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Protokolle sind im Arbeitsalltag unverzichtbar. Was du alles beachten musst, wenn du ein Protokoll schreibst, wozu es eigentlich gut ist und warum Protokolle auch heutzutage im Job noch wichtig sind, verraten wir dir hier.
In jedem Beruf und in jeder Branche gibt es Situationen, in denen das Schreiben von Protokollen unerlässlich ist. Ob in Meetings, Jour Fixes, Schulungen oder Projektbesprechungen - Protokolle dienen dazu, wichtige Informationen festzuhalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Sie sind eine wertvolle Ressource, um Entscheidungen nachzuvollziehen, Aufgaben festzuhalten und den Fortschritt eines Projekts zu dokumentieren.
Protokolle sind nicht nur eine gute Möglichkeit, um wichtige Informationen festzuhalten, sondern bieten auch viele weitere Vorteile. Sie sind Nachweis für Beschlüsse und Vereinbarungen, können als Basis für spätere Entscheidungen dienen und tragen zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei. Jeder Teilnehmende einer Sitzung hat Zugriff auf den Inhalt des Protokolls und kann somit sicherstellen, dass keine Informationen zurückgehalten oder falsch dargestellt wurden. Dies fördert das Vertrauen zwischen den Beteiligten und ermöglicht eine offene Kommunikation innerhalb des Teams und der Organisation. Zudem helfen sie dabei, den Überblick über das Geschehene zu behalten und ermöglichen es allen Beteiligten, jederzeit auf wichtige Informationen zurückzugreifen.
Werden dir im Protokoll zu viele Aufgaben übertragen, die du eigentlich nicht übernehmen kannst oder willst? Dann solltest du lernen, freundlich „nein“ zu sagen.
Die zwei wichtigsten Typen von Protokollen sind Verlaufsprotokolle und Ergebnisprotokolle. Ein Verlaufsprotokoll bildet den Ablauf der Besprechung ab, d.h. es gibt die Diskussionen und den Entscheidungsweg wieder. Es wird nicht jede Aussage erwähnt, aber es lässt sich daran nachvollziehen, wie es zu einem Ergebnis gekommen ist, und vor allem auch, wer welche Meinung vertreten hat. Ergebnisprotokolle dagegen sind viel kürzer gefasst, sie konzentrieren sich darauf, was am Ende herausgekommen ist, listen Entscheidungen und Beschlüsse auf und zeigen, was von wem zu tun ist.
Weitere Typen von Protokollen sind das sogenannte Vollprotokoll oder Wortprotokoll, dass wortwörtlich alle Aussagen wiedergibt, und das Gedächtnisprotokoll, das im Nachhinein aus der Erinnerung verfasst wird. Beide werden im Arbeitskontext üblicherweise nicht verwendet.
Beim Schreiben eines Protokolls gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Eine klare und strukturierte Gliederung ist essentiell, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Beginne am besten mit einer kurzen Einleitung, in der der Zweck des Protokolls und die Teilnehmer*innen vorgestellt werden. Anschließend sollten die wichtigsten Punkte der Diskussion oder des Geschehens chronologisch festgehalten werden. Achte darauf, alle relevanten Informationen und Ergebnisse zu dokumentieren und verwende eine klare und verständliche Sprache. Vermeide dabei jedoch persönliche Wertungen oder Meinungen. Am Ende des Protokolls sollten alle getroffenen Entscheidungen sowie offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten festgehalten werden.
Nachfolgend haben wir dir die wichtigsten Punkte für den Aufbau des Protokolls noch einmal zusammengefasst:
Protokolle werden üblicherweise im Präsens verfasst, beim Verlaufsprotokoll werden Redebeiträge in indirekter Rede wiedergegeben. Sie sollten in Stichpunkte gegliedert werden – diese am besten fett oder als Überschriften hervorheben – um einen guten Überblick zu bieten.
Du bist dir unsicher, wie du dein erstes Protokoll verfassen sollst? Dann können dir verschiedene Übungen helfen. Eine Möglichkeit ist es, ein bereits bestehendes Protokoll zu analysieren und zu überarbeiten. Dadurch kannst du Fehler, Unklarheiten oder Verbesserungspotenziale identifizieren, die dir für dein eigenes Protokoll helfen können. Eine weitere Übung ist das Schreiben eines eigenen Protokolls zu einem vorgegebenen Thema oder einer Diskussion. Achte dabei darauf, alle wichtigen Punkte und Ergebnisse festzuhalten und eine klare Struktur beizubehalten
Es gibt viele Programme und Tools, die sich für das Schreiben von Protokollen eignen. Von klassischen Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Google Docs bis hin zu Notiz-Apps oder auch einfach nur Papier und Stift. Die Entscheidung für das passende Programm hängt von deinen individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Es ist entscheidend, dass das Programm eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche bietet und einen reibungslosen Austausch sowie die gemeinsame Bearbeitung von Protokollen ermöglicht. Eventuell kannst du auch die Sitzung aufnehmen, wenn alle Teilnehmer*innen einverstanden sind. Das kann es einfacher machen, im Nachhinein unklare Punkte nochmals anzuhören und ins Protokoll zu übernehmen.
Das fertige Protokoll sollte dann in einer Form vorliegen, die übersichtlich ist und von allen Teilnehmer*innen bzw. allen Angesprochenen benutzt werden kann, d.h. etwa als Word- oder Excel-Dokument. Besonders praktisch ist es, das fertige Protokoll als PDF zu versenden – das kann vom Mac, PC und auch von unterwegs am leichtesten aufgerufen werden.
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