So halten Sie die Vakanzkosten in Ihrem Unternehmen niedrig

Zeit ist Geld, dieses Sprichwort ist für den Bereich der Personalbeschaffung so aktuell wie nie. Denn jede vakante Stelle kostet Unternehmen täglich große Summen. Genauer gesagt: Laut unseren neuesten Berechnungen entgehen Firmen Umsätze von bis zu 79.000 Euro, wenn Stellen unbesetzt sind.

49.500 Euro: So hoch sind die durchschnittlichen Vakanzkosten

Die durchschnittlichen Vakanzkosten lagen in Deutschland 2023 bei rund 49.500 Euro. Die Vakanzzeit – also die Zeit, die ein Unternehmen braucht, um eine Stelle (neu) zu besetzen – lag in 2023 laut der Bundesagentur für Arbeit bei durchschnittlich 138 Tagen. Ein Grund für die hohe Anzahl an Vakanztagen ist sicherlich die Arbeiterlosigkeit (mehr dazu in diesem Artikel), die dieses Problem zusätzlich verstärkt.

Welche Kosten entstehen bei einer vakanten Stelle für Unternehmen?

Vakanzkosten genau zu beziffern ist komplex, schließlich hat eine unbesetzte Stelle Auswirkungen in verschiedenen Bereichen. Dabei müssen Sie zwischen direkten und indirekten Kosten unterscheiden:

Um die Vakanzkosten so gering wie möglich zu halten, ist es wichtig, dass Unternehmen Stellen so schnell wie möglich nachbesetzen.

Wie setzen sich Vakanzkosten zusammen?

Für die Berechnung der Vakanzkosten nutzen wir sowohl unseren eigenen Stepstone Datenschatz als auch Daten der Bundesagentur für Arbeit.

Die Basis bildet das durchschnittliche Gehalt einer Arbeitskraft. Dieses lässt sich aus dem jährlich erscheinenden Stepstone Gehaltsreport ableiten. Ein weiterer wichtiger Bestandteil und Multiplikator ist die Vakanzzeit (auch „Time-to-Hire“), die von der Bundesagentur für Arbeit berichtet wird. Der Faktor der Unternehmensgröße bringt nun die durchschnittlichen Umsätze einer Arbeitskraft ins Spiel.

Die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland lag im Jahr 2023 bei 138 Tagen. So lange dauerte es, eine vakante Stelle nachzubesetzen. Pro Tag liegt der Verlust, den Unternehmen durch vakante Stellen erleiden, bei durchschnittlich 624 Euro. Wie hoch die Vakanzkosten tatsächlich ausfallen, hängt stark von der Branche ab. Die Vakanztage sind nämlich je nach Branche sehr unterschiedlich.

Auch die Größe des Unternehmens ist entscheidend. Schließlich handelt es sich bei den Vakanzkosten um sogenannte Opportunitätskosten – also Kosten durch entgangene Umsätze. Je mehr Umsatz eine einzelne Arbeitskraft pro Tag in einem Unternehmen erwirtschaftet, desto höher sind die Ausfälle und damit die Kosten je vakantem Tag.

Welche Branchen haben die höchsten Vakanzkosten?

Bauwesen
79.000 €

Mit durchschnittlichen Umsatzeinbußen von 79.000 Euro hat derzeit die Baubranche die höchsten Vakanzkosten. Der Grund dafür ist die Vakanzzeit, die im Bauwesen ebenfalls am höchsten liegt: 206 Tage bleiben Stellen in dieser Branche laut der Bundesagentur für Arbeit unbesetzt.

Fertigung & Produktion
71.000 €

Fertigung und Produktion folgen an zweiter Stelle im Hinblick auf die Vakanzkosten: Sie liegen in dieser Branche bei 71.000 Euro. Ein hoher Umsatz pro Tag von durchschnittlich 658 Euro treffen hier auf eine durchschnittliche Vakanzzeit von 188 Tagen.

Finanzen
67.000 €

Darauf folgt die Finanzbranche, mit einem durchschnittlichen Verlust durch Nichtbesetzung in Höhe von 67.000 Euro. Zwar ist hier die benötigte Zeit für eine Nachbesetzung mit 133 Tagen deutlich kürzer, dafür ist der Umsatz in dieser Branche deutlich höher, mit 878 Euro pro Tag.

