Messenger-Knigge: So nutzt du Teams, Slack & Co. richtig

Messenger in der internen Kommunikation: Vor- und Nachteile

Echtzeit-Messenger sind aus der internen Kommunikation vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Corona und die neuen Home-Office-Regeln haben dazu geführt, dass sie die E-Mail als Kommunikationskanal Nr. 1 für viele Teams sogar abgelöst haben. Kein Wunder, schließlich bringen Messenger viele Vorteile mit sich:

• Einfach und schnell
  Messenger bieten eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen auszutauschen und Feedback zu geben, ohne dass man auf eine E-Mail oder ein Meeting warten muss.
• Ortsunabhängigkeit
  Sie können von jedem Ort aus genutzt werden, was die Flexibilität erhöht und es den Mitarbeiter*innen ermöglicht, von unterwegs oder von zu Hause aus zu arbeiten.
• Effizientes Zusammenarbeiten
  Sie können dazu beitragen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams erleichtern.

Aber so praktisch die neuen Kommunikationskanäle auch sind, sie stellen uns auch vor neue Herausforderungen. Wissen die Teammitglieder den Messenger nicht richtig einzusetzen, kann das auch negative Folgen haben:

• Ablenkungsgefahr
  Natürlich bieten Slack und ähnliche Plattformen mit ihren Push-Benachrichtigungen ein großes Ablenkungspotenzial.
• Missverständnisse und Spannungen
  Wenn die Netiquette nicht beachtet wird, kann es bei der Kommunikation über Messenger schnell zu Missverständnissen, Verwirrung und sogar schlechter Stimmung im Team kommen.
• Grenzen zum Privaten verschwimmen
  Wir alle kennen Messenger ursprünglich von der privaten Kommunikation via WhatsApp und Co. Kein Wunder, dass wir mit Kolleg*innen eher in einen lockeren Ton verfallen und den Messenger auch für private Nachrichten nutzen. Das ist in Maßen ganz normal, wird aber ab einem gewissen Punkt zum echten Produktivitätskiller.

Messenger-Knigge: Hier sind 12 Tipps, die dir helfen, Slack und Teams richtig zu nutzen – für mehr Produktivität und Harmonie im Team.

Kommunikationskultur kennen und umsetzen

Der Messenger an sich ist zunächst einmal nur ein Tool, das von Unternehmen auf unterschiedlichste Art und Weise eingesetzt werden kann. Insofern ist die Messenger-Kommunikation Teil und Ausdruck der Firmenkultur. Diese solltest du kennen, um dich bei der Kommunikation in Teams oder Slack angemessen zu verhalten. Beobachte also, wie deine Kolleg*innen den Chat nutzen, bevor du selbst aktiv wirst:

• Wie formell bzw. informell ist die Kommunikation?
• Begrüßt man sich bei Arbeitsbeginn im Chat und meldet sich nach Arbeitsschluss ab?
• Ist die Messenger-Kommunikation auf das Wichtigste reduziert oder werden z. B. auch interessante Links, GIFS oder private Neuigkeiten geteilt?
• Welche Channels werden für was genutzt?

Channels und Threads richtig nutzen

Je nach Situation solltest du die unterschiedlichen Kommunikationsmöglichkeiten der Messenger nutzen, um die richtige(n) Person(en) zu erreichen:

• Sende Direktnachrichten an eine bestimmte Person bei Inhalten, die nur euch beide betreffen.
• Informationen, die auch andere im Team betreffen könnten, teilst du am besten in offenen Channels.
• Hier kannst du auf einzelne Posts antworten und diese so in Threads verwandeln, in denen Themen diskutiert werden. Dadurch wird die Kommunikation im Channel deutlich übersichtlicher.
• Um eine bestimmte Person im offenen Channel auf deine Nachricht aufmerksam zu machen, nutze Erwähnungen (@NAME).

Emoji-Reaktionen nutzen

Mithilfe von Emojis können Teammitglieder ihre Meinung ausdrücken, ohne dass lange, unübersichtliche Threads entstehen. Und natürlich gibt es hier wie auch bei privat genutzten Messengern wie Whatsapp mehr Möglichkeiten als nur den „Daumen hoch“: Du kannst aus der gesamten Emoji-Palette auswählen. Um Verwirrung zu vermeiden, hat beispielsweise Slack gängigen Reaktionen spezielle Emojis zugeordnet, z. B. „Ich sehe mir das an“, „Gut gemacht“ oder „Abgeschlossen“.

Kolleg*innen über den eigenen Status informieren

Der Messenger-Status bietet sich für Phasen an, in denen du nicht oder nur eingeschränkt erreichbar bist. So wissen deine Kolleg*innen Bescheid und warten nicht vergeblich auf eine schnelle Rückmeldung. Du kannst einen der voreingestellten Status-Updates verwenden (siehe unten) oder, wenn diese nicht aussagekräftig genug sind, einen individuellen Status eingeben.

Fokussiert arbeiten dank „Bitte nicht stören“

Die meisten Messenger bieten eine „Bitte-nicht-stören“-Funktion: Solange sie aktiviert ist, werden Push-Nachrichten pausiert. Davon solltest du Gebrauch machen, wenn du eine Zeit lang konzentriert arbeiten willst.

Weniger Nachrichten, mehr Inhalt

Wenn Mitteilungen über 20 einzelne Nachrichten versendet werden, wird das nicht nur ziemlich unübersichtlich, sondern nervt auch die Kolleg*innen, die deshalb 20 Push-Nachrichten bekommen. Versuche deswegen, dein Anliegen in wenige gehaltvolle Nachrichten zu verpacken, die auch gerne länger sein können. Sei dabei aber so präzise wie möglich – um den heißen Brei herumreden ist tabu.

