So werden Ihre E-Mails bis zum Schluss gelesen

Zehn Tipps zur Verbesserung des Mailing-Prozesses
StepStone zeigt Ihnen anhand einfacher Tipps, wie Sie Ihre E-Mails leserfreundlicher gestalten.
  1. Ein prägnanter Betreff sagt dem Empfänger auf den ersten Blick, worum es geht. Zudem wichtig: Viele PC User haben eine Ordnerstruktur innerhalb des Posteingangs angelegt, mit der sie E-Mails verschiedener Projekte verwalten. Ein passender Betreff kann hier eine Zuordnung enorm erleichtern.
  2. Formulieren Sie möglichst kurze Sätze und beschränken Sie sich auf maximal 5 Absätze.
  3. Trennen Sie lange Passagen durch Absätze. Oft bietet es sich an, längere Texte als E-Mail Anhang zu verschicken. So bietet beispielsweise Word gute Möglichkeiten, selbst sehr lange Texte übersichtlich zu gestalten.
  4. Kürzen Sie Ihren E-Mail-Text indem Sie Füllwörter wie „eigentlich“, „also“, „nun“ etc. konsequent streichen und überflüssige Informationen weglassen.
  5. Wichtiges und interessantes hat immer Vorrang. Beginnt Ihre E-Mail mit unwichtigen Informationen, können Sie davon ausgehen, dass der Rest höchstens noch überflogen wird.
  6. Sprechen Sie pro E-Mail nur ein Thema an. So vermeiden Sie, dass wichtiges untergeht.
  7. Abkürzungen wie „asap“, oder „Hr.“ werden bei der geschäftlichen Kommunikation häufig als unhöflich empfunden. Machen Sie sich daher im Zweifel die Mühe, Wörter auszuschreiben.
  8. Eine korrekte Zeichensetzung ermöglicht einen besseren Lesefluss. Investieren Sie auch hier ausreichend Mühe.
  9. Bei der Zahl der Empfänger gilt: Weniger ist mehr. Wählen Sie Ihre Adressaten sorgfältig aus, denn: Sobald Sie mehrere Leute gleichzeitig anschreiben, fühlt sich der einzelne weniger verantwortlich. Von Personen, die Sie in cc setzen, dürfen Sie erst Recht keine Reaktion erwarten.
  10. Wenn Sie auf E-Mails antworten, schicken Sie nicht die komplette Nachricht mit, sondern wählen Sie relevanten Passagen der ursprünglichen E-Mail aus.

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