Unnötige Meetings als Zeitfresser: So kannst du Meetings effizient gestalten

Das Wichtigste in Kürze

• Deutsche Vollzeitbeschäftigte verlieren laut einer aktuellen Stepstone-Studie im Schnitt 8,7 Stunden pro Woche durch ineffiziente Tätigkeiten wie unnötige Meetings.
• Unklare Ziele, fehlende Struktur und zu viele Teilnehmende sind die häufigsten Probleme bei Meetings und führen zu Frust und Zeitverschwendung.
• Eine effiziente Meetingkultur zeichnet sich durch klare Vorbereitung, eine zielgerichtete Agenda, klar definierte Rollen und den Einsatz moderner Tools aus.
• Mit der richtigen Planung und Meetingregeln lassen sich Zeitfresser in produktive Arbeitssitzungen umwandeln – das spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Motivation und Effizienz im Team.

Unnötige Meetings sind nicht nur ein Ärgernis, sondern auch ein Symptom für eine schlechte Meetingkultur. Klare Strukturen, effiziente Tools und eine gezielte Vorbereitung können dabei helfen, Meetings in echte Produktivitäts-Booster zu verwandeln.

Die versteckten Kosten ineffizienter Meetings

Egal ob Status-Updates, Brainstormings oder Entscheidungsrunden – Meetings kosten Zeit. Doch was viele vergessen: Zeit ist auch Geld. Eine unproduktive Stunde in einem Meeting mit zehn Personen kann schnell mehrere tausend Euro Arbeitszeit verschlingen.
Damit nicht genug. Zusätzlich belasten ineffiziente Meetings auch die Motivation der Teilnehmenden. Wer regelmäßig in unstrukturierten Runden sitzt, fühlt sich schnell demotiviert. Laut unserer Studie geben 58 % der Befragten an, dass zu komplexe Prozesse ihre Arbeitsleistung beeinträchtigen. Meetings ohne klare Ziele und Strukturen gehören hier dazu.

Frustfaktor „Kompetenzen nicht genutzt“: Fast die Hälfte der Beschäftigten fühlt sich unzureichend in ihren Fähigkeiten eingesetzt. Dieser Missstand spiegelt sich auch in Meetings wider, wenn Personen eingeladen werden, die eigentlich gar nicht gebraucht werden und keinen klaren Beitrag leisten können.

Meetings effizient gestalten: Warum es so wichtig ist
Eine effiziente Meetingkultur trägt dazu bei, Zeit und Ressourcen sinnvoll zu nutzen. Doch was bedeutet das konkret? Hier eine Übersicht, wodurch sich effiziente Meeting auszeichnen:

• Zielgerichtet: Effiziente Meetings haben einen klar definierten Zweck.
• Strukturiert: Es gibt eine Agenda, konkrete Zeitvorgaben und klare Rollen.
• Beteiligungsorientiert: Jede*r Teilnehmende hat eine Aufgabe und kann einen Beitrag leisten.
• Ergebnisorientiert: Entscheidungen und Maßnahmen des Meetings werden klar kommuniziert.

Wenn du Deine Meetings effizient gestalten willst, ist der erste Schritt, zunächst einmal die Notwendigkeit zu hinterfragen. Braucht es für das zu besprechende Thema wirklich ein eigenes Meeting? Oder könnten E-Mails, gemeinsame Dokumente oder kurze Abstimmungen im Chat oder an der Kaffeemaschine ausreichen?
Um dir und deinen Kollegen wertvolle Zeit und auch Nerven zu sparen, haben wir dir hier einige typische Fehler zusammengefasst, die du unbedingt vermeiden solltest.

