Dienstreise und Arbeitszeit: Was Arbeitgeber wissen müssen

Dienstreise – Zeit für Arbeit oder freie Stunden? Als Arbeitgeber solltest du genau wissen, wann die Zeit, die deine Mitarbeitenden unterwegs verbringen, tatsächlich als Arbeitszeit zählt. Dabei entscheidet nicht nur, was sie während der Reise tun, sondern auch, wann und wie die Reise organisiert wurde. Damit du die Arbeitszeit auf Dienstreisen richtig erfassen kannst und Missverständnisse vermeidest, lohnt es sich, die wichtigsten gesetzlichen Regeln und Ausnahmen zu kennen.

Das Wichtigste in Kürze

• Wann zählt Reisezeit als Arbeitszeit? Wenn Mitarbeitende während der Fahrt tatsächlich arbeiten oder ihre volle Aufmerksamkeit erforderlich ist. Insbesondere bei Reisen innerhalb der regulären Arbeitszeit gilt die gesamte Reisezeit als Arbeitszeit – unabhängig vom Verkehrsmittel oder dem Ausmaß der tatsächlichen Arbeitsleistung.
• Arbeitszeit bei mehrtägigen Dienstreisen und Fortbildungen: Dazu gehören alle tatsächlichen Arbeitsphasen, einschließlich der Reisezeiten zu verpflichtenden Fortbildungen sowie Geschäftsessen mit Arbeitsbezug. Freizeit- und Ruhezeiten bleiben hiervon unberührt.
• Besondere Regelungen für Wochenend- und Feiertagsreisen: Beachte den Sonntags- und Feiertagsschutz, gewähre Ersatzruhetage und treffe klare Vereinbarungen zur Vergütung oder zum Ausgleich der Reisezeiten.
• Klare Regeln und offene Kommunikation als Basis: Lege verbindliche Regelungen zur Arbeitszeit bei Dienstreisen fest, kommuniziere Erwartungen transparent und dokumentiere Reisezeiten sorgfältig.

Worin unterscheiden sich Dienstreise, Dienstgang und Wegezeit?

Nicht jede beruflich veranlasste Bewegung zählt automatisch als Dienstreise. Grundsätzlich gilt:

• Dienstreise bedeutet, dass Mitarbeitende außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte für dein Unternehmen tätig sind, z. B. bei auswärtigen Kundenterminen, Besuchen von Geschäftspartnern, Schulungen oder Tätigkeiten an einem anderen Unternehmensstandort. Voraussetzung ist, dass der Einsatzort deutlich vom gewöhnlichen Arbeitsplatz entfernt liegt.
• Dienstgang beschreibt kurze, berufsbedingte Wege während der Arbeitszeit, zum Beispiel zu einem Kunden oder Geschäftspartner in unmittelbarer Nähe oder innerhalb derselben Stadt. Auch Fahrten zwischen verschiedenen Betriebsstätten zählen dazu. Dienstgänge gelten als Arbeitszeit.
• Wegezeit ist der regelmäßige Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Diese Strecke gilt weder als Dienstreise noch als Dienstgang und zählt laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) auch nicht als Arbeitszeit, wenn der Weg besonders lang ist.

Praxisbeispiel: Dienstreise oder Dienstgang?

Ein Außendienstmitarbeiter startet morgens von der Firmenzentrale in Köln zu einem Kundentermin nach Frankfurt. Dort nimmt er an einer ganztägigen Besprechung teil und übernachtet anschließend in einem Hotel, um am nächsten Tag weitere Termine in der Region wahrzunehmen. Da er seinen gewöhnlichen Arbeitsort verlässt und außerhalb des Firmensitzes im Auftrag des Unternehmens tätig ist, liegt eine Dienstreise vor.

Eine Marketingmitarbeiterin arbeitet im Hamburger Büro und holt während der Arbeitszeit Druckproben bei einer nahegelegenen Druckerei ab, die nur wenige Straßen vom Firmensitz entfernt liegt. Da sie den Betrieb nur kurz für eine berufliche Erledigung verlässt, handelt es sich um einen Dienstgang, nicht um eine Dienstreise.

