Digitale Unterschrift: Wie nutzt du sie – und wann ist sie gültig?

Das Wichtigste in Kürze

• Eine digitale Unterschrift ist die elektronische Alternative zur klassischen handschriftlichen Signatur.
• Im Berufsalltag sparen digitale Signaturen Zeit, Papier und erhöhen die Sicherheit von Prozessen.
• Eine QES (Qualifizierte Elektronische Signatur) gilt laut BGB rechtlich als gleichwertig zur handschriftlichen Variante.
• Für hohe Sicherheitsanforderungen ist meist eine QES erforderlich.

Die digitale Unterschrift und ihre Varianten je nach Sicherheitsstufe

Eine digitale Unterschrift ist das elektronische Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Es handelt sich also um eine elektronische Signatur, die innerhalb eines digitalen Dokuments angebracht wird, um dessen Inhalte rechtsverbindlich zu bestätigen.

Es gibt drei Typen, die jeweils für ein eigenes Sicherheitslevel stehen:

• Einfache elektronische Signatur (EES)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die QES ist nach den Richtlinien der eIDAS-Verordnung innerhalb der EU und gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen. Das bedeutet, dass sie sogar in den meisten Gerichtsverfahren als Beweismittel anerkannt wird. In der Praxis kommt die QES vor allem bei besonders sensiblen Dokumenten zum Einsatz, etwa bei Kreditverträgen oder Arbeitsverträgen mit hohen Anforderungen an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet ein höheres Sicherheitsniveau als eine einfache elektronische Signatur, da sie in der Regel verifizierbar ist und an den Unterzeichnenden gebunden wird, zum Beispiel über ein Zertifikat.

Eine einfache elektronische Signatur hingegen kann im Grunde jede Form einer digitalen Bestätigung sein, wie zum Beispiel ein eingescannter Schriftzug, der in ein Dokument eingefügt wird. Dies kann beispielsweise für die Unterschrift in deinem Lebenslauf ausreichend sein.

Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Generell ist eine digitale Unterschrift in Deutschland rechtsgültig. Die eIDAS-Verordnung regelt innerhalb der EU den grenzüberschreitenden Einsatz elektronischer Signaturen und schafft dafür einheitliche Rahmenbedingungen.

• Für dich bedeutet das: Wenn du ein Dokument digital unterschreibst, kannst du dich grundsätzlich darauf verlassen, dass dieses Vorgehen in weiten Teilen Europas rechtlich anerkannt ist.
• Allerdings solltest du immer auf das jeweils notwendige Sicherheitsniveau achten. Einfache elektronische Signaturen sind zwar besser als keine, reichen jedoch nicht in allen Fällen aus.
• Bei Verträgen, die per Gesetz eine Schriftform erfordern, ist meist eine QES vorgeschrieben, um tatsächlich rechtskräftig zu sein.
• Beispiele hierfür sind Kredit- und Darlehensverträge, notarielle Beglaubigungen oder hochsensible Vereinbarungen, in denen der Gesetzgeber einen maximalen Schutz verlangt.
• Auch das Nachweisgesetz kann relevant werden, wenn es um die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten geht.

Es ist also wichtig, dass du dich an die vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen und Fristen hältst.

Einsatz der digitalen Unterschrift im Arbeitsleben

Digitale Unterschriften erleichtern den Geschäftsalltag enorm. Statt aufwändig Dokumente auszudrucken, per Post zu verschicken und lange auf Rücksendungen zu warten, kannst du mit einer digitalen Signatur binnen Minuten Verträge abschließen.

Typische Beispiele aus dem Berufsalltag sind:

• Arbeitsverträge: Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber profitieren von dem schnellen und sicheren Abschluss. Besonders in Zeiten von Remote Work ist das ein großer Vorteil.
• NDA und Datenschutzvereinbarungen: Sensible Vereinbarungen können fortgeschritten oder qualifiziert unterschrieben und revisionssicher gespeichert werden.
• Bestellungen und Angebote: Ob im Einkauf oder Verkauf, digitale Signaturen sparen Papier und beschleunigen den Abwicklungsprozess.
• Reisekostenabrechnungen und Spesen: Auch interne Prozesse wie Abrechnungen und Spesen kannst du digital ganz unkompliziert abwickeln.
• Verträge mit externen Dienstleister*innen: Wenn du schnell rechtssichere Vereinbarungen treffen musst, sind digitale Signaturen eine große Hilfe.

