Active Sourcing mit dem Stepstone Talent Finder

Eine gute Stellenanzeige erreicht alle, die aktiv suchen. Doch ein großer Teil der Talente ist gerade gar nicht aktiv auf Jobsuche. Genau hier setzt Active Sourcing an: Du sprichst passende Kandidatinnen selbst an, zusätzlich zu deiner Anzeige.

80 % der Recruiter in Deutschland bezeichnen Recruiting als große Herausforderung — so das Ergebnis des Hiring Trends Update von Ende 2025. Active Sourcing ist eine der Antworten darauf. Was dahintersteckt und wie du es mit dem Stepstone Talent Finder umsetzt, liest du hier — oder du schaust dir direkt die Aufzeichnung an:

Active Sourcing wird 2026 zur Priorität

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache. Neben den 80 %, die das Recruiting als herausfordernd erleben, geben 64 % der befragten Recruiter an, dass die proaktive Kandidatenansprache eine Priorität für ihre Einstellungsstrategie 2026 hat.

Active Sourcing ist damit fester Bestandteil moderner Recruiting-Strategien geworden. Der Grund liegt auf der Hand: In einem angespannten Markt lohnt es sich, zusätzlich zur Stellenanzeige einen zweiten Weg zu den passenden Talenten zu nutzen. Die aktive Ansprache ist dieser Weg.

Das Potenzial passiver Talente

Laut der Stepstone-Befragung sind 40 % der Beschäftigten in Deutschland zwar nicht aktiv auf Jobsuche, aber offen für Angebote. Das ist fast die Hälfte des Marktes – eine große Gruppe, die zusätzlich zu deiner Stellenanzeige erreichbar wird.

Und diese Talente sind gar nicht so passiv, wie der Name vermuten lässt. Von diesen 40 % schauen sich wiederum 40 % zugesandte Jobangebote regelmäßig an. 11 % tun das sogar täglich. Das Thema Job gehört bei ihnen fest zur Routine – sie warten nur auf das richtige Angebot.

Die drei Schritte des Active Sourcing

Wer aktiv sucht, durchläuft drei Phasen. Jede beantwortet eine eigene Kernfrage.

Active Sourcing
=
finden

Active Screening
=
prüfen

Active Outreach
=
ansprechen

1. Active Sourcing: Die erste Frage lautet: Wo sind die passenden Talente überhaupt? Du verbindest dich aktiv mit Datenbanken und Plattformen und suchst dort gezielt nach den richtigen Profilen.
2. Active Screening: Jetzt geht es um die Passung: Passen die gefundenen Profile wirklich? Du bewertest sie proaktiv, erstellst eine Shortlist und vergleichst sie – auch mit den Bewerbungen, die über deine Stellenanzeige eingegangen sind.
3. Active Outreach: Im letzten Schritt sprichst du die Talente direkt und personalisiert an. Das Ziel: sie so zu überzeugen, dass die Stelle für sie interessant wird und sie sich bewerben.

Die größten Herausforderungen beim Active Sourcing

Eine hohe Priorität bedeutet nicht, dass etwas leicht ist. Active Sourcing gehört zu den zeitaufwendigsten Schritten im Recruiting-Prozess. Vier Herausforderungen tauchen dabei immer wieder auf: der hohe manuelle Aufwand, die Frage nach der Profilqualität (passen die angesprochenen Personen zur Stelle?), die niedrige Rücklaufquote (keine Reaktion auf Anrufe oder E-Mails) und fehlende Informationen zu Präferenzen wie Gehalt oder Standort.

Die gute Nachricht: Für alle vier Punkte gibt es Lösungsansätze. Genau hier kommt der Stepstone Talent Finder ins Spiel – ein Tool, das mit Blick auf diese Herausforderungen entwickelt wurde.

Active Sourcing mit dem Stepstone Talent Finder: Schritt für Schritt

Der Talent Finder ist das Werkzeug, mit dem sich der beschriebene Prozess in der Praxis umsetzen lässt. Das Prinzip ist einfach: Zusätzlich zu deiner Stellenanzeige findest du selbst passende Talente und trittst mit ihnen in Kontakt. So sieht das konkret aus.

Hinweis: Der Talent Finder ist verfügbar für Kunden, die Stepstone Recruit nutzen.

Schritt 1: Talente suchen

Im Kundencenter Stepstone Recruit findest du den Talent Finder in der linken Navigation. Von dort startest du mit einer Stichwortsuche – zum Beispiel „Mechatroniker”. Ein Enter genügt und du springst in die Ergebnisliste. Dank hinterlegter Synonyme erkennt das System dabei auch verwandte Bezeichnungen zu deinem Suchbegriff. Wer das nicht möchte, setzt den Begriff in Anführungszeichen.

Die Oberfläche ist aufgebaut wie eine Suchmaschinen-Suche: in der Mitte die Ergebnisse, rechts die Filter. Viele erfahrene Recruiter starten bewusst breit und grenzen dann Schritt für Schritt ein.

