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Geschäftsessen sind eine heikle Angelegenheit: Auch wenn es sich um eine geschäftliche Angelegen handelt, wird man aufgrund des scheinbar ungezwungenen Rahmens schnell dazu verleitet, in private Verhaltensmuster zu fallen. Mit unseren Tipps haben Fauxpas keine Chance – und dein Geschäftsessen wird zum Kinderspiel.
Es gibt zwei Hauptarten von Geschäftsessen, die steuerlich unterschiedlich behandelt werden:
Betriebliche Bewirtung umfasst Mitarbeiteressen oder Betriebsfeiern und kann vollständig abgesetzt werden, solange sie den Rahmen von 110 Euro pro teilnehmendem Angestellten nicht überschreiten.
Diese Bewirtungen betreffen Treffen mit externen Geschäftspartnern, wie Kunden, Lieferanten oder Freelancern. Hier sind 70% der Bewirtungskosten steuerlich absetzbar, die verbleibenden 30% müssen selbst getragen werden.
Beide Arten erfordern einen detaillierten Bewirtungsbeleg, um steuerlich anerkannt zu werden.
Unter Bewirtungskosten versteht man die Kosten, die bei der Bewirtung von Geschäftspartnern in Form von Speisen und Getränken anfallen. Spesen, die bei Geschäftsessen entstehen, sind steuerlich absetzbar.
Voraussetzung dafür ist, dass sie für Geschäftsverhandlungen oder zum Eingehen einer Geschäftsbeziehung genutzt werden und die Bewirtungskosten angemessen sind. Das Finanzamt prüft geschäftliche Bewirtungskosten unter anderem dahingehend, ob sie für die jeweilige Branche üblich sind.
Auf dem Bewirtungsbeleg muss immer der Name des Geschäftspartners, der Zweck des Geschäftsessens, die Namen der anwesenden Personen, sowie Ort, Datum und Uhrzeit vermerkt werden. Hast du alles ordnungsgemäß dokumentiert, dann übergebe den Beleg der Personalverrechnung.
Entscheide dich als Initiator*in immer für ein Lokal, das du gut kennst. Damit stellst du sicher, dass das Restaurant dem Anlass entspricht und eine angenehme Atmosphäre herrscht. Auch der Lärmpegel sollte für Gespräche angemessen sein, ebenso wie die Speisenwahl. Achte zudem darauf, dass das Lokal eine Vielfalt an Optionen bietet, um unterschiedlichen Ernährungsbedürfnissen gerecht zu werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Auswahl des idealen Sitzplatzes. Berücksichtige die Größe der Gruppe, die Art des Anlasses und mögliche Gesprächsthemen. Zudem sollte der Tisch weder direkt beim Eingang noch bei den Toiletten stehen.
Das richtige Outfit ist entscheidend für einen positiven Eindruck bei einem Geschäftsessen. Für Männer bedeutet dies in der Regel, in einem gepflegten Businesslook zu erscheinen, bestehend aus einem Anzug oder einer Kombination aus Hemd und Hose. Achte darauf, dass deine Kleidung sauber, gebügelt und gut sitzend ist. Krawatte oder Fliege können je nach Branchenstandard und Formalitätsgrad angepasst werden.
Für Frauen ist ein Businesslook ebenso wichtig. Ein elegantes Kleid, eine Bluse mit Hose oder ein Rock mit einer passenden Bluse sind geeignete Optionen. Vermeide zu auffällige Muster oder Farben und halte dich an dezente und professionelle Outfits. In Bezug auf Make-up gilt die Regel "Weniger ist mehr". Ein natürlicher Look unterstreicht die Professionalität und lenkt nicht zu sehr von den eigentlichen Gesprächen ab.
Die Begrüßung spielt eine entscheidende Rolle, um eine angenehme und respektvolle Atmosphäre beim Geschäftsessen zu schaffen. Falls der Treffpunkt vor dem Lokal ist, öffne den geladenen Gästen höflich die Tür und gehe voran, um ihnen den Weg zu weisen. Eine noch elegantere Geste ist es, die Geschäftspartner*innen im Stehen bei Tisch zu empfangen und ihnen die Plätze zuzuweisen.
Achte darauf, die ranghöchste Person zuerst zu begrüßen, um Respekt und Hierarchiebewusstsein zu zeigen. Nach den Regeln des Business Knigge sollte dein Händedruck kurz, aber kräftig sein. Ein selbstbewusster Händedruck vermittelt Professionalität und Offenheit. Stelle dich dabei kurz vor und betone, wie erfreut du über das Treffen bist.
Während der Begrüßung ist es auch wichtig, Blickkontakt zu halten und ein freundliches Lächeln aufzusetzen. Zeige echtes Interesse an den Personen und dem bevorstehenden Austausch. Diese kleinen, aber bedeutenden Details tragen dazu bei, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und den Grundstein für einen gelungenen Abend zu legen.
