11.05.2022 von Kathrin Stiefelhagen Tags: Cost of Vacancy recruiting Time to hire Vakanzkosten

So halten Sie Ihre Vakanzkosten möglichst gering

Jede unbesetzte Stelle kostet Unternehmen Zehntausende von Euros. Die Vakanzzeit oder auch Time-to-Fill – also die Zeit, die ein Unternehmen braucht, um eine Stelle zu besetzten – liegt laut der Bundesagentur für Arbeit deutschlandweit bei durchschnittlich 121 Tagen.¹ In den Branchen, die momentan besonderen Bedarf haben (z. B. Pflege und Handwerk) liegt sie bei bis zu 141 Tagen. Noch nie hat es so lange gedauert, eine freie Stelle zu besetzen.

Nicht nur die allgemein gegenwärtige Arbeiterlosigkeit fordert deutsche Unternehmen heraus, sondern auch die hohen Kosten durch die unbesetzten Arbeitsplätze – die so genannten Vakanzkosten. Die langfristige Konsequenz: Die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen ist bedroht.

Was können Unternehmen also tun, um Stellen möglichst schnell (wieder) zu besetzen und damit diese Kosten möglichst gering zu halten?

Was kosten Unternehmen unbesetzte Arbeitsplätze?

Laut unseren Berechnungen kostet ein unbesetzter Arbeitsplatz deutsche Unternehmen durchschnittlich 29.000 €. Mehr zur Berechnungsgrundlage der Vakanzkosten können Sie in diesem Artikel nachlesen. Um diese Art der Kosten richtig zu verstehen, muss man sie genauer definieren: Es handelt sich nicht um Kosten im eigentlichen Sinne, sondern um entgangene Einnahmen und Chancen – also Opportunitätskosten.

Wie können Unternehmen Vakanzkosten senken?

Die Frage könnte anders formuliert auch lauten: Wie können Unternehmen die Vakanzzeiten senken?

Denn dies ist die Stellschraube, an der sich kurz- und mittelfristig drehen lässt. Das Finden neuer Arbeitskräfte für vakante Stellen muss beschleunigt werden. Gerade in Zeiten der Arbeiterlosigkeit, in der Talente ein knappes Gut sind, sollte in die Personalfindung – als wichtiger Bestandteil der gesamten Geschäftspolitik – investiert werden. Die folgenden Tipps haben das Potenzial, Ihre Time-to-Hire und somit auch die Opportunitätskosten für Ihr Unternehmen zu senken:

Tipp 1: Lassen Sie den Bias nicht gewinnen

Jede Stellenausschreibung sollte ansprechend für jeden Menschen formuliert sein. Kein Mensch ist frei von Vorurteilen und das zeigt sich unbewusst häufig in der Sprache einer Ausschreibung. Analysen der Anzeigen auf stepstone.de zeigen, dass rund jede zweite Stellenanzeige auf einen eher männlich kodierten Sprachschatz zurückgreift. Das bedeutet, es werden Formulierungen zur Beschreibung der Stelle und der mitzubringenden Voraussetzungen gewählt, die eher Männer als Frauen ansprechen. Dies ist sicherlich nicht beabsichtigt, aber kontrollierbar. Zum Beispiel mit dem Genderbias Decoder, der diese sprachlichen Verzerrungen identifiziert und korrigiert. Hier schlummert Potenzial für mehr Bewerbungen. Denn: Je mehr Menschen sich mit den Formulierungen Ihrer Stellenanzeige angesprochen fühlen, desto mehr werden sich auch bewerben.

Tipp 2: Machen Sie den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich

Die größte Hürde für Bewerbende ist und bleibt ein langwieriger und umständlicher Bewerbungsprozess. Also machen Sie es Ihren Kandidat*innen so einfach wie möglich. Laut einer aktuellen StepStone Studie wünschen sich 75 % der Befragten, dass Bewerbungsunterlagen zukünftig automatisiert, intelligent erstellt werden, sodass sie direkt die wichtigsten Informationen für das Unternehmen enthalten. Ganz so einfach geht es in der Realität bislang noch nicht – doch unsere Analysen zeigen, dass derzeit bei knapp 45 Prozent der Stellenausschreibungen auf stepstone.de die Möglichkeit einer Kurzbewerbung angeboten wird. Insbesondere bei Berufsgruppen, die besonders stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, könnten Bewerbungen ohne Anschreiben unkompliziert und schnell den Zulauf steigern.

