Video Call: Worauf musst du achten?

Die Vorbereitung: Prüf deine technische Ausstattung

Erfolgreich kommunizieren ist nur möglich, wenn du dich ganz auf deinen Gesprächspartner konzentrieren kannst: Was sagt er oder sie, welche Gesten begleiten das Gespräch, welche nonverbalen Signale empfängst du außerdem? Darauf wirst du reagieren, bewusst und unbewusst. Umso wichtiger ist es daher, dass die Kommunikation reibungslos verlaufen kann.

Im Fall von Video Calls heißt das: Die technische Ausstattung muss fehlerfrei funktionieren. Und: Du solltest in der Lage sein, sie souverän zu bedienen. Nichts ist ärgerlicher als ein defektes Mikro, eine nicht funktionierende Kamera oder eine schlechte Internetverbindung. Dann wird plötzlich nicht mehr über Inhalte diskutiert, stattdessen stehen technische Ratschläge im Vordergrund. Regelrecht peinlich kann es werden, wenn einer der Gesprächspartner nur schlecht sicht- oder hörbar ist, weil er oder sie Geräte nicht zu bedienen weiß.

Souveräner Auftritt – eine Frage der Routine

Prüf also deine Ausstattung weit vor dem eigentlichen Termin: Funktionieren Desktop beziehungsweise Notebook einwandfrei? Ist die Internetverbindung stabil? Sind Kamera und Mikro funktionstüchtig? Weißt du, wie du beides ein- und ausschaltest beziehungsweise regelst?

Lern dein „Schaltpult“ kennen und mach dich mit den Bewegungsabläufen vertraut – wie beim Tutorial eines neuen Computerspiels! So wird die Bedienung intuitiv, und du agierst souverän. Teste nicht zuletzt die Einstellung deines Mikros – wann klingst du zu laut, wann zu leise. Wie schaltest du das Mikro stumm, denn das solltest du während des Calls machen, sobald du nicht mehr sprichst.

Solltest du dich entscheiden, ein Headset zu nutzen, dann achte bitte darauf, das Mikro unter dem Mund zu positionieren – und nicht unter der Nase. Denn von dort kann es jeden Atemzug übertragen – buchstäblich jeden!

Am besten aus dem Festnetz

Ein Hinweis noch: Mobilfunkverbindungen sind längst nicht so stabil wie das Festnetz. Schalt dich nur in echten Ausnahmesituationen von unterwegs in einen Video-Call.

Wenn Verbindungen abbrechen oder deine Gesprächspartner*in dich nicht mehr sehen oder hören können, sorgt das nicht nur für Missstimmung. Am Ende weiß niemand, was vereinbart wurde beziehungsweise, ob alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Besser ist es, den Call vom Festnetz aus zu führen.

Die richtige Position der Kamera: So kommst du gut rüber

Beim Reden schaut man sich in die Augen, richtig? Richtig. Geht aber leider nicht beim Video-Call. Und nun? Kommt es auf die Position der Kamera an. Positionier sie so, dass du die Illusion erweckst, als würdest du dein Gegenüber direkt ansprechen.

Experten empfehlen, die Kamera in einem Abstand von etwa 1,5 Metern in Augenhöhe aufzubauen. Wichtig ist, dass du beim Sprechen direkt in die Kamera schaust – dann ist die Illusion beim Gegenüber perfekt.

Da die meisten in Notebooks integrierten Kameralinsen einen extremen Weitwinkel haben, raten manche Profis dazu, eine eigene Webcam anzuschließen. Diese kannst du genau gegenüber positionieren, sodass es dir leichtfällt, direkt in die Kamera zu sprechen.

Zugegeben, die Position der Kamera stellt dich vor eine entscheidende Herausforderung: Wenn du beim Sprechen in die Kamera schaust, kannst du nicht auf den Bildschirm blicken, wo dein Gesprächspartner zu sehen ist. Es fehlt dir also das unmittelbare Feedback, das normalerweise unerlässlich für den persönlichen Austausch ist. Beim Video-Call sind Reaktionen ohnehin etwas zeitversetzt. Mit einiger Übung entwickelst du jedoch eine eigene Routine, die es dir erlaubt, souverän und authentisch zu kommunizieren.

