Referenzen in der Bewerbung – deine Geheimwaffe für den entscheidenden Vorsprung

Das Wichtigste in Kürze

• Referenzen können entscheidend sein: Persönliche Empfehlungsschreiben und Referenzkontakte sind oft das Zünglein an der Waage im Bewerbungsprozess – besonders bei enger Auswahl zwischen Kandidat:innen.

• Mehr als nur Arbeitszeugnisse: Empfehlungsschreiben und persönliche Referenzen geben Einblicke in Soft Skills, Arbeitsweise und Wirkung im Team – deutlich persönlicher und individueller als standardisierte Arbeitszeugnisse.

• Geeignete Referenzpersonen auswählen: Am besten eignen sich frühere Vorgesetzte, Projektleitungen oder Professor:innen, die dich fachlich und persönlich gut kennen – Neutralität und Authentizität sind hier entscheidend.

• SMARTe Formulierungen überzeugen: Empfehlungsschreiben mit konkreten, messbaren Erfolgen (z. B. nach SMART-Kriterien) wirken glaubwürdig und stechen bei Personalverantwortlichen heraus.

• Referenzen richtig platzieren: Referenzen können im Lebenslauf, Anschreiben oder als separate Liste aufgeführt werden – wichtig ist, dass sie strukturiert, vollständig und aktuell sind.

Was sind Referenzen – und was bringen sie dir wirklich?

Eine Referenz ist eine persönliche Empfehlung durch frühere Führungskräfte, Kolleg:innen oder Geschäftspartner:innen, die deine Leistungen aus erster Hand bestätigen können. Sie gehen über klassische Arbeitszeugnisse hinaus, weil sie authentisch, direkt und freiwillig gegeben werden – und sind oft entscheidend, wenn mehrere Kandidat:innen fachlich gleichauf sind.

Anders als Arbeitszeugnisse enthalten sie meist klarere Aussagen, konkrete Erfolge und subjektive Einschätzungen. Das verleiht deiner Bewerbung Glaubwürdigkeit und hebt dich von der Masse ab.

Diese gängigen Arten von Referenzen gibt es

Arbeitszeugnis und Empfehlungsschreiben: Ist das nicht irgendwie dasselbe? Nicht ganz. Klar, beide Schreiben geben Infos über dich und deine beruflichen Qualitäten preis. Der feine Unterschied liegt jedoch in ihrem Zweck und ihrer Herkunft:

• Das Arbeitszeugnis steht dir nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtlich zu. Es basiert i. d. R. auf einer standardisierten Bewertung deiner beruflichen Leistungen während deiner Beschäftigung.
• Das Empfehlungsschreiben wird auf freiwilliger Basis und i. d. R. von ehemaligen Führungskräften oder Vorgesetzten verfasst und ist individuell gestaltet. Das heißt, hier werden auch deine Soft-Skills in den Vordergrund gerückt: Wie du arbeitest, wie du dich engagierst oder wie du dich mit anderen verständigst – all das wird hier beleuchtet.

In englischsprachigen Bewerbungsunterlagen gehören Referenzen zum Standard, hierzulande sind sie im Bewerbungsprozess ein unterschätzter Türöffner: Anhand deines Referenzschreibens sehen Personalverantwortliche nämlich direkt, welchen Eindruck du in deinem letzten Unternehmen und bei ehemaligen Vorgesetzten hinterlassen hast.

Tipp: Gerade, wenn sich Personalverantwortliche zwischen zwei Bewerber*innen entscheiden müssen, kann eine persönliche Referenz am Ende ausschlaggebend sein. Es lohnt sich also, bei deinen Referenzen genauer hinzuschauen.

Neben den klassischen Referenzschreiben hast du auch die Möglichkeit, konkrete Referenzpersonen in deiner Bewerbung anzugeben. Bei ihnen können sich potenzielle Arbeitgeber direkt über deine Arbeitsweise und Leistungen informieren. Diese freiwillige Angabe unterstreicht, dass du selbstbewusst auftrittst, Vertrauen in deine Fähigkeiten hast und du dir deiner guten Arbeit durchaus bewusst bist.

Wer eignet sich als Referenzgeber – und wie fragst du am besten an?

Wenn du dich bewirbst, kann es gut sein, dass die Personaler*innen auch von sich aus nach persönlichen Referenzkontakten fragen. Sie wollen dann noch ein bisschen mehr über dich erfahren und deine Angaben aus einer anderen Perspektive beleuchten. Referenzpersonen sollten neutral sein und objektiv über deine Arbeitsweise berichten können. Eine gute Wahl wäre z. B. eine frühere Führungskraft. Aber auch Profs aus der Studienzeit oder Auftraggeber, wenn du freiberuflich gearbeitet hast, sind geeignete Referenzen. Hauptsache, die Person hatte einen detaillierten Einblick in deine Projekte, Aufgabenbereiche und Arbeitsweise.