Die 9 häufigsten Meetingprobleme – und wie du sie vermeidest

1. Unklare Zielsetzung
   Ohne ein definiertes Ziel verlaufen Meetings oft ins Leere. Frage dich vorab: Was soll am Ende des Meetings erreicht sein? Wann ist das Ziel des Meetings erreicht? So setzt du schon zu Beginn klare Erwartungen an alle Teilnehmenden, sodass es allen Beteiligten leichter fällt die Meetingzeit sinnvoll zu nutzen.
2. Zu viele Teilnehmende
   Du betritts das Meeting und kann nicht mal alle Teilnehmenden auf einer Seite erkennen? Große Gruppen sind schwer zu moderieren. Lade nur die Personen ein, die wirklich gebraucht werden.
3. Fehlende Vorbereitung von Meetings
   Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Schicke eine Agenda vorab und bitte die Teilnehmenden, sich einzulesen. Wenn die Teilnehmenden eigene Themen mit in das Meeting bringen wollen, sollten sie diese ebenfalls vorab ankündigen und in die Agenda aufnehmen.
4. Keine klaren Rollen
   Du fragst dich, warum du überhaupt zum Meeting eingeladen wurdest? Das sollte nicht sein. Jede*r sollte wissen, warum sie oder er am Meeting teilnimmt. Die Festlegung fester Rollen wie Moderator*innen, Protokollant*innen und Entscheidungsträger*innen erleichtern die Rollenverteilung und verdeutlichen, was von den Teilnehmenden erwartet wird.
5. Dominierende Persönlichkeiten
   Wer kennt es nicht? Du sitzt im Meeting mit einer Gruppe Kolleg*innen, doch eine*r aus der Runde beansprucht drei Viertel der Redezeit für sich. Organisiere ein*e Moderator*in, die oder der dafür sorgt, dass alle zu Wort kommen und niemand das Gespräch für sich vereinnimmt.
6. Technik-Chaos
   Du willst gerade starten, doch dein Tool braucht erst mal ein Update? Du findest den Unmute-Button nicht auf Anhieb, weil du das Tool nicht kennst? Solche Situationen lassen sich vermeiden. Nutze Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Mentimeter gezielt und stelle sicher, dass sie vorab getestet wurden. Typische Probleme treten häufig bei den Ton- und Mikrofoneinstellungen auf. Aber auch das Teilen von Bildschirminhalten sollte zuvor getestet werden.
7. Keine Ergebnisse
   Das Meeting ist zu Ende, die Teilnehmenden verabschieden sich und verlassen den Call. Und dann? Jetzt ist es ganz wichtig kurz zusammenzufassen, was beschlossen wurde, und wie die nächsten Schritte aussehen. Am besten verteilst du gleich kleine Aufgabenpakete an die Teilnehmenden, damit alle wissen, was nach dem Meeting zu erledigen ist.
8.  Zu lange Sitzungen
   Wer kennt es nicht. Das Meeting geht schon eine ganze Weile, es gibt viel zu besprechen und du merkst, wie deine Konzentration immer weiter abnimmt. Das ist ganz normal und speziell bei virtuellen Meetings nicht unüblich. Plane deshalb unbedingt kurze Pausen ein und halte dich an den Zeitrahmen, den ihr vorab festgelegt habt. Kurze, fokussierte Meetings sind effektiver als lange, ausufernde Sitzungen.
9. Fehlendes Feedback
   Auch wenn du alle unsere Tipps berücksichtigst, gibt es immer etwas, das wir noch verbessern können. Frage alle Teilnehmenden nach dem Meeting, nach Feedback, um herauszufinden, was besser laufen könnte. So kannst du die Qualität der Meetings kontinuierlich steigern.

Agile Methoden und innovative Ansätze

In agilen Teams gehören effiziente Meetings zum Arbeitsalltag. Methoden wie das Daily Stand-up oder Sprint-Retrospektiven helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Fortschritte sichtbar zu machen.

• Daily Stand-up: Bei Stepstone gibt es viele Teams, die sich jeden Morgen zu einem virtuellem Stand-up via Teams treffen, um ihren Tag und den Stand ihrer Arbeit zu besprechen. Das ist gerade für Teams wertvoll, die auf mehr als einen Standort verteilt sind.
• Retrospektive: Nach dem Abschluss eines Projekts sollten wir uns die Zeitnehmen und zu einem kurzen Rückblick zusammenkommen. Was lieg gut? Wo lässt sich die Zusammenarbeit noch verbessern? Nur wer die Stärken und Schwächen analysiert, kann die Lehren für künftige Projekte ziehen.
• PEIK-Modell: Das Modell ist eine Methode zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Meetings, die auf vier zentralen Prinzipien basiert: Planen, Entscheiden, Informieren und Kontrollieren. Das Modell hilft dabei, Meetings produktiver und zielgerichteter zu gestalten, indem es klare Verantwortlichkeiten und Strukturen fördert.

Auch Check-in-Methoden, wie eine kurze Runde zu Beginn des Meetings, in der alle ihre Erwartungen teilen, fördern die Effizienz.

Technologie als Gamechanger für Meetings

Moderne Technologien können viel dazu beitragen, Meetings effizienter zu gestalten. Die Stepstone-Studie zeigt, dass 25 % der Beschäftigten sich bessere Technologien von ihren Arbeitgebern wünschen. Tools wie digitale Whiteboards, Umfragesoftware oder kollaborative Plattformen ermöglichen es, Informationen zu visualisieren und Entscheidungen schneller zu treffen. So lassen sich auch virtuelle Meetings so abhalten, als würden sie in einem Raum geführt.

