Artikel direkt teilen
Per E-Mail
Ein Begriff, der dir nur etwas sagt, wenn du dich im Projektmanagement ein wenig auskennst: Der „Jour Fixe“. Was ist das, wie wird er organisiert, was sind seine Vor- und Nachteile? Wie kannst und musst du dich darauf vorbereiten?
Ein Jour Fixe ist ein regelmäßig stattfindender Termin für einen fixen Personenkreis. Der französische Begriff bedeutet „fester Tag“. Diese Besprechung kann wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfinden und kann für ein Team, ein Projekt oder eine Abteilung sinnvoll sein, um einen regelmäßigen Austausch zu schaffen, die Fortschritte sowie die weiteren Aufgaben zu besprechen.
Bei einem Meeting oder einer Besprechung wird üblicherweise jeder Termin individuell vereinbart, ein Jour Fixe hingegen hat einen wöchentlich oder monatlich (etwa: erster Montag im Monat) fixen Termin. Auch der Kreis der Teilnehmer*innen ist jedes Mal der gleiche, bei Meetings oder Besprechungen zu Projekten kann sich dieser von Mal zu Mal ändern. Im Unterschied zu einem Meeting ist ein Jour Fixe auch kürzer, idealerweise sollten dafür rund 30 Minuten eingeplant sein. Die besten Tipps dazu, wie Sie sich in einem Meeting gut präsentieren, gelten allerdings auch für diese Form des regelmäßigen Austauschs.
Zur Organisation: Bei dieser Form des regelmäßigen Austauschs muss klar sein, wer ihn organisiert, den Termin koordiniert, die Tagesordnungspunkte festlegt und die Einladungen verschickt. Im Sinne einer effektiven Kommunikation sollte mit einer Terminerinnerung auch zwei bis drei Tage vor dem Jour Fixe eine Agenda mit den zu besprechenden Punkten ausgeschickt werden, damit alle Teilnehmer*innen sich gut vorbereiten können.
Die Inhalte können je nach Bedarf festgelegt werden, etwa die Besprechung laufender Projekte, Infos über aktuelle Entwicklungen (in der Abteilung oder der Firma), die Verteilung von anstehenden Aufgaben oder auch die Möglichkeit für Fragen und Feedback.
Am Beginn sollte der*die Organisator*in alle Teilnehmer*innen begrüßen und auf den gleichen Wissensstand bringen, anschließend sollte die Agenda abgearbeitet werden. Wenn am Schluss noch Zeit bleibt, kann diese für Feedback und weitere Fragen genutzt werden. Es bietet sich an, bei einfachen Themen zu beginnen und sich schrittweise zu den schwierigeren und komplexeren vorzuarbeiten.
Damit auch alle im Nachhinein nachlesen können, was passiert ist, sollte ein*e Protokollant*in bestimmt werden, der das Protokoll verfasst. Dieses dient dazu, wichtige Punkte festzuhalten, Aufgaben zuzuteilen und die Schritte bis zum nächsten Mal aufzulisten.
Wer muss dabei sein, für wen ist das wirklich relevant, für wen bringt es nichts, dabei zu sein? Die Teilnehmer*innen sollten nicht einfach nur dabei sein, um zuzuhören!
Aus praktischen Gründen sollte der Termin immer zur gleichen Zeit stattfinden. Dafür sollte man eine familienfreundliche Zeit auswählen, also nicht schon um 8 Uhr früh, aber auch nicht erst um 17 Uhr.
Wer leitet den Jour Fixe? Wann und wie darf man sich einbringen, soll man bei Wortmeldungen auf die Zeit achten? Wie kann man sich vorbereiten – darf man Ideen für Tagesordnungspunkte an den*die Organisator*in schicken? Wie soll man über seinen Arbeitsfortschritt berichten? Je klarer diese Regeln für den Ablauf sind, desto einfacher & effizienter ist der Termin.
Was soll besprochen werden, wie schaut die Vorbereitung für jeden aus? Dafür ist es wichtig, eine Agenda im Vorhinein auszuschicken.
Es sollte von vorneherein klar sein, was das Ziel des Termins ist. Geht es darum, einen Überblick über die Arbeitsfortschritte zugeben? Sollen Probleme besprochen werden? Gibt es die Möglichkeit zum Feedback? Sollen in erster Linie neue Aufgaben verteilt werden?
Welche technischen Hilfsmittel braucht man? Werden Whiteboard, Beamer, WLAN o.Ä. benötigt? Oder findet der Termin vielleicht gar nicht vor Ort, sondern online statt – dann sollte man auch das geeignete Tool zur virtuellen Zusammenarbeit auswählen.
Du möchtest aktuelle Tipps rund um Gehälter, Bewerbung und Karriere erhalten? Dann registriere dich kostenlos auf unserer Seite und bleib immer auf dem Laufenden.
Kostenlos registrieren
