Fehlbesetzungen vermeiden: So optimierst du den Recruiting-Prozess – ein Interview mit Ingrid Kothe von thermondo
Inhalt
- Zum Download: Stepstone Insider Shortie
- Das Wichtigste in Kürze
- Ingrid Kothe von thermondo im Stepstone-Interview
- FAQ
Fehlbesetzungen vermeiden
DownloadGute Mitarbeiter*innen sind häufig schwer zu finden. Umso ärgerlicher ist es, wenn Recruiter*innen nach langer Suche endlich ihre offene Stelle besetzen und dann im Laufe der Probezeit feststellen: Das war eine Fehlbesetzung. Eine Fehlbesetzung ist nicht nur frustrierend, sondern auch teuer – und häufig vermeidbar. Wir haben mit Ingrid Kothe, Head of Talent Acquisition bei thermondo, darüber gesprochen, wie sich Fehleinstellungen vermeiden lassen und auf welche Warnsignale es im Recruiting zu achten gilt.
So vermeidest du Fehlbesetzungen im Bewerbungsgespräch
Mit unserem kompakten Guide geben wir dir das Werkzeug an die Hand, um deine Job-Interviews zu optimieren und die Zahl der Fehlbesetzungen zu reduzieren.
Das Wichtigste in Kürze:
- Drei nicht verhandelbare Kriterien: thermondo setzt auf fachliche Exzellenz, Cultural Add (neue Perspektiven statt bloßer Anpassung) und einen gemeinsamen Purpose zum Beispiel beim Thema Klimaneutralität.
- Entwicklungspotenzial schlägt Erfahrung: Fehlende Erfahrung führt nicht automatisch zur Absage – entscheidend ist die Fähigkeit zur Weiterentwicklung bei gemeinsamer Wertebasis.
- Datenbasierte Optimierung: Exit-Gespräche, Fluktuationsanalysen und KPIs ersetzen das Bauchgefühl und ermöglichen kontinuierliche Prozessverbesserungen.
- Qualitätssicherung: Culture-Add-Interviews mit Culture Ambassadors, Probearbeiten speziell im Handwerk und standardisierte Interview-Guidelines sichern die Einstellungsqualität.
Ingrid Kothe von thermondo im Stepstone-Interview
Stepstone: Welche Kriterien sind im Bewerbungsgespräch absolut nicht verhandelbar – unabhängig von Rolle oder Seniorität?
Ingrid Kothe von thermondo: Die Frage kann ich am besten in drei Teilen beantworten.
Nicht verhandelbar ist die fachliche Exzellenz im jeweiligen Fachgebiet. Unabhängig davon, ob es sich um Handwerk, Tech, Sales oder Office-Funktionen handelt, wird bei thermondo ein sehr hoher Wert auf fachliche Kompetenz und eine fundierte Ausbildung gelegt.
Ebenso essenziell ist die Kompatibilität mit unserem Kultur-Kompass. Dabei geht es nicht nur um „Cultural Fit“, sondern vielmehr um Cultural Add:
Kandidat*innen sollen nicht nur ins Unternehmen passen, sondern idealerweise auch neue Perspektiven und Kompetenzen mitbringen, die bislang fehlen. Wir suchen nicht „more of the same“, sondern Bereicherungen fürs Unternehmen.
Ein weiterer nicht verhandelbarer Faktor ist der gemeinsame Purpose – Gemeinsam machen wir Wohnen klimaneutral! – und ein ähnliches Werteverständnis.
Insbesondere das Thema Umwelt und Klimaneutralität steht bei thermondo ganz oben auf der Prioritätenliste – unabhängig von der jeweiligen Position. Gehen hier die Werte auseinander, passt der*die jeweilige Kandidat*in nicht zu uns.
Wie wird bei thermondo sichergestellt, dass neben der fachlichen Kompetenz auch Team- und Company-Fit realistisch eingeschätzt werden?
Der Prozess ist bei uns mehrstufig aufgebaut:
- Intensiver Screening Call mit dem zuständigen Talent Acquisition Manager
- Fachliches Interview mit dem Hiring Manager
- Zusätzlich ein Team-Add- bzw. Culture-Add-Interview (ab Senior-Level verpflichtend)
Bei Quereinsteiger*innen ist die kulturelle Bewertung bereits Teil des Fachinterviews.
Im Culture-Add-Interview werden der Wertekompass sowie die Führungsleitlinien thematisiert. Dieses Gespräch wird von sogenannten Culture Ambassadors geführt – Mitarbeitenden, die nicht im gleichen Fachbereich tätig sind, sich jedoch durch besondere kulturelle Vorbildfunktion als „Culture Champions“ hervorgetan haben.
Was wird im Bewerbungsprozess bei thermondo bewusst anders gemacht, um falsche Erwartungen frühzeitig auszuschließen?
Ein zentraler Unterschied sind die Culture-Add-Meetings sowie ein starker Fokus auf Geschwindigkeit.
