Arbeitserlaubnis für ausländische Fachkräfte: Know-how, Tipps und Tricks für Arbeitgeber

Immer mehr Unternehmen begegnen der steigenden Arbeiterlosigkeit, indem sie Fachkräfte aus dem Ausland rekrutieren. Die Voraussetzungen dafür sind gut. Denn wie unsere neue Arbeitskräftestudie „Decoding Global Talent 2024“ in Kooperation mit The Network und der Boston Consulting Group zeigt, sind mehr als 60 % der Befragten grundsätzlich bereit, für den passenden Job ihr Wohnsitzland zu verlassen.¹ Die Einreise internationaler Fachkräfte ist jedoch mit einiger Bürokratie verbunden. Darüber sind sich auch die Talente im Klaren. Die Unterstützung bei der Beantragung von Visum und Arbeitserlaubnis ist daher – neben der Unterstützung bei der Wohnungssuche – die wichtigste Erwartung, die Kandidat*innen aus dem Ausland an ihren potenziellen deutschen Arbeitgeber haben.¹ 

Doch welche Schritte müssen gegangen werden, damit ausländische Talente in Deutschland leben und arbeiten dürfen? Was ist eine Arbeitserlaubnis und wer braucht sie? Visum, Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis – wo sind die Unterschiede und welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt werden? Und was sind die Pflichten des Arbeitgebers bei der Beschäftigung internationaler Fachkräfte? In diesem Artikel bringen wir Licht in den deutschen Formalitätendschungel und zeigen, warum die Unterstützung ausländischer Mitarbeitender in Behördenangelegenheiten so wichtig ist. 

EU oder Nicht-EU: Wer braucht eine Arbeitserlaubnis in Deutschland?

Die deutsche Gesetzeslandschaft regelt eine Fülle unterschiedlicher Gründe, Voraussetzungen und Möglichkeiten, um nach Deutschland einzureisen, hier zu leben und zu arbeiten. Mit dem im November 2023 in Kraft getretenen Fachkräfteeinwanderungsgesetz wurden bereits einige der früheren Hürden abgebaut, um die internationale Mobilität von Fachkräften zu erleichtern und den Aufwand auf Unternehmensseite zu reduzieren. 

Die erste Frage, die sich Arbeitgeber stellen müssen, lautet: Stammt der*die neue Mitarbeitende aus der EU bzw. einem EFTA-Staat (Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) oder aus einem Land außerhalb der EU? Bürger*innen aus EU- und EFTA-Staaten dürfen grundsätzlich ohne Visum nach Deutschland einreisen und benötigen nach dem Freizügigkeitsrecht keine Arbeitserlaubnis, um hier einer Erwerbstätigkeit nachzugehen. Anders verhält es sich für Menschen aus allen anderen Staaten – sogenannten Drittstaaten: Diese brauchen für die Einreise und die Arbeitsaufnahme in Deutschland grundsätzlich ein Visum bzw. eine Aufenthaltserlaubnis. Eine Ausnahme bilden dabei lediglich die sogenannten „Best Friends“-Staaten Australien, Israel, Japan, Kanada, Neuseeland, Südkorea, UK und die USA. Bürger*innen dieser Länder können ohne Visum nach Deutschland einreisen und die Aufenthaltserlaubnis direkt vor Ort beantragen.²

Visum, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis: So kommen Fachkräfte aus Drittstaaten nach Deutschland

Bei der Arbeitsmigration aus Drittstaaten gibt es eine Fülle von Möglichkeiten und entsprechend viele rechtliche und bürokratische Vorschriften, die es zu beachten gilt. Darüber spricht auch Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Jan Tibor Lelley in unserer Stepstone Podcast-Folge „Arbeit ohne Grenzen – über Arbeitsmigration und Mitarbeiterentsendung“.  

Sie möchten eine Person aus einem Drittland in Ihrem Unternehmen in Deutschland beschäftigen? Das ist der generelle Prozess, damit Fachkräfte von außerhalb Europas nach Deutschland kommen und hier arbeiten dürfen: 

Arbeitserlaubnis beantragen: Diese Arten von Arbeitsvisa gibt es

Um eine Arbeitserlaubnis zu erhalten, müssen bereits für die Beantragung des Visums sämtliche Details für die künftige Beschäftigung dargelegt werden: Welche Qualifikationen bringt die ausländische Fachkraft mit? Werden internationale Abschlüsse in Deutschland anerkannt? Welche Art der Beschäftigung soll ausgeübt werden? Wie hoch ist das Bruttojahresgehalt? Danach entscheidet sich, welches Visum – und damit welche Art von Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis – für die jeweilige Fachkraft infrage kommt.