So praktisch sind digitale Signaturen: Beispiele

Die Vorteile von digitalen Unterschriften gelten unabhängig von der Branche. Dennoch zwei anschauliche Beispiele:

Beispiel 1: Unmittelbarer Projektstart ohne Wartezeit

Angenommen, du gewinnst im Online-Marketing einen Kunden, der zum ersten Mal ein Angebot von dir annimmt. Anstatt mehrere Tage auf den unterschriebenen Vertrag zu warten, kannst du ihm ein digital signiertes Dokument schicken, das er direkt unterschreibt und wieder hochlädt. So startet das Projekt viel schneller und das kann theoretisch spürbare finanzielle Auswirkungen haben.

Beispiel 2: Schnelle Mitarbeiterverträge europaweit

Stell dir vor, du führst eine Agentur, deren Mitarbeiter*innen in ganz Europa verteilt sind. Projekte werden kurzfristig vergeben und erfordern schnelle Vertragsabschlüsse. Mit einer digitalen Signatur kann ein neuer Freelancer-Vertrag innerhalb von Minuten unterschrieben werden, ohne dass du auf die Laufzeiten internationaler Postsendungen angewiesen bist.

Diese Tools stehen dir zur Verfügung

Der Markt für digitale Signatur-Tools ist – wie in allen Software-Bereichen – rasant gewachsen. Hier eine kleine Auswahl an Anbietern, die sich in Europa etabliert haben:

• DocuSign: Sehr bekannt und bietet diverse Sicherheitsstufen (EES, FES und QES). Lässt sich in viele CRM- und ERP-Systeme integrieren.
• Adobe Sign: Gehört zur Adobe-Familie, daher gut in Adobe Acrobat und die Creative Cloud eingebunden. Bietet einfache Handhabung und flexible Lizenzmodelle.
• SignNow: Günstiger als manche Wettbewerber und dennoch zuverlässig. Richtet sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen.
• Skribble: Fokussiert auf den europäischen Markt und punktet mit QES-Unterstützung sowie klaren Datenschutzstandards.
• HelloSign: Eine Alternative, wenn du viel mit Google Workspace arbeitest. Synchronisiert Daten mit Google Drive oder Gmail.

Zu beachten ist, dass auch solche Beispiel-Auflistungen immer nur eine Momentaufnahme sind. Große Anbieter wie Adobe sind zwar für die Zukunft aufgestellt, allerdings entstehen parallel dazu so viele Neuentwicklungen, dass es sich lohnt, den Markt im Auge zu behalten. Durch die fortschreitenden KI-Lösungen gilt das umso mehr.

Was solltest du bei der digitalen Unterschrift beachten?

Wie bereits erwähnt, ist das Sicherheitslevel ein wesentliches Kriterium bei digitalen Unterschriften. Doch weitere Aspekte kommen noch hinzu:

• Sicherheitslevel: Wähle die Signaturart, die für den spezifischen Anwendungszweck verlangt wird. Bei besonders kritischen Dokumenten empfiehlt sich eine QES.
• Datenschutz: Achte unbedingt darauf, dass der Dienst DSGVO-konform ist. Verschlüsselungstechnologien sollten auf dem neuesten Stand sein.
• Aufbewahrungsfristen: Gerade für Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder NDAs gelten gesetzlich vorgeschriebene Fristen, die du im Blick behalten musst. Stelle sicher, dass deine Dokumente sicher archiviert sind.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein Tool sollte einfach zu bedienen sein. Dann fällt die Akzeptanz innerhalb des Teams höher aus und Prozesse laufen reibungsloser ab. Dies gilt besonders in einem beruflichen Umfeld, in dem die digitale Kompetenz nicht allzu hoch ist.
• Kosten: Die Preismodelle variieren. Manche Anbieter arbeiten mit monatlichen Abo-Modellen, andere rechnen pro Dokument oder pro Unterzeichnung ab. So oder so: Plane diesen Posten in dein Budget ein.
• Vertragsbedingungen: Achte bei der Tool-Auswahl auf Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und mögliche Zusatzkosten für Support oder Erweiterungen.

Nicht zu vergessen neben all dem: Der wichtigste Aspekt ist letztendlich, welche Regelung dein Arbeitgeber vorgibt. Aufgrund der Wichtigkeit, die rechtlich korrekte Variante zu nutzen, haben Unternehmen in der Regel klare Guidelines, etwa aus dem Legal-Department, falls vorhanden. Der Vorteil daran für dich: Dir wird die Entscheidung abgenommen und du musst dich mit den ganzen Optionen gar nicht erst tiefer beschäftigen.

