Kommunizierst du effektiv? Diese Tipps bringen dich in der Kommunikation weiter

Das Wichtigste auf einen Blick

• Effektive Kommunikation bedeutet, dass die Botschaft so bei den Empfänger*innen ankommt, wie sie von den Sender*innen beabsichtigt war.
• Wichtige Aspekte der Kommunikation sind das aufmerksame Zuhören, die bewusste Körpersprache und der passende Tonfall.
• Zusätzlich zu persönlichen Gesprächen ist auch präzises und höfliches Schreiben von E-Mails entscheidend für klare und effektive Kommunikation.

Was bedeutet effektive Kommunikation?

Nicht jede*r, der kommuniziert, tut dies auch effektiv. Denn nicht immer kommt die Botschaft bei der*m Empfänger*in so an, wie sie die*der Sender*in gemeint hat. Kennst du das auch? Du sagst etwas, aber dein Gegenüber versteht es irgendwie anders? In diesem Fall war die Kommunikation kein Erfolg. Unter effektiver Kommunikation versteht man die Weitergabe von Gedanken, Informationen oder Wünschen in einer Art und Weise, dass sie bei den Zuhörer*innen so ankommen, wie sie die*der Sprecher*in gemeint hat.

Kommunikationsmodelle

1. Das Sender-Empfänger-Modell (Shannon-Weaver-Modell) Dieses grundlegende Modell beschreibt die Kommunikation als einen linearen Prozess, bei dem der Sender eine Nachricht kodiert und über einen Kanal an den Empfänger sendet. Der Empfänger dekodiert die Nachricht und interpretiert sie. Ein wichtiger Aspekt dieses Modells ist der "Störfaktor" oder "Noise", der die Verständigung beeinträchtigen kann, wie z.B. technische Probleme oder Missverständnisse. Die Effektivität der Kommunikation hängt davon ab, wie gut der Sender die Nachricht kodiert und wie gut der Empfänger sie dekodiert, ohne Störungen.
2. Das Kommunikationsquadrat (Vier-Seiten-Modell) Entwickelt von Friedemann Schulz von Thun, geht dieses Modell davon aus, dass jede Nachricht vier verschiedene Botschaften enthält: den Sachinhalt, die Selbstoffenbarung, den Beziehungshinweis und den Appell. Der Sachinhalt beschreibt die Fakten der Nachricht, die Selbstoffenbarung zeigt etwas über den Sender selbst, der Beziehungshinweis spiegelt die Beziehung zwischen Sender und Empfänger wider, und der Appell gibt an, was der Sender vom Empfänger möchte. Dieses Modell hilft, die Vielschichtigkeit der Kommunikation zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden, indem man sich bewusst macht, welche Botschaften in einer Nachricht enthalten sind.
3. Das Transaktionsmodell Im Gegensatz zum linearen Sender-Empfänger-Modell betrachtet das Transaktionsmodell Kommunikation als einen dynamischen und wechselseitigen Prozess. Hierbei wird betont, dass Sender und Empfänger gleichzeitig kommunizieren und ihre Rollen oft wechseln. In diesem Modell können beide Parteien gleichzeitig Sender und Empfänger sein, was bedeutet, dass Kommunikation als fortlaufender Austausch von Botschaften und Feedbacks gesehen wird. Dies hilft, die Komplexität und die Wechselwirkungen in der Kommunikation zu verstehen und zu erkennen, wie wichtig aktives Zuhören und Feedback für eine effektive Kommunikation sind.

Richtig kommunizieren in 4 Schritten

1. Zuhören und Interesse zeigen

Aufmerksames Zuhören ist nicht wichtig, weil du nur so alle nötigen Informationen erfassen kannst, es zeugt auch von Respekt deiner*m Gesprächspartner*in gegenüber. Antworte auf das Gesagte erst, wenn dein Gegenüber ausgeredet hat. Hat dein*e Gesprächspartner*in erst einmal gemerkt, dass du wirklich zuhörst und dich für das Gesagte interessierst, ist es möglich, auch Fragen zu stellen. Das zwischenzeitliche Zusammenfassen des Gesagten dient dazu, sicherzustellen, ob alle Informationen richtig angekommen sind.

