Eine Abschiedsmail im Job verfassen

Das solltest du bei der Abschiedsmail beachten

• Sei professionell und respektvoll: Vermeide Kritik, Vorwürfe oder interne Konflikte. Auch wenn du privat andere Gefühle hast, sollte die Mail immer sachlich und freundlich bleiben.
• Formuliere Dank konkret: Zeige Wertschätzung für Zusammenarbeit, Unterstützung oder besondere Projekte. Konkrete Beispiele wirken persönlicher und nachhaltiger als allgemeine Floskeln.
• Gib klare Kontaktinformationen: Damit Kolleg*innen oder Kund*innen den Kontakt halten können, füge private E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Social-Media-Profile hinzu.
• Achte auf Länge und Struktur: Zwei bis drei Absätze reichen meist aus. Beginne mit einer kurzen Einleitung, dann Dank und persönliche Worte, abschließend Hinweise auf Nachfolger*innen oder Übergaben.
• Passe Tonfall und Stil an die Situation an: Ob formell, freundlich oder humorvoll – richte dich nach Unternehmenskultur, Teamgröße und Zielgruppe. Humor ist erlaubt, sollte aber nie verletzend sein.

Abschiedsmail schreiben

Ob du nach einer Kündigung ein Abschlussgespräch suchst oder lieber kommentarlos gehen möchtest, hängt von den näheren Umständen ab und ist dir überlassen. Aber auf ein Abschiedsmail solltest du auf keinen Fall verzichten, auch um sicherzugehen, dass alle Kolleg*innen Bescheid wissen. Auch wenn du nur vorübergehend wegen Elternzeit oder eines Sabbaticals gehst, kannst du das Abschiedsmail dazu nutzen, Dankbarkeit und Respekt deinen Kolleg*innen gegenüber zu zeigen und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Abschiedsmail an Kolleg*innen

Abschiedsmail auch an Kund*innen verschicken?

Wenn du mit einem*r Kund*in über Jahre hinweg zusammengearbeitet hast, gehört es zum guten Ton, sich zu verabschieden. Ob es sich um eine interne Projektübergabe oder um deinen Weggang aus der Firma handelt, ein Abschiedsmail kannst du dazu nutzen, dich für die Zusammenarbeit zu bedanken, und gleich auch bekannt zugeben, wer in Zukunft zuständig sein wird. Hast du ein gutes Verhältnis zu deinem*r Vorgesetzten, solltest du mit ihm auch absprechen, wie du die Abschiedsmail genau formulierst und wann du sie verschickst.

Tipps:

• Bedanke dich für die Zusammenarbeit
• Gib den Nachfolger/die Nachfolgerin bekannt
• Abstimmung mit Vorgesetzten, falls nötig

Tipps: Abschiedsmail formulieren

Ein Abschiedsmail sollte keine lange Rechtfertigung werden und schon gar keine Vorwürfe oder Abrechnungen enthalten, sondern so freundlich und kollegial wie möglich verfasst sein. Was solltest du dabei noch beachten?

• Überlege dir, wen du ansprechen willst – je größer der Personenkreis, desto allgemeiner und daher auch unpersönlicher werden die Formulierungen.
• Bleibe sachlich – zolle deinen Kolleg*innen und Vorgesetzten Respekt und sieh das Abschiedsmail in erster Linie als Möglichkeit, dich zu bedanken.
• Halte dich kurz, aber nicht zu kurz – zwei bis drei Absätze sollten genügen, um auf alles einzugehen, was dir wichtig ist.
• Biete vor allem auch die Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben – gib deine Telefonnummer, eine private Mail-Adresse, Social Media-Profile o.Ä. an, denn über die Firmen-Mailadresse wirst du ja bald nicht mehr erreichbar sein.
• Wenn du schon eine neue Stelle hast, kündige diese nicht groß an, um nicht zu prahlerisch zu wirken – deute, wenn dann, die Position, Branche und/oder neue Stadt an.
• Und zum Schluss: Überprüfe deine Nachricht auf jeden Fall auf Tipp- und Rechtschreibfehler, bevor du sie abschickst!

Vorlagen für Abschiedsmails

Diese Muster für Abschiedsmails sollen dir in erster Linie zur Inspiration dienen, verfasse ein persönliches und auf deine Bedürfnisse zugeschnittenes. Begrüßung (Liebe Kolleginnen und Kollegen, Liebes Team, Sehr geehrte/r Frau/Herr XY, …) und Grußformel am Ende (Liebe Grüße, Herzliche Grüße, Alles Gute Ihnen, …) dürfen natürlich auch nicht fehlen.

