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Bist du gerade auf Jobsuche oder überlegst du dir, den Sprung ins Berufsleben zu wagen? Dann hast du dich bestimmt schon gefragt, was Arbeitgeber eigentlich hinter verschlossenen Türen über Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen sagen. Führen Unternehmen vielleicht sogar schwarze Listen über „schlechte“ Mitarbeiter*innen? Bei uns erfährst du, was rechtens ist und was nicht – und wie du dich als Arbeitnehmer*in schützen kannst.*
In jedem Unternehmen, ob groß oder klein, werden Personalakten geführt. Diese enthalten alles, was du deinem Arbeitgeber auf dem Silbertablett präsentierst: deinen Lebenslauf, Zeugnisse, den Arbeitsvertrag und – ja, auch das ist möglich – Abmahnungen. Aber halt! Bevor du jetzt denkst: Hier wird jedes Detail deines Berufslebens archiviert: Es gibt Grenzen. Krankheitstage, private Eskapaden oder der Klatsch von der letzten Weihnachtsfeier haben in deiner Personalakte nichts zu suchen.
Das Datenschutzrecht spielt hier eine große Rolle und sorgt dafür, dass deine Privatsphäre geschützt bleibt. Es gibt klare Regeln, welche Informationen gesammelt werden dürfen und welche nicht. Hier kommen die Datenschutzbeauftragten ins Spiel, die darauf achten, dass alles mit rechten Dingen zugeht.
Wenn du dich auf eine neue Stelle bewirbst, gibst du viel von dir preis: persönliche Daten, Berufserfahrung, vielleicht sogar Gehaltsvorstellungen. All diese Informationen sind Gold wert – für dich, aber auch für das Unternehmen.
Was viele nicht wissen: Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens und besonders nach einer Absage haben Unternehmen die Pflicht, deine Daten zu löschen. Es sei denn, du hast einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt. Dieser Schutzmechanismus stellt sicher, dass deine persönlichen Daten nicht länger als nötig bei der Personalabteilung herumliegen und potenziell missbraucht werden können. Denk also daran: Deine Daten sind wertvoll und schützenswert – auch und gerade im Bewerbungsprozess.
Jetzt wird's spannend: Gibt es sie wirklich, die berüchtigten schwarzen Listen? Also Listen, auf denen Arbeitgeber vermeintlich „schlechte“ Arbeitnehmer*innen vermerken, um Kolleg*innen oder anderen Unternehmen zu warnen? Offiziell: Nein. Aber es gibt bestimmte Grauzonen, die wahrscheinlich an der einen oder anderen Stelle genutzt werden.
Sollten schwarze Listen existieren, gibt es gute Gründe, sie zurück in die Nichtexistenz zu drängen: Sie wären nicht nur ein datenschutzrechtlicher Albtraum, sondern auch ein Rückschlag für Fairness und Chancengleichheit. Denn wer legt fest, was „schlecht“ ist? Eine solche Praxis würde Vorurteilen und Missverständnissen Tür und Tor öffnen.
Kommen wir zum Kern der Sache: Was sagt das Datenschutzgesetz eigentlich zu all dem? Es stellt klare Regeln auf, wie mit personenbezogenen Daten – und dazu gehören auch Daten in Personalakten – umzugehen ist. Du hast als Arbeitnehmer*in das Recht auf Einsicht in deine Personalakte. Außerdem hier relevant: § 28 des Bundesdatenschutzgesetzes – kennst du nicht? Kein Problem, hier die Kurzform: Es geht darum, dass deine Daten nur mit gutem Grund und vor allem mit deiner Einwilligung weitergegeben werden dürfen.
Willst du also z. B. den Arbeitsplatz wechseln, hat dein künftiger Arbeitsgeber ggf. ein berechtigtes Interesse an Gesundheitsdaten oder anderen Daten aus dem bestehenden Arbeitsverhältnis. Einer Übermittlung steht aber eben genannter § 28 BDSG entgegen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitnehmer*innen über eine Datenübermittlung umfassend zu informieren. Arbeitnehmer*innen haben hier ein Widerspruchsrecht!