Wann gilt Reisezeit als Arbeitszeit?

Reisezeit zählt nicht automatisch als Arbeitszeit. Die Rechtsprechung folgt der sogenannten Beanspruchungstheorie: Maßgeblich ist, ob der*die Mitarbeitende während der Reise tatsächlich arbeitet oder seine Aufmerksamkeit gefordert ist. Triff als Arbeitgeber klare und realistische Vereinbarungen dazu, was als Arbeitszeit gilt. So vermeidest du Missverständnisse und sorgst für Transparenz im Team.

Zählt Reisezeit während der regulären Arbeitszeit als Arbeitszeit?

Finden dienstliche Fahrten innerhalb der üblichen Arbeitszeit statt, zählt die gesamte Fahrtzeit als Arbeitszeit. Dabei spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel der Mitarbeitende wählt, ob er*sie während der Fahrt arbeitet oder ob du ihm*ihr konkrete Aufgaben mitgegeben hast. Entscheidend ist allein, dass die Reise in den regulären Arbeitszeitraum fällt.

Praxisbeispiel: Sabine arbeitet von 9 bis 17 Uhr und fährt um 10 Uhr mit dem Zug von Nürnberg nach Frankfurt, um an einem Kundentermin teilzunehmen. Auch wenn sie während der Fahrt keine E-Mails liest oder telefoniert, zählt die Zugfahrt zur bezahlten Arbeitszeit, da sie innerhalb ihres normalen Arbeitstags liegt.

Wie wird Reisezeit außerhalb der regulären Arbeitszeit gewertet?

Es besteht häufig Unsicherheit, wenn Angestellte außerhalb der üblichen Arbeitszeit, zum Beispiel abends, reisen. Grundsätzlich hängt es von der Wahl des Verkehrsmittels und einer ausdrücklichen Anweisung durch dich als Arbeitgeber ab, ob die Fahrt als Arbeitszeit zählt.

Reisezeit im Zug oder Flugzeug

Nutzen Mitarbeitende außerhalb der Arbeitszeit öffentliche Verkehrsmittelund arbeiten dabei auf deine Anweisung hin, zum Beispiel durch Telefonate, das Prüfen von Unterlagen oder die Vorbereitung auf Termine, gilt diese Zeit als Arbeitszeit. Wird die Fahrt hingegen rein privat genutzt, zählt sie nicht dazu. Beschäftigt sich dein*e Mitarbeitende*r freiwillig mit beruflichen Themen, ohne dass du dies verlangt hast, ist intern zu klären, ob diese Zeit als Arbeitszeit anerkannt wird.

Praxisbeispiel: Am Dienstag fährt ein Vertriebsmitarbeiter außerhalb seiner normalen Arbeitszeit mit dem Zug zu einem Kundentermin. Während der Fahrt bearbeitet er auf Anweisung seines Vorgesetzten Vertragsunterlagen und bereitet eine Präsentation vor. Diese Zeit zählt als Arbeitszeit. Auf dem Rückflug am gleichen Tag nutzt er die Zeit privat und hört Musik, ohne eine Arbeitsanweisung erhalten zu haben.  Diese Zeit gilt nicht als Arbeitszeit.

Reisezeit im Auto

Beauftragst du deine*n Mitarbeitende*n, mit dem eigenen Auto zu einem Kundentermin zu fahren, zählt diese Zeit als Arbeitszeit, da er*sie beim Fahren aufmerksam sein muss. Fährt er*sie hingegen ohne deine ausdrückliche Anweisung mit dem privaten Pkw, gilt die Fahrt nicht als Arbeitszeit. Eine Ausnahme liegt vor, wenn die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt oder wesentlich umständlicher wäre als die Fahrt mit dem Auto.

Auch für Beifahrer*innen gilt: Nur wenn du ihnen einen klaren Arbeitsauftrag gibst oder sie zum Beispiel an einer Besprechung teilnehmen, dürfen sie die Zeit als Arbeitszeit erfassen. Ohne deine Vorgabe dürfen weder Fahrer*innen noch Beifahrer*innen Fahrzeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit als Überstunden aufschreiben.

