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Berufliche Reisen kosten Geld, allerdings nicht zu deinen Lasten. Damit dein Arbeitgeber für die Kosten aufkommt, ist die Reisekostenabrechnung entscheidend. Ob du diese zum ersten Mal einreichst oder dein Wissen auffrischen möchtest: Wir klären, welche Anforderungen es gibt, wie du korrekt abrechnest, wie sich die Kosten berechnen lassen und geben weitere Tipps.
Reisekosten sind Ausgaben, die dir im Rahmen einer beruflich bedingten Reise entstehen. Passend dazu auch der Hinweis auf unseren Artikel „Spesen 2024: Definition, Pauschalen, Tipps – alle Infos für deine Dienstreise“.
Zu den Reisekosten gehören:
Das Ziel der Reisekostenabrechnung ist es, diese Ausgaben korrekt zu dokumentieren und von deinem Arbeitgeber erstatten zu lassen.
Doch damit deine Reisekosten überhaupt erstattet werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Tipp: Kläre vor der Reise, welche Kosten dein Arbeitgeber übernimmt und welche Regeln für die Abrechnung gelten. Dadurch kennst du den finanziellen Rahmen, in dem du dich bewegen kannst.
Um sicherzustellen, dass du deine Ausgaben zurückerstattet bekommst, sind die folgenden Schritte nötig:
Egal ob Taxiquittung, Hotelrechnung oder Parkschein – bewahre alle Belege gut auf. Achte darauf, dass diese lesbar sind und wichtige Informationen wie Datum, Betrag und Leistung enthalten.
Viele Unternehmen stellen ein standardisiertes Formular für die Reisekostenabrechnung bereit. Darin kannst du alle relevanten Daten übersichtlich eintragen. Falls kein Formular vorliegt, kannst du auch eine Excel-Tabelle oder eine entsprechende App nutzen.
Im Formular dürfen folgende Angaben nicht fehlen:
Tipp: Indem du während deiner Geschäftsreise Protokoll führst, fällt dir die Zuordnung der einzelnen Posten leichter. Die Reise ist transparent und strukturiert in der Nachbetrachtung.
Dann geht es an die Einreichung. Wichtig: Informiere dich über die Fristen in deinem Unternehmen. In der Regel solltest du die Reisekosten innerhalb von ein bis drei Monaten nach der Reise einreichen. Doch da es je nach Betrieb auch individuelle Regelungen gibt, solltest du diese kennen.
Angenommen, du besuchst eine zweitägige Schulung an einem anderen Ort. Mit folgenden Kosten:
Ganz einfach: Du trägst diese Kosten in das Formular ein, hängst die entsprechenden Belege an und gibst die Abrechnung beim zuständigen Team ab.
Die Reisekosten setzen sich aus mehreren Posten zusammen. Je nach Bereich gibt es verschiedene Dinge, die du wissen solltest.
Fahrtkosten:
Übernachtungskosten:
Hier gilt: Erstattet werden nur die tatsächlichen Kosten, die durch eine Hotelrechnung oder ähnliche Nachweise belegt werden können. Achte darauf, dass die Rechnung auf deinen Namen ausgestellt ist.
Verpflegungsmehraufwand:
Du kannst pauschale Beträge geltend machen, die sich nach der Dauer deiner Abwesenheit richten. Ab 2024 gelten folgende Sätze in Deutschland:
Speziell für das Thema Essen und Trinken auf Geschäftsreise haben wir außerdem einen Artikel zur Verpflegungspauschale auf Lager.
Reisenebenkosten
Auch kleinere Ausgaben wie Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung oder Auslandstelefonate können erstattet werden. Achte darauf, auch hier Belege zu sammeln und beizulegen.
Heutzutage ist die Dokumentation deiner Reisekosten einfacher denn je, da es etliche digitale Tools für diesen Zweck gibt.
Mit der richtigen App und ausreichendem Fachwissen (sowie etwas Erfahrung) bereiten dir die Reisekosten langfristig nicht mehr viel Arbeit.
Noch einfacher wird es, wenn du neben der regulären Abrechnung auch über mögliche Spezialfälle Bescheid weißt.
Vorschüsse und Abschläge: Viele Arbeitgeber bieten die Möglichkeit, vor der Reise einen Vorschuss zu beantragen. Dadurch musst du nicht in Vorkasse gehen. Diesen Betrag ziehst du bei der Endabrechnung ab.
Schadensersatz bei Problemen: Falls dir auf der Dienstreise ein Schaden entsteht – zum Beispiel ein Gepäckverlust – solltest du dies unverzüglich melden. Oft gibt es Regelungen, wie solche Schäden ersetzt werden können.
Steuerliche Besonderheiten: Arbeitgeberseitige Erstattungen sind in der Regel steuerfrei, wenn sie innerhalb der gesetzlichen Pauschalen liegen.
Auslandsreisen: Bei Dienstreisen ins Ausland gelten oft andere Pauschalen, die sich nach dem jeweiligen Land richten. Erkundige dich im Voraus über die geltenden Sätze und Besonderheiten, wie etwa unterschiedliche Währungen oder Visagebühren.
Einige Unternehmen bieten sogar Schulungen oder Online-Kurse an, um ihre Mitarbeiter*innen im Bereich Reisekostenabrechnung fit zu machen. Die genannten Punkte (und andere) bereiten dir dann kein Kopfzerbrechen mehr; stattdessen wirst du per Weiterbildung zum Experten in Sachen Geschäftsreisen. Das Wissen, das du dir dort aneignest, bleibt dir auch bei einem Jobwechsel erhalten.
Und: Falls du als Selbständige*r unterwegs bist, kannst du Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen.
Reisekostenabrechnungen sind kein Hexenwerk, erfordern aber eine saubere Dokumentation und etwas Aufmerksamkeit. Mit den richtigen Informationen und einer systematischen Vorgehensweise steht einer schnellen Kostenerstattung nichts im Weg. Denk daran: Sorgfalt bei der Abrechnung spart dir nicht nur Zeit, sondern auch mögliche Nachfragen oder Kürzungen.
Zusammengefasst: Wer sich gut vorbereitet, alle Belege sammelt und die Regeln beachtet, kann sich auf eine problemlose Abwicklung und eine schnelle Erstattung freuen. Happy Traveling!
Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt The Stepstone Group Deutschland GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der bereitgestellten Inhalte entstehen.
Reisekostenerstattung bedeutet, dass dein Arbeitgeber dir beruflich bedingte Reisekosten zurückzahlt. Diese Erstattung basiert auf den tatsächlichen Kosten oder Pauschalen und ist in der Regel steuerfrei.
Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten, die dir durch eine beruflich veranlasste Reise entstehen.
Die Erstattung richtet sich nach den internen Richtlinien deines Arbeitgebers sowie gesetzlichen Vorgaben. Dazu gehören z. B. Pauschalen für Verpflegung und Kilometer sowie Fristen zur Einreichung.
Die meisten Unternehmen arbeiten für diesen Zweck mit standardisierten Formularen. Du trägst dort alle relevanten Daten ein, fügst Belege bei und reichst die Abrechnung fristgerecht ein.
Steuerfrei ersetzt werden können Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen und Reisenebenkosten, so lange sie die gesetzlichen Vorgaben nicht überschreiten.
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