2. Beachte deine Körpersprache

Du sprichst auch mit dem Körper und deine Körpersprache hat mindestens genau so viel Gewicht, wie deine Worte. Mehr sogar: Aktuelle wissenschaftliche Studien räumen der nonverbalen Kommunikation den wichtigsten Part in der Kommunikation ein – ein Großteil der Botschaft wird nicht über Worte, sondern über Mimik, Gestik und Körperhaltung vermittelt. Gesprächspartner*innen interpretieren also vor allem auch das, was du nonverbal ausdrückst. Nimm eine entspannte Haltung ein und versuche dich ruhig zu bewegen. Wer nervös auf dem Stuhl herumrutscht oder wild gestikuliert, verliert schnell die Aufmerksamkeit der*s Gesprächspartner*in. Das Gesagte bekommt weniger Bedeutung.

3. Der Ton macht die Musik

Ebenso wichtig wie die nonverbale Kommunikation ist die paraverbale Kommunikation, also mit welchem Tonfall, Sprechtempo oder Lautstärke gesprochen wird. Sprich nach Möglichkeit mit ruhiger, natürlicher Stimme in angemessener Lautstärke. Dann ist es für dein Gegenüber ein Leichtes, deine Botschaft voll und ganz zu erfassen. Die Tonlage, in der du sprichst, kann einem Wort ganz unterschiedliche Bedeutungen geben. Je nachdem, wie du deine Tonlage veränderst, zeigst du unterschiedliche Gefühle: Verärgerung, Gleichgültigkeit, Enthusiasmus, … Beachte auch, dass wenn du positive Wörter wählst, immer eine größere Wirkung erzielst als mit negativen Ausdrücken.

4. Erst spiegeln, dann führen

Ein etwas fortgeschrittener Tipp für die effektive Kommunikation ist es, das Verhalten deiner*s Gesprächspartner*in zu spiegeln. Dieser Spiegeleffekt signalisiert, dass du auf derselben Wellenlänge bist. Versuch Gesten, Intonation und Haltung deiner*s Gesprächspartner*in zu übernehmen. Tue dies allerdings nur für kurze Zeit und wechsle anschließend wieder in dein natürliches Verhaltensmuster. Einen Versuch ist es wert. Möglicherweise fängt dein*e Gesprächspartner*in daraufhin an, dir zu folgen. Dann kann es gut sein, dass dein Gegenüber auf derselben Wellenlänge liegt und von dem, was du zu sagen hast, hin und weg ist. Nutze diese Kommunikationstipps auch für deine Mitarbeitergespräche, um deine Karriere voranzutreiben.

Effektiv kommunizieren per E-Mail

Auch beim Schreiben von E-Mails ist die Art und Weise, wie wir kommunizieren, wichtig. Zwar spielen hier die nonverbale und paraverbale Kommunikation keine Rolle, da die*der Empfänger*in nur die Worte selbst erhält, dafür müssen diese umso präziser formuliert sein. Mit den folgenden Tipps klappt das bestimmt:

Sparsam mit Abkürzungen und Fremdwörtern umgehen

Dein*e „Gesprächspartner*in“ hat bei der E-Mail-Kommunikation keine Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Achte daher darauf, nur solche Abkürzungen und Fremdwörter zu verwenden, von denen du weißt, dass die*der Empfänger*in sie auch versteht.

Verzichte nicht auf Höflichkeiten und Etikette

Ja, E-Mails sind schneller geschrieben als herkömmliche Briefpost. Besonders beim Antworten von erhaltenen E-Mails ist man oft verleitet, direkt in die Thematik einzusteigen oder gestellte Fragen zu beantworten. Dennoch ist es wichtig, seine guten Umgangsformen nicht zu vergessen: Beginne mit einer Anrede (formell oder informell – je nach Beziehung zur*m Empfänger*in) und schließe mit einer entsprechenden E-Mail-Grußformel ab.

Komme schnell auf den Punkt

E-Mails sind schnelllebiger als Briefe. Beachte, dass viele Menschen unzählige E-Mails pro Tag erhalten und auch beantworten müssen. Je länger die E-Mail, desto mehr Zeit nimmt das Lesen in Anspruch. Und desto länger kann es auch dauern, bis du eine Antwort erhältst. Wer sich ewig lang durch einen Mail-Text durchscrollen muss, kann den Überblick über den Zweck der E-Mails leicht verlieren. Verzichte daher auf lange Einleitungen und Erklärungen. Fass dich kurz und stell deine Fragen präzise. Das erleichtert der*m Empfänger*in das Verständnis darüber, was du von ihr*ihm willst und du erhältst schneller die Antwort oder Auskunft, die du benötigst.

