Einleitung
Die IPA Immobilienpartner GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Immobilienunternehmen mit Sitz am Kurfürstendamm. Seit fast 30 Jahren betreuen wir Miet-, Eigentums- und Gewerbeimmobilien sowohl kaufmännisch als auch technisch. Dabei stehen professionelle Abläufe, hohe Servicequalität und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Mittelpunkt unserer Tätigkeit.
Wir arbeiten mit modernen, digitalen Prozessen und legen großen Wert auf die kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden.
Zum nächstmöglichen Termin suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit für eine zentrale Service- und Organisationsfunktion innerhalb unserer Verwaltung.
In dieser Position übernehmen Sie den Telefonservice, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, den Empfang sowie grundlegende Aufgaben im Backoffice. Als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner tragen Sie wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei.
Wir freuen uns auf motivierte Bewerberinnen und Bewerber, die unseren Qualitätsanspruch im Sekretariat und Office Management teilen und gemeinsam mit uns wachsen möchten. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Weiterentwicklung unseres Unternehmens aktiv mit.
Aufgaben
- Telefonzentrale: Annahme, Erstqualifizierung, Priorisierung sowie strukturierte Weiterleitung; Rückrufmanagement und Wiedervorlage
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen (Begrüßung, Anmeldung, Bewirtung)
- Termin- und Raumkoordination inkl. Organisation interner Meetings/Besprechungen
- Postmanagement (Eingang/Ausgang): Annahme, Sortierung, Verteilung; Einschreiben und Kurierdienste
- Digitale Erfassung von Post- und Dokumenteneingängen sowie Weiterleitung nach definierten Standards
- Betreuung zentraler E-Mail-/Info-Postfächer: Sichtung, Routing, Ablage
- Unterstützung bei Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle in Abstimmung mit den Teams
- Allgemeine Korrespondenz nach Vorgaben (z. B. Standardantworten, Terminbestätigungen, Informationsschreiben)
- Backoffice-Organisation: Materialbestellungen, Büroorganisation und Unterstützung interner Abläufe
- Dokumentenmanagement: Scannen, Digitalisierung, strukturierte Ablage; Pflege von Vorlagen/Formularen
- Administrative Sonderaufgaben (z. B. Serienbriefe, Versandaktionen, Unterlagenzusammenstellungen)
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; Quereinsteiger:innen mit relevanter Berufserfahrung sind willkommen
- Erfahrung im Sekretariat, Office Management, Empfang oder Backoffice von Vorteil
- Sehr sichere telefonische und schriftliche Kommunikation sowie freundliches, serviceorientiertes Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) sowie Routine in digitalen Kommunikations- und Dokumentenprozessen
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise; gutes Organisations- und Priorisierungsvermögen
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Teamfähigkeit und Freude an einer zentralen Schnittstellenfunktion
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Position in einem stabilen, familienfreundlichen Unternehmen
- Eine strukturierte und unterstützende Einarbeitung in unsere modernen Prozesse
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Moderne Büroräume am Kurfürstendamm
- Flexible Arbeitszeitmodelle; mobiles Arbeiten für geeignete Aufgaben nach Absprache
- Langfristige Perspektive und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
- Fachlicher Rückhalt durch regelmäßige, lösungsorientierte Besprechungen aktueller Fragen mit juristischer Begleitung
- Leistungsgerechte und angemessene Vergütung
- Jobticket (auf Wunsch) sowie die Möglichkeit vermögenswirksamer Leistungen
Weitere Informationen
Gehalt
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