Insbesondere im Blue-Collar-Bereich sind lange Prozesse nicht praktikabel – ein klassischer Recruiting-Fehler. Hier ist thermondo deutlich schneller als viele Wettbewerber. Außerdem ist unser Recruiting-Team sehr gut auf die jeweiligen Stellen gebrieft. Schon im ersten Screening-Call können fachliche Fragen häufig fundiert beantwortet werden. Das sorgt für hohe Authentizität.
Uns ist darüber hinaus aber auch sehr wichtig, nichts schön zu reden. Stattdessen wird transparent kommuniziert: „XY wird deine Herausforderung.“ So können Kandidat*innen entscheiden, ob sie sich der Stelle und den Anforderungen gewachsen fühlen.
Zusätzlich wird aktiv Feedback zum Bewerbungsprozess eingeholt – häufig auch bei Absagen.
Gab es in der Vergangenheit personelle Fehlbesetzungen? Woran lag es – und wurde der Hiring-Prozess im Anschluss angepasst?
Allein im Jahr 2025 wurden bei thermondo über 500 neue Mitarbeitende eingestellt. Also ja, in Anbetracht der Menge an neuen Mitarbeiter*innen, gab es natürlich auch ein paar Fehlbesetzungen – und das trotz eines sehr strukturierten Vorgehens.
Unsere Erkenntnisse aus Bewerbungsprozessen, aber auch aus Exit-Gesprächen beispielsweise fließen natürlich aktiv in die Weiterentwicklung des Auswahlprozesses mit ein.
Ein Beispiel: Im Handwerksbereich haben wir vor nicht ganz so langer Zeit das obligatorische Probearbeiten eingeführt. Ursprünglich wurde das Probearbeiten eher als Hürde wahrgenommen – inzwischen dient es gezielt dazu, Fehlentscheidungen vorzubeugen. Die Erfahrung zeigt, dass es dadurch seltener zu Fehlern bei der Personalauswahl kommt.
Regelmäßige Nachjustierungen gehören grundsätzlich zu unserem Prozess.
Wie wird mit Kandidat*innen umgegangen, die fachlich stark sind, aber beim Cultural Fit Zweifel auslösen – oder umgekehrt?
Die Entscheidung ist fallabhängig. Zweifel am Cultural Add sind kein automatisches Ausschlusskriterium, allerdings wird die kulturelle Komponente sehr hoch gewichtet.
Im Zweifel wird gezielt hinterfragt:
- Kann die Person fehlende Kompetenzen noch entwickeln?
- Trauen wir ihr zu, neue Anforderungen zu meistern (z. B. erstmals hybride Teams zu führen)?
- Handelt es sich um eine Erfahrungslücke – oder um ein grundlegendes Wertekonflikt-Thema?
Der Grundsatz lautet: Fehlende Erfahrung bedeutet nicht automatisch fehlende Fähigkeit. Entscheidend ist für uns, ob wir ein Entwicklungspotenzial sehen und ob sich die Wertebasis wenigstens zum Teil mit unserer deckt.
Welchen Tipp würdest du Unternehmen geben, die die Qualität ihrer Neueinstellungen nachhaltig verbessern wollen?
Daten, Daten, Daten.
Wir analysieren, was und wo wir können. Insbesondere Erkenntnisse aus Exit-Gesprächen, Fluktuationsanalysen und andere KPI-basierte Auswertungen geben uns wertvolle Insights und Orientierung, wie wir unseren Recruiting-Prozess systematisch optimieren können.
Ziel ist es, valide Entscheidungen zu treffen und sich von reinem Bauchgefühl zu lösen. Ein solides KPI-Setup ist dabei entscheidend, um Muster zu erkennen und an den richtigen Stellschrauben nachzuziehen.
Und jetzt noch abschließend: Gibt es einen einheitlichen Interview-Guide oder eine feste Methodik, die ihr bei thermondo im Bewerbungsgespräch nutzt?
Ja, es existieren verbindliche Interview-Guidelines sowie Trainings für unsere Hiring Manager*innen.
Diese beinhalten Beispielfragen, klassische No-Gos (z. B. unzulässige Fragen) und Grundlagenwissen für neue Hiring Manager*innen.
Außerdem gibt es bei uns regelmäßig Shadowings: Das heißt, dass wir Bewerbungsgespräche häufig zu zweit führen, wobei eine*r von uns lediglich als stille*r Zuhörer*in dabei ist. Darüber hinaus werden stichprobenartige Qualitätskontrollen durchgeführt. Dabei wird unter anderem überprüft:
Ist der Prozess rollengerecht und senioritätsabhängig angepasst?
FAQ
Was ist eine Fehlbesetzung?
Bei einer Fehlbesetzung handelt es sich um eine personelle Fehlentscheidung, das heißt, nach einem erfolgreichen Bewerbungsprozess startet ein*e neue*r Mitarbeiter*in im Unternehmen, entpuppt sich allerdings zeitnah als Mismatch. Aus unterschiedlichen Gründen passt der Neuzugang nicht zum Unternehmen, Team oder zur Stelle.