Meetingarten und ihre Besonderheiten

Nicht jedes Meeting ist gleich – und nicht jedes sollte gleich gestaltet werden. Je nach Ziel und Teilnehmenden solltest du unterschiedliche Vorbereitungen treffen.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Meetingarten:

• Informationsmeetings: Hier geht es darum, Wissen zu teilen. Strukturiere den Ablauf klar und plane Zeit für Fragen ein.
• Entscheidungsmeetings: Reduziere die Teilnehmerzahl und fokussiere Dich auf konkrete Entscheidungen.
• Brainstormings: Setze kreative Methoden ein, wie Mindmaps oder Design Thinking.
• Projektbesprechungen: Nutze Tools wie Gantt-Diagramme, um den Fortschritt zu visualisieren.

Fazit: Produktive Meetings als Erfolgsfaktor

Meetings müssen keine Zeitfresser sein. Mit klaren Zielen, einer guten Vorbereitung und innovativen Methoden kannst du sie effizient gestalten und echte Ergebnisse erzielen. Frage dich immer: Bringt dieses Meeting einen Mehrwert? Wenn nicht, solltest Du es überdenken.
Mit einer optimierten Meetingkultur kannst Du nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Zufriedenheit im Team steigern. Deine Zeit ist wertvoll – nutze sie sinnvoll!

Lara Kieninger

Lara Kieninger ist Senior Talent Acquistion Manager bei Stepstone und unterstützt seit Juni 2021 verschiedene Fachbereiche dabei, das "Perfect Match” für ihre Teams zu finden und den Bewerbungsprozess optimal zu gestalten. Als erfahrende Personalerin stand sie im Laufe ihrer Karriere sowohl verschiedenen Unternehmen als auch zahlreichen Arbeitssuchenden und Bewerber*innen beratend zur Seite. Was sind NoGos im Lebenslauf? Wie verändert KI unseren Bewerbungsprozess und welche Tipps & Tricks gibt es bei der Gehaltsverhandlung im Vorstellungsgespräch? Lara Kieninger weiß Antwort. Als Expertin und Gastautorin für das Stepstone Magazin “about work” hat sie die Trends und Entwicklungen der Arbeitswelt genau im Blick und hilft mit ihren wertvollen Insights allen Leser*innen dabei, sich in der ständig wandelnden Job-Landschaft zurechtzufinden. Zu Laras Themenschwerpunkte gehören unter anderem die Themen Gehalt, Anschreiben & Lebenslauf, Vorstellungsgespräche sowie Diversity & Inklusion.

FAQ

Was macht ein gutes Meeting aus?

Ein gutes Meeting hat ein klares Ziel, eine strukturierte Agenda und definierte Rollen. Es endet mit konkreten Ergebnissen und nächsten Schritten, die für alle Teilnehmenden nachvollziehbar sind.

Wie kann man Meetings effizienter gestalten?

Effizienz entsteht durch eine gute Vorbereitung, klare Ziele und den Einsatz passender Tools. Weniger Teilnehmende und eine fokussierte Moderation helfen, den Ablauf zu straffen.

Was muss man für ein Meeting vorbereiten?

Eine Agenda mit den wichtigsten Themen, klare Zielsetzungen und relevante Unterlagen sollten vorab an alle Teilnehmenden geschickt werden. Außerdem ist es hilfreich, Rollen wie die Moderator*innen und die Protokollant*innen festzulegen.

Wie baue ich ein Meeting auf?

Beginne mit einer Check-in-Methode, um die Teilnehmenden abzuholen, und präsentiere die Agenda. Bearbeite die Themen strukturiert und schließe das Meeting mit einer Zusammenfassung und klaren Verantwortlichkeiten ab.

Wie strukturiert man ein Team?

Ein gut strukturiertes Team hat klare Rollen und Verantwortlichkeiten, regelmäßige Kommunikation und eine gemeinsame Zielsetzung. Agil arbeitende Teams nutzen oft Methoden wie das Peik-Modell zur Priorisierung.

Wie lange sollte ein Meeting gehen?

Meetings sollten so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig sein. Für viele Zwecke reichen 30 bis 60 Minuten, längere Meetings sollten durch Pausen unterbrochen werden.

Was ist eine gute Teamstruktur?

Eine gute Teamstruktur basiert auf klaren Aufgabenverteilungen, offener Kommunikation und gemeinsamen Zielen. Agil arbeitende Teams legen Wert auf flexible Rollen und regelmäßige Abstimmungen.

Welche Regeln gehören zu einer guten Teamarbeit?

Transparente Kommunikation, gegenseitiger Respekt und klare Verantwortlichkeiten sind essenziell. Regeln wie pünktliche Teilnahme an Meetings oder die aktive Beteiligung aller stärken die Zusammenarbeit

Wie beginne ich ein Meeting?

Starte mit einer kurzen Begrüßung und einer Check-in-Methode, um die Stimmung abzufragen und alle auf das Thema einzustimmen. Danach präsentierst Du die Agenda und die Ziele des Meetings.