Arbeitsverträge richtig erstellen: Aufbau, Vorlagen und Musterformulierungen

Welche Vorgaben aus dem Arbeitsrecht müssen Sie als Arbeitgeber bei Arbeitsverträgen beachten? Wie gestalten Sie Verträge, die rechtssicher und gleichzeitig flexibel sind? In diesem Artikel erhalten Sie eine klare Übersicht zum Aufbau von Arbeitsverträgen, ergänzt durch hilfreiche Musterformulierungen und Vorlagen. Praxisnahe Beispiele unterstützen Sie dabei, rechtliche Stolperfallen zu vermeiden und eine transparente Zusammenarbeit zu fördern. 

Was ist ein Arbeitsvertrag? 

Ein Arbeitsvertrag bildet die Basis für jedes Arbeitsverhältnis und definiert klare Regeln für die Zusammenarbeit. Sie legen darin fest, welche Rechte und Pflichten sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmenden gelten. In einer modernen Arbeitswelt, die von flexiblen Modellen geprägt ist, bleibt der Arbeitsvertrag ein unverzichtbares Instrument, um Verlässlichkeit und Transparenz zu schaffen. Der Vertrag sichert Ihnen die Arbeitsleistung des Mitarbeitenden, während Sie sich im Gegenzug zur Zahlung des vereinbarten Gehalts verpflichten. 

Welche Arten von Arbeitsverträgen passen zu Ihrem Unternehmen? 

Die Wahl des passenden Arbeitsvertrags hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der gängigsten Vertragsarten Dabei sollten Sie stets die jeweiligen gesetzlichen Rahmenbedingungen beachten. 

Unbefristeter Arbeitsvertrag 

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist ein Arbeitsverhältnis, das auf unbestimmte Zeit geschlossen wird und ohne festgelegtes Enddatum gilt. Die wesentlichen Rechte und Pflichten sind dabei in § 611a BGB geregelt. Dieser Vertrag endet nicht automatisch, sondern nur durch eine Kündigung, einen Aufhebungsvertrag oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen. Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses kann unter Einhaltung der jeweils geltenden Kündigungsfristen erfolgen, die gesetzlich, tariflich oder vertraglich festgelegt sind und je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit variieren können. 

Der unbefristete Arbeitsvertrag regelt die wesentlichen Rechte und Pflichten beider Parteien, wie etwa die Arbeitszeit, das Gehalt, den Urlaub, den Tätigkeitsbereich und den Arbeitsort. Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses kann eine Probezeit vereinbart werden, die in der Regel 3 bis 6 Monate dauert. Während dieser Zeit gelten oft kürzere Kündigungsfristen. Nach der Probezeit genießt der Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen Kündigungsschutz, zum Beispiel durch das Kündigungsschutzgesetz, falls der Arbeitnehmer eine bestimmte Betriebszugehörigkeit erreicht hat. 

Befristeter Arbeitsvertrag 

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) regelt die Bedingungen für befristete  Arbeitsverhältnisse. In § 3 Abs. 1 TzBfG wird ein befristet beschäftigter Arbeitnehmer definiert: Ein Arbeitnehmer gilt als befristet beschäftigt, wenn sein Arbeitsvertrag für eine bestimmte Zeit geschlossen ist. Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen Zeitbefristung und Zweckbefristung. Ein Arbeitsvertrag ist zeitlich befristet, wenn die Dauer entweder konkret kalendermäßig festgelegt ist (kalendermäßige Befristung) oder sich aus Art, Zweck oder Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergibt (Zweckbefristung). 

Bei einer kalendermäßigen Befristung wird die Dauer des Arbeitsverhältnisses entweder für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Tag, Woche, Monat oder Jahr) oder nach einem konkreten Datum (z. B. bis zum 20. des Monats) festgelegt. Die Befristung muss jedoch ausreichend genau oder zumindest hinreichend bestimmbar sein (§§ 133, 157 BGB). Ist dies nicht der Fall, beispielsweise bei einer Befristung von „drei bis vier Wochen“, wird das Arbeitsverhältnis als unbefristet angesehen. Eine kalendermäßige Befristung ist auch dann gegeben, wenn sich die Dauer des Arbeitsverhältnisses objektiv aus der Art, dem Zweck oder der Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergibt (§ 3 Abs. 1 S. 2 TzBfG). 