Aber was kannst du tun, wenn du den Verdacht hast, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht?
Für diejenigen, die mit den Daten ihrer Mitarbeiter*innen leichtfertig umgehen, kann es teuer werden. Bußgelder sind nur der Anfang. Eine Klage wegen Verstößen gegen das Datenschutzgesetz? Eine reale Möglichkeit. Von den rechtlichen Folgen ganz zu schweigen: Der Ruf eines Unternehmens leidet massiv, wenn bekannt wird, dass es mit Mitarbeiter *innendaten nicht korrekt umgeht. Ein Imageschaden, der nur schwer wieder gutzumachen ist.
Genug der Schreckensszenarien. Reden wir lieber darüber, wie es besser geht. Der Schlüssel dazu ist ein offenes und faires Personalmanagement. Hier einige Punkte, die jedes Unternehmen auf dem Schirm haben sollte:
Lesetipp: Bist du in deiner aktuellen Situation zufrieden? Wie steht es um deine Karriereplanung? Schau in unseren Beitrag, um dir vier Tipps zum Thema zu holen.
Manche Daten müssen auch gar nicht durch deinen Arbeitgeber weitergegeben werden – das machst du selbst schon! Denn in der heutigen digitalen Welt ist es einfach, Spuren zu hinterlassen. Sei dir dessen bewusst, wenn du im Internet unterwegs bist. Was du postest, kann unter Umständen am Arbeitsplatz gegen dich verwendet werden.
Unser Tipp: Überleg's dir zweimal, bevor du das nächste Mal auf den „Teilen“-Button drückst. Und vergiss nicht: Du hast Rechte. Nutz sie.
Außerdem: Sei dir bewusst, was du bei der Arbeit mit anderen teilst. Auch Aussagen und Dinge, die nicht aufgeschrieben werden, können in vielen Köpfen eine Bedeutung haben. Vom Vorstellungsgespräch bis zur gemeinsamen Mittagspause: Alles, was du von dir erzählst, ist irgendwo im Unternehmen bekannt. Setz dir also gesunde Grenzen und lerne, auch im Job Nein zu sagen.
Viele Unternehmen veröffentlichen intern Mitarbeiter*innendaten in „Bestenlisten“. Ein typisches Beispiel ist die Ernennung als „Mitarbeiter*in des Monats“, manchmal mit Fotodokumentation. Gelegentlich werden in solchen Veröffentlichungen auch Verkaufszahlen, prozentuale Leistungsanteile oder andere Leistungsmeilensteine genannt. Aber auch eine Bestenliste, die den Ehrgeiz der Kolleg*innen wecken soll, unterliegt dem Datenschutz – ebenso wie eine schwarze Liste.
Die positive Veröffentlichung muss entweder im Arbeitsvertrag erwähnt und von beiden Seiten unterschrieben sein oder der Arbeitgeber muss ein berechtigtes betriebliches Interesse an der Förderung der Leistungsbereitschaft nachweisen können. Der Aushang einer „Bestenliste“ setzt gewissermaßen voraus, dass die genannten Mitarbeiter*innen keine schutzwürdigen Interessen haben, die der Veröffentlichung entgegenstehen. Um eine Verletzung von Arbeitnehmerinteressen zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber in solchen Fällen dennoch die Arbeitnehmer*innen vorab informieren.
*Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt The Stepstone Group Deutschland GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der bereitgestellten Inhalte entstehen.
Informier dich über deine Datenschutzrechte und sei vorsichtig mit Informationen, die du öffentlich oder am Arbeitsplatz preisgibst. Frag regelmäßig bei deiner Personalabteilung nach, welche Daten in deiner Personalakte über dich gespeichert sind.
Wende dich zunächst intern an den*die Datenschutzbeauftragte*n deines Unternehmens. Wenn das Problem nicht gelöst wird, kannst du eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen.
Ja, in gewisser Weise. Wenn Arbeitgeber*innen öffentlich zugängliche Informationen aus sozialen Medien gegen dich verwenden, kann das ähnliche Effekte haben. Sei dir also bewusst, was du mit anderen teilst und wie sich das auf deinen beruflichen Ruf auswirken kann.
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