Es gibt aber auch Berufsgruppen, bei denen die Vakanzkosten weit unter dem Bundesdurchschnitt von rund 49.500 Euro liegen: Im Bereich Administration ist zum Beispiel nur mit Ausfällen von rund 25.000 Euro zu rechnen, was gerade einmal rund die Hälfte des Durchschnitts ist. Begründet wird dieser Fakt sicherlich unter anderem mit der niedrigen Time-to-Hire von 83 Tagen in diesem Bereich. Hier werden Stellen also verhältnismäßig schnell (wieder) besetzt. Am schnellsten nachbesetzt werden Stellen im Management mit gerade einmal 62 Tagen – bei Vakanzkosten von 850 Euro pro Tag zählt hier aber auch jeder Tag, denn in keiner Branche sind die Vakanzkosten so hoch. Im Bereich PR und im Personalwesen werden Stellen auch verhältnismäßig schnell nachbesetzt, mit 71 bzw. 83 Tagen.

Vergleich der Vakanztage und Vakanzzeiten in verschiedenen Berufsgruppen

Die Vakanzzeiten im Bundesvergleich

In den Bundesländern Saarland und Mecklenburg-Vorpommern ist die Vakanzzeit deutschlandweit am höchsten. Im Februar 2024 betrug die Vakanzzeit 170 Tage, die es dauerte, eine Stelle zu besetzen – im Saarland waren es 24 Tage mehr (194 Tage) und in Mecklenburg-Vorpommern 187 Tage. Auch in Nordrhein-Westfalen liegt die durchschnittliche Time-to-Hire mit 182 Tagen über dem Durchschnitt und in Bayern sind es 179 Tage.

Im Gegensatz dazu glänzt Berlin aktuell mit der niedrigsten Time-to-Hire – nur rund 95 Tage blieben Arbeitsplätze hier im Februar unbesetzt. Weitere Bundesländer mit Vakanzzeiten unter dem Durchschnitt sind Hamburg und Hessen, die 138 bzw. 143 Tage aufweisen.

Wie haben sich die Vakanzkosten entwickelt?

Im Unterschied zur letzten Erhebung im Jahr 2021 ist die durchschnittlichen Cost of Vacancy gestiegen – von 38.000 Euro auf 49.500 Euro. Das macht einen Sprung von rund 30 Prozent. Auch die durchschnittlichen Tage, um eine Stelle nachzubesetzen, sind mehr geworden – von 121 auf 138, also rund 14 Prozent.

Die Arbeiterlosigkeit ist ein naheliegender Grund für diese Entwicklung und in Anbetracht des fortschreitenden demografischen Wandels kann davon ausgegangen werden, dass sich diese Entwicklung möglicherweise fortführt. Somit wird die Nachbesetzung von Stellen für Unternehmen immer teurer, was viele Folgeprobleme mit sich führen kann. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und mit gezielten Maßnahmen ihre Vakanzkosten senken.

Die kurz- und mittelfristige Lösung, um Vakanzkosten zu senken, ist, das Finden neuer Arbeitskräfte für vakante Stellen zu beschleunigen. Gerade in Zeiten der Arbeiterlosigkeit, in der Talente ein knappes Gut sind, sollte in die Personalfindung – als wichtiger Bestandteil der gesamten Geschäftspolitik – investiert werden.

4 Tipps: Wie können Unternehmen die Vakanzkosten gezielt senken?

Die logische Konsequenz für Unternehmen ist die Flucht nach vorne. Anstatt die Bremse zu ziehen und Personalbeschaffungsmaßnahmen auf ein finanzielles Mindestmaß zu reduzieren, muss in sinnvolle und vor allem zielführende Maßnahmen investiert werden. Denn je schneller eine freie Stelle (wieder) besetzt wird, desto eher bleibt das eigene Unternehmen handlungs- und wettbewerbsfähig. Lange und hochpreisige Ausfälle können sich die wenigsten Marktteilnehmenden leisten.

