Arbeitsbescheinigung anfordern und übermitteln – so geht‘s

Wenn du Arbeitslosengeld beantragen willst, benötigst du eine Arbeitsbescheinigung. Aber wie kommst du an das Dokument? Musst du als Arbeitnehmer*in auf irgendetwas achten? Und wie läuft die Übermittlung ans Arbeitsamt ab? Hier kommen alle Antworten.*

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsbescheinigung (auch „Arbeitgeberbescheinigung“ genannt) ist ein Dokument, das vom Arbeitgeber an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt wird. Es enthält Informationen über dein Arbeitsverhältnis – diese braucht die Arbeitsagentur, um deinen Anspruch auf Arbeitslosengeld zu prüfen und dessen Höhe und Dauer zu bemessen.

Folgende Informationen müssen u. a. vom Arbeitgeber übermittelt werden:

• Arbeitgeberangaben (Name, Anschrift, Ansprechpartner*in)
• Angaben zum*zur Arbeitnehmer*in (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Art der Beschäftigung
• Ggf. Angaben zur Kündigung
• Höhe des zuletzt gezahlten Bruttoentgelts und sonstige Zahlungen wie Prämien oder Abfindungen
• Sozialversicherungsdaten und -beiträge
• Bestätigung und Unterschrift des Arbeitgebers

Wann brauchst du eine Arbeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsbescheinigung bzw. Arbeitgeberbescheinigung ist in zwei Fällen ein Muss:

1. wenn du Arbeitslosengeld bei der Agentur für Arbeit beantragen möchtest.
2. wenn du arbeitslos und weniger als 15 Stunden in der Woche bei einem Unternehmen beschäftigt bist: Dann benötigt die Arbeitsagentur eine sogenannte Nebeneinkommensbescheinigung, die mit der Arbeitsbescheinigung vergleichbar ist.

So kommst du an eine Arbeitsbescheinigung

Die Arbeitsbescheinigung wird vom Arbeitgeber ausgestellt. Er ist nach §312 SGB III gesetzlich dazu verpflichtet, diese auf Verlangen des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zu übermitteln. Dabei muss er sicherstellen, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.

Das ist der Ablauf:

• Fordere die Bescheinigung einfach bei deinem Arbeitgeber an – eine kurze E-Mail genügt. Die beste Adresse ist die Personalabteilung. Eine Vorlage für das Schreiben findest du hier.
• Dein Arbeitgeber sollte über den Prozess Bescheid wissen. Er erstellt und übermittelt die Bescheinigung elektronisch. Sollte das Arbeitsverhältnis vor 2023 beendet worden sein, kann er alternativ das entsprechende Formular als PDF von der Website der Agentur für Arbeit herunterladen und ausfüllen. Es gibt zwei verschiedene Formulare – eins für den Antrag auf Arbeitslosengeld und eins für den Antrag auf Bürgergeld.
• Dann übermittelt der Arbeitgeber die Bescheinigung direkt an die Agentur für Arbeit.
• Die Agentur für Arbeit übersendet dir später eine Kopie der Arbeitsbescheinigung.

Die elektronische Arbeitsbescheinigung

Seit dem 1. Januar 2023 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Arbeitsbescheinigungen elektronisch zu erstellen und zu übermitteln. Die Bundesagentur für Arbeit stellt dafür den Service BEA („Bescheinigungen elektronisch annehmen“, BA-BEA) zur Verfügung. Das erleichtert den Prozess und sorgt dafür, dass die Daten schneller und sicherer ankommen.

Vorlage: Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber anfordern (Muster-E-Mail)

Du kannst die Arbeitgeberbescheinigung ganz einfach per E-Mail an deinen Arbeitgeber anfordern. Unsicher, was die Formulierungen betrifft? Orientier dich einfach am folgenden Muster:

Bitte um Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung

Sehr geehrte Damen und Herren / [Ansprechpartner*in Personalabteilung],

mein Arbeitsverhältnis bei [Name des Unternehmens] endete am [xx.xx.xxxx]. Ich bitte Sie hiermit darum, mir bis spätestens [xx.xx.xxxx] eine Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit auszustellen und diese direkt an die zuständige Stelle zu übermitteln.

Für eventuelle Rückfragen stehe ich Ihnen gerne unter der E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse] oder telefonisch unter [Telefonnummer] zur Verfügung.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Wie lange rückwirkend kann eine Arbeitsbescheinigung ausgestellt werden?

Eine wichtige Frage, die sich viele Arbeitnehmer*innen stellen, ist: Wie lange nach Ende des Arbeitsverhältnisses kann die Bescheinigung ausgestellt werden? Grundsätzlich gibt es keine im Gesetz festgelegte Frist. Allerdings solltest du die Arbeitsbescheinigung zeitnah nach Beendigung deines Arbeitsverhältnisses anfordern, da die Agentur für Arbeit aktuelle und präzise Daten benötigt.

Was tun, wenn der Arbeitgeber keine Arbeitsbescheinigung ausstellt?

Sollte dein Arbeitgeber dir keine Arbeitsbescheinigung ausstellen, kannst du dich an die Agentur für Arbeit wenden. Diese kann den Arbeitgeber zur Ausstellung der Bescheinigung auffordern. In schweren Fällen kannst du auch rechtliche Schritte einleiten, da der Arbeitgeber mittlerweile gesetzlich dazu verpflichtet ist, dir die Arbeitsbescheinigung auszustellen.

Arbeitsverhältnis endet – wie geht’s weiter?

Das Ende eines Jobs ist häufig mit vielen Fragen und auch Unsicherheiten verbunden. Geht’s dir genauso? In unserem Magazin, auf YouTube und Instagram findest du viele hilfreiche Inhalte und Tipps, z. B. zu den Themen Arbeitszeugnis, Bewerbung und Arbeitslosigkeit im Lebenslauf.

*Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt The Stepstone Group Deutschland GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der bereitgestellten Inhalte entstehen.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Wie bekomme ich die Arbeitsbescheinigung?

Du erhältst die Arbeitsbescheinigung, indem du sie bei deinem Arbeitgeber anforderst. Häufig wird sie automatisch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt.

Wann muss der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung ausstellen?

Der Arbeitgeber muss die Arbeitsbescheinigung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder auf Verlangen der Agentur für Arbeit ausstellen.

Wer füllt die Arbeitsbescheinigung aus?

Die Arbeitsbescheinigung wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Dieser ist verpflichtet, alle Angaben korrekt und vollständig zu machen.

Was ist, wenn ich keine Arbeitsbescheinigung habe?

Wenn du keine Arbeitsbescheinigung hast, wende dich an die Agentur für Arbeit. Sie kann den Arbeitgeber zur Ausstellung auffordern.

Ist der ehemalige Arbeitgeber verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen?

Ja, der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, dir eine Arbeitsbescheinigung auszustellen.

Wird die Arbeitsbescheinigung automatisch übermittelt?

In den meisten Fällen wird die Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber elektronisch direkt an die Agentur für Arbeit übermittelt: über ein Lohnabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal.

Kann man die Arbeitsbescheinigung selber ausfüllen?

Nein, die Arbeitsbescheinigung muss vom Arbeitgeber ausgefüllt werden, da nur er die erforderlichen Daten hat.

Wie lange dauert die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung?

Die Übermittlung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage, es kann aber je nach Fall auch bis zu wenige Wochen dauern.