5 Tipps für Ordnung im E-Mail-Postfach

Damit Sie in Zukunft die Übersicht behalten

5 Tipps für Ordnung im E-Mail-Postfach

Damit Sie in Zukunft die Übersicht behalten
Der Tag neigt sich dem Ende zu und Sie haben das Gefühl, nicht viel geschafft zu haben? Haben Sie schon einmal darauf geachtet, wie viel Zeit Sie mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen?

StepStone zeigt Ihnen, wie Sie effizienter arbeiten, indem Sie Ihren Posteingang cleverer managen.

1. Nehmen Sie sich Zeit

Lassen Sie den E-Mail Eingang nicht Ihren Arbeitsrhythmus bestimmen. Die University of California hat in einer Studie über Amerikanische Arbeitnehmer herausgefunden, dass die Arbeit im Durchschnitt alle 11 Minuten auf Grund eingehender E-Mails unterbrochen wird. Sie verlieren also wertvolle Zeit und vor allem die Konzentration, wenn Sie versuchen, auf jede E-Mail sofort zu reagieren. Besser ist es, stattdessen Zeitpunkte festzulegen, an denen Sie Ihr E-Mail-Postfach überprüfen. Stellen Sie optische und akustische Signale, die den Eingang neuer Mails ankündigen, am besten aus.

2. Schieben Sie nichts auf

Sobald Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mails zu lesen, sollten Sie versuchen, sie unmittelbar zu bearbeiten. Auf diese Weise fassen Sie Ihre E-Mails nicht unnötig oft an. Vorteil: Sie müssen sich nicht jedes mal aufs Neue in den jeweiligen Sachverhalt hineindenken und arbeiten so wesentlich effizienter.

3. Schaffen Sie Ordnung

Vermeiden Sie es in jedem Fall, bereits gelesene E-Mails unbearbeitet im Posteingang liegen zu lassen. Was nicht sofort erledigt werden kann, muss entsprechend abgelegt werden. Hierfür müssen Sie zunächst ein System anlegen. Erstellen Sie sich eine grobe Ordnerstruktur, in der Sie Ihre Nachrichten einordnen und bei Bedarf schnell wiederfinden können.

4. Seien Sie konsequent

Wichtig in diesem Zusammenhang: Umgehen Sie Sammelordner, in denen Sie alles ablegen, was Sie nicht spontan einem der Ablagefächer zuordnen können oder von dem Sie nicht wissen, ob es für Sie von Relevanz sein könnte. Hier verhält es sich wie mit einer Abstellkammer: Aus den Augen, aus dem Sinn. Wichtiges bleibt unter Umständen auf der Strecke.

5. Vermeiden Sie Ping-Pong-Kommunikation

In vielen Fällen ist es sinnvoller, zum Telefon zu greifen oder das persönliche Gespräch zu suchen, als eine E-Mail zu schreiben. Das spart Ihnen vor allem dann Zeit, wenn Sie absehen können, dass es mit einer einfachen Antwort des Empfängers nicht getan ist und Ihre Nachricht weitere Reaktionen Ihrer Seite erforderlich machen wird.

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1. Nehmen Sie sich Zeit

Lassen Sie den E-Mail Eingang nicht Ihren Arbeitsrhythmus bestimmen. Die University of California hat in einer Studie über Amerikanische Arbeitnehmer herausgefunden, dass die Arbeit im Durchschnitt alle 11 Minuten auf Grund eingehender E-Mails unterbrochen wird. Sie verlieren also wertvolle Zeit und vor allem die Konzentration, wenn Sie versuchen, auf jede E-Mail sofort zu reagieren. Besser ist es, stattdessen Zeitpunkte festzulegen, an denen Sie Ihr E-Mail-Postfach überprüfen. Stellen Sie optische und akustische Signale, die den Eingang neuer Mails ankündigen, am besten aus.

2. Schieben Sie nichts auf

Sobald Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mails zu lesen, sollten Sie versuchen, sie unmittelbar zu bearbeiten. Auf diese Weise fassen Sie Ihre E-Mails nicht unnötig oft an. Vorteil: Sie müssen sich nicht jedes mal aufs Neue in den jeweiligen Sachverhalt hineindenken und arbeiten so wesentlich effizienter.

3. Schaffen Sie Ordnung

Vermeiden Sie es in jedem Fall, bereits gelesene E-Mails unbearbeitet im Posteingang liegen zu lassen. Was nicht sofort erledigt werden kann, muss entsprechend abgelegt werden. Hierfür müssen Sie zunächst ein System anlegen. Erstellen Sie sich eine grobe Ordnerstruktur, in der Sie Ihre Nachrichten einordnen und bei Bedarf schnell wiederfinden können.

4. Seien Sie konsequent

Wichtig in diesem Zusammenhang: Umgehen Sie Sammelordner, in denen Sie alles ablegen, was Sie nicht spontan einem der Ablagefächer zuordnen können oder von dem Sie nicht wissen, ob es für Sie von Relevanz sein könnte. Hier verhält es sich wie mit einer Abstellkammer: Aus den Augen, aus dem Sinn. Wichtiges bleibt unter Umständen auf der Strecke.

5. Vermeiden Sie Ping-Pong-Kommunikation

In vielen Fällen ist es sinnvoller, zum Telefon zu greifen oder das persönliche Gespräch zu suchen, als eine E-Mail zu schreiben. Das spart Ihnen vor allem dann Zeit, wenn Sie absehen können, dass es mit einer einfachen Antwort des Empfängers nicht getan ist und Ihre Nachricht weitere Reaktionen Ihrer Seite erforderlich machen wird.

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