Geh sparsam mit dem Zusatz „Wichtig“ oder „Dringend“ um

Wer in seinem E-Mail-Betreff häufig das Wort „wichtig“ oder „dringend“ verwendet und auch die Priorität in den Einstellungen auf „hoch“ setzt, läuft Gefahr, irgendwann bezüglich der Dringlichkeit nicht mehr ernst genommen zu werden. Geh also sparsam damit um und kennzeichne wirklich nur äußerst wichtige E-Mails auf diese Weise. Dadurch stechen sie gleich hervor.

Wähle einen aussagekräftigen Betreff

Wenn der Betreff bereits das Wichtigste deines E-Mail-Inhalts zusammenfasst, hat das viele Vorteile: Die*Der Empfänger*in sieht auf den ersten Blick, was du von ihr*ihm willst. Und die E-Mail kann auch später einfacher gefunden werden. Beides spart Zeit und macht die E-Mail-Kommunikation effektiver.

Mache dir Gedanken über den Verteiler

Handelt es sich um eine persönliche Botschaft bzw. eine Information, die nur für eine Person relevant ist, beschränkt sich der Verteiler auch nur auf diese eine Person. Oft ist es jedoch so, dass eine Information von einer Person benötigt wird, andere darüber jedoch informiert werden sollen. In diesem Fall macht es Sinn, diese Person in Kopie zu setzen (CC). Möchtest du, dass die Information, die du sendest, auch noch eine dritte Person sehen soll, ohne dass dies die*der eigentliche Empfänger*in sieht, setz diese dritte Person in Blindkopie (BCC).

In der Praxis hat sich mittlerweile folgende Regelung etabliert: Generell sind nur Personen, an die die E-Mail direkt gerichtet ist, dazu aufgefordert, zu antworten (außer es wird im Mail-Text anders kommuniziert). Erhält jemand ein E-Mail nur in Kopie, bedeutet das in der Regel, dass man diese Person informieren, nicht aber zum Antworten auffordern möchte.

7 Quick-Tipps zur effektiven Kommunikation

Gute und effektive Kommunikation ist ein Lernprozess. Durch die Übung stellt sich hierbei irgendwann eine Routine ein. Wir möchten dir hierfür noch ein paar Tipps mitgeben, die sich im Alltag schnell umsetzen lassen:

1. Professionalität beginnt beim Handschlag

Bereits mit deinem Handschlag kannst du Selbstsicherheit und Professionalität vermitteln.

Dabei sind der richtige Abstand, das vollständige Ergreifen der Hand der*s Gesprächspartner*in, das bewusste, aber nicht zu feste Drücken, aber auch die Dauer und Häufigkeit des Schüttelns wichtig. Wenn du am perfekten Händedruck arbeitest, verschaffest du dir gleich einen positiven ersten Eindruck.

2. Achte auf Augenkontakt

Zu einer effektiven Kommunikation gehört es, den Augenkontakt mit seiner*m Gesprächspartner*in zu halten. Das zeugt von Interesse und Respekt.

3. Im persönlichen Gespräch ist Smalltalk wichtig

Fall nicht gleich mit der Tür ins Haus. Ein bisschen Smalltalk dient dazu, das Eis zu brechen, sich besser kennenzulernen und so vielleicht auch Gemeinsamkeiten mit seiner*m Gesprächspartner*in zu entdecken, die eine gute und vertraute Gesprächsatmosphäre schaffen. Vor allem, wenn du jemanden um etwas bitten willst, empfiehlt es sich, vorab ein kurzes Gespräch zu führen. Zu den geeigneten Smalltalk-Themen zählen beispielsweise Essen & Trinken, Komplimente, Wetter oder Beruf. Verzichte auf Themen wie Religion, Politik oder persönliche Probleme – hier kannst du rasch in ein Fettnäpfchen treten. Smalltalk hilft dir auch bei Veranstaltungen beim Netzwerken.

4. Versuch deinen Gegenüber besser kennenzulernen

Wer beruflich oft mit verschiedenen Personen zu tun hat, erleichtert sich die Kommunikation, indem sie*er mehr über seine*n Gesprächspartner*innen in Erfahrung bringt. Dafür ist es wichtig, Interesse an den Aussagen des Gegenübers zu zeigen, beispielsweise durch das Halten des Augenkontakts, ein Nicken oder kurz dazwischen eingeworfene Worte wie „ja“, „verständlich“, „mhm“. Das signalisiert, dass du aktiv zuhörst. Ebenfalls eignen sich kurze Rückfragen dafür. Wenn du mehr über jemanden in Erfahrung bringen möchtest, verwende offene Fragestellungen, die sich nicht mit „ja“ oder „nein“ beantworten lassen. Beginn deine Frage dafür mit einem der W-Fragewörter. Was? Wo? Wer? Wann? Wieso? Je länger die Antworten deines Gegenübers ausfallen, desto höher die Chance, dass du im Gesagten einen Anknüpfungspunkt für ein weiteres Gespräch findest. Suche zudem nach Gemeinsamkeiten. Das kann der Aufhänger für ein künftiges Gespräch sein.

