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Wie ist das bei dir im Büro: Hast du deinen festen Schreibtisch, an dem du immer sitzt, oder suchst du dir jedes Mal einen neuen Platz, wenn du ins Büro kommst? Wenn Letzteres zutrifft, kennst du vielleicht das Konzept „Desk Sharing“. Dabei gibt es keine festen Arbeitsplätze – stattdessen sucht sich jeder einen freien Schreibtisch, je nachdem, was gerade am besten passt.
Das kann Platz sparen, Kosten senken und für mehr Abwechslung im Büro sorgen, weil man immer wieder andere Kolleg:innen trifft. Doch ist Desk Sharing wirklich für alle die perfekte Lösung? In diesem Artikel erfährst du, welche Vorteile das Konzept mit sich bringt, aber auch, welche Herausforderungen es mit sich bringen kann.
Desk Sharing bedeutet: keine festen Arbeitsplätze. Mitarbeitende suchen sich jeden Tag einen Platz, der frei ist. Viele Unternehmen setzen darauf, da oft nicht alle Schreibtische genutzt werden. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist es in vielen Büros kaum noch üblich, dass alle Mitarbeitenden gleichzeitig anwesend sind. Durch Desk Sharing kann die Bürofläche also viel effizienter genutzt werden.
Desk Sharing umfasst verschiedene Modelle und Konzepte. Je nach Art des Unternehmens, der Mitarbeiteranzahl oder der Größe des Büros stehen verschiedene Konzepte zur Auswahl:
Hier sucht sich jede*r morgens einen freien Platz, ohne vorher zu reservieren. Das ist besonders praktisch, wenn viele Mitarbeitende flexibel arbeiten. Aber: Wenn es zu wenig Plätze gibt, kann die Suche nach einem freien Schreibtisch stressig werden. Gute Planung und genug Arbeitsplätze sind daher wichtig.
Mit einem Buchungssystem können Mitarbeitende ihren Platz im Voraus reservieren. So weiß man schon vor Arbeitsbeginn, wo man sitzt – perfekt für Teams und Büros mit hoher Auslastung. Digitale Tools helfen, verfügbare Arbeitsplätze zu finden und sorgen für Struktur. Beispiele dafür sind:
Julius Klemm, Consultant in der Unternehmensberatung, nutzt das Desk Sharing Systems Seatti. In seinem Arbeitsalltag hat es nicht nur für mehr Organisation gesorgt, sondern auch den Teamspirit gefördert. Das System bietet noch einiges mehr, wie Julius aus seiner täglichen Arbeit berichtet:
- Julius Klemm, ConsultantWir nutzen das Desk Sharing System Seatti, welches als Addon zu MS Teams dient. Seatti bietet dabei viele zusätzliche Funktionen, wie das Buchen von Arbeitsplätzen für andere Kollegen. Außerdem ist es auch möglich, Afterworks über Seatti zu organisieren und man kann sehen, welche Kollegen sich welchen Platz wann gebucht haben.
Hier werden Büros in Zonen aufgeteilt, die für bestimmte Aufgaben gedacht sind – zum Beispiel Ruhebereiche für konzentriertes Arbeiten oder Kreativzonen für Brainstorming. Mitarbeitende können je nach Aufgabe den passenden Bereich wählen. Das fördert Produktivität und Zufriedenheit, erfordert aber durchdachte Planung.
Flexibles Arbeiten
Teamwork stärken
Platz sparen
Kosten senken
Fehlendes Zugehörigkeitsgefühl
Kein Gestaltungsspielraum für den Arbeitsplatz
Störungen durch wechselnde Umgebungen
Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitenden, jeden Tag aufs Neue zu entscheiden, wo sie arbeiten möchten. Egal, ob ruhiger Platz für konzentriertes Arbeiten oder ein lebhafter Bereich für Teamwork – diese Flexibilität unterstützt unterschiedliche Arbeitsstile und sorgt für mehr Zufriedenheit im Job.
Das tägliche Wechseln der Sitznachbarn schafft eine offene Atmosphäre, in der Mitarbeitende leichter ins Gespräch kommen und voneinander lernen können. Neue Perspektiven entstehen, der Austausch im Team wird gefördert, und kreative Ideen finden schneller ihren Weg ins Unternehmen.
Durch Desk Sharing werden ungenutzte Schreibtische vermieden, und der vorhandene Büroplatz wird effizienter genutzt. So bleibt mehr Raum für andere Bereiche wie Besprechungsräume, Ruhezonen oder kreative Arbeitsbereiche, die das Arbeiten angenehmer und produktiver machen.
Weniger fest zugeordnete Arbeitsplätze bedeuten auch weniger benötigte Bürofläche. Unternehmen können dadurch Miet- und Betriebskosten erheblich reduzieren. In Kombination mit Homeoffice-Optionen wird Desk Sharing zu einer kosteneffizienten Lösung für moderne Arbeitswelten.
Ohne einen festen Arbeitsplatz kann bei Mitarbeitenden das Gefühl der Zugehörigkeit zum Team oder Unternehmen leiden.
Ein fester Arbeitsplatz, den man selbst gestalten kann, entfällt. Das kann für einige Mitarbeitende den Arbeitsalltag weniger angenehm machen.
Durch ständig wechselnde Kolleg:innen und Arbeitsumgebungen kann es schwieriger sein, sich zu konzentrieren oder Routinen aufzubauen.
Ja, der Arbeitgeber kann Desk Sharing anordnen. Dabei müssen jedoch Vorgaben zur Gesundheit und Hygiene eingehalten werden. Gibt es einen Betriebsrat, muss dieser bei größeren Änderungen oder der Organisation von Desksharing miteibezogen werden.
Flexibel gestaltete Arbeitsbereiche, klare Regeln wie eine Clean Desk Policy und eine passende technische Ausstattung, z. B. Laptops und Buchungssysteme.
Nein, ein gesetzliches Recht gibt es nicht. Der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass immer genug Arbeitsplätze vorhanden sind.
Große Firmen wie Microsoft oder Siemens setzen auf Desk Sharing, vor allem in Bereichen mit viel Projektarbeit oder Homeoffice.
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