Der optimale Bildausschnitt: Zeig Persönlichkeit

Beim Video Call geht es um zweierlei: Erstens, möchtest du überzeugend rüberkommen. Und zweitens möchtest du, dass deine Gesprächspartner*innen dein Anliegen wahrnehmen und verstehen. Dazu müssen deine Gesprächspartner*innen dich nicht nur in die Augen blicken können, sie müssen auch in der Lage sein, deine Persönlichkeit wahrzunehmen.

Stell daher den Bildausschnitt deiner Kamera so ein, dass sie dein Gesicht und einen Teil deines Oberkörpers zeigt. (Achte dabei darauf, dass dein Kopf nicht oben abgeschnitten wird.) Diese Porträteinstellung erlaubt es dir außerdem, deine Kommunikation mit der gewohnten Gestik zu unterstützen – allerdings in Maßen. Zu raumgreifend, zu häufig sollten deine Bewegungen nicht sein, denn das sorgt für Unruhe.

Setz dich ins richtige Licht

Vorteilhafte Beleuchtung ist nicht nur eine Frage der persönlichen Eitelkeit, sie ist auch ein Gebot der Höflichkeit. Schließlich soll dein Gesprächspartner dein Gesicht gut sehen können. Umso wichtiger wird dies, wenn es sich um ein Vorstellungsgespräch handelt oder du zum ersten Mal mit einem neuen Kunden sprichst.

Ideal ist sanftes Licht von vorne, das dich in deiner unmittelbaren Umgebung gleichmäßig ausleuchtet. Mit Tageslicht, das – am besten von Norden – durchs Fenster auf dein Gesicht fällt, hast du einen perfekten Platz gefunden. Vermeide alles, was zu starken Schatten führt, dazu gehören direktes Sonnenlicht, aber auch Deckenbeleuchtungen oder Schreibtischlampen. Und schließlich: Schummriges Sofalicht wirkt unprofessionell.

Der Hintergrund: Perfekte Kulisse für den überzeugenden Auftritt

Im Home-Office ist es nicht immer einfach, für einen professionellen Hintergrund zu sorgen. Erst recht, wenn man am Ess- oder Küchentisch arbeiten muss. Wer täglich mit dem Team kommuniziert, freut sich überdies möglicherweise, Einblick in den Alltag der Kolleg*innen zu erhalten oder selbst sein Zuhause zu zeigen. Ungewöhnliche Hintergründe – Pflanzen, Bilder, Ausblicke – liefern schöne Gesprächsanlässe. Das erzeugt persönliche Nähe, und was könnte in Zeiten des Social Distancing wichtiger sein als Nähe?

Doch grundsätzlich gilt: Beim Video Call gehört es sich, einen neutralen, möglichst klaren Hintergrund zu wählen. Urlaubsbilder, das Plüschtier, die süße Deko – all das stört und lenkt von dir und vom Thema ab.

Bitte nicht auf der Couch lümmeln

Auch wenn die Versuchung im Home-Office groß ist: Die Wohnzimmercouch oder gar das eigene Bett sind kein passender Platz, um mit Kollegen zu konferieren. Selbst wenn du ein wenig verschnupft sein solltest, setz dich bitte an einen Tisch. Das ist mehr als nur eine Geste der Höflichkeit gegenüber den anderen Teilnehmer*innen. Letztlich trägt es auch dazu bei, dass du dich besser auf das digitale Meeting konzentrieren kannst.

Aufrecht Sitzen hebt die Stimmung

Wer aufrecht sitzt, unterstützt den gleichmäßigen Atemfluss. Du atmest in den Bauch, dein Herzschlag wird gleichmäßig, du kannst dich besser fokussieren, deine Konzentrationsfähigkeit steigt. Ergebnis: Du fühlst dich super, und das merken auch deine Gesprächspartner*in. Deine positive Ausstrahlung steckt sie an!

Deine Stimme – perfektes Tool für erfolgreiche Kommunikation

Aufrechte Haltung und Bauchatmung wirken sich positiv auf deine Stimme aus. Statt mit hoher, leicht gequetschter Kopfstimme kannst du mit vollem Volumen sprechen. Du musst dich nicht anstrengen und noch nicht mal besonders laut reden. Mit guter Atmung lässt sich die Stimme leicht modellieren.

Ergebnis: Die anderen Teilnehmer*innen hören dir gerne zu. Und das beste dabei: Du wirkst authentisch. Deine Botschaft kommt an!