Warum ist es wichtig, Fehlbesetzungen zu vermeiden?
Fehlbesetzungen bringen häufig Unruhe ins Team. Mangelt es an Kompetenzen, muss das übrige Team das häufig ausgleichen und so kann es schnell zu Unzufriedenheit und Überarbeitung kommen.
Davon abgesehen gehen mit einer Fehlbesetzung schlimmstenfalls auch noch immense Kosten für den Arbeitgeber einher. Eine Faustregel besagt, dass eine falsche Personalentscheidung das Zwei- bis Dreifache des Jahresgehalts der eingestellten Person kostet. Darunter fallen beispielsweise Personalkosten in der HR-Abteilung, aber auch Effizienzeinbußen, Kosten für Jobportale und vieles mehr.
Welche Rolle spielt das Bewerbungsgespräch bei der Vermeidung von Fehlbesetzungen?
Das Bewerbungsgespräch bietet zahlreiche Stellschrauben, mit denen sich die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung reduzieren lässt. Ein laufend optimierter und individualisierter Fragenkatalog ist nur eine von vielen Maßnahmen, die Recruiter*innen treffen können.
Auch wichtig ist aber beispielsweise der Fokus auf den Cultural Fit, zusätzlich zur fachlichen Eignung. Bewerbende, deren Kompetenzen perfekt ins Unternehmen oder zum Job passen, können ein No-Go für Stakeholder und das Team sein. Auch das sollte beim Bewerbungsgespräch beachtet werden.
Zusätzlich spielen Daten und KPIs in diesem Bereich eine sehr große Rolle. Kommt es in einem Unternehmen häufiger zu Fehlbesetzungen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, den Recruiting-Prozess zu optimieren. Dazu sollten relevante Daten wie Exit-Gespräche, Fluktuation und KPIs wie Time-to-hire laufend analysiert werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse gezielt zu verbessern. Ein solides KPI-Setup hilft dabei, Muster zu erkennen und wirksam nachzusteuern.
Wie wichtig ist die kulturelle Passung eines Mitarbeiters?
Sehr wichtig! Während fachliche Kompetenzen häufig geschult werden können, ist das bei einem mangelnden Culture Fit nicht zwangsläufig so. Deswegen sollte es im Bewerbungsgespräch nicht ausschließlich um die Stationen im Lebenslauf gehen, sondern auch um die Werte, die Bewerbenden im Leben wichtig sind.
Wie können Referenzen und Probetage bei der Auswahl unterstützen?
Referenzen erlauben einen Blick in die Vergangenheit der Bewerbenden und liefern einen besonders authentischen Einblick in die Kompetenzen und den Charakter einer Person.
Ähnlich ist es mit Probearbeiten: Hier kann besonders das Team einen guten Eindruck von einem*r potenziellen neuen Mitarbeiter*in bekommen und bereits vor einer Vertragsunterzeichnung abschätzen, ob die Person passt – fachlich, aber eben auch menschlich – oder vielleicht auch nicht.
Wie lässt sich die Mitarbeiterfluktuation durch bessere Auswahl reduzieren?
Zum einen kann ein optimierter Einstellungsprozess für eine durchschnittlich längere Betriebszugehörigkeit sorgen. So werden Beschäftigungsverhältnisse seltener im Laufe der Probezeit beendet, wenn Arbeitgeber von vornherein transparent kommunizieren.
Darüber hinaus sorgt eine bessere Auswahl aber auch beim restlichen Team für mehr Zufriedenheit, wenn neue Kolleg*innen nicht nur fachlich eine Bereicherung sind, sondern sich auch menschlich gut ins Teamgefüge einfinden.
Welche Tipps gibt es für ein erfolgreiches Onboarding zur Minimierung von Fehlbesetzungen?
Noch vor dem Onboarding kann ein Probearbeitstag das Risiko einer Fehlbesetzung stark reduzieren. Danach hilft ein gutes Onboarding dabei, den Weg ins Team für neue Kolleg*innen zu ebnen. Besonders regelmäßige Feedback-Gespräche im Laufe der Probezeit helfen, Probleme und Unzufriedenheit (von beiden Seiten) schon früh zu adressieren und möglichst gegenzusteuern.
Ingrid Kothe
Head of Talent AcquisitionIngrid Kothe ist seit Juni 2023 Head of Talent Acquisition bei thermondo, einem Heizungsbauer mit besonderem Fokus auf nachhaltige Systeme wie Wärmepumpen. In ihrer Rolle verantwortet sie die strategische und operative Weiterentwicklung des Recruiting-Bereichs und stellt sicher, dass Fachkompetenz, Cultural Add und Werteorientierung im Auswahlprozess gleichermaßen berücksichtigt werden. Ihr Fokus liegt auf datenbasierten Entscheidungen, klar strukturierten Interview-Prozessen und einer hohen Prozessgeschwindigkeit – insbesondere im Blue-Collar-Recruiting.
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