Schritt 2: Ergebnisse mit Filtern eingrenzen

Aus einer breiten Trefferliste wird über die Filter auf der rechten Seite eine belastbare Auswahl. Diese Filter stehen dir zur Verfügung:

• Aktivität: Zeigt nur Personen, die zuletzt aktiv waren – etwa sich eingeloggt, auf eine Anzeige geklickt oder den Lebenslauf aktualisiert haben.
• Standort: Suche an einem oder mehreren Orten (per Komma kombinierbar) mit individuellem Radius je Standort. Standardmäßig sind es 3 km; mit der Option „optimiert” passt der Talent Finder den Radius automatisch an die lokalen Gegebenheiten an – etwa Stadtgröße, Bevölkerungsdichte, Verkehrsanbindung und angrenzende Städte. Über „Wunschstandort” beziehst du zusätzlich Personen ein, die für den Job umziehen würden.
• Skills: In der Profilkarte siehst du die Kompetenzen, etwa Maschinenwartung oder Hydraulik. Passende Skills werden gematcht – im Beispiel wurde ein Profil angezeigt, weil die Person drei Jahre relevante Berufserfahrung als Mechatroniker hat und damit einen echten Stellen-Rollen-Match aufweist.
• Gehaltsvorstellung: Die angegebene Präferenz und – falls hinterlegt – das aktuelle Gehalt. So lässt sich gezielt nach einem Wunschgehalt filtern, zum Beispiel zwischen 60.000 und 80.000 €.
• Sprache: Relevant etwa bei Mechatronikern, wenn Englisch zum Lesen von Anleitungen gebraucht wird.
• Arbeitszeit: Filterung nach Vollzeit, Teilzeit oder flexiblen Arbeitsmodellen.
• Arbeitsplatztyp: Gezielte Suche nach Personen, die vor Ort, remote oder hybrid arbeiten möchten.
• Vertragsart: Filter nach unbefristeten, befristeten oder freiberuflichen Beschäftigungsverhältnissen.

Schritt 3: Profile prüfen und freischalten

Ein wichtiger Punkt vorweg: Suchen und Profile ansehen ist immer kostenlos. In der öffentlichen Ansicht siehst du zunächst nur den Vornamen, Skills, Berufserfahrung und einen Teil der Präferenzen. Kontaktdaten sind noch nicht sichtbar.

Um in Kontakt zu treten, nutzt du die Freischaltung. Dafür verbrauchst du einen sogenannten „Unlock“ – die „Währung” innerhalb des Tools. Mit einem Talent-Finder-Vertrag bekommst du eine vertraglich festgelegte Anzahl an Unlocks, die sich monatlich zurücksetzen, ähnlich wie bei einem Mobilfunkvertrag. Nach der Freischaltung erhältst du Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Zugriff auf den Lebenslauf. 

Gut zu wissen: Eine Freischaltung steht dir 30 Tage zur Verfügung. Erst danach wäre erneut ein Unlock nötig. Fällt der monatliche Reset in diesen Zeitraum, bleibt das Profil trotzdem die vollen 30 Tage verfügbar, ohne dass ein weiterer Unlock verbraucht wird.

Schritt 5: Talente kontaktieren 

Für die Ansprache hast du mehrere Wege: Telefon, E-Mail oder das Nachrichtenfenster direkt in der Plattform. Viele Recruiter berichten, dass gerade die Telefonnummer den entscheidenden Mehrwert bringt – ein Anruf ist direkt und schwer zu ignorieren.

Und hast du bereits eine Stellenanzeige veröffentlicht, kannst du passende Talente per „Invite to Apply” direkt einladen, sich auf deine Stelle zu bewerben.

Für Nachrichten kannst du Vorlagen hinterlegen und Felder wie den Namen automatisch einfügen lassen. So schreibst du strukturiert und trotzdem mit persönlicher Note, zum Beispiel eine vorbereitete Einladung zur Bewerbung. Die Talente am Ende wirklich zu überzeugen, bleibt deine Aufgabe – das ist die hohe Kunst der Direktansprache. Der Talent Finder bringt dich aber überhaupt erst an die Menschen, die du sonst nicht gefunden hättest.

Schritt 6: Organisieren und automatisieren

Damit Active Sourcing im Alltag nicht zum Zeitfresser wird, hilft der Talent Finder beim Strukturieren:

• Kommentare: Hinterlege Notizen an Profilen – nur für dich oder sichtbar für das Team.
• Listen: Über das Herz-Symbol speicherst du Talente in eigenen Listen, zum Beispiel je Stadt oder Profiltyp und kannst diese bei Bedarf mit dem Team teilen.
• Gespeicherte Suchen: Statt jeden Morgen dieselbe Suche neu aufzusetzen, speicherst du sie und lässt dich per E-Mail über neue Talente benachrichtigen – täglich, wöchentlich oder monatlich.

So wird aus einer aufwendigen Einzelrecherche ein wiederholbarer, halb automatisierter Prozess.

Mit der Lebenslaufdatenbank von Stepstone gewinnen wir im Recruiting nicht nur Tempo, sondern auch Qualität. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit und die starke Reichweite machen Stepstone zu einem echten Erfolgsfaktor in unserer Sourcing-Strategie.

TRICONNECT Consulting GmbH

Warum Recruiter auf den Talent Finder setzen

Kein Karrierenetzwerk, sondern der Marktführer in der Jobsuche

Wirklich relevante Kontakte: Bei Stepstone erreichen Unternehmen aktiv suchende Talente – und erhöhen so ihre Erfolgsquote bei jeder Ansprache.

Zugang zu über 4 Millionen Profilen – in Echtzeit aktualisiert

Mit 100.000 neuen Profilen jeden Monat finden Sie qualifizierte Kandidaten, auch wenn sie nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Direkter Draht zu Kandidaten und Kandidatinnen

Nur bei Stepstone – dank hinterlegter Kontaktdaten wie z. B. Telefonnummern treten Sie direkt mit den Kandidaten und Kandidatinnen ins Gespräch.

Fazit: Anzeige und aktive Ansprache kombinieren

Active Sourcing ersetzt die Stellenanzeige nicht – es ergänzt sie. Die Anzeige bringt die Menschen, die aktiv suchen. Der Talent Finder bringt zusätzlich Kandidaten die offen, aber nicht selbst aktiv auf der Suche sind. Warum nicht beides nutzen, wenn beides möglich ist? Genau diese Kombination macht dein Recruiting in einem angespannten Markt unschlagbar.