Betreffideen:

• Sachlich: „Abschiedsmail“, „Ich verabschiede mich“
• Freundlich: „Danke & auf Wiedersehen“
• Humorvoll: „Ich bin dann mal weg“ (nur wenn passend)

Jobwechsel:

Der XX.XX. rückt immer näher und damit auch mein Abschied von der Firma. Daher möchte ich mich noch einmal für die kollegiale Zusammenarbeit, die Unterstützung auch in schwierigen Projekten sowie die konstruktiven Anmerkungen zu meinen Präsentationen bedanken. Es fällt mir nicht leicht, nach vier Jahren nun zu einer neuen Aufgabe aufzubrechen.

In Zukunft übernimmt Kolleg*in XY meine Aufgaben. Wenn Sie mich weiterhin erreichen wollen, können Sie das gerne unter der Telefonnummer (…) bzw. meiner privaten Mail-Adresse (…) tun.

Elternzeit:

Wie ihr bereits wisst, gehe ich mit XX.XX. in Elternzeit und freue mich auf die damit neu auf mich zukommenden Herausforderungen. Ich möchte mich herzlich für die Kollegialität und den Teamgeist bedanken. Dass ich an meinen Aufgaben wachsen konnte, indem mir etwa auch beim besonders wichtigen X-Projekt Verantwortung übertragen und ich so gut dabei unterstützt wurde, möchte ich noch einmal betonen, weil ich das mir entgegengebrachte Vertrauen sehr schätze.

Meine Projekte übernimmt nun XY, den Ihr unter seiner Mailadresse (…) sowie der Durchwahl (…) erreicht. Er wird sich bei allen Projektverantwortlichen auch in den nächsten Tagen noch melden.

Wer mit mir während meiner Abwesenheit in Kontakt bleiben möchte, kann das gern über mein Social Media-Profil (…) tun.

Pensionierung:

Mit einem lachenden und einem weinenden Auge sehe ich meiner Pensionierung mit dem XX.XX. entgegen. Da ich mich nicht nur schriftlich für die Kollegialität und unsere tolle Zusammenarbeit bedanken möchte, lade ich am XX.XX. ab XX Uhr zu einem kleinen Umtrunk in meinem Büro ein.

Es wird mir nicht leicht fallen, nach 12 Jahren nicht mehr jeden Morgen in unser Büro zu kommen, aber ich freue mich auch auf die anstehenden Veränderungen und sehe meine in den letzten Jahren begonnenen Projekte bei meinen Teamkolleg*innen in den besten Händen.

Lustig:

Die Gerüchte sind wahr – ab dem XX.XX. werde ich mir nie wieder heimlich die letzte Kaffeetasse aus dem Schrank nehmen und keine Sitzung mehr durch eine „kleine Frage“ aufhalten. Ihr könnt also aufatmen! Aber ganz im Ernst, liebe Kolleg*innen, ich werde unseren Teamgeist vermissen und noch lange daran denken, wie wir es immer geschafft haben, die Deadlines so weit auszudehnen, dass wir alles doch noch rechtzeitig abgeben konnten.

Ein Zusammenhalt wie in unserer Abteilung ist nicht selbstverständlich und ich hoffe, wir bleiben in Kontakt. Ihr könnt mich in Zukunft gern unter der Nummer (…) oder meiner privaten E-Mail-Adresse (…) erreichen. Macht es gut und denkt daran – man sieht sich immer zweimal im Leben!

Wann sollte ich die Abschiedsmail verschicken?

Um den Kolleg*innen die Möglichkeit zu geben, persönlich auf die Abschiedsmail zu reagieren, unter Umständen noch eine Verabschiedung zu planen etc., sollte die Nachricht nicht erst am letzten Arbeitstag, sondern einige Tage davor verschickt werden. Ist ein gemeinsamer Umtrunk oder ein gemeinsames Mittagessen zum Abschluss geplant, solltest du die Nachricht schon früher verschicken, damit sich alle diesen Termin freihalten können.

Abschiedsmail erhalten: Was kann ich antworten?

Orientiere dich in der Antwort am besten am Tonfall der Nachricht: Ist sie witzig oder humorvoll formuliert oder eher nüchtern und sachlich? Sieh deine Antwort auch als Gelegenheit, dich bei den Kolleg*innen in Erinnerung zu rufen und – wenn gewünscht – ihm auch zu versichern, dass du Kontakt halten möchtest. Das kann sowohl auf persönlicher Ebene als auch auf beruflicher, d.h. wenn bei dir selbst ein Jobwechsel ansteht, wichtig werden.