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Die letzten Tage im Büro, die wohlverdiente Auszeit ist zum Greifen nahe, aber die Urlaubsübergabe steht noch aus? Damit du kurz vorm Ziel nicht unnötig in Stress gerätst, haben wir für dich die wichtigsten Tipps für eine perfekte Urlaubsübergabe zusammengestellt.
Kennst du das auch? Ausgerechnet der Urlaub, der eigentlich der Erholung vom stressigen Arbeitsalltag dienen soll, sorgt für den größten Stress:
Verantwortlich dafür sind meistens die gleichen groben Fehler bei der Urlaubsvorbereitung. Schaffst du es, diese zu vermeiden, kannst du dich nicht nur entspannt in den Urlaub verabschieden, sondern musst dich nach deiner Rückkehr auch um weniger Baustellen kümmern.
„Hey Leute, ich bin ab kommendem Montag im Urlaub – hier eure To-dos für die nächsten zwei Wochen“ – wer am Freitagabend so eine Nachricht bekommt, ärgert sich zu Recht. Aber die Laune deiner Kolleg*innen ist nicht der einzige Grund, warum du sie frühzeitig über deine Urlaubspläne und ihre anstehenden Vertretungsaufgaben informieren solltest. Klar: Gibt es im Vorfeld genügend Zeit, um Fragen und eventuelle Probleme zu klären, geht die Urlaubsvertretung garantiert reibungsloser über die Bühne.
Wenn es während des Urlaubs zu Problemen kommt, liegt das oft daran, dass die Vertretung den Aufgaben nicht gewachsen ist. Umso wichtiger ist, dass du eine Vertretung mit ausreichender Erfahrung auswählst. Sie sollte außerdem die Kapazitäten haben, um deinen Projekten neben ihren eigenen Aufgaben genügend Zeit widmen zu können.
Auch die Urlaubsübergabe kann zum Problemherd werden – nämlich dann, wenn sie nicht vollständig und/oder nicht verständlich ist. Schließlich kann deine Vertretung nur erledigen, wovon sie weiß und was sie verstanden hat.
Der Albtraum jeder Urlaubsvertretung ist ein Arbeitsplatz, an dem man nicht findet, was man sucht. Das gilt sowohl für physische Dokumente als auch virtuelle Ordnerstrukturen. Passwörter, Kontaktdaten, Dokumente – sorge vor deinem Urlaubsantritt dafür, dass alles logisch sortiert und zugänglich ist.
Du kannst die letzten Tage vor dem Urlaub ganz entspannt angehen, wenn du genau weißt, was zu tun ist. Die folgenden To-Dos solltest du vor jedem Urlaub einmal durchgehen.
Du solltest gut überlegen, wer deine Aufgaben während deiner Abwesenheit übernehmen kann und als Ansprechpartner*in fungiert. Eventuell ist es sinnvoll, für einzelne Projekte verschiedene Vertretungen zu bestimmen.
Idealerweise ist die Person, die dich vertritt, schon vertraut mit deinen Aufgabenbereichen. Auch, wenn sie von dir ein ausführliches Briefing erhält – je mehr Erfahrung sie hat, desto sicherer kannst du sein, dass während deines Urlaubs alles glattläuft. Am meisten eignet sich eine Person aus deiner Abteilung, mit der du möglichst viel zusammenarbeitest, denn dann kennt sie sich bereits mit deinen Projekten aus.
Informier deine Kolleg*innen und Vorgesetzten rechtzeitig über den Zeitraum deiner Abwesenheit. Gib außerdem die Kontaktdaten deiner Urlaubsvertretung an sie weiter, falls während deiner Abwesenheit dringende Fragen zu deinen Projekten auftauchen.
Das kannst du persönlich machen, solltest aber idealerweise auch eine E-Mail schicken – so können alle die Urlaubszeiten und Kontaktdaten jederzeit nachschauen.
Damit niemand vergeblich auf deine Antwort wartet, solltest du unbedingt eine Abwesenheitsnachricht in deinem E-Mail-Programm für die Zeit deiner Abwesenheit einrichten. Darin gibst du den Zeitpunkt deiner Rückkehr und die Kontaktdaten deiner Vertretung für dringende Anliegen an.
Wenn du mit internationalen Kontakten kommunizierst, solltest du den Text zusätzlich auf Englisch angeben.
Hier ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz, die du in deinem eigenen Stil und je nach Vorgaben deines Arbeitgebers anpassen kannst:
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre Nachricht so bald wie möglich beantworten.
Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
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Dear Sir/Madam,
I will be absent from [Datum] to [Datum]. During this time, I will not have access to my emails. However, I will respond to your message as soon as possible upon my return.
For urgent matters, please contact [Name] at [E-Mail-Adresse] or [Telefonnummer].
Best regards,
[Dein Name]
Tipp: Es kann sinnvoll sein, alle E-Mails an deine Vertretung weiterzuleiten, sodass diese direkt antworten kann. Das kann Abläufe enorm beschleunigen.
Es wäre ärgerlich, wenn deine Teammitglieder dringend eine Information zu einem deiner Projekte benötigen, aber nicht an sie herankommen oder sich in deiner Ablage nicht zurechtfinden.
Stell also sicher, dass deine laufenden Aufgaben dokumentiert und organisiert sind und sich alle wichtigen Dokumente oder Informationen an einem für befugte Personen zugänglichen Ort befinden.
Das gilt u. a. für:
Eine schriftliche Urlaubsübergabe für deine Vertretung(en) ist vor allem bei längerer Abwesenheit ein Muss. Deine Vertretung kann immer wieder einen Blick darauf werfen und die Gefahr, dass etwas vergessen wird, sinkt.
Am besten übergibst du das Dokument spätestens eine Woche vor deinem ersten Urlaubstag an deine Vertretung. So bleibt genügend Zeit, um Rückfragen zu klären.
Aber wie schreibt man eine gute Urlaubsübergabe?
Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Urlaubsübergabe vollständig, für die Empfänger*innen gut verständlich und möglichst exakt ist. Versetze dich am besten in die Lage deiner Vertretung hinein: Welche Informationen braucht sie, um die Aufgaben zu deiner Zufriedenheit zu bewältigen?
Das Urlaubsübergabe-Dokument sollte folgende Informationen enthalten:
Je nach Komplexität der Urlaubsübergabe kann es hilfreich sein, diese in einem persönlichen Gespräch durchzugehen und Fragen zu klären. Am besten setzt du das Meeting ein paar Tage vor deinem Urlaub an, damit ihr nicht in Stress geratet, falls im Anschluss noch etwas geklärt oder organisiert werden muss.
Nicht nur deine Teamkollegen, sondern auch Kontakte wie Kunden, Partner und Lieferanten sollten darüber Bescheid wissen, dass du für einige Zeit nicht erreichbar bist. Informier sie über den Zeitraum deiner Abwesenheit und leite die Kontaktdaten deiner Vertretung weiter. Es ist auch immer eine gute Idee, deine Vertretung persönlich vorzustellen, wenn es zeitlich klappt.
Mit einer gut vorbereiteten Urlaubsübergabe kannst du dich guten Gewissens in deinen wohlverdienten Urlaub verabschieden! Komm ja nicht in Versuchung, zwischendurch „mal eben schnell“ die Mails zu checken oder bei den Kolleg*innen nachzuhorchen, ob wirklich alles läuft wie geplant – eine gute Vertretung mit einem guten Briefing kriegt das auf jeden Fall ohne dich hin! Und der Urlaub ist schließlich dazu da, sich zu erholen und den Kopf von Arbeitsthemen freizukriegen.
In diesem Sinne: Schönen Urlaub!
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