Digitale Unterschrift in der Praxis: Schritt für Schritt

Hier ein Praxisbeispiel zur Veranschaulichung des Ablaufs:

1. Vorbereitung des Dokuments: Du erstellst ein Angebot oder einen Vertrag als PDF. Achte darauf, dass alle relevanten Klauseln und Details enthalten sind.
2. Upload ins Signatur-Tool: Übertrage das Dokument in eine Plattform wie Adobe Sign, DocuSign oder ein anderes Tool deiner Wahl. Dort kannst du Felder für die Unterschrift oder Initialen definieren.
3. Empfänger*innen hinzufügen: Trage die E-Mail-Adressen der Personen ein, die das Dokument unterschreiben sollen. Manche Tools bieten dir die Möglichkeit, eine Reihenfolge festzulegen. So unterschreibt zum Beispiel zuerst deine Kolleg*in und dann dein*e Kund*in.
4. Verifizierung: Bevor das Dokument unterschrieben wird, findet bei den meisten Tools eine Authentifizierung statt. Das kann ein einfacher Klick über einen Link sein. Bei höheren Sicherheitsanforderungen kommt oft eine Zwei-Faktor-Authentisierung zum Einsatz.
5. Unterzeichnung: Jede*r Empfänger*in setzt ihre bzw. seine digitale Signatur in die entsprechenden Felder. Abhängig von der Sicherheitsstufe ist das etwa ein Klick, das Eingeben einer PIN oder die Verwendung eines persönlichen Zertifikats.
6. Abschluss und Speicherung: Nach der letzten Unterschrift wird ein Zertifikat erstellt, das den Signaturprozess dokumentiert. Das fertig signierte Dokument kannst du direkt im Tool speichern oder herunterladen und an anderer Stelle archivieren.

Damit hast du einen revisionssicheren und transparenten Prozess, der im Idealfall auch vor Gericht Bestand hat, sofern die nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.

Fazit: Die digitale Unterschrift passt zum digitalen Zeitgeist

Die digitale Unterschrift spart dir viel Zeit, reduziert Papierberge und ermöglicht dir und deinem Team ortsunabhängiges Arbeiten. Durch verschiedene Sicherheitsstufen – von der EES bis zur QES – ist sie vielseitig einsetzbar und bietet für nahezu jeden Anwendungsfall die passende Lösung.

Achte allerdings darauf, dass du dich gut informierst, um für deine konkreten Einsatzszenarien das richtige Tool und das richtige Signaturniveau auszuwählen. Bei strengen gesetzlichen Vorgaben, wie sie in manchen Branchen gelten, kann die qualifizierte elektronische Signatur unverzichtbar sein. Zudem ist es ratsam, ein Tool zu wählen, das deine Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und Kosten erfüllt. So kannst du sicherstellen, dass deine digitalen Unterschriften nicht nur praktisch sind, sondern auch sämtlichen rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt The Stepstone Group Deutschland GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der bereitgestellten Inhalte entstehen.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Kann man einen Arbeitsvertrag elektronisch unterschreiben?

Ja, das ist möglich. Wichtig ist jedoch, dass du auf das passende Sicherheitsniveau achtest. In vielen Fällen wird eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) empfohlen, damit der Vertrag auch vor Gericht Bestand hat.

Ist ein Vertrag mit digitaler Unterschrift gültig?

In den meisten Fällen ist er rechtsgültig, vor allem, wenn du mindestens eine fortgeschrittene oder sogar qualifizierte Signatur nutzt. Für bestimmte Dokumente, die laut BGB schriftformpflichtig sind, ist eine QES erforderlich.

Kann der Arbeitgeber eine digitale Unterschrift verlangen?

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber festlegen, dass Verträge elektronisch unterzeichnet werden sollen. Es darf jedoch keine Benachteiligung entstehen und alle Beteiligten müssen die Möglichkeit haben, rechtswirksam zu unterschreiben.

Wie rechtssicher ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist so sicher und rechtssicher wie die gewählte Signaturstufe. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen, während einfachere Signaturen eher für weniger kritische Dokumente gedacht sind.

Ist ein eingescannter Arbeitsvertrag gültig?

Ein bloßer Scan deiner Unterschrift gilt rechtlich nur als einfache elektronische Signatur. Das kann für manche Dokumente ausreichen, jedoch nicht für alle Verträge. Wenn eine Schriftform vorgeschrieben ist, solltest du mindestens eine FES oder im Zweifelsfall eine QES verwenden.