Das sind die gängigsten Arten von Arbeitsvisa: 

• Blaue Karte EU
• Visum zum Arbeiten für Fachkräfte
• Visum zum Arbeiten für Berufserfahrene
• Chancenkarte

Blaue Karte EU

Die Blaue Karte EU ist der beliebteste deutsche Aufenthaltstitel. Er kann von hochqualifizierten Fachkräften erworben werden, die entweder über einen Hochschulabschluss oder – neu seit dem Start des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes – über eine Ausbildung auf vergleichbarem Qualifikationsniveau verfügen. Zusätzlich muss bereits ein konkretes Jobangebot in Deutschland vorliegen. Das Bruttojahresgehalt muss dabei (Stand 2024) mindestens 45.300 Euro betragen. Ausnahme bilden die sogenannten Engpassberufe – also Berufe, in denen Fachkräfte besonders dringend gesucht werden: Hier genügt (Stand 2024) ein Bruttojahresgehalt von 41.041,80 Euro, um die Voraussetzungen für die Blaue Karte EU zu erfüllen.² 

Sonderfall IT-Spezialist*innen: Arbeitserlaubnis auch ohne Studium

„Ohne formellem Abschluss wird man als IT-Fachkraft [nach Deutschland] kommen können, wenn man eine berufspraktische Erfahrung hat. Das haben die allermeisten (…) Das ist eine richtige Neuigkeit.“

– Dr. Jan Tibor Lelley, Fachanwalt für Arbeitsrecht

IT-Fachkräfte werden händeringend gesucht – und kommen überdurchschnittlich oft als Quereinsteiger*innen in den Job. Daher hat die Bundesregierung im Fachkräfteeinwanderungsgesetz verankert, dass IT-Spezialist*innen auch ohne formale Qualifikation – sprich: ohne Studium oder vergleichbare Ausbildung – eine Blaue Karte EU erhalten können. Voraussetzung dafür ist, dass sie wenigstens drei Jahre Berufserfahrung auf Hochschulniveau sowie ein konkretes IT-Jobangebot in Deutschland nachweisen können.

Visum zum Arbeiten für Fachkräfte

Für Fachkräfte, die die Voraussetzungen für die Blaue Karte EU nicht erfüllen – beispielsweise, weil die Berufsausbildung nicht dem deutschen akademischen Niveau entspricht oder weil das Mindestgehalt nicht erreicht wird –, kann ein Visum zum Arbeiten für Fachkräfte beantragt werden. Dieses Visum richtet sich an Personen mit qualifizierter Ausbildung, die ein konkretes, qualifiziertes Jobangebot in Deutschland haben – also eine Stelle, für die eine Ausbildung oder ein Studium benötigt wird. Ein Arbeitsvertrag über eine Hilfstätigkeit reicht für dieses Arbeitsvisum nicht aus. In der Regel wird dafür außerdem die Zustimmung der Agentur für Arbeit benötigt. Bei der Blauen Karte EU ist dies nur in bestimmten Fällen notwendig.² 

Visum zum Arbeiten für Berufserfahrene 

Für Fachkräfte mit mindestens zweijähriger Berufsausbildung und zusätzlich mindestens zweijähriger Berufserfahrung gibt es das Visum zum Arbeiten für Berufserfahrene. Im Gegensatz zu den oben genannten Arbeitsvisa ist hier die formale Anerkennung des ausländischen Abschlusses nicht erforderlich – eine Zustimmung der Agentur für Arbeit wird allerdings dennoch benötigt. Weitere Voraussetzungen: konkretes Jobangebot bzw. Arbeitsvertrag in einem nicht-reglementierten Beruf in Deutschland sowie ein Bruttojahresgehalt von mindestens 40.770 Euro (Stand 2024).² 

Chancenkarte

Neu ist ab dem 1. Juni 2024 die sogenannte Chancenkarte. Mit diesem neuen Visum zur Arbeitsplatzsuche können Fachkräfte mit qualifizierter Berufsausbildung für die Dauer von maximal einem Jahr nach Deutschland kommen, um vor Ort Arbeit zu suchen. Es muss dafür noch kein konkretes Jobangebot oder gar ein Arbeitsvertrag vorliegen. Allerdings müssen für die Chancenkarte einfache Deutschkenntnisse oder Englischkenntnisse auf B2-Niveau nachgewiesen werden. Zusätzlich müssen die Fachkräfte belegen, dass sie finanziell abgesichert sind – sprich: dass sie für ihren Lebensunterhalt sorgen können, bis sie einen Arbeitsplatz gefunden haben.