Tipp 3: Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke

Wie steht es um Ihre Arbeitgebermarke? Die so genannte Employer Brand steht für die Reputation Ihres Unternehmens unter Arbeitnehmern am Markt. Welche Werte werden in Ihrem Unternehmen gelebt? Warum sind Ihre Mitarbeitenden gern bei Ihnen tätig? Was macht Ihr Unternehmen wirklich aus und wie hebt es sich von anderen ab? Wenn der erste Eindruck stimmt und kein Zweifel an der Authentizität Ihrer Arbeitgebermarke besteht, wird Ihr Unternehmen per se als attraktiver Arbeitgeber in Erwägung gezogen. Wie gelangt man zu solch einer Reputation? Unser Employer Branding & Solutions Team informiert regelmäßig in kostenlosen Webinaren und Live-Talks über den Aufbau einer attraktiven Employer Brand. Hier finden Sie eine Übersicht der Themen.

**Tipp 4: Geben Sie Quereinsteiger*innen eine Chance**

Wie wichtig sind eingehende Fachkenntnisse in Ihrem Bereich wirklich? Kann das nötige Handwerkszeug mittelfristig vielleicht auch von Quereinsteiger*innen „on the job“ erlernt werden? Immer mehr Menschen schauen über den Tellerrand und sind nicht nur bereit, sondern sogar bestrebt, in ein anderes Berufsfeld zu wechseln. Laut unserer Studie „The Silent Resignation“² denken ganze 35 % der Deutschen mindestens mehrfach pro Woche, wenn nicht sogar täglich, über einen Jobwechsel nach. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Quereinsteiger*innen bringen meist eine sehr hohe Motivation sowie die Bereitschaft mit, viel zu investieren, um sich fachliche Qualifikationen schnell anzueignen. Viele Unternehmen und auch Bewerbende haben die Chance erkannt: Eine interne Auswertung von stepstone.de zeigt, dass der Begriff Quereinsteiger unter den Top 3 der Suchanfragen steht.

Tipp 5: Rekrutieren Sie über Grenzen hinweg

Die Erwerbsbevölkerung in Deutschland schrumpft. Gut, dass die Welt noch mehr zu bieten hat. Als Teil eines international höchst beliebten Arbeitsmarktes haben deutsche Unternehmen ideale Aussichten, um internationale Kandidat*innen für sich zu gewinnen. Laut unserer Global Talent Survey³ würde jede*r fünfte Arbeitnehmer*in weltweit in Deutschland einen Job annehmen. Und dazu ist nicht mal zwingend ein Umzug nötig. Denn seit Beginn der Corona-Pandemie lassen sich immer mehr Tätigkeiten auch remote – sogar über Ländergrenzen hinweg – ausüben. Global Hiring sollte also in jedem Fall in Betracht gezogen werden, um vakante Stellen schnell (wieder) zu besetzen. Denn internationale Mitarbeiter*innen sind weit mehr als nur „Lückenfüller“: Mit ihren ganz eigenen Anschauungen und Arbeitsweisen tragen sie zur Vielfalt im Unternehmen bei – die wiederum einen sehr positiven Einfluss auf den wirtschaftlichen Gesamterfolg haben kann. Mehr Insights zum Thema Diversität gibt es in unserem StepStone Diversity Report⁴.

Das Ziel: Wertvolle Zeit gewinnen

Vakanzkosten stellen viele Unternehmen und besonders spezielle Branchen vor große (finanzielle) Herausforderungen. Denn von allein werden sich Angebot und Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt in allzu naher Zukunft nicht regulieren. Dafür sorgen der demografische Wandel sowie der allgemeine Fachkräftemangel – die so genannte Arbeiterlosigkeit. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen Strategien entwickeln, wie sie die Effizienz ihres Recruitings optimieren und somit Stellen schneller (wieder) besetzen können. Quereinsteiger*innen und internationale Kandidat*innen können ein geeigneter Weg sein, um den Bewerberpool in Zeiten der Arbeiterlosigkeit zu erweitern. Auch das Angebot von Kurzbewerbungen, die neutrale Formulierung von Stellenausschreibungen sowie der Aufbau einer authentischen und attraktiven Arbeitgebermarke sind Hebel, die jedem Unternehmen unmittelbar und kurzfristig zur Verfügung stehen, um – im wahrsten Sinne des Wortes – wertvolle Zeit zu gewinnen.