Entgelttransparenz umsetzen: Wie der Salary Navigator HR-Teams unterstützt

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie kommt – und HR-Verantwortliche müssen jetzt handeln. Faire, nachvollziehbare Gehaltsentscheidungen zu treffen und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, braucht mehr als gute Absichten: Es braucht verlässliche Daten, klare Prozesse und ein Tool, das beides zusammenbringt. Genau hier setzt der Salary Navigator von Stepstone an.

Dieser Artikel zeigt, wie das Tool in der Praxis funktioniert, welche Anforderungen der EU-Richtlinie es konkret adressiert – und warum datenbasierte Vergütung kein Thema mehr nur für Großkonzerne ist.

Warum historisch gewachsene Gehaltsstrukturen zum Problem werden

Viele Unternehmen kennen die Situation: Gehälter wurden über Jahre hinweg individuell verhandelt, an Marktlagen angepasst oder aus internen Budgetlogiken heraus festgelegt. Das Ergebnis sind Strukturen, die schwer zu erklären und noch schwerer zu rechtfertigen sind – gegenüber Mitarbeitenden, Bewerberinnen und Bewerbern und künftig auch gegenüber Behörden.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie macht genau das zur Pflicht:

• Gehaltsangabe im Bewerbungsprozess: Bereits beim ersten Kontakt muss eine Gehaltsspanne für die ausgeschriebene Stelle kommuniziert werden
• Nachweisbarer Gender Pay Gap: Unternehmen müssen einen möglichen geschlechtsspezifischen Gehaltsunterschied ausweisen können
• Vergleichbare Positionen identifizieren: Ähnliche Stellen im Unternehmen müssen erkannt und Gehaltsunterschiede begründet werden können

Wer das ohne eine saubere Datenbasis versucht, wird schnell merken: Bauchgefühl und Excel-Listen reichen dafür nicht aus.

Das Grundprinzip: Erst die Stelle bewerten, dann den Menschen

Eines der häufigsten Missverständnisse bei der Einführung von Gehaltstransparenz ist, dass es dabei um die Bewertung von Personen geht. Das Gegenteil ist richtig – und es ist auch das Prinzip, auf dem der Salary Navigator aufbaut.

Bevor eine Vergütungsentscheidung getroffen oder ein Gehaltsband kommuniziert werden kann, muss die Stelle objektiv bewertet werden:

• Was wird von der Person in dieser Rolle erwartet?
• Welche Berufserfahrung ist mindestens notwendig?
• Welche Verantwortung trägt sie – disziplinarisch, strategisch, budgetär?

Erst im zweiten Schritt wird der Mensch ins Bild geholt:

• Was bringt die konkrete Person mit?
• Übertrifft sie die Anforderungen?
• Liegt sie darunter?

Der standardisierte Fragenkatalog im Salary Navigator, identisch für jede Position, von der Sachbearbeitung bis zur Führungskraft, hilft dabei, unbewusste Verzerrung zu reduzieren und eine strukturierte Grundlage für Vergütungsentscheidungen zu schaffen.

1,5 Millionen Datensätze: Was hinter dem Benchmark steckt

Datenbasis & Abdeckung

Ein Benchmark ist nur so gut wie seine Daten. Der Salary Navigator greift auf rund 1,5 Millionen Gehaltsdatensätze, die kontinuierlich aktualisiert werden und folgende Abdeckung bietet:

• ~18.000 Stellentitel
• ~2.000 Jobfamilien
• ~50 Branchen (nach Systematik der Bundesagentur für Arbeit) 

Regionaler Bezug

Weil Gehaltsniveaus zwischen München, Hamburg und einer ländlichen Gemeinde erheblich variieren, fragt das Tool bei jeder Abfrage Postleitzahl und Gemeinde ab – so gilt der ausgewiesene Marktmedian tatsächlich für den eigenen Standort.

So funktioniert eine Gehaltsabfrage in der Praxis

Um zu zeigen, wie das Tool in einem konkreten Fall funktioniert, hier ein Durchlauf am Beispiel einer Account Managerin in Düsseldorf.

Schritt 1: Stelle definieren

Stellentitel eingeben, fertig. Das Tool kombiniert KI mit der KldB-Liste der Bundesagentur für Arbeit und schlägt passende Berufsbezeichnungen vor. Hinter jedem Titel steckt ein fünfstelliger KldB-Code mit Informationen zu Komplexität, Verantwortung und Kompetenzen – direkt relevant für die Anforderungen des Entgelttransparenzgesetzes.

Optional: interne Stellenbezeichnung hinterlegen, falls das Unternehmen eigene Jobtitel verwendet.

Schritt 2: Stellenanforderungen festlegen

Hier geht es um die Anforderungen an die Stelle – nicht an eine bestimmte Person. Abgefragt werden:

• Erforderliche Berufserfahrung
• Typischer Ausbildungsabschluss
• Verantwortungsbereich (Managementverantwortung? Strategische Umsatzverantwortung?)