5. Beachte Tipps für Videokonferenzen

Seit Corona haben Videokonferenzen enorm an Bedeutung gewonnen. Damit auch die Kommunikation hier effektiv gelingt, solltest du bereits vorab einen Technik-Check machen, um während des Gesprächs nicht dadurch abgelenkt zu werden. Damit auch dein*e Gesprächspartner*in nicht abgelenkt ist, achte vorab darauf, was in deinem Hintergrund zu sehen ist und wähle einen entsprechenden Dresscode, den du auch bei einem persönlichen Treffen ausgewählt hättest. Ansonsten gelten die selben Regeln wie auch bei persönlichen Gesprächen: Pünktlichkeit, Freundlichkeit, Aussprechen lassen, Blickkontakt und Aufmerksamkeit signalisieren sowie Rückmeldungen geben.

6. Mach dich mit dem Business Knigge vertraut

Unter Business Knigge versteht man ein Regelwerk, das Umgangsformen und die Etikette in beruflichen Situationen definiert. Darunter fallen Verhaltensregeln, der richtige Dresscode, aber auch das Verhalten in Meetings, bei Geschäftsessen oder ganz allgemein bei beruflichen Gesprächen.

7. Auch mal nein sagen

Zu effektiver Kommunikation gehört es, auch einmal nein zu sagen. Klingt simpel, lässt sich aber im beruflichen Alltag nicht immer so leicht umsetzen. Oft kommen fehlender Mut, Grenzen zu setzen, Gutmütigkeit, Angst oder Gefallsucht dazwischen. Ein höfliches „Nein“ ist jedoch besser, als sich im Nachhinein zu ärgern oder sich mehr Stress aufzuhalsen. Das verbessert ganz nebenbei auch deine Work-Life-Balance.

Versuch diese Kommunikationstipps in die Praxis umzusetzen, und der Erfolg ist dir sicher!

FAQ zur Effektiven Kommunikation

Was versteht man unter effektiver Kommunikation?

Effektive Kommunikation bezeichnet die Fähigkeit, Gedanken, Informationen oder Wünsche so zu übermitteln, dass die Botschaft klar und genau bei den Empfänger*innen ankommt, wie sie von den Sender*innen gemeint war. Es umfasst sowohl die sprachliche als auch die nonverbale Kommunikation und schließt die Fähigkeit ein, Missverständnisse zu vermeiden und Rückmeldungen zu verstehen.

Wie kann man effektiv kommunizieren?

Um effektiv zu kommunizieren, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Zuhören und Interesse zeigen: Aktiv zuhören und sicherstellen, dass die Informationen richtig verstanden werden.
• Körpersprache beachten: Die nonverbale Kommunikation wie Mimik und Gestik bewusst einsetzen.
• Tonfall und Sprache: Einen klaren, respektvollen und passenden Tonfall verwenden und präzise formulieren.
• Feedback einholen: Rückmeldungen geben und empfangen, um sicherzustellen, dass die Botschaft richtig angekommen ist.

Was sind die 3 Grundregeln der Kommunikation?

Die drei Grundregeln der Kommunikation sind:

• Klarheit und Präzision: Aussagen sollten klar und ohne Mehrdeutigkeiten formuliert werden.
• Aktives Zuhören: Das Zuhören sollte aufmerksam und interessiert erfolgen, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Respekt und Empathie: Kommunikation sollte respektvoll und einfühlsam sein, um eine positive Gesprächsatmosphäre zu fördern.

Wie trainiert man seine Kommunikationsfähigkeit?

Die Kommunikationsfähigkeit kann durch folgende Methoden trainiert werden:

• Kommunikationsübungen und -spiele: Teilnahme an Gruppenaktivitäten oder Workshops zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten.
• Selbstreflexion: Eigene Kommunikationsstile analysieren und verbessern.
• Rollenspiele: Situationen nachstellen, um verschiedene Kommunikationsstrategien auszuprobieren.
• Mentoring und Coaching: Unterstützung durch erfahrene Kommunikator*innen oder Coaches suchen, um gezielt an der eigenen Kommunikation zu arbeiten.