Backoffice Manager (m/w/d)

In dieser abwechslungsreichen und anspruchsvollen Position bist du in folgenden Aufgabenbereichen:Die Position unterstützt das Projekt- und Servicegeschäft in der Gebäudetechnik und übernimmt die Organisation, Koordination und kaufmännische Abwicklung von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten. Sie ist zentrale Ansprechperson für Kunden und Mitarbeitende, koordiniert Termine, Material, Angebote und Aufträge und sorgt für eine strukturierte Projekt- und Verwaltungsorganisation. Zusätzlich unterstützt die Rolle das Rechnungswesen sowie den Telefon- und Kommunikationsdienst als Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten und Geschäftsleitung.Deine AufgabenWichtigste Aufgaben / Stichpunkte- Organisation und Koordination von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten
- Kundenbetreuung und zentrale Ansprechperson im Projektgeschäft
- Angebots-, Auftrags- und Projektverwaltung inkl. Materialbestellungen
- Termin-, Einsatz- und Ressourcenplanung für Mitarbeitende
- Pflege von Service-, Projekt- und Stammdaten
- Arbeits- und Wartungsberichte (Vorbereitung, Korrektur, Nachbereitung)
- Fakturierung und Rechnungsstellung
- Telefon-, E-Mail- und Anrufbeantworterdienst
- Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten, Abteilungen und Geschäftsleitung
Die Position unterstützt die Geschäftsleitung als zentrale Vertrauens-, Koordinations- und Steuerungsfunktion im operativen Tagesgeschäft. Neben der organisatorischen Entlastung übernimmt die Assistenz eigene Projekte sowie Teilprojekte und trägt hierfür inhaltliche und organisatorische Verantwortung. Sie bereitet Entscheidungen vor, verfolgt Maßnahmen nach und sorgt als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern für Struktur, Transparenz und einen reibungslosen Informationsfluss.Kernaufgaben- Eigenständige Organisation und Entlastung der Geschäftsleitung (Termine, Unterlagen, Korrespondenz, Wiedervorlagen)
- Übernahme und Steuerung eigener Projekte bzw. Teilprojekte inkl. Koordination, Terminverfolgung und Abstimmung
- Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen
- Zentrale Schnittstellenfunktion und Sicherstellung einer professionellen internen und externen Kommunikation