Mit diesen 4 Tipps können Sie Nachbesetzung von Stellen beschleunigen und Ihr Recruiting so effizient wie möglich machen:

Tipp 1: Machen Sie den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich

Die größte Hürde für Bewerbende ist und bleibt ein langwieriger und umständlicher Bewerbungsprozess. Also machen Sie es Ihren Kandidat*innen so einfach wie möglich. Laut einer aktuellen Stepstone Studie wünschen sich 75 % der Befragten, dass Bewerbungsunterlagen zukünftig automatisiert und intelligent erstellt werden, sodass sie direkt die wichtigsten Informationen enthalten. Ganz so einfach geht es in der Realität bislang noch nicht – doch unsere Analysen zeigen, dass derzeit bei knapp 45 Prozent der Stellenausschreibungen auf stepstone.de die Möglichkeit einer Kurzbewerbung angeboten wird. Insbesondere bei Berufsgruppen, die besonders stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, könnten Bewerbungen ohne Anschreiben unkompliziert und schnell den Zulauf steigern.

Tipp 2: Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke

Wie steht es um Ihre Arbeitgebermarke? Die so genannte Employer Brand steht für die Reputation Ihres Unternehmens unter Arbeitnehmern am Markt. Welche Werte werden in Ihrem Unternehmen gelebt? Warum sind Ihre Mitarbeitenden gerne bei Ihnen tätig? Was macht Ihr Unternehmen wirklich aus und wie hebt es sich von anderen ab? Wenn der erste Eindruck stimmt und kein Zweifel an der Authentizität Ihrer Arbeitgebermarke besteht, wird Ihr Unternehmen per se als attraktiver Arbeitgeber in Erwägung gezogen.

Tipp 3: Geben Sie Quereinsteiger*innen eine Chance

Wie wichtig sind tiefgehende Fachkenntnisse in Ihrem Bereich wirklich? Kann das nötige Handwerkszeug mittelfristig vielleicht auch von Quereinsteiger*innen „on the job“ erlernt werden? Immer mehr Menschen schauen über den Tellerrand und sind nicht nur bereit, sondern sogar bestrebt, in ein anderes Berufsfeld zu wechseln. Laut unserer Studie „The Silent Resignation“ denken ganze 35 % der Deutschen mindestens mehrfach pro Woche, wenn nicht sogar täglich, über einen Jobwechsel nach. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Quereinsteiger*innen bringen meist eine sehr hohe Motivation sowie die Bereitschaft mit, viel zu investieren, um sich fachliche Qualifikationen schnell anzueignen. Viele Unternehmen und auch Bewerbende haben die Chance erkannt: Eine interne Auswertung von stepstone.de zeigt, dass der Begriff Quereinsteiger unter den Top 3 der Suchanfragen steht.

Tipp 4: Rekrutieren Sie über Grenzen hinweg

Die Erwerbsbevölkerung in Deutschland schrumpft. Gut, dass die Welt noch mehr zu bieten hat. Als Teil eines international höchst beliebten Arbeitsmarktes haben deutsche Unternehmen ideale Aussichten, um internationale Kandidat*innen für sich zu gewinnen. Laut unserer internationalen Studie würde jeder fünfte Arbeitnehmerin weltweit in Deutschland einen Job annehmen. Und dazu ist nicht mal zwingend ein Umzug nötig. Denn immer mehr Tätigkeiten lassen sich auch remote – sogar über Ländergrenzen hinweg – ausüben. Global Hiring sollte also in jedem Fall in Betracht gezogen werden, um vakante Stellen schnell (wieder) zu besetzen. Denn internationale Mitarbeiter*innen sind weit mehr als nur „Lückenfüller“: Mit ihren ganz eigenen Anschauungen und Arbeitsweisen tragen sie zur Vielfalt im Unternehmen bei – die wiederum einen sehr positiven Einfluss auf den wirtschaftlichen Gesamterfolg haben kann.

Lesetipp

Fachkräfte aus dem Ausland rekrutieren: Der ultimative Leitfaden zur internationalen Rekrutierung für Unternehmen

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Fazit

Unternehmen müssen Strategien entwickeln, wie sie die Effizienz ihres Recruitings optimieren und somit Stellen schneller (wieder) besetzen können. Quereinsteiger*innen und internationale Kandidat*innen können ein geeigneter Weg sein, um den Bewerberpool in Zeiten der Arbeiterlosigkeit zu erweitern. Auch das Angebot von Kurzbewerbungen sowie der Aufbau einer authentischen und attraktiven Arbeitgebermarke sind Hebel, die jedem Unternehmen unmittelbar und kurzfristig zur Verfügung stehen, um wertvolle Zeit zu gewinnen. Denn Vakanzzeit kostet Geld und zwar im wahrsten Sinne des Wortes!

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