Die Eisenhower-Matrix verstehen und richtig anwenden

Definition: Die Eisenhower-Matrix einfach erklärt

Die Eisenhower-Matrix (auch Eisenhower-Quadranten, Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode) ist ein Zeitmanagement-Tool, mit dem Aufgaben organisiert und priorisiert werden können. Die Matrix basiert auf der Einteilung von Aufgaben in vier Kategorien, die sich auf ihre Dringlichkeit und Wichtigkeit beziehen:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Dringend, aber nicht wichtig
• Weder wichtig noch dringend

Je wichtiger und dringender eine Aufgabe ist, desto höher wird sie priorisiert und desto schneller sollte sie bearbeitet werden. Aufgaben mit niedriger Priorität können später erledigt, ausgelagert oder gestrichen werden.

Der Vorteil: Indem du deine To-dos nach ihrer Bedeutung und Dringlichkeit bewertest, kannst du deine Zeit in die wirklich wichtigen Aufgaben investieren.

Was sind wichtige und dringende Aufgaben?

Um die Eisenhower-Matrix richtig anzuwenden, musst du die Bedeutung der Begriffe wichtig und dringend verstehen und voneinander unterscheiden können.

Im Prinzip geht es um die Konsequenzen, die das Erledigen bzw. Nicht-Erledigen einer Aufgabe nach sich zieht.

Dringende Aufgaben führen innerhalb einer bestimmten Zeit zu klaren Konsequenzen und müssen deshalb möglichst schnell erledigt werden. Beispiele gefällig?

• Eine Bewerbung muss bis zum Bewerbungsschluss am Freitag eingereicht werden.
• Die Steuererklärung muss bis Ende des Monats abgegeben werden.
• Ein Arbeitsgerät ist kaputtgegangen – und bis zur Reparatur kannst du nicht weiterarbeiten.

Wichtige Aufgaben dagegen sind nicht unbedingt an einen zeitlichen Rahmen gekoppelt, aber sie haben einen großen Einfluss auf deinen (beruflichen oder privaten) Erfolg. Auch hier ein paar Beispiele:

• Ein wichtiges Projekt voranbringen
• Eine besser passende Stelle finden
• Ein berufliches Netzwerk aufbauen
• Ein Back-up deiner Daten machen

Die vier Eisenhower-Quadranten

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix zeigen dir, welche Priorität die ihnen zugeordneten Aufgaben haben und wie du mit ihnen umgehen solltest.

• 1. Priorität: Wichtig und dringend
  Diese Aufgaben erfordern deine sofortige Aufmerksamkeit. Sie sind für die Erreichung deiner Ziele entscheidend und sollten deshalb möglichst schnell bearbeitet werden.
• 2. Priorität: Dringend, aber nicht wichtig
  Hier finden sich häufig Ablenkungen und kurzfristige Anfragen, die dringend erscheinen, aber nicht wesentlich für deine langfristigen Ziele sind. Wenn möglich, solltest du diese Aufgaben delegieren oder versuchen, sie zu minimieren.
• 3. Priorität: Wichtig, aber nicht dringend
  Hier stehen langfristige strategische Aufgaben, Planung und persönliche Entwicklung im Fokus. Sie sind zwar bedeutend, erfordern aber keine unmittelbare Bearbeitung. Du kannst sie guten Gewissens für einen späteren Zeitpunkt einplanen.
• 4. Priorität: Weder wichtig noch dringend
  Es handelt sich hierbei meistens um Dinge, die du dir aus irgendeinem Grund vorgenommen hast, die aber irrelevant sind oder auf die du eigentlich keine Lust hast. Hier wäre zu überlegen, ob du sie nicht einfach streichen kannst, damit deine To-do-Liste kürzer und übersichtlicher wird.

Name und Ursprung des Eisenhower-Prinzips

Warum heißt die Eisenhower-Matrix eigentlich so? Ganz einfach: Sie wurde nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1953–1961) benannt. Dieser zitierte in einer Rede am 19. August 1954 vor dem World Council of Churches einen ehemaligen Universitätspräsidenten wie folgt:

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Übersetzt: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Diese Aussage bildet den Ursprung der Einteilung von Aufgaben („Problemen“) nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ob Eisenhower das Prinzip selbst angewandt hat, ist allerdings unklar. Sein Ansatz wurde später weiterentwickelt und in die Matrix überführt, die wir heute als Eisenhower-Matrix kennen. Denn würde man Eisenhower beim Wort nehmen, dürfte es eigentlich keinen Quadranten wichtig und dringend geben – ihm zufolge schließen sich wichtig und dringend ja aus.