Praxisbeispiel: Jana reist am Mittwochabend um 19:00 auf Anweisung ihres Vorgesetzten mit dem Firmenwagen von Leipzig nach Erfurt. Sie sitzt zwar hinten im Auto, nutzt die Zeit jedoch, um mit Kollegin Alina über die Ergebnisse des letzten Kundentermins zu sprechen. Da das Gespräch der Vorbereitung auf das morgige Meeting dient, zählt diese Fahrtzeit für beide als Arbeitszeit.

Einige Tage später entscheidet sich Alina, allein mit ihrem privaten Auto zu einem Workshop nach Dresden zu fahren, obwohl auch eine Bahnreise möglich gewesen wäre. Da sie das Verkehrsmittel selbst gewählt hat und während der Fahrt keine Arbeitsaufträge erledigt, gilt ihre Fahrtzeit nicht als Arbeitszeit.

Worauf ist bei Dienstreisen an Sonn- und Feiertagen zu achten?

Für Sonntagsreisen gelten die zuvor beschriebenen Grundsätze für Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit. Zusätzlich musst du als Arbeitgeber die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zur Sonn- und Feiertagsarbeit beachten.

Gesetzliche Regelungen zu Sonn- und Feiertagsarbeit

Arbeitet dein*e Mitarbeitende*r an einem Sonntag, schreibt § 11 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) vor, dass ihm*ihr innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag zusteht. Du darfst deine Mitarbeitenden an höchstens 15 Sonntagen im Jahr beschäftigen und musst dabei die gesetzlichen Ruhezeiten einhalten.

Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit vergüten

Wie du Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit vergütest, kannst du flexibel gestalten, z.B. durch Zeitausgleich, Zuschläge oder andere Formen der Anerkennung. Solche Vereinbarungen solltest du im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festhalten.

Praxisbeispiel: Am Sonntagmorgen reist Julia auf Weisung ihres Arbeitgebers zu einem Kundentermin nach Frankfurt. Die Fahrt beginnt um 8 Uhr, der Termin startet am nächsten Morgen. Da die Reise außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit liegt und vom Arbeitgeber veranlasst wurde, zählt die Fahrtzeit als Arbeitszeit. Ihr Unternehmen gewährt ihr dafür am darauffolgenden Freitag einen Ausgleichstag.

Was zählt als Arbeitszeit bei mehrtägigen Dienstreisen und Terminen mit Kund*innen?

Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt als Arbeitszeit nur, wenn dein*e Mitarbeitende*r tatsächlich arbeitet: also Meetings, Telefonate oder deren Vorbereitung und Nachbereitung.

Regelungen bei Abendveranstaltungen

Abendessen mit Kund*innen oder Teamevents bewegen sich oft in einem Graubereich: Wenn geschäftliche Themen besprochen oder Beziehungen gepflegt werden, zählt die Zeit als Arbeitszeit. Handelt es sich um rein private Treffen, gilt die Zeit als Freizeit.

Ruhezeiten und klare Absprachen schaffen Klarheit

Die Zeit im Hotel oder bei Freizeitaktivitäten zählt zur gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeit, nicht zur Arbeitszeit. Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit müssen auch auf Dienstreisen eingehalten werden. Kläre daher vorab, ob die Teilnahme an Veranstaltungen „repräsentativ“ und Teil der Arbeitszeit ist oder freiwillig erfolgt.

Praxisbeispiel: Tom reist von Dienstag bis Donnerstag zu einer Fachmesse nach Berlin. Tagsüber führt er Kundengespräche und nimmt an Vorträgen teil – diese Zeiten gelten als Arbeitszeit. Am Mittwochabend ist er zu einem Abendessen mit Geschäftspartnern eingeladen. Da dort Vertragsinhalte besprochen werden, zählt auch dieser Termin als Arbeitszeit. Die Zeit im Hotel am Abend und am Morgen bleibt seine Ruhezeit.

Gilt Reisezeit zu Fortbildungen stets als Arbeitszeit?

Wenn du als Arbeitgeber deinen Mitarbeitenden die Teilnahme an einer Fortbildung vorschreibst, gilt die Zeit der Fortbildung als bezahlte Arbeitszeit. Da viele Fortbildungen nicht online stattfinden, gehört auch die An- und Abreise dazu. Diese Reisezeit zählt in diesem Fall ebenfalls als Arbeitszeit, solange sie im Auftrag erfolgt.