Für eine Zweckbefristung ist es erforderlich, dass beide Vertragsparteien einig sind, dass die Dauer des Arbeitsverhältnisses vom Erreichen eines bestimmten Zwecks abhängt und dieser Zweck objektiv bestimmbar ist. Eine Zweckbefristung muss schriftlich vereinbart werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Eine Zweckbefristung kann auch mit einer Zeitbefristung kombiniert werden. 

Teilzeitarbeitsvertrag 

Eine Teilzeitbeschäftigung liegt vor, sobald ein*e Mitarbeiter*in weniger Arbeitsstunden als eine Vollzeitkraft erbringt.  Die genaue Anzahl der wöchentlichen Arbeitszeit wird dabei i.d.R. durch den Arbeitsvertrag festgelegt. Für Teilzeitbeschäftigte gelten dieselben Rechte und Pflichten wie für Vollzeitbeschäftigte. Mini-Job-Vertrag 
Ein Minijob eignet sich ideal für Tätigkeiten mit geringem Umfang, bei denen Mitarbeitende monatlich (Stand 2024) bis zu 538 € verdienen dürfen, was einem maximalen Jahresverdienst von 6.456 € entspricht. Seit Januar 2024 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 12,41 € pro Stunde. Wenn Arbeitnehmende diese Verdienstgrenze überschreiten, unterliegt das Beschäftigungsverhältnis der Sozialversicherungspflicht. 

Vertrag für freie Mitarbeiter*innen (Freelancervertrag) 

Freie Mitarbeitende agieren selbstständig und unabhängig. Legen Sie die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit schriftlich fest, etwa zu Honorar, Projektdauer und Arbeitsumfang. Vermeiden Sie Weisungsgebundenheit, um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit auszuschließen. Versicherungen und Steuerpflichten trägt der*die freie Mitarbeiter*in eigenverantwortlich. 

Ausbildungsvertrag 

Mit einem Ausbildungsvertrag legen Sie den Rahmen für eine strukturierte Ausbildung fest. Sie regeln darin Dauer, Inhalte, Vergütung und Prüfungsmodalitäten. Dieser Vertrag hilft Ihnen, Nachwuchskräfte gezielt aufzubauen. 

Praktikumsvertrag 

Ein Praktikumsvertrag dient der beruflichen Orientierung und definiert die Bedingungen für eine befristete Zusammenarbeit. Sie legen die Aufgaben, Arbeitszeiten und bei Bedarf die Vergütung fest. Mit dieser Vertragsform ermöglichen Sie jungen Talenten erste berufliche Erfahrungen in Ihrem Unternehmen. 

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Arbeitsverträge im Detail: Inhaltliche Anforderungen und Musterformulierungen 

Der Inhalt eines rechtsgültigen Arbeitsvertrags ist im Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) festgelegt. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der wesentlichen Punkte, die in einem Arbeitsvertrag enthalten sein sollten, sowie praxisorientierte Musterformulierungen zur Orientierung. Bitte beachten Sie, dass diese Muster lediglich als Hilfestellung dienen und keine rechtliche Beratung ersetzen. 

1. Angaben zu den Vertragsparteien:

Geben Sie den vollständigen Namen und die Anschrift Ihres Unternehmens sowie die des neuen Mitarbeitenden an:

Musterformulierung: „Dieser Vertrag wird geschlossen zwischen der XY GmbH, vertreten durch [Name des Vertreters], und Frau/Herrn [Name des Mitarbeitenden], wohnhaft in [Adresse des Mitarbeitenden].“

2. Beginn und Art des Arbeitsverhältnisses:

Nennen Sie das Startdatum des Arbeitsverhältnisses und geben Sie an, ob es sich um eine unbefristete oder befristete Anstellung handelt. Regeln Sie im Fall einer Befristung den Endzeitpunkt sowie mögliche Verlängerungen.

Musterformulierung unbefristeter Vertrag: „Unbefristeter Vertrag: „Das Arbeitsverhältnis beginnt am [Datum] und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.“

Musterformulierung Vertrag: „Das Arbeitsverhältnis beginnt am [Datum] und ist bis zum [Datum] befristet.“

3. Arbeitsort

Legen Sie den primären Einsatzort des Mitarbeitenden klar fest. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Klausel, die Einsätze an anderen Standorten erlaubt, sofern dies für den betrieblichen Ablauf notwendig ist.

Musterformulierung: „Der primäre Arbeitsort des Mitarbeitenden ist [Ort], wobei der*die Mitarbeitende auch an anderen Standorten im In- oder Ausland eingesetzt werden kann, sofern dies im Interesse des Unternehmens erforderlich ist.“

4. Beschreibung der Tätigkeit

Formulieren Sie die Hauptaufgaben des Mitarbeitenden und ergänzen Sie eine Klausel, die flexible Anpassungen der Aufgaben entsprechend den Qualifikationen ermöglicht.