In Zeiten der Corona-Pandemie, in denen Kommunikation fast nur noch digital vermittelt wird, kommt der Stimme für die Wahrnehmung der Persönlichkeit mehr Bedeutung zu als im analogen Alltag. Denn im persönlichen Austausch gibt es noch eine Fülle weiterer Signale, die die gegenseitige Wahrnehmung beeinflussen.

Dein Outfit: Erweise deinen Gesprächspartnern Respekt

Seit Beginn der Corona-Pandemie mehren sich Berichte von Home-Office Arbeiter*innen, die mehr oder weniger augenzwinkernd von ihrem unrasierten oder ungeschminkten Alltag im Jogginganzug berichten. Alle Koketterie beiseite: Mit dem selbstgewählten Schlabberlook tust du dir nichts Gutes. Im Gegenteil. Auf Dauer kommst du in eine schlechte Stimmung, bester Nährboden für Selbstzweifel, Antriebslosigkeit und sogar Depressionen.

Auf Dritte wirkt ein ungepflegtes Äußeres – ungepflegt. Das irritiert die Gesprächspartner. Sie fühlen sich nicht ernst genommen, und das beeinträchtigt die Kommunikation. Gleiches gilt übrigens für im Bild sichtbare ungespülte Geschirrstapel, leere Flaschen und andere Dinge aus dem häuslichen Alltag.

Deshalb: Es muss nicht gleich Anzug oder Kostüm sein. Fürs Team tun’s auch ein schönes Hemd oder ein cooles Shirt, eine tolle Bluse oder ein Pullover. Einzige Einschränkung: Karos oder auffällige Muster kommen nicht gut, weil sie für ein unruhiges Bild sorgen. Auch große Ohrringe oder anderer Schmuck können störend wirken, insbesondere wenn sie möglicherweise Licht reflektieren.

Beim Vorstellungsgespräch aus dem Home Office allerdings solltest du auf ein Jackett niemals verzichten!

Lesetipp: Tipps zum passenden Outfit bei Bewerbungsgesprächen

Mit Generalprobe auf der sicheren Seite

Du hast alles vorbereitet: Licht, Kamera, Hintergrund, den Schreibtisch aufgeräumt? Auch die Mute-Einstellung findest du instinktiv? Perfekt. Dann schließe die Tür und mache eine Generalprobe – am besten mit einem guten Freund oder einem Familienmitglied.

So sammelst du erste Erfahrungen im Video Call und entwickelst Routine im Umgang mit der Technik. Das Feedback deines Gesprächspartners kann dir außerdem helfen, Stimme, Gestik und Mimik gegebenenfalls zu korrigieren.

Ein Technik-Test inklusive Kamera-Check empfiehlt sich vor jedem Call. Damit sicherst du, dass alle Geräte geladen sind und einwandfrei funktionieren.

Gute Vorbereitung – der Schlüssel für erfolgreiche Kommunikation

Steht die Technik, ist es Zeit, sich um die Inhalte des Video Calls zu kümmern. Gerade, wenn es sich um deinen ersten Video Call überhaupt oder sogar ein Vorstellungsgespräch handelt, kann gute inhaltliche Vorbereitung die Aufregung etwas mildern.

Was willst du zum Austausch beitragen, welche Inhalte oder Ziele liegen dir am Herzen beziehungsweise welche Argumente willst du anführen? Möglicherweise ist es sinnvoll, Stichpunkte zu notieren, die dir im Meeting als Gedankenstützen dienen. Denke auch daran, die Notizen möglichst knapp zu fassen und sie gut leserlich aufzuschreiben. Ein Blick sollte genügen, um dich an Details zu erinnern. Tipp: Konsultiere deine Notizen möglichst unauffällig, also beispielsweise wenn dein Gesprächspartner selbst spricht.

Wenn du während des Video Calls eine Bildschirmpräsentation halten willst oder einzelne Grafiken vorstellen wirst, dann mache dich vorher mit den entsprechenden Funktionen der Software vertraut.

Auch wenn es sich „nur“ um ein routinemäßiges Team-Meeting handelt: Gute Vorbereitung hilft immer. Je strukturierter du deine Botschaften einspeist, desto erfolgreicher bist du. Auch das Meeting insgesamt wird davon profitieren, es wird effizienter.