Eins noch: Vergiss nicht, deine Fürsprecher vorher zu informieren. Dann kannst du sicher auf ihre volle Unterstützung zählen. Und es ist ja nur fair, ihnen auch genug Zeit zur Vorbereitung zu geben.

Wichtig: Du darfst Referenzgeber:innen nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung in deinen Bewerbungsunterlagen nennen oder deren Kontaktdaten weitergeben. Achte unbedingt darauf, dass sie informiert und erreichbar sind.

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Wie viele Referenzen solltest du angeben – und wo?

Gib in der Regel nicht mehr als 2–3 Referenzen an. Das reicht aus, um deine berufliche Glaubwürdigkeit zu untermauern – mehr wirkt schnell überladen oder wenig glaubwürdig.

So platzierst du deine Referenzen sinnvoll:

• Lebenslauf: Am Ende unter einer eigenen Rubrik wie „Referenzen“ oder „Empfehlungen“.

• Anschreiben: Kurz im Schlusssatz erwähnt, z. B. „Gerne bestätigt meine ehemalige Teamleitung Frau XY Ihre Eindrücke im persönlichen Gespräch.“

• Anlage: Bei umfangreicheren Referenzen kannst du eine separate Referenzliste oder Empfehlungsschreiben als PDF-Anhang hinzufügen – nach deinem Lebenslauf, aber vor Zeugnissen.

Auf einen Blick: So ist ein Referenzschreiben aufgebaut

Grundsätzlich gibt es keine strengen Vorgaben für den Aufbau eines Referenzschreibens. Dein*e Referenzgeber*in kann hier kreativ sein und individuelle Formulierungen einfließen lassen. Es gibt jedoch einige erforderte Standardinhalte, die in jedem Dokument enthalten sein sollten:

• Vorname, Nachname, Name des Unternehmens oder der Organisation, für das/die du gearbeitet hast
• Telefonnummer für Rückfragen des potenziellen neuen Arbeitgebers
• Datum und Betreff (in dem der*die Bewerber*in namentlich erwähnt wird)
• Kurze Selbstpräsentation des bisherigen Arbeitgebers/Unternehmens
• Zeitraum der Zusammenarbeit
• Beschreibung deiner Aufgaben und Fähigkeiten
• Nennung deiner Erfolge im Unternehmen
• Beurteilung deines Sozialverhaltens im Unternehmen
• Positive Wünsche für die Zukunft
• Unterschrift

Im Gegensatz zum standardisierten Arbeitszeugnis sind Empfehlungsschreiben aus der Ich-Perspektive formuliert, was ihnen eine persönliche Note verleiht. Klassische Zeugnissprache mit schier geheimnisvollen Formulierungen und formale Leistungsbeurteilungen, z. B. in Form von Schulnoten, sind im Empfehlungsschreiben unüblich. Stattdessen stehen konkrete Erfahrungen und Beobachtungen im Vordergrund, um deine individuellen Stärken, Skills und Erfolge hervorzuheben. Dies ermöglicht eine besonders authentische Darstellung deines Potenzials und deiner Arbeitsweise. Achte also darauf, dass alle wichtigen Punkte enthalten sind und du so einen super Eindruck hinterlässt.

Tipp: Hast du dich schon einmal gefragt, welche gezielten Botschaften sich hinter den scheinbar harmlosen Phrasen im Arbeitszeugnis verstecken? Wir bringen Licht ins Dunkel und haben beliebte Formulierungen in der Zeugnissprache für dich entschlüsselt.

Wie du deine Empfehlungsschreiben besonders überzeugend machst

Damit dein Referenzschreiben nicht nur wohlwollend, sondern auch wirklich wirksam ist, sollten die Aussagen konkret und nachvollziehbar sein. Besonders hilfreich ist die sogenannte SMART-Formel – ein Prinzip aus dem Projektmanagement, das sich auch auf Referenzen anwenden lässt.

SMART steht für:

• Spezifisch – keine Floskeln, sondern klare Aussagen

• Messbar – idealerweise mit Zahlen oder Ergebnissen

• Attraktiv – zeigt echte Mehrwerte und Wirkung

• Realistisch – glaubwürdige Leistungen, keine Übertreibung

• Terminiert – zeigt zeitlichen Rahmen oder Projektbezug

Beispiel für eine SMART-Formulierung in einem Empfehlungsschreiben

„Frau Schneider entwickelte in ihrer Zeit bei uns ein neues Onboarding-Konzept, das die Einarbeitungszeit um 40 % verkürzte. Sie arbeitete dabei äußerst strukturiert, zielorientiert und bewies Fingerspitzengefühl im Umgang mit neuen Mitarbeitenden. Ich empfehle sie daher uneingeschränkt weiter.“

Warum das wirkt: Diese Formulierung ist konkret, messbar und relevant – sie folgt der SMART-Formel (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) und bleibt zugleich persönlich und glaubwürdig

Wie frage ich nach einem Referenzschreiben?