Wichtige Unterscheidung: Eine Account Managerin erzielt Umsatz – trägt aber keine strategische Umsatzverantwortung. Die liegt beim Head of Sales. Klingt klein, hat aber erhebliche Auswirkungen auf Eingruppierung und Gehaltsband.

Schritt 3: Mitarbeiterdaten erfassen

 Für die Vorbereitung auf die EU-Richtlinie werden folgende Daten hinterlegt:

• Tatsächliche Qualifikation und Betriebszugehörigkeit
• Personalnummer (kein Name, keine Initialen – Datenschutzpflicht)
• Geschlecht (für Gender-Pay-Gap-Berechnung, ab Mitte 2027 für bestimmte Unternehmen Pflicht)
• Geburtsjahr

Schritt 4: Unternehmenskontext und Vergütungspaket

Zuletzt werden Unternehmensgröße, Branche und Region angegeben – für einen relevanten Marktvergleich.

Dann das Vergütungspaket:

• Fixgehalt
• Variables Gehalt – dazu zählen nicht nur Boni und Provisionen, sondern auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Schichtzuschläge

Für unser Beispiel: 62.000 € fix, 3.000 € variabel.

Der Report: Was der Salary Navigator ausgibt

Nach dem Durchlauf wird der Bericht generiert – und hier liegt der eigentliche Mehrwert.
Auf einen Blick sieht die HR-Verantwortliche:

Benefits im Marktvergleich

Der Report zeigt auch, welche Benefits für vergleichbare Positionen am Markt verbreitet sind.  Werden dort beispielsweise Firmenwagen bei 23 % der Stellen angeboten und das eigene Unternehmen bietet keinen an, ist das ein Signal – kein Alarmzeichen, aber ein Hinweis für die Positionierung im Wettbewerb um Talente.

Grading-Empfehlung: Positionen strukturiert einordnen

Der Salary Navigator ordnet jede bewertete Stelle einer von 17 Grading-Stufen zu – von vorbereitenden Tätigkeiten bis zur Geschäftsführung. Diese Einordnung hilft dabei, Positionen intern strukturiert zu erfassen und vergleichbar zu beschreiben. Sie ersetzt keine rechtliche Bewertung und ist als Hilfsmittel zur Orientierung gedacht.

Salary Navigator Management Summary

Mit der Management Summary siehst du genau, wo du stehst – vom Gesamtunternehmen bis zur einzelnen Abteilung. Vergleiche flexibel nach Abteilungen, Funktionen, Standorten oder Job Grades mit umfangreichen aktuellen Marktdaten. Identifiziere mit wenigen Klicks systematisch, wo du über, unter oder im Markt liegst, und priorisiere deine Gehaltsanpassungen datenbasiert.

So investierst du gezielt, bleibst wettbewerbsfähig und hältst Talente.

Für wen ist das Tool gedacht – und was kommt als Nächstes?

Der Salary Navigator richtet sich primär an mittelständische Unternehmen. Er setzt bewusst kein spezialisiertes HR-Expertenwissen voraus: Der standardisierte Fragenkatalog führt durch den Prozess, und die Ergebnisse sind ohne tiefe Vergütungskenntnisse interpretierbar. Weitere Features folgen in Kürze bzw. sobald die letzten Vorgaben der Richtlinie bekannt sind.

BALD VERFÜGBAR

Salary Navigator Transparency Reports

Mit den Transparency Reports erstellst du Gender Pay Gap und Transparenzberichte in wenigen Klicks. Berechne mit nur einem Klick die bereinigte und unbereinigte Entgeltlücke zwischen Männern und Frauen in deinem Unternehmen. Erhalte konkrete Vorschläge für Gehaltsanpassungen – für mehr Fairness und zur Erfüllung gesetzlicher Reporting-Pflichten. So planst du Gehälter fair, beantwortest Anfragen zur Transparenz fundiert und schaffst Vertrauen.

Fazit: Gehaltstransparenz braucht eine Datenbasis

Das Entgelttransparenzgesetz ist kein Bürokratieprojekt – es ist eine Chance, Vergütungsstrukturen endlich auf eine nachvollziehbare, faire und rechtssichere Grundlage zu stellen. Der Salary Navigator bietet dafür einen niedrigschwelligen Einstieg: ohne monatelange Implementierungsprojekte, ohne spezialisierte Berater, ohne Expertenwissen in der Stellenbewertung.

 Der Salary Navigator ist der richtige erste Schritt – für alle, die:

• Gehälter marktgerecht gestalten wollen
• den Gender Pay Gap vorbereitet ausweisen müssen*
• im Bewerbungsgespräch eine fundierte Gehaltsspanne nennen wollen

* Für die rechtssichere Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen wird eine abschließende Validierung durch eure HR- und Rechtsabteilung empfohlen.