Anders sieht es aus, wenn dein*e Mitarbeitende*r freiwillig an einer Fortbildung teilnehmen: Dann zählt die aufgewendete Zeit grundsätzlich nicht als Arbeitszeit, es sei denn, im Arbeits- oder Dienstvertrag steht ausdrücklich, dass auch freiwillige Fortbildungen als Arbeitszeit anerkannt werden.

Praxisbeispiel: Sarah reist auf Anweisung ihres Arbeitgebers zu einer zweitägigen Fortbildung nach Frankfurt. Sie fährt mit dem Zug von Köln aus und nutzt die Zeit zur Vorbereitung auf die Veranstaltung. Da die Teilnahme verpflichtend ist, gilt sowohl die Reisezeit als auch die Fortbildung als Arbeitszeit.

Wann zählt Reisezeit ins Ausland als Arbeitszeit?

Wenn dein*e Mitarbeitende*r eine dienstlich angeordnete Auslandsreise antritt, gilt die gesamte Reisezeit grundsätzlich als Arbeitszeit. Das betrifft vor allem lange Flugzeiten und Anfahrtswege, die zur Erfüllung des Auftrags notwendig sind.

Sofern im Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes geregelt ist, besteht Anspruch auf Vergütung dieser Zeiten. Entscheidend ist dabei, dass du als Arbeitgeber die Reise veranlasst hast: dann zählt die komplette Reisedauer, nicht nur die regulären Arbeitsstunden.

Praxisbeispiel: Laura fliegt im Auftrag ihres Unternehmens zu einem dreitägigen Kongress nach Madrid. Sie startet an einem Montagmorgen um 7 Uhr und landet gegen Mittag. Da der Arbeitgeber die Reise angeordnet hat, gilt die gesamte An- und Abreisezeit, einschließlich der Wartezeiten am Flughafen, als Arbeitszeit.

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Wenn du Dienstreisen für dein Team organisierst, sorgen diese Maßnahmen für klare Abläufe und weniger Aufwand:

1. Einheitliche Regelungen treffen: Lege verbindlich fest, was als Arbeitszeit gilt und wie Reisezeiten erfasst werden. Eine kurze interne Richtlinie oder Checkliste hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
2. Klare Reisekostenregelung: Bestimme eindeutig, welche Kosten übernommen werden und wie die Reisekostenabrechnung So lassen sich spätere Diskussionen vermeiden.
3. Erwartungen im Vorfeld klären: Sprich rechtzeitig ab, ob bestimmte Aktivitäten wie Kundenessen oder Abendtermine zur Arbeitszeit gehören oder auf freiwilliger Basis stattfinden.
4. Ansprechpartner benennen: Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden bei Fragen oder Problemen während der Reise wissen, an wen sie sich wenden können.
5. Gesundheit und Sicherheit beachten: Informiere über gesetzliche Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen. Das gilt besonders bei langen Fahrten oder Auslandsreisen.
6. Reisezeiten dokumentieren: Erleichtere die zuverlässige Erfassung der Reisezeiten, zum Beispiel per App, Excel-Tabelle oder digitalem Formular.
7. Motivation durch Anerkennung stärken: Zeige Wertschätzung für den zusätzlichen Einsatz auf Dienstreisen, etwa durch Lob, Zeitausgleich oder kleine Gesten.

Fazit: Klare Absprachen schaffen Fairness

Ob Reisezeit als Arbeitszeit zählt, lässt sich nicht immer pauschal beantworten: viele Fälle hängen von der Situation und Auslegung ab. Umso wichtiger ist es, als Arbeitgeber frühzeitig klare Absprachen zu treffen. Wer offen kommuniziert und verbindlich regelt, was bei Dienstreisen als Arbeitszeit gilt, sorgt für mehr Fairness, Vertrauen und ein gutes Miteinander im Team. Gleichzeitig schützt eine transparente Regelung auch das Unternehmen vor rechtlichen Risiken und fördert die Planungssicherheit für alle.