Jetzt wird’s ernst. Wir haben ein paar hilfreiche Tipps für dich parat, die dir den Weg zu deinem Referenzschreiben ebnen:

Referenzen im Anschreiben oder Lebenslauf angeben – so geht’s

Klassische Empfehlungsschreiben fügst du i. d. R. als eine Art Anhang nach deinem Lebenslauf und eventuellen weiteren Dokumenten, wie Zeugnissen oder Zertifikaten, an das Ende deiner Bewerbung an. Wenn du mehrere Empfehlungsschreiben hast, kannst du sie z. B. chronologisch oder nach Relevanz sortieren.

Und was ist mit der Angabe von weiteren Referenzpersonen und konkreten Ansprechpartnern? Wo gibst du diese in deinen Bewerbungsunterlagen an und in welcher Form? Hier hast du verschiedene Möglichkeiten:

• Im Anschreiben: Eine Möglichkeit wäre, im Bewerbungsanschreiben auf deine Kontaktpersonen hinzuweisen. Das kannst du z. B. so formulieren: „[Name & Position der Referenzperson] bestätigt Ihnen gerne meine strukturierte Arbeitsweise und hohe Lernbereitschaft“. Gepaart mit einem aussagekräftigen Schlusssatz rundest du so deine Bewerbung gekonnt ab.
• Im Lebenslauf: Du kannst am Ende deines tabellarischen Lebenslaufs einen separaten Abschnitt mit der Überschrift „Referenzen“ anlegen und zu jeder Referenzperson Kontaktdaten wie Name, Unternehmen, Position, Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinterlegen. Alternativ fügst du den entsprechenden Ansprechpartner bei der jeweiligen Station im Lebenslauf ein. Übrigens: Das gilt auch für englischsprachige Lebensläufe.
• Separate Referenzliste: Dein Lebenslauf und dein Anschreiben sind bereits fertig und lassen wenig Spielraum für Änderungen? Dann kannst du auch eine separate Referenzliste erstellen, die deine Referenzpersonen mit vollständigem Namen, Unternehmen, Position, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthält. Diese Liste findet zwischen deinem Lebenslauf und den beigefügten Zeugnissen gut Platz.

Achte darauf, dass deine Referenzen gut strukturiert und klar eingeordnet sind – denn eine übersichtliche Bewerbung hilft Personaler*innen, deine Qualifikationen schnell zu erfassen und einen positiven ersten Eindruck zu gewinnen.

Lara Kieninger

Lara Kieninger ist Senior Talent Acquistion Manager bei Stepstone und unterstützt seit Juni 2021 verschiedene Fachbereiche dabei, das "Perfect Match” für ihre Teams zu finden und den Bewerbungsprozess optimal zu gestalten. Als erfahrende Personalerin stand sie im Laufe ihrer Karriere sowohl verschiedenen Unternehmen als auch zahlreichen Arbeitssuchenden und Bewerber*innen beratend zur Seite. Was sind NoGos im Lebenslauf? Wie verändert KI unseren Bewerbungsprozess und welche Tipps & Tricks gibt es bei der Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch? Lara Kieninger weiß Antwort. Als Expertin und Gastautorin für das Stepstone Magazin “about work” hat sie die Trends und Entwicklungen der Arbeitswelt genau im Blick und hilft mit ihren wertvollen Insights allen Leser*innen dabei, sich in der ständig wandelnden Job-Landschaft zurechtzufinden. Zu Laras Themenschwerpunkte gehören unter anderem die Themen Gehalt, Anschreiben & Lebenslauf, Vorstellungsgespräche sowie Diversity & Inklusion.

Datenschutz & Einwilligung – das musst du bei Referenzen beachten

Referenzen sind personenbezogene Daten – daher darfst du sie nicht ohne vorherige Zustimmung deiner Kontaktpersonen in einer Bewerbung nennen oder weitergeben.

So gehst du auf Nummer sicher:

• Hole immer eine schriftliche oder mündliche Einwilligung ein

• Informiere über den Zweck und die Stelle, für die du dich bewirbst

• Gib niemals private Kontaktdaten weiter, ohne Rücksprache

Arbeitgeber erwarten Diskretion – mit dem Satz „Referenzen gerne auf Anfrage“ machst du alles richtig, wenn du unsicher bist.

Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt The Stepstone Group Deutschland GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der bereitgestellten Inhalte entstehen.

FAQs – Häufig gestellte Fragen