Es geht los: Fahren alle Anwendungen herunter

Egal, ob Vorstellungsgespräch oder Team Meeting, du willst störungsfrei am Video Call teilnehmen. Weder Mensch noch Technik soll dir dazwischenfunken. Vergewissere dich daher kurz vor dem Call, dass die Tür geschlossen ist – und alle Mitbewohner beziehungsweise Familienmitglieder informiert sind.

Schalte das Smartphone stumm und fahre alle nicht benötigten Anwendungen auf deinem Notebook herunter. Bitte komm auch nicht auf den Gedanken, parallel zu deinem Call ein neues Programm herunterzuladen. Nicht auszudenken, was passiert, wenn die neue Software zur Installation plötzlich den Rechner neu startet!

Verhalten im Call: Höflichkeit ist Trumpf

Was offline richtig ist, ist auch online nicht falsch – diese Regel gilt auch für Conference beziehungsweise Video Calls. Höflichkeit ist oberstes Gebot – die beginnt mit dem pünktlichen Einwählen und der Bereitschaft zum Small Talk zu Beginn des Gesprächs.

Im Meeting hat der Host die Gesprächsführung. Seine Aufgabe ist es, die Teilnehmer zu begrüßen, einander vorzustellen und allen zu erläutern, mit welchen Mitteln oder Tools sie sich jeweils zu Wort melden können, beispielsweise über die Chatfunktion. Idealerweise ist er es auch, der den Teilnehmern das Wort erteilt. Ohnehin versteht es sich von selbst, die anderen ausreden zu lassen.

Nur der, der redet, öffnet sein Mikro, alle Zuhörer*innen schalten ihres stumm, damit keine Nebengeräusche, raschelndes Papier zum Beispiel, Husten oder schlichtes Atmen, in die Konferenz übertragen werden. In der Regel ist der, der spricht, in einem großen Fenster sichtbar, während die anderen Teilnehmer in kleinen Fenstern zu sehen sind. Es empfiehlt sich also, die eigene Mimik zu zügeln. Gähnen, Augen verdrehen, das Smartphone checken – alle kriegen alles mit! Ebenso unhöflich ist es, nebenbei Apps oder E-Mails zu schreiben.

Übrigens: Je nachdem, aus welchen Kontinenten und Distanzen die Teilnehmer*innen zugeschaltet sind, kann es zu Zeitverzögerungen bei der Übertragung kommen. Kalkuliere dies bei deinen Reaktionen vorab ein.

Du lädst selbst zu einem Video Call ein: Was ist zu tun?

Du hast erste Erfahrungen mit Video Calls gesammelt und möchtest nun selbst zu einem einladen? Dann helfen dir diese Tipps beim guten Gelingen:

• Verständige dich vorab mit allen Teilnehmer*innen über den passenden Zeitpunkt. Dies kann auch bilateral über E-Mail oder Telefon geschehen.
• Legt das Conference Tool fest, falls es nicht vom Unternehmen vorgegeben ist. Zur Auswahl stehen unter anderem Facebook, Google Hangout, MS Teams, Facetime oder Skype.
• Verschicke eine Einladung an alle Teilnehmenden, damit alle sehen, wer teilnimmt.
• Verschicke die Einwahl-Details mit der Einladung.
• Benenne in der Einladung das Thema des Calls und hänge, wenn möglich, die Agenda an. Ist dies nicht möglich, schicke die Agenda, sobald sie feststeht.
• Stelle allen Teilnehmern Infos zur Vorbereitung zur Verfügung. Dies kann über einen Link geschehen, über den Hinweis, wo sie auf den Unternehmensserver gespeichert sind oder mit einem Anhang.
• Mache dich selbst gut mit der Conference Software vertraut, insbesondere mit den Funktionen, die den Einladenden zur Verfügung stehen.
• Entscheide, ob du auch die Moderation des Calls übernehmen – oder aber einem Dritten überlassen willst. Wenn du selbst moderierst, bereite dich gut darauf vor. Überlege, wer sich für die Protokollführung eignen könnte und spreche mit der Person ab, in welcher Frist sie oder er das Protokoll erstellen beziehungsweise verschicken kann.
• Als Einlader*in ist es deine Aufgabe, alle Teilnehmenden zu begrüßen und gegebenenfalls einander vorzustellen. Vergiss nicht, alle darüber zu informieren, wie sie sich zu Wort melden können. Denke zum Schluss daran, die Ergebnisse des Calls kurz zusammenzufassen und dich bei allen Teilnehmer*innen zu bedanken.