„Fachkräfte mit qualifizierter Berufsausbildung werden für eine befristete Zeit nach Deutschland kommen können, um Arbeit zu suchen. Es sind “nur” Sprachkenntnisse erforderlich und Lebensunterhaltssicherung – das heißt die Leute müssen wissen, wovon sie leben können.“

– Dr. Jan Tibor Lelley, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Neu im Vergleich zum früheren Visum zur Arbeitsplatzsuche ist, dass Talente aus dem Ausland mit der Chancenkarte künftig bereits ab dem ersten Tag parallel zur Jobsuche einer Nebenbeschäftigung von bis zu 20 Stunden pro Woche nachgehen können. Dieser Aspekt ist auch für Arbeitgeber interessant, da ausländische Fachkräfte mit Chancenkarte von Anfang an einen Mehrwert für das Unternehmen bieten können. So wird der potenzielle Bewerberpool deutlich erweitert.³  chancenkarte

Schneller zur Arbeitserlaubnis für Ausländer: Das beschleunigte Fachkräfteverfahren

Der Weg zum Arbeitsvisum kann, je nach Herkunftsland und Arbeitsaufkommen in den Behörden, unter Umständen sehr langwierig sein und internationale Fachkräfte überfordern. Daher empfiehlt es sich für Unternehmen, die international rekrutieren, den Prozess gemeinsam mit dem*der neuen Mitarbeiter*in anzustoßen. Dafür gibt es das beschleunigte Fachkräfteverfahren. Hierbei wird der zukünftige Arbeitgeber – bevollmächtigt durch die internationale Fachkraft – selbst aktiv und kümmert sich um die Beantragung des passenden Arbeitsvisums. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit deutlich und bietet sowohl für die Fachkraft als auch für den Arbeitgeber zusätzliche Vorteile: Während der*die neue Mitarbeitende entlastet wird, ist das Unternehmen unmittelbar in den Vorgang involviert, kann den Einreiseprozess jederzeit nachverfolgen und so besser planen.  

So funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren

1. Die Fachkraft erteilt dem Arbeitgeber eine Vollmacht, dass er sich in ihrem Sinne um die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis kümmern darf. 
2. Der Arbeitgeber kontaktiert die zuständige, meist zentrale Ausländerbehörde des jeweiligen Bundeslandes und vereinbart einen Termin für ein Beratungsgespräch. Eine Übersicht über die entsprechenden Kontaktdaten für ganz Deutschland bietet das Portal make-it-in-germany.com. 
3. Der Arbeitgeber reicht die folgenden Unterlagen ein: 
   • Vollmacht der Fachkraft
   • Kopie des Reisepasses
   • Zeugnisse in Originalsprache und deutscher Übersetzung, die die Qualifikation belegen
   • Ausgefülltes Formular: Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis
4. Die Unterlagen werden durch die Ausländerbehörde geprüft und – sofern alles passt – wird das beschleunigte Fachkräfteverfahren eingeleitet. Die Kosten in Höhe von 411 Euro (Stand 2024) trägt der Arbeitgeber. 
5. Jetzt heißt es abwarten: Die Ausländerbehörde lässt prüfen, ob die Qualifikationen der Fachkraft in Deutschland anerkannt werden. Dieser Prozess kann bis zu zwei Monate dauern. 
6. Nach erfolgter Anerkennung sendet die Ausländerbehörde die notwendigen Unterlagen zur Zustimmung an die Agentur für Arbeit. Die Zustimmung wird innerhalb einer Woche erteilt. 
7. Die Ausländerbehörde erteilt ihre Vorabzustimmung zum Visum. Diese wird im Original an die Fachkraft weitergeleitet, die damit in ihrem Wohnsitzland ihr Arbeitsvisum beantragen kann. Die Visumskosten in Höhe von 75 Euro (Stand 2024) zahlt die Fachkraft – es sei denn, es wurde mit dem Unternehmen anders vereinbart.  
8. Innerhalb von maximal drei Wochen erhält die Fachkraft ihr Visum und kann damit nach Deutschland einreisen.

