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Spätestens seit Corona ist Home Office für viele Arbeitnehmer*innen und Unternehmen zum Normalzustand geworden. Die virtuelle Zusammenarbeit bringt einige besondere Anforderungen mit sich, doch zum Glück gibt es heute eine ganze Reihe von Tools und maßgeschneiderter Angebote, die das (Arbeits-)Leben im Home Office leichter machen. Du fragst dich, welches das richtige Tool für dich ist? Das hängt davon ab, was du von einer App erwartest. Wie viele Teilnehmer muss man einladen können, sind Live-Streams ein Muss oder müssen Arbeitsmaterialien bearbeitet und Aufgaben koordiniert werden? Diese Fragen solltest du dir vor dem Kauf genau überlegen und bestenfalls eine kostenlose Testversion in Anspruch nehmen. Damit du einen Überblick über die derzeitige Marktsituation erhältst, stellen wir dir die zur Zeit besten Tools für die unterschiedlichsten Bedürfnisse vor.
Das Abhalten von Videokonferenzen ist unverzichtbar. Meetings und Konferenzen kann man so online und doch von Angesicht zu Angesicht abhalten – unabdingbar, wenn wichtige Entscheidungen gefällt werden müssen und um die Produktivität im Home Office zu erhöhen.
Dank einer Vielzahl von Anbietern findet man ganz einfach das für sich passende Tool.
Ein absoluter Klassiker, den viele bis jetzt wohl eher für private Unterhaltungen genutzt haben. Doch auch für Businesstalks ist Skype geeignet. Das Programm ist kostenlos, ermöglicht gratis Videoanrufe und bietet eine Chat-Funktion.
Auch eine Gruppenfunktion ist verfügbar. Insgesamt können bis zu 50 Personen in einem Videochat miteinander kommunizieren.
Im Gegensatz zu Skype ist GoTo Meeting für den Businessbereich konzipiert und kostenpflichtig. Nach einer einmonatigen kostenlosen Testzeit kann man ein Abo abschließen, das im Monat zwischen 10 bis 15€ kostet. Dafür erhält man dann mit einem einfachen Klick einen Besprechungsraum für ein Meeting, bei dem bis zu 250 Teilnehmer rege diskutieren können. Ebenfalls ermöglicht es diese Plattform, interaktive Webinare abzuhalten. So bleibst du und dein Team stets auf dem Laufenden.
Dieser Dienst ermöglicht mehr als nur Videochats. Integriert in die Office-365-Office-Suite und Skype ist der Dienst in 26 Sprachen verfügbar. Wie der Name des Tools verrät, können Teams angelegt werden. Diese Teams richten dann Channels ein, über die einfach kommuniziert werden kann – sowohl im Gruppenchat als auch über private Nachrichten. Die manchmal umständliche Kommunikation über E-Mail wird somit überflüssig. Bei Meetings können bis zu 10.000 Teilnehmer*innen eingeladen werden. Dies funktioniert einfach über den Outlook-Kalender. Die Meetings können zudem aufgezeichnet werden, um sie anderen Teammitgliedern zum Download bereitzustellen. Pro Monat kostet dieses Tool 6,60 € pro Benutzer.
Mit diesem Tool sind Videokonferenzen, digitales Lernen und Webinare auch im Home Office einfach zu managen. Egal ob vom PC oder dem Handy – mit der passenden App können Meetings immer und überall dort abgehalten werden, wo es einem gerade am besten passt. Meeting-Räume können persönlich gestaltet werden und auch Dateien sicher zwischen den Teilnehmern verschickt werden. Videos können aufgezeichnet und zum Download bereitgestellt werden, auch Schulungen lassen sich ganz einfach gestalten. Bei einem Meeting können bis zu 100 Teilnehmer hinzugefügt werden. Dies hat allerdings auch seinen Preis: Man bezahlt bis zu 340 € pro Monat. Genügen einem 25 Teilnehmer pro Meeting, ist man hingegen schon um rund 46 € pro Monat dabei.
Übrigens: Hilfreiche Tipps rund um die virtuelle Kommunikation mit Kolleg*innen haben wir im Beitrag Messenger-Knigge: So nutzt du Teams, Slack & Co. richtig zusammengestellt. Und Tipps für ein angemessenes Outfit findest du in unserem Beitrag Kleidung im Home-Office.
Hat man in der Videokonferenz die Rahmenbedingungen geklärt, ist es nun Zeit zur Arbeit zu schreiten. Damit dabei im Team jeder genau weiß, was sein Aufgabenbereich ist und niemand die Übersicht verliert, gibt es verschiedene Tools, die einem geteilte To-do-Listen, Kalender und Notizbücher zur Verfügung stellen.
Mit diesem Tool sind selbst große Projekte kein Problem mehr. To-do-Listen und Zeitpläne erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit. In Portfolios kann der Projektfortschritt beobachtet werden, ebenso ist ersichtlich, wie hoch die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter ist. Es werden verschiedene Pakete angeboten, für ca. 9 € im Monat ist die Basic-Mitgliedschaft zu haben.
Dieses Tool ist spezialisiert auf geteilte Notizen. So gehen die kreativen Ideen garantiert nicht verloren! Die Notizbücher können übersichtlich gegliedert und mit farbigen Tags versehen werden. Wer über ein Tablet verfügt, kann neben Text auch Skizzen einfügen. Ebenso können Audio- oder Videodateien integriert werden und interessante Websites können mit dem Web Clipper gespeichert werden. Das Tool kann kostenlos in den App-Stores heruntergeladen werden.