Musterformulierung: „Die Hauptaufgaben des Mitarbeitenden umfassen [konkrete Aufgabenbeschreibung]. Der*die Mitarbeitende kann jedoch auch mit anderen Aufgaben betraut werden, die den Qualifikationen entsprechen und im Rahmen der betrieblichen Erfordernisse liegen.“

5. Arbeitszeit und Mehrarbeit

Der Vertrag legt die wöchentliche Arbeitszeit fest, beispielsweise 40 Stunden bei einer Vollzeitstelle, und definiert die Vergütung oder den Ausgleich von Überstunden durch Freizeit.

Musterformulierung zur Arbeitszeit: „Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt [Stundenanzahl] Stunden, verteilt auf [Anzahl] Arbeitstage à [Stundenanzahl] Stunden.“

Musterformulierung zur Mehrarbeit: „Überstunden werden entweder durch Freizeit ausgeglichen oder gemäß der betrieblichen Vereinbarung vergütet. Die maximal zulässigen Überstunden pro Monat dürfen [Prozent der Arbeitszeit] der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht überschreiten.“

6. Vergütung und Zusatzleistungen

Legen Sie das Gehalt inklusive Zahlungsmodalitäten fest. Ergänzen Sie Regelungen zu Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Boni und geben Sie an, unter welchen Voraussetzungen diese gezahlt werden.

Musterformulierung: „Der*die Mitarbeiter*in erhält eine monatliche Vergütung von [Betrag] €. Zusätzlich erhält der*die Mitarbeiter*in [z.B. Weihnachtsgeld, Boni], die unter der Voraussetzung gezahlt werden, dass [Bedingungen für Sonderzahlungen].“

7. Regelungen zur Probezeit

Der Arbeitsvertrag legt die Dauer der Probezeit fest und definiert die Kündigungsfristen, die in dieser Zeit gelten. In der Regel beträgt die Probezeit bis zu sechs Monate, lässt sich jedoch flexibel anpassen. Während dieser Phase können Sie das Arbeitsverhältnis mit einer verkürzten Kündigungsfrist von zwei Wochen einseitig beenden. 

Der Vertrag regelt zudem die anteiligen Urlaubsansprüche während der Probezeit, sodass Mitarbeitende mit jedem Monat ihres Beschäftigungsverhältnisses einen Teil ihres Jahresurlaubsanspruchs erwerben.

Musterformulierung: „Die Vertragsparteien vereinbaren eine Probezeit, die maximal sechs Monate beträgt. Während dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis von beiden Seiten mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Der*die Mitarbeiter*in erwirbt anteilige Urlaubsansprüche für jeden vollen Monat der Beschäftigung.“

8. Anspruch auf Urlaub

Der Arbeitsvertrag definiert den jährlichen Urlaubsanspruch, der den gesetzlichen Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes entspricht, beispielsweise 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Er regelt die Genehmigung von Urlaubsanträgen und die Planung der Urlaubszeiten.

Musterformulierung: „Der Jahresurlaub des Mitarbeiters beträgt [Anzahl] Arbeitstage, basierend auf einer [Anzahl]-Tage-Woche. Urlaubsanträge sind mindestens [Anzahl] Wochen im Voraus einzureichen und bedürfen der Genehmigung durch den Arbeitgeber.“

9. Regelungen bei Krankheit

Stellen Sie im Vertrag klar, wie Mitarbeitende im Krankheitsfall vorgehen müssen. Geben Sie an, bis wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einzureichen ist, und verweisen Sie auf die gesetzliche Regelung zur Lohnfortzahlung.

Musterformulierung: „Im Falle einer Krankheit muss der*die Mitarbeiter*in spätestens am dritten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einreichen. Es gelten die Bestimmungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes bezüglich der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.“

10. Geheimhaltung und Nebentätigkeiten

Schützen Sie sensible Unternehmensinformationen durch eine Geheimhaltungsklausel. Zusätzlich können Sie regeln, ob und unter welchen Bedingungen Nebentätigkeiten erlaubt sind.

Musterformulierung: „Der*die Mitarbeiter*in verpflichtet sich, alle geschäftlichen und betrieblichen Informationen, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit bekannt werden, vertraulich zu behandeln. Nebentätigkeiten dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Arbeitgebers aufgenommen werden.“

11. Kündigung und Fristen

Formulieren Sie die Kündigungsfristen für beide Seiten und verweisen Sie auf eventuelle längere Fristen bei langjähriger Beschäftigung.

