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Du hast deine Bewerbungsunterlagen fertig und fragst dich jetzt, wie du sie am besten digital verschickst? Dann bist du hier genau richtig. Denn gerade im Bewerbungsprozess zählt der erste Eindruck – und der beginnt schon mit der Form deiner Unterlagen. PDF-Dateien sind dabei das Mittel der Wahl: Sie wirken professionell, sind sicher und lassen sich überall problemlos öffnen.
In diesem Artikel erfährst du, warum das PDF-Format für deine Bewerbung so wichtig ist, wie du deine Dokumente optimal zusammenfügst und worauf du bei Dateigröße, Reihenfolge und Benennung achten solltest. Mit unseren Tipps gelingt dir eine digitale Bewerbungsmappe, die überzeugt.
PDF-Dateien sind im digitalen Datenverkehr von Dokumenten heute Standard – und so auch bei Bewerbungen. Das hat drei zentrale Gründe:
Die Gesamtgröße deiner Bewerbungsunterlagen sollte 3 MB nicht überschreiten. Zu große Anhänge können den Posteingang blockieren oder die Ladezeiten unnötig verlängern. Auch beim Empfang kann es zu Problemen kommen, wenn die Datei zu umfangreich ist.
- Lara Kieninger, Karriere-Expertin und Personalerin bei StepstoneDie Zeit pro Bewerbung ist bei Personaler*innen oft knapp – deshalb hilft eine gute Struktur, schnell einen Überblick über deine Qualifikationen und Erfahrungen zu erhalten. Das gilt auch für die Anlagen – mir persönlich hilft es sehr, wenn es ein Anlagenverzeichnis gibt, die Reihenfolge nachvollziehbar ist und die Dateien sinnvoll beschriftet sind.
Du kannst deine Bewerbung ganz einfach direkt aus Word oder einem anderen Office-Programm als PDF abspeichern. Die meisten Programme haben diese Funktion bereits integriert: Klicke auf „Datei“ → „Speichern unter“ und wähle „PDF (*.pdf)“ als Format.
Falls dein Programm keine PDF-Option bietet, ist das kein Problem. Online-Konverter helfen dir weiter: Lade deine Datei hoch, wähle PDF als Ausgabeformat – und schon ist dein Dokument konvertiert.
Wichtig ist nur, dass du auf eine seriöse Website achtest. Schließlich willst du sensible Daten wie deinen Lebenslauf oder dein Bewerbungsschreiben nicht ungeschützt hochladen.
Wenn du deine Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei speicherst, nutzt du dafür einen klaren und aussagekräftigen Namen. Achte darauf, dass klar zu erkennen ist, was sich hinter den einzelnen Dateien verbirgt, zum Beispiel:
Wenn du deine gesamten Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei zusammengefügt hast, benennst du die Datei zum Beispiel so:
Du kannst mehrere Bewerbungsunterlagen ganz einfach zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen – entweder direkt über Word, mit Programmen wie PDFCreator oder mithilfe von Online-Tools.
Es kann sehr sinnvoll sein, mehrere Dateien in einer PDF-Datei zu bündeln. Das hat den Vorteil, dass der*die Empfänger*in deiner Bewerbungsunterlagen nicht jede Datei einzeln herunterladen und öffnen muss, sondern alle Informationen in einer einzigen Datei vorfindet.
Je nachdem, in welchem Dateiformat deine Ausgangsdokumente gespeichert sind, gibt es zwei Vorgehensweisen:.
In diesem Fall kannst du alle Texte und Bilder in ein Word-Dokument kopieren, dort beliebig anordnen und dann wie oben beschrieben in eine PDF-Datei umwandeln. Das hat den Vorteil, dass du eventuelle Änderungen einfach im Word-Dokument vornehmen und dieses dann wieder als PDF speichern kannst. Gerade, wenn du Bewerbungen an verschiedene Arbeitgeber schickst und die Unterlagen gezielt änderst, ersparst du dir zusätzliche Arbeit.
Wenn deine Ausgangsdokumente bereits als PDF-Datei gespeichert sind, kannst du sie einfach über eine Funktion deines Mac oder PCs, bei Windows mit dem Programm PDFCreator oder mit einem Online-Tool zusammenführen:
Unser Tipp: Achte auf die Reihenfolge. Die meisten Anwendungen ordnen die Dokumente in der Reihenfolge an, in der du sie hochgeladen hast. Trotzdem empfiehlt es sich, nach dem Hochladen zu überprüfen, ob diese Reihenfolge auch tatsächlich eingehalten wurde. Im finalen PDF selbst kannst du die einzelnen Seiten in der Seitenleiste aber auch nach Belieben per Drag and Drop verschieben.
Die richtige Reihenfolge deiner digitalen Bewerbungsmappe ist:
Damit deine digitale Bewerbungsmappe überzeugt, kommt es nicht nur auf die richtigen Dokumente an, sondern auch auf deren Qualität und Wirkung. Mit diesen Tipps hinterlässt du einen professionellen Eindruck:
Überlege dir, in welcher Branche du dich bewirbst. In konservativen oder traditionellen Unternehmen wirkt ein klassisch gestalteter Lebenslauf besser, während kreative Branchen auch ein moderneres Layout schätzen. Passe deine Unterlagen also immer an den Stil des Unternehmens an.
Weitere Tipps für einen überzeugenden Lebenslauf findest du hier: Lebenslauf schreiben: Inhalt, Aufbau und Tipps zum Design (mit Vorlagen)
Auch, wenn deine Bewerbungsmappe digital verschickt wird, gilt für das Bewerbungsschreiben der klassische Aufbau eines Briefs. Mehr dazu erfährst du hier: Bewerbungsschreiben: Format, Aufbau und Inhalt (mit Vorlagen, Beispielen und Checkliste)
Vorlagen helfen dir, wenn du noch unsicher bist, wie du deine digitale Bewerbungsmappe aufbauen sollst. Sie geben dir eine klare Struktur für Lebenslauf und Bewerbungsschreiben.
Wichtig ist aber: Nutze Vorlagen wirklich nur als Grundlage. Personaler*innen merken schnell, ob ein Dokument 1:1 übernommen wurde. Mit der richtigen Balance zwischen Vorlage und individueller Anpassung sparst du Zeit, wirkst professionell und deine Bewerbung bleibt trotzdem einzigartig.
Hier findest du Bewerbungsvorlagen als Inspiration: Vorlagen für die Bewerbung zum kostenlosen Download
Deine E-Mail-Adresse ist oft das Erste, was Personaler*innen von dir sehen – also sollte sie professionell wirken. Am besten erstellst du dir eine E-Mail-Adresse, die schlicht deinen Vor- und Nachnamen enthält, eventuell ergänzt durch eine Zahl, falls dein Name schon vergeben ist.
Hier findest du weitere Tipps und Tricks für deine Bewerbung per Mail: Bewerbung per E-Mail: So meisterst du die Online-Tipps für deine online Bewerbung (mit Muster)
Du musst die Originaldatei (z. B. in Word) korrigieren und sie dann erneut als PDF abspeichern. Es gibt auch PDF-Editoren, mit denen du kleine Änderungen direkt vornehmen kannst.
Ja, dein Bewerbungsfoto lässt sich direkt im PDF einbetten. Achte darauf, dass es professionell wirkt und gut in das Gesamtbild deiner Bewerbungsunterlagen passt.
Digitale Unterschriften können mit PDF-Editoren oder beim Mac mit der Vorschau-App digital gezeichnet und hinzugefügt werden. Du kannst deine Unterschrift auch scannen und sie dann als Bild in deine PDF-Datei einfügen.
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