Nachrichten formatieren für mehr Übersichtlichkeit

Je länger eine Nachricht, desto wichtiger ist, dass sie übersichtlich gestaltet ist.

• Gliedere Texte in Absätze, um ihre Struktur sichtbar zu machen. Generell gilt: Pro Gedanke ein Absatz.
• Als Bulletpoints formatierte Inhalte können schneller erfasst werden.
• Emojis können als Bulletpoints oder Trenner eingesetzt werden und Inhalte zusätzlich visualisieren.
• Wichtige Wörter oder Sätze kannst du hervorheben, indem du sie fett oder kursiv formatierst.

Erst checken, dann fragen

Generell sollte es dein Ziel sein, deine Kolleg*innen so wenig wie möglich zu stören. Wenn du eine bestimmte Information im Chatverlauf nicht auf Anhieb wiederfindest, frage nicht direkt danach. Die meisten Messenger-Dienste haben nämlich eine Suchfunktion, mit der du die Verläufe nach Stichwörtern durchsuchen lassen kannst.

Reaktionszeiten festlegen

Wie schnell muss ich bei Teams oder Slack antworten? Diese Frage könnte man mit „so schnell wie möglich“ beantworten, immerhin entspricht es bei einem Echtzeit-Messenger den allgemeinen Erwartungen, dass man eine schnelle Reaktion erhält. Andererseits hat jede Person ihre Aufgaben zu erledigen und kann eingehenden Nachrichten nicht permanent Aufmerksamkeit schenken. Wenn Teams aus unterschiedlichen Zeitzonen miteinander kommunizieren, muss zusätzlich noch der Zeitunterschied berücksichtigt werden.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Reaktionszeiten festzulegen – gesamtintern und ggf. pro Channel. Dafür eignen sich bei Slack z. B. die Eingabefelder „Thema“ oder „Beschreibung“ in den Channel-Details.

Kritik per Direktnachricht äußern

Nicht nur in der Online-Kommunikation ist öffentlich ausgesprochene Kritik ziemlich unangenehm für die kritisierte Person. Deswegen solltest du lieber privat, also per Direktnachricht Kritik aussprechen. Bei Lob sieht das natürlich anders aus: Da kann es besonders motivierend sein, sich vom gesamten Team feiern zu lassen.

Verhalten bei dringenden Anfragen

Anders als bei E-Mails kann man Messenger-Nachrichten nicht mit einem „Dringend!“-Label versehen. Dafür erhält der bzw. die Kontaktierte immer eine Push-Benachrichtigung, wenn du eine Direktnachricht in eurem privaten Chat schickst oder ihn/sie im offenen Channel mit @NAME erwähnst. Hat er oder sie den „Bitte nicht stören“-Modus in Slack aktiviert, kannst du bei dringenden Anfragen eine Push-Nachricht erzwingen. Sollte dein*e Kolleg*in trotzdem nicht reagieren, bombardiere sie oder ihn nicht mit weiteren Nachrichten, sondern versuche es einfach mal telefonisch.

Videokonferenzen: Was gibt es zu beachten?

Viele Messenger bieten neben der Chat-Funktion auch die Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten. Diese bieten nochmal ein ganz eigenes Fail-Potenzial – deshalb hier die wichtigsten Regeln für Videokonferenzen:

• Pünktlich einwählen: Pünktlichkeit bei geplanten Meetings ist nicht nur eine Frage des Respekts, sondern spart auch wertvolle Arbeitszeit.
• Kamera-Einsatz klären: Seine Gesprächspartner*innen auf dem Bildschirm zu sehen, schafft eine persönliche Atmosphäre. Das ist vor allem von Vorteil, wenn man sich nicht gut kennt oder bei Teams, die von unterschiedlichen Standorten aus arbeiten und sich sonst nie zu Gesicht bekommen
• Aber wenn die Videoübertragung keinen Mehrwert bietet, könnt ihr den Bandbreitenverbrauch auch sparen und die Kamera ausgeschaltet lassen. Am besten zu Beginn des Meetings klären.
• Ordentlich präsentieren: Für den Fall, dass die Kamera an bleibt, solltest du für Ordnung sorgen – sowohl was die Umgebung als auch deine Kleidung betrifft. Zum Glück bieten viele Anbieter von Videokonferenzen die Möglichkeit, den Hintergrund zu verändern, sodass die unaufgeräumte Küche im Hintergrund aus dem Blickfeld verschwindet.
• Störquellen minimieren: Halte Meetings möglichst in einer ruhigen Umgebung ab, informiere Familienmitglieder und Mitbewohner*innen und schalte das Telefon stumm, damit du nicht unterbrochen wirst.
• Technik testen: Der wahrscheinlich größte Zeitfresser in Videokonferenzen ist nicht funktionierende Technik. Stelle also im Vorfeld sicher, dass Kopfhörer, Mikrofon und das Teilen des Bildschirms einwandfrei funktionieren.

Zusammenfassung

Kurz gesagt kannst du bei der Messenger-Kommunikation im Team kaum etwas falsch machen, wenn:

• du dich an der bestehenden Kommunikationskultur orientierst – denn jedes Team hat seine eigenen Kommunikationsregeln.
• du darauf achtest, die Produktivität deiner Kolleg*innen so wenig wie möglich einzuschränken. Dafür ist es sehr hilfreich, die Funktionen des Messengers gut zu kennen und zu nutzen.

Wenn alle diese Grundregeln beherzigen, gelingt euch garantiert eine gute und harmonische Kommunikation, die das gesamte Team voranbringt.