Musterformulierung: „Nach Ablauf der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis von beiden Seiten unter Einhaltung der Kündigungsfrist von vier Wochen zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.“

12. Verfallfristen für Ansprüche

Legen Sie Fristen fest, bis zu denen Mitarbeitende finanzielle oder andere Ansprüche geltend machen müssen, um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden.

Musterformulierung: „Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis müssen innerhalb von [Anzahl] Monaten nach Entstehung schriftlich geltend gemacht werden, andernfalls verfallen sie.“

13. Zusätzliche Vereinbarungen

Führen Sie im Vertrag spezielle Regelungen auf, etwa zur Rückerstattung von Weiterbildungskosten oder zur Nutzung eines Dienstwagens, falls diese erforderlich sind.

Musterformulierung: „Der*dieMitarbeiter*in erhält einen Dienstwagen zur dienstlichen und privaten Nutzung, wobei die private Nutzung steuerlich berücksichtigt wird. Der*die Mitarbeiter*in verpflichtet sich zu sorgfältigem Umgang und trägt Schäden durch unsachgemäße Nutzung.“

14. Änderungen und Nebenabreden

Vereinbaren Sie, dass Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags nur in schriftlicher Form wirksam sind.

Musterformulierung: „Es bestehen keine Nebenabreden. Jegliche Änderung oder Ergänzung dieses Vertrages bedarf der schriftlichen Form.“

15. Vertragsstrafe
Sie können Vertragsstrafen einführen, um die Einhaltung bestimmter vertraglicher Verpflichtungen zu gewährleisten. Die Vertragsstrafe kann nicht nur im Einzelarbeitsvertrag, sondern auch in Tarifvertrag und Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt werden. 

Musterformulierung: „Verletzt der*die Mitarbeitende die Verpflichtungen zur Geheimhaltung von Betriebsgeheimnissen, verpflichtet er*sie sich, eine Vertragsstrafe in Höhe von [Betrag] € zu zahlen. Diese ist unabhängig von der Geltendmachung weitergehender Schadensersatzansprüche.“

Hinweis: Weitere Informationen zu den rechtlichen Grundlagen und der Anwendung von Vertragsstrafen finden Sie im abschließenden Abschnitt dieses Artikels.

16. Unterschrift und Datum

Der Arbeitsvertrag wird mit der Unterschrift beider Parteien rechtsverbindlich.

Vertragsstrafen im Arbeitsvertrag: Schutz Ihrer betrieblichen Interessen

Eine Vertragsstrafe schafft Verbindlichkeit und schützt Ihr Unternehmen vor finanziellen sowie organisatorischen Risiken. Klare Regelungen definieren die fällige Geldsumme bei Pflichtverletzungen. 

Typische Anwendungsfälle einer Vertragsstrafe 

• Nichtantritt der Arbeit: Tritt ein*e Arbeitnehmer*in nach Vertragsabschluss den Dienst nicht an oder kündigt er eigenmächtig ohne Einhaltung der Kündigungsfrist, kann eine Vertragsstrafe greifen. Eine übliche Höhe entspricht einem Monatsgehalt. 

• Verstöße gegen Geheimhaltungspflichten: Arbeitnehmende verpflichten sich, Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Ein Verstoß kann hohe Schäden verursachen, weshalb Sie eine Strafe festlegen sollten. 

• Missachtung des Wettbewerbsverbots: Falls ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot besteht, sichern Sie sich mit einer Vertragsstrafe ab, falls der*die Mitarbeiter*in für ein Konkurrenzunternehmen tätig wird. 

• Nicht-Rückgabe von Firmeneigentum: Bei Vertragsende muss der Arbeitnehmende alle Gegenstände und Daten Ihres Unternehmens zurückgeben. 

Praxisbeispiel: Vertragsstrafe durch nicht eingehaltene Kündigungsfrist

Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsmitarbeiter Ihres Unternehmens kündigt, ohne die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist einzuhalten. Dies führt zu unerwünschten Betriebsstörungen und zusätzlichen Kosten für die kurzfristige Nachbesetzung der Position. In diesem Fall sieht Ihr Arbeitsvertrag vor, dass der Mitarbeiter eine Vertragsstrafe von 3.000 € zahlen muss, wenn er ohne Einhaltung der Frist austritt. Die Strafe dient dazu, die entstandenen Kosten und den organisatorischen Aufwand abzudecken.