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Du möchtest einen Kredit oder staatliche Unterstützung beantragen? Das Finanzamt hat Fragen, die dein Gehalt betreffen? Für diese Fälle ist es ratsam, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Aber wie lange? Ein paar Wochen, einige Jahre oder doch bis zum Renteneintritt? Darüber, wie lange du deine Gehaltsabrechnung tatsächlich aufbewahren solltest, kursieren viele Meinungen. Wir bringen Licht ins Dunkel und verraten dir, wie du in jedem Fall auf der sicheren Seite bist.
In der Lohnabrechnung ist dein Gehalt für eine bestimmte Zeitspanne – meistens für einen Monat – festgehalten. Du siehst dort neben deinem Brutto- und Nettolohn unter anderem auch:
Folgende Daten des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin muss die Gehaltsabrechnung enthalten:
Die Gehaltsabrechnung ist daher nicht nur für kurze Überprüfungen, sondern auch für langfristige Entscheidungen wichtig. Möchtest du zum Beispiel einen Kredit beantragen oder ziehst du in eine neue Wohnung, musst du als Gehaltsnachweis in der Regel die letzten drei Gehaltsabrechnungen vorlegen. Gibt es Unstimmigkeiten in Sachen Rentenabrechnung, kann es sogar nötig sein, die Abrechnungen aus mehreren Jahren vorzuweisen. An dieser Stelle stellt sich die wichtige Frage, wie lange du die Abrechnungen aufbewahren solltest.
Wie lange du deine Gehaltsabrechnung tatsächlich aufbewahren solltest – darüber gehen die Meinungen teils stark auseinander. Stiftung Warentest empfiehlt, lediglich die Abrechnungen eines laufenden Kalenderjahres aufzubewahren. Wenn Arbeitnehmer*innen am Ende des Jahres ihre Lohnsteuerbescheinigung erhalten haben und dort alles korrekt ist, können sie ihre Gehaltsabrechnungen laut Stiftung Wahrentest also entsorgen.
Eine andere Meinung vertritt die Deutsche Rentenversicherung. Wenn es nach ihr geht, solltest du deine monatlichen Lohnabrechnungen als Arbeitnehmer*in so lange aufbewahren, bis deine Rentenansprüche geklärt und bestätigt sind.
Auf die Frage, wie lange du deine Gehaltsabrechnung aufbewahren solltest, gibt es also keine eindeutige Antwort. Fakt ist: Wenn du deine monatlichen Abrechnungen bis zum Renteneintritt aufbewahrst, bist du auf der sicheren Seite. Auch wenn sich dabei mehrere hunderte Dokumente ansammeln können, passen diese in der Regel in ein bis zwei Aktenordner und wenn du tatsächlich mal eine Abrechnung aus längst vergangenen Zeiten benötigst, findest du sie problemlos wieder.
Heutzutage ist es aber gängiger, die Gehaltabrechnungen digital aufzubewahren. Hier lohnt sich ein regelmäßiger Download und das Abspeichern auf einem persönlichen Datenträger. Sorge hier aber unbedingt dafür, dass deine Daten gesichert sind und nicht verloren gehen können.
Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt The Stepstone Group Deutschland GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der bereitgestellten Inhalte entstehen.
Deine Gehaltsabrechnungen dienen nicht nur als Nachweis für deine gezahlten Gehälter, sondern auch für Steuerangelegenheiten, die Beantragung von Krediten oder staatlichen Unterstützungen sowie für die Berechnung von Unterhalt oder Rente. Sie sind daher entscheidend für deine finanzielle Sicherheit und langfristige Planung.
Die Empfehlungen variieren, aber im Allgemeinen ist es ratsam, deine Gehaltsabrechnungen bis zum Renteneintritt aufzubewahren, um eventuelle Rentenansprüche zu klären. Einige Quellen raten dazu, nur die Abrechnungen des laufenden Kalenderjahres aufzubewahren. Letztendlich hängt die Aufbewahrungsfrist von deinen persönlichen Umständen ab.
Ja, du kannst deine Gehaltsabrechnungen auch digital aufbewahren, um Platz zu sparen und eine bessere Organisation zu ermöglichen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass deine digitalen Dateien gut geschützt sind, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.
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