Als Initiator*in der Zusammenkunft solltest du deinen Platz so wählen, dass du jederzeit Blickkontakt mit dem Servicepersonal aufnehmen kannst. Dies ermöglicht es dir, auf diskrete Weise weitere Bestellungen aufzugeben und den Ablauf des Abends reibungslos zu gestalten.
Darüber hinaus ist es ratsam, die Platzierung der Entscheidungsträger zu berücksichtigen. Setze sie idealerweise unmittelbar neben dich, um eine bessere Kommunikation und Interaktion während des Essens zu ermöglichen. Diese Platzwahl fördert nicht nur eine effektive Gesprächsführung, sondern unterstreicht auch die Wertschätzung gegenüber den wichtigen Persönlichkeiten am Tisch.
Die Getränkewahl bei einem Geschäftsessen ist eine subtile Kunst, die einen Einfluss auf den Verlauf des Treffens haben kann. Obwohl ein Glas Wein zum Essen durchaus akzeptabel ist, sollte übermäßiger Alkoholkonsum vermieden werden, um einen professionellen Eindruck zu bewahren. Trinke dein Glas nicht zu schnell aus, sondern genieße den Wein in kleinen Schlucken. Beachte dabei, dass Wein als Genussmittel und nicht als Durstlöscher betrachtet wird.
Eine sichere Herangehensweise an die Getränkewahl ist es, sich am Gastgeber zu orientieren. Wenn der Gastgeber alkoholische Getränke bestellt, kannst du dies in ähnlicher Weise tun. Falls jedoch der Gastgeber sich für ein alkoholfreies Getränk entscheidet, ist es ratsam, diesem Beispiel zu folgen. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, eine angenehme und respektvolle Atmosphäre zu bewahren.
Als Gastgeber*in ist es empfehlenswert, deinen Gästen den Vortritt bei der Bestellung zu lassen. Du kannst jedoch gerne Empfehlungen aus der Speisekarte abgeben, um ihnen die Entscheidung zu erleichtern. Dies bietet dir zudem die Möglichkeit, auf subtile Weise anzudeuten, in welchem Preissegment sich die Bestellung bewegen sollte, ohne dies explizit zu erwähnen.
Wenn du als geladener Gast keine spezifischen Vorschläge erhalten hast, ist es ratsam, nicht das teuerste Gericht der Karte zu wählen. Stattdessen ist es sinnvoll, ein Menü aus dem mittleren Preissegment zu bevorzugen. Dies zeigt nicht nur Respekt gegenüber dem*der Gastgeber*in, sondern vermittelt auch ein Bewusstsein für angemessene Kosten.
Achte bei der Menüwahl auch darauf, Gerichte zu vermeiden, die potenziell für Unannehmlichkeiten sorgen könnten. Verzichte beispielsweise auf Gerichte wie Spaghetti mit Tomatensauce, die leicht zu Verschmutzungen führen könnten. Diese könnten nicht nur dein eigenes Outfit beeinträchtigen, sondern auch das des Gegenübers oder die Tischdecke.
Die Art und Weise, wie du bestimmte Speisen während eines Geschäftsessens genießt, kann einen erheblichen Einfluss auf den Gesamteindruck haben. Hier sind einige wichtige Tipps für das richtige Essen von bestimmten Gerichten:
Starte die Tischgespräche mit Smalltalk. Vor und während dem Essen sind unverfängliche Themen wie Musik, Reisen, Hobbys oder Sport angebracht. Falle auf keinen Fall mit der Tür ins Haus und lasse dir mit geschäftlichen Themen Zeit bis zum Dessert. Wichtig ist dabei, dass du nicht abrupt das Gesprächsthema wechselst, sondern gekonnt zum Geschäftlichen überleitest.
Die Bezahlung der Rechnung fällt in den Zuständigkeitsbereich der Person, die die Einladung ausgesprochen hat. Um die problematische Situation rund um die Bezahlung zu entschärfen, bietet es sich an, die Rechnung an der Bar zu begleichen. Das Trinkgeld sollte 10 % des Rechnungsbetrages ausmachen.
Bist du an einer Zusammenarbeit interessiert, nutze bei der Verabschiedung die Gelegenheit, das Besprochene noch einmal zusammenzufassen. Halte fest, wie die weitere Zusammenarbeit aussieht, oder vereinbare weitere Treffen.
Solltest du das Geschäftsessen frühzeitig verlassen müssen, weil du beispielsweise den letzten Zug erwischen musst, kündige dies an. Wünsche an die Runde gerichtet noch einen angenehmen Abend und bedanke dich. Es ist nicht nötig, sich per Handschlag bei jeder einzelnen Person am Tisch zu verabschieden.
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