterschreibst, findest du hier alles rund um die digitale Unterschrift:
Auch, wenn Bewerbungen heute meist über online Jobbörsen (wie Stepstone) oder per Mail eingereicht werden, ist der Vermerk „zu Händen“ in bestimmten Situationen weiterhin sinnvoll, etwa wenn du deine Bewerbung klassisch per Post verschickst.
Wenn du deine Bewerbung per Post verschickst, spielt der Vermerk „zu Händen“ eine wichtige Rolle, vor allem dann, wenn du dich bei einem großen Unternehmen bewirbst. In solchen Fällen sorgt „zu Händen“ dafür, dass deine Unterlagen nicht in der allgemeinen Ablage verschwinden, sondern direkt bei der gewünschten Ansprechperson landen.
Achtung: Nicht jedes Unternehmen möchte Bewerbungen per Post erhalten. Bevor du einen Brief „zu Händen“ an Personaler*innen schickst, prüfe, ob du damit dem Wunsch des Unternehmens entsprichst:
„Mein Tipp: Prüfe vorab, was das jeweilige Unternehmen für den Bewerbungsprozess vorgibt. Viele Unternehmen bitten beispielsweise explizit um eine Bewerbung über ihr Stellenportal, dann sollte man das auch respektieren.“ - Lara Kieninger, Karriere-Expertin und Personalerin bei Stepstone
Mehr Tipps und Tricks zu deinem Bewerbungsschreiben und wie du mit einem ausgedruckten Anschreiben per Post überzeugst, erfährst du hier:
Der Zusatz „zu Händen“ stellt in einer Bewerbung sicher, dass deine Unterlagen direkt an die gewünschte Ansprechperson im Unternehmen oder in der Personalabteilung weitergeleitet werden. Das ist vor allem bei Bewerbungen per Post wichtig. In der E-Mail-Bewerbung ist dieser Zusatz meist nicht notwendig.
Die empfohlene Abkürzung lautet „z. Hd.“. Weitere erlaubte, aber seltener genutzte Varianten sind „z. H.“ oder „z. Hdn.“.
Auch wenn „z. Hd.“ etwas formell oder altmodisch klingt, ist es in der postalischen Kommunikation nach wie vor üblich.
Eine moderne Alternative ist es, die Ansprechperson ohne Zusatz direkt unter oder vor dem Firmennamen zu nennen.
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