Unverzichtbar, um die Übersicht zu behalten und Aufgaben zuzuweisen. Mittels Kärtchen können Aufträge und Erinnerungen in verschiedenen Boards organisiert werden. Fristen mit Erinnerungen verhindern, dass Aufgaben vergessen werden. Boards können mit mehreren Mitgliedern geteilt werden, so sieht jeder, was gerade ansteht. Trello ist kostenlos, kann aber um weitere praktische Tools erweitert werden. Die App ist für unterschiedliche Geräte geeignet – dank Synchronisation ist man so auch am Handy immer auf dem neusten Stand.
Nicht schon wieder Montag? Mit diesem Tool verfliegt die schlechte Laune. Es eignet sich perfekt für das Arbeiten im Home Office. Von Projektmanagement bis hin zu HR-Aufgaben lässt sich mit diesem Tool alles organisieren. Termine und Timelines können mit Kollegen synchronisiert werden, um Prioritäten festzulegen. Ein Blick auf den Projektstatus zeigt, wie weit fortgeschritten das Projekt bereits ist und wer welche Aufgaben innehat. So kann die Arbeitsbelastung fair verteilt werden. Es gibt verschiedene Pakete, preislich ist das Basis-Paket für fünf Teilnehmer um ca. 49 € im Monat zu erhalten.
Videokonferenzen finden zumeist im kleineren Rahmen statt. Doch was macht man, wenn man die ganze Firma erreichen möchte? Oder ganz einfach von zu Hause aus einen interessanten Fernkurs anbieten möchte? In diesem Fall sind Webinare die ideale Lösung. Mit ihnen kannst du ganz einfach Tausende Menschen erreichen.
Events finden nun online statt. Damit dies reibungslos klappt, bietet das Tool GoTo Webinar Vorlagen an, die besonders am Anfang hilfreich sind. Durch die Gestaltung von ansprechenden Seiten können Teilnehmer leichter erreicht werden, Dashboards informieren über deren Aktivität, Umfragen geben Feedback und dank der Aufzeichnungsfunktion kannst du auch Live-Webinare jederzeit zum Download bereitstellen. Je nach Teilnehmeranzahl werden verschiedene Preisregelungen angeboten. Bei 500 Teilnehmern kostet GoTo Webinar etwa 129 € im Monat.
Ebenfalls auf das Abhalten von Webinaren spezialisiert ist ClickMeeting. Mit diesem Tool kannst du Kurse und Schulungen online verfügbar machen und neue Produkte vorstellen. In virtuellen Konferenzräumen können Tausende Teilnehmer versammelt werden. Die Sitzung kann einfach über Facebook oder YouTube gestreamt werden. Statistiken helfen anschließend bei der Evaluierung des Projektes. Je nach Teilnehmeranzahl unterscheiden sich auch hier die Preise, der Einstiegspreis liegt bei rund 23 € im Monat.
Du willst nicht nur Material zur Verfügung stellen, sondern dass deine Mitarbeiter oder Webinar-Teilnehmer aktiv mitarbeiten. Dann solltest du Tools für virtuelle Workshops nutzen.
Mural ist eine kollaborative Online-Plattform, die es Teams ermöglicht, gemeinsam Ideen zu entwickeln, zu organisieren und zu präsentieren. Die Benutzeroberfläche von Mural ist intuitiv gestaltet und ermöglicht es den Nutzern, mithilfe von Drag-and-Drop-Funktionen verschiedene Elemente wie Texte, Bilder und Shapes zu platzieren. Besonders hervorzuheben ist die Vielzahl an Template-Vorlagen, die für verschiedene Zwecke wie Brainstorming, Prototyping oder Projektmanagement zur Verfügung stehen. Die Vorteile von Mural liegen in der einfachen und effizienten Zusammenarbeit in Echtzeit sowie in der Möglichkeit, Feedback direkt in der Plattform zu geben. Die Kosten für Mural fangen bei 9.99 US-Dollar pro Nutzer und Monat an.
Auch bei Miro dreht es sich um eine kollaborative Online-Plattform, die von Teams weltweit eingesetzt wird, um digital zusammenzuarbeiten und Dinge zu visualieren. Die Benutzeroberfläche von Miro ist ähnlich nutzerfreundlich wie die von Mural und bietet eine Vielzahl von Tools und Funktionen, um Ideen zu strukturieren und zu präsentieren. Besonders erwähnenswert sind die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools wie Slack, Jira oder Trello, die die Arbeitsabläufe noch effizienter gestalten. Die Vorteile von Miro liegen in der Flexibilität, Anpassbarkeit und Skalierbarkeit der Plattform sowie in der Möglichkeit, auch offline zu arbeiten. Die Kosten für Miro liegen je nach gewähltem Plan zwischen 8 und 16 US-Dollar pro Nutzer und Monat, in der Enterprise-Version mehr.
Plane jedes virtuelle Meeting wie ein physisches Treffen:
Erst danach wählst du die passende Software für das Meeting. Unabhängig davon gilt: Plan bei längeren Meetings gemeinsame feste Pausenzeiten ein, die Teilnehmer*innen werden es dir danken.
Happy Meeting!
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