Outlook Abwesenheitsnotiz – Vorlagen und Tipps

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Abwesenheitsnotiz informiert automatisch über deine Nichterreichbarkeit – zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit oder Dienstreise.
• Wichtig sind: Zeitraum, Rückkehrdatum und ggf. eine Vertretung mit Kontaktmöglichkeit.
• Der Tonfall sollte zur Zielgruppe passen: intern gern locker, bei Kundinnen und Geschäftspartnerinnen eher formell.
• Bei internationalen Kontakten empfiehlt sich eine englische Version – separat oder kombiniert.
• In Outlook lässt sich die Abwesenheitsnotiz schnell automatisiert einrichten – mit Zeitrahmen und individuellen Texten.

Wie formuliere ich eine professionelle Abwesenheitsnotiz?

Eine gute Abwesenheitsnotiz informiert klar, freundlich und zuverlässig darüber, dass du vorübergehend nicht erreichbar bist. Sie sollte den Grund der Abwesenheit nicht zwingend nennen, aber immer den Zeitraum, die voraussichtliche Rückkehr und – falls vorhanden – eine vertretende Kontaktperson enthalten. Achte dabei auf einen Ton, der zur Unternehmenskultur passt: sachlich bei externen Kontakten, locker bei interner Kommunikation.

Was sollte in einer Abwesenheitsnotiz stehen?

Je nach Zielgruppe, Anlass und Dauer der Abwesenheit kannst du unterschiedliche Varianten nutzen. Die wichtigsten Elemente im Überblick:

• Anrede (optional)
• Hinweis auf Abwesenheit inkl. Zeitraum
• Zeitpunkt der Rückmeldung oder Rückkehr
• Vertretung mit Kontaktdaten (optional, aber empfehlenswert)
• Freundlicher Abschluss (z. B. „Vielen Dank für Ihr Verständnis“)

Abwesenheitsnachricht in Outlook einrichten – so geht's

Mit Microsoft Outlook kannst du ganz einfach eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten. So werden alle Absender*innen zuverlässig darüber informiert, dass du vorübergehend nicht erreichbar bist.

So richtest du deine automatische Antwort ein:

1. Öffne Outlook und klicke in der Menüleiste auf „Datei“.
2. Unter „Kontoinformationen“ wählst du „Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz)“.
3. Aktiviere den Zeitraum, in dem du nicht erreichbar bist.
4. Gib im Textfeld deine Nachricht ein – einmal für interne Kontakte („Innerhalb meiner Organisation“) und einmal für externe Kontakte („Außerhalb meiner Organisation“).

Tipp: Für interne Kontakte darf der Ton etwas lockerer sein. Ansonsten ist ein sachlicher, professioneller Ton angebracht.

Wenn du international arbeitest, solltest du zusätzlich eine englische Version deiner Abwesenheitsnotiz einfügen – entweder separat oder unterhalb der deutschen.

Was passiert mit den E-Mails während der Abwesenheit?

Während deiner Abwesenheit werden alle E-Mails wie gewohnt empfangen und gesammelt. So kannst du dich nach deiner Rückkehr gezielt um die Beantwortung kümmern – und dich in der Zwischenzeit entspannt deiner Auszeit widmen.

Nur, weil etwas nötig ist, muss es nicht langweilig sein. Bring (im passenden Rahmen) doch etwas Spaß rein!

Abwesenheitsnotiz: Vorlagen und Beispiele für verschiedene Anlässe

Ob im Urlaub, krank oder in Elternzeit – eine passende Abwesenheitsnotiz hilft, Missverständnisse zu vermeiden und zeigt Professionalität. Der Ton sollte immer zur Unternehmenskultur passen: intern darf es lockerer sein, bei externen Kontakten eher sachlich. Hier findest du konkrete Formulierungen und Vorlagen für typische Situationen.

Formelle Vorlagen für Geschäftspartner*innen und Kund*innen

Beispiel 1: Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine*n Kolleg*in XY unter vorname.nachname@firma.de. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]

Beispiel 2: Herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht erreichbar. Da eingehende Mails nicht weitergeleitet werden, kann ich Ihre E-Mail erst am TT.MM.JJJJ beantworten. Für dringende Fragen steht Ihnen unser Kundenservice unter der Rufnummer 0000 0000 000 zur Verfügung. Beste Grüße [Dein Name]

Lockere Vorlagen für Kolleg*innen

Beispiel 1: Hi zusammen, ich bin bis TT.MM.JJJJ im Urlaub – fernab von WLAN und Mails. Bei dringenden Themen wendet euch bitte an XY (vorname.nachname@firma.de).

Beispiel 2: Wenn du diese Mail bekommst, bin ich vermutlich gerade im Offline-Modus. Ich bin ab TT.MM.JJJJ zurück und melde mich dann. In der Zwischenzeit hilft dir XY gern weiter.

Beispiel 3: Liebe Kolleg*innen, ich bin derzeit nicht im Haus, ihr könnt mich gern wieder ab dem TT.MM.JJJJ erreichen. Bei dringenden Fragen wendet euch bitte an XY unter der Mailadresse vorname.nachname@firma.de

Englische Vorlagen für internationale Kontakte

Beispiel 1: Dear sender, Thank you for your message. I am out of office until MM/DD/YYYY and will not have access to my emails. In urgent cases, please contact my colleague [Name] at name@company.com.
Best regards, [Your Name]

Beispiel 2: Thank you for reaching out. I am currently traveling on business and will return on MM/DD/YYYY. Your email will not be forwarded. Please contact [Name] for urgent matters.

Vorlagen nach Anlass: Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Kündigung

Urlaub: Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich TT.MM.JJJJ im Urlaub und lese in dieser Zeit keine E-Mails. Für dringende Anfragen kontaktieren Sie bitte XY (vorname.nachname@firma.de).

Krankheit: Ich bin aktuell krankheitsbedingt nicht im Dienst. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an XY unter vorname.nachname@firma.de.

Elternzeit: Ich befinde mich derzeit in Elternzeit und bin bis TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an meine Vertretung XY.

Nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen: Ich bin seit TT.MM.JJJJ nicht mehr für dieses Unternehmen tätig. Bitte wenden Sie sich an info@firma.de oder direkt an meinen Nachfolgerin [Name].

Checkliste für deine Abwesenheitsnotiz – und typische Fehler

Damit deine Nachricht gut ankommt – und keine wichtigen Fragen offenbleiben – hilft dir diese kompakte Checkliste. Die häufigsten Stolperfallen haben wir direkt integriert. Diese Inhalte gehören in jede Abwesenheitsnotiz:

FAQ