Pflichten des Arbeitgebers

Die meisten Unternehmen unterstützen ihre internationalen Fachkräfte bei den Einreiseformalitäten und der Erteilung der Arbeitserlaubnis. Das beschleunigt den Prozess und zahlt auch auf ihre Attraktivität als Arbeitgeber ein – schließlich entlastet diese Unterstützung die ausländische Arbeitskraft enorm und beweist seitens des Unternehmens Engagement und Wertschätzung.  

Eine Pflicht ist diese Unterstützung allerdings nicht. Die einzigen „echten“, also gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten des Arbeitgebers bei der Einstellung von Fachkräften aus dem Ausland sind: 

• den gültigen Aufenthaltstitel des*der neuen Mitarbeiter*in zu prüfen, 
• eine Kopie des Aufenthaltstitels abzuspeichern (digital oder analog) und 
• der zuständigen Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen mitzuteilen, falls das Beschäftigungsverhältnis vorzeitig beendet wird. 

Fazit zur Arbeitserlaubnis in Deutschland: Hürden gemeinsam nehmen

Der Weg nicht-europäischer Fachkräfte in den deutschen Arbeitsmarkt mag auf den ersten Blick aufwändig und komplex erscheinen. Doch mit etwas Routine lassen sich anfängliche Hürden überwinden und der Blick wird frei für das, worauf es ankommt: top-ausgebildete Talente, die neuen Wind ins Unternehmen bringen und die Wertschöpfung vorantreiben. 

Wer keine Kapazitäten hat, sich mit den verschiedenen Gesetzen, Behörden, Möglichkeiten und Abläufen selbst auseinanderzusetzen, kann für das Thema Arbeitserlaubnis entweder einen spezialisierten Anwalt oder direkt einen Relocation-Dienstleister mit ins Boot holen. Solche Unternehmen, die spezialisiert darauf sind, Arbeitgeber bei der Einreise internationaler Fachkräfte zu unterstützen, können eine große Entlastung sein. Denn neben der Abwicklung der Einreiseformalitäten können diese Profis auch an vielen weiteren Stellen unterstützen. Z. B. bei der Suche nach einer Unterkunft, dem Nachzug und der Integration von Familienmitgliedern, der Orientierung vor Ort und vielem mehr. Was Relocation genau bedeutet und worauf es dabei sonst noch ankommt, darum geht es in diesem Artikel zum Thema Relocation.

Webinar-Tipp: Global Mobility

Sie möchten mehr über Relocation und internationale Rekrutierung erfahren? In unserem Webinar „Global Mobility“ gibt es spannende Insights und wertvolles Know-how rund um Rekrutierung, Relocation und Onboarding internationaler Fachkräfte. 

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Weiterführende Links zur Arbeitserlaubnis in Deutschland

• Make it in Germany: Infos zu Visum & Aufenthalt 
• Make it in Germany: Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz 
• Ausländische Bildungsabschlüsse bewerten mit der Datenbank „anabin“  
• BQ – Das Informationsportal für ausländische Berufsqualifikationen 

Datenbasis und Methodik: Über „Decoding Global Talent 2024“ 

„Decoding Global Talent“ ist eine der größten Arbeitskräftestudien der Welt. In Kooperation mit The Network und der Boston Consulting Group (BCG) befragt The Stepstone Group nach Möglichkeit alle vier Jahre globale Fachkräfte zu ihrer internationalen Mobilität. Das Ziel: Mobilitätstrends und sich entwickelnde Präferenzen zu untersuchen und Arbeitgebern so dabei zu helfen, Top-Talente aus aller Welt einzustellen. Die Studie fasst die Antworten von mehr als 150.000 Teilnehmer*innen aus 185 Ländern zusammen und liefert damit aktuelle Insights zur internationalen Rekrutierung.

Mit einem Querschnitt aus allen Bildungsniveaus und Branchen nahmen rund 14.000 Personen aus Deutschland an der Studie teil, davon 52 % Männer, 46 % Frauen und 2 % Diverse. 85 % der Teilnehmenden lebt in Deutschland, 15 % sind ausgewandert. Die berufliche Situation der deutschen Teilnehmer*innen setzt sich wie folgt zusammen: 67 % Vollzeitbeschäftigte, 10 % Teilzeitbeschäftigte, 12 % Jobsuchende, 4 % Selbstständige, 7 % Sonstige (z. B. Rentner*innen und Studierende). 

Quellen: 

¹ Studie: „Decoding Global Talent“, The Stepstone Group, Boston Consulting Group und The Network, 2024 
²https://www.make-it-in-germany.com, Portal der Bundesregierung für Fachkräfte aus dem Ausland 
³https://chancenkarte.com/de/