Beispiele für das Eisenhower-Prinzip aus dem Arbeitsalltag

Falls dir bis hierher noch jede Menge Fragezeichen im Kopf herumschwirren – keine Panik. Auf den ersten Blick wirkt die Eisenhower-Methode tatsächlich etwas abstrakt. Schauen wir uns ein paar Beispiele aus Büro und Co. für jede Kategorie an:

Wichtig und dringend

• Eine technische Störung beheben, die deine Arbeit behindert
• Die Deadline für ein großes Projekt einhalten, das für deine berufliche Laufbahn entscheidend ist
• Die Bewerbung für deine Traumstelle rechtzeitig abschicken

Diese Aufgaben haben Priorität und du solltest dich unbedingt zuerst mit ihnen befassen. Du würdest dich also schnellstmöglich darum kümmern, dass die technische Störung behoben wird, an deinem Projekt arbeiten und es rechtzeitig abschließen oder die Bewerbung bearbeiten und abschicken.

Dringend, aber nicht wichtig

• Eine Mail beantworten, die zwar nach einer schnellen Reaktion verlangt, aber nicht mit schwerwiegenden Konsequenzen verbunden ist
• Eine Software ausprobieren, bevor der kostenlose Testzeitraum abläuft
• Geplante Meetings, die aber nicht unmittelbar zu wichtigen Ergebnissen führen

Diesen Aufgaben kannst du dich entweder mit weniger Engagement widmen (an deiner Antwort auf eine unwichtige Mail musst du nicht minutenlang feilen) oder du überträgst sie jemandem, der gerade mehr Zeit hat als du. Vielleicht kann sich dein*e Kolleg*in mit dem Testen der Software befassen?

Wichtig, aber nicht dringend

• Ein wichtiges, langfristiges Projekt voranbringen
• Eine Weiterbildung absolvieren und die eigenen beruflichen Kompetenzen erweitern
• Die persönliche LinkedIn-Präsenz aufbauen, um berufliche Kontakte zu knüpfen
• Einen Geschäftsplan für die langfristige strategische Ausrichtung des Unternehmens erstellen

Eine lange To-do-Liste lässt sich entzerren, indem du nicht dringende Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt verschiebst. Achtung: Du solltest sie wirklich fest einplanen, da sie sonst leicht untergehen – es gibt schließlich keine Deadline, die anklopft und dich zum Handeln bewegt. Leg also z. B. genau fest, wann du die geplante Weiterbildung durchführen wirst, oder blocke dir feste Zeiten in deinem Kalender für die Arbeit an deinem langfristigen Projekt oder den Aufbau deines beruflichen Netzwerks.

Weder wichtig noch dringend

• Büro umgestalten
• Lesezeichen im Browser sortieren
• Lesen eines Artikels, der keinen direkten Nutzen für die Arbeit hat

Solche To-dos kannst du meistens einfach von der Liste streichen – schon fühlst du dich freier, und negative Konsequenten hat das Nicht-Bearbeiten ohnehin nicht.

So funktioniert Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Genug der Theorie – jetzt möchtest du wahrscheinlich erfahren, wie du das Eisenhower-Prinzip in der Praxis anwendest. Hier sind die Schritte:

1. Aufgaben erfassen: Schreib alle To-dos auf eine Liste. Dabei ist es ganz egal, ob du einen Notizblock, eine Excel-Tabelle oder eine Projektmanagement-Software benutzt.
2. Bewertung: Ordne jeder Aufgabe die Labels wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend zu. Stell dir dabei immer die Frage, wie groß der Einfluss der Aufgabe auf deine langfristigen Ziele ist und ob es eine nahende Deadline gibt.
3. Zuordnung: Sortier alle Aufgaben in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix ein.
4. Priorisierung: Konzentrier dich zuerst auf die Aufgaben in der Kategorie Wichtig und dringend. Aufgaben in der Kategorie Wichtig und nicht dringend kannst du auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.
5. Delegieren, reduzieren oder eliminieren: Bei Aufgaben in der Kategorie Dringend und nicht wichtig solltest du überlegen, ob sie von einer anderen Person erledigt, reduziert oder sogar komplett gestrichen werden können. Und die To-dos in der Kategorie Nicht wichtig und nicht dringend kannst du wahrscheinlich mit gutem Gewissen sofort von der Liste nehmen.

Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip wird seit Jahrzehnten fürs Zeitmanagement genutzt und hat weltweit viele überzeugte Anwender*innen. Der große Vorteil ist, dass es sich um ein einfaches Modell handelt, das man schnell verstanden hat und leicht anwenden kann. Auf der anderen Seite führt gerade diese Einfachheit zu einigen Schwächen der Methode. Zum Beispiel wird der Faktor Ressourcen – also Zeit, Geld und Personal – nicht bei der Bewertung von Aufgaben berücksichtigt. Und bei komplexen Aufgaben hilft das simple Modell auch nur bedingt.

Ob die Eisenhower-Methode zum Ziel führt, hängt von der Art der Aufgaben und dem Anwendungsumfeld ab. Für das persönliche Zeitmanagement eignet sie sich meistens sehr gut, bei komplexeren Prozessen wird es schon schwieriger. Wichtig ist vor allem, dass du die Grenzen der Eisenhower-Matrix kennst und für dich entscheidest, ob du gut damit arbeiten kannst.

Übrigens: Die Anwendung des Eisenhower-Prinzips wirkt sich oft schon dadurch positiv aus, dass du dich näher mit deinen To-dos beschäftigst. Denn wenn ihr Inhalt uns nicht ganz klar ist, neigen wir dazu, schlechte Gefühle zu entwickeln und zu prokrastinieren – also Aufgaben immer weiter in die Zukunft zu verschieben.

Alternativen und Ergänzungen zur Eisenhower-Methode

Es gibt diverse Ansätze zum Organisieren und Priorisieren von To-dos, die du statt oder ergänzend zur Eisenhower-Methode verwenden kannst. Hier eine Auswahl:

• Eat-the-Frog-Methode: Dieser Ansatz schlägt vor, die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages zuerst anzugehen. Du erledigst also die anspruchsvollsten Aufgaben, wenn das Energielevel am höchsten ist, und kannst dich danach motiviert den übrigen Aufgaben widmen.
• Pareto-Prinzip (80-20-Regel): Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Anstrengungen erzielt werden. Anstatt sich auf jede einzelne Aufgabe zu konzentrieren, identifiziert man die 20 % der Aufgaben, die den größten Nutzen bringen, und priorisiert diese entsprechend.
• ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode steht für Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle durchführen. Diese Methode betont die Bedeutung der Planung und ermöglicht eine realistische Zeiteinschätzung für Aufgaben.
• Zeitblöcke-Methode: Diese Methode beinhaltet das Blocken bestimmter Zeiträume für bestimmte Aufgaben oder Arten von Aufgaben. Das hilft dabei, Ablenkungen zu minimieren und sich stattdessen ganz auf die Arbeit zu konzentrieren.
• ABC-Analyse: Hier werden Aufgaben oder Aktivitäten in die Kategorien A, B und C eingeteilt, wobei A die höchste und C die niedrigste Priorität hat.
• Kanban-Boards: Kanban-Boards sind visuelle Werkzeuge, bei denen Aufgaben auf Karten dargestellt und in Spalten verschoben werden, um ihren Fortschritt zu verfolgen. Sie eignen sich besonders gut für Teamprojekte und ermöglichen eine klare Übersicht über den Arbeitsfluss.

Fazit: Effektives Zeitmanagement durch kluge Priorisierung

Die Eisenhower-Matrix ist ein hilfreiches Tool, um einen Überblick über deine Aufgaben zu erhalten und sie sinnvoll zu priorisieren. Daneben gibt es aber noch viele andere Ansätze, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Je nach persönlichen Bedürfnissen, Arbeitsstil und Projekten können unterschiedliche Methoden und deren Kombination sinnvoll sein. Probier am besten verschiedene Ansätze aus und entwickle dein individuelles Zeitmanagement, das perfekt zu dir passt.