Warum Onboarding?

Wie erleben Fachkräfte die Zeit ab Vertragsunterschrift? Und warum kündigen Mitarbeiter noch im ersten Jahr?

Onboarding im Fokus - StepStone Recruiting Insights Jetzt die vollständige Studie als hochwertiges Whitepaper herunterladen

Freude und Aufregung sind groß: Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und der neue Job ist in Aussicht. Auch bei Unternehmen zeigt sich ein ähnliches Bild: Die offene Stelle ist besetzt und Verstärkung ist unterwegs, um die anstehenden Herausforderungen anzugehen. Sowohl Mitarbeiter, als auch das Unternehmen haben einen weiten Weg bis zum Punkt der Vertragsunterschrift zurückgelegt und in dieser Zeit viele wohlüberlegte Entscheidungen getroffen. Dennoch hat nahezu jeder Dritte bereits mindestens einmal im ersten Jahr einen neuen Job wieder aufgegeben. Das ist für beide Seiten fatal – und vermeidbar. Wie können Unternehmen durch einen strukturierten Onboarding-Prozess und gezieltes Employer Branding die Integration neuer Mitarbeiter optimal gestalten und diese nachhaltig für sich begeistern? Hierzu haben wir einige spannende Insights und wertvolle Tipps.

Employer Branding: Wie präsentieren sich Unternehmen gegenüber potenziellen Bewerbern?

Die Nachfrage nach qualifizierten Mitarbeitern ist ungebrochen hoch und aufgrund des demographischen Wandels gibt es immer weniger potenzielle Arbeitskräfte. Dies setzt Personalabteilungen unter Druck. 72 Prozent der Recruiter geben an, dass es die größte Herausforderung im Rekrutierungsprozess sei, überhaupt genügend Kandidaten zu finden. Das zeigt die StepStone Studie „Onboarding im Fokus“.

Auch für Kandidaten ist die Situation komplex. Im Zuge der Digitalisierung verschwinden und entstehen neue Jobs und innovative Geschäftsideen. Den Überblick zu behalten, um für sich den ‚Perfect Match‘ zu finden, ist in der heutigen Zeit ein anspruchsvoller Prozess.

Durch gezieltes Employer Branding stärken Unternehmen ihr Identifikationspotential für Bewerber und Mitarbeiter und können somit nicht nur öfter das Rennen um Top-Talente für sich entscheiden, sondern diese auch langfristig an sich binden.

Aber, bislang verfügen nur vier von zehn Unternehmen über eine definierte Arbeitgebermarke und vereinfachen es somit Kandidaten wie Mitarbeitern, eine emotionale Bindung zum Unternehmen und seinen Zielen aufzubauen. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand. Diese gehen sogar über die Identifikation und Produktivität der Mitarbeiter hinaus: Die Mitarbeiterempfehlung ist nach der Online-Jobplattform der zweithäufigste Kanal, über den Fachkräfte ihren aktuellen Job gefunden haben. Ein solches, positives Feedback ist für Unternehmen äußerst wertvoll und kann unter anderem sowohl durch effektives Employer Branding, als auch einen strukturierten Onboarding-Prozess über die Zeit sukzessive gefördert werden.

Was ist Onboarding? Die drei Phasen des Onboarding Prozesses

Die klar definierte und kommunizierte Arbeitgebermarke hat im Bewerbungsprozess überzeugt. Jetzt ist es von großer Bedeutung, die Authentizität der Employer Brand unter Beweis zu stellen, um Vorfreude und Motivation bei dem neuen Mitarbeiter und Kollegen, die mit der neuen Stelle einhergehen, aufrecht zu erhalten. Denn dem neuen Mitarbeiter stellen sich nach der Vertragsunterschrift viele Fragen: Wie sieht mein erster Arbeitstag aus? Welche Aufgaben werde ich übernehmen? Und mit wem werde ich wie zusammenarbeiten?

Um Fachkräfte bei ihrem Einstieg gut zu unterstützen und unnötige Nervosität zu nehmen, ist ein systematischer Eingliederungs-Prozess unerlässlich. Das Onboarding gliedert sich in drei Phasen.

Onboarding-Prozess Phase 1: Die Zeit nach der Vertragsunterschrift

Mit der Vertragsunterschrift beginnt der erste Schritt des Onboardings, das Preboarding. Die ersten wichtigen Informationen, wie der Ablauf des ersten Arbeitstages, Kontaktinformationen zu potentiellen Ansprechpartnern für erste Rückfragen oder die Agenda der Einführungsschulung, erreichen den neuen Kollegen. Damit beginnt der Beziehungsaufbau zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, die Vorfreude auf die neue Stelle wird über die Wartezeit hinweg getragen und die Nervosität hält sich in Grenzen. Parallel wird der Arbeitsplatz vorbereitet und somit alle Voraussetzungen für einen gelungenen Start in dieser Zeit geschaffen.

Onboarding-Prozess Phase 2: Am ersten Tag im neuen Job

Endlich ist es soweit und der erste Arbeitstag steht an. Auch wenn dieser für das Unternehmen und die Abteilung ein Tag ist, wie jeder andere auch, da z. B. regelmäßig neue Kollegen anfangen: Neue Mitarbeiter erinnern sich auch nach Jahren noch an den Start im neuen Job. Deshalb ist eine gelungene wie empathische Begrüßung im zweiten Schritt eine wichtige Voraussetzung, damit der neue Mitarbeiter sich direkt als Teil des großen Ganzen und willkommen fühlen kann. Wichtig ist darüber hinaus, dass alle internen Prozesse rund um HR und IT vorbereitet sind, damit Integration und Einarbeitung des neuen Kollegen vom ersten Arbeitstag an optimal ablaufen. Direkt sinnhaft und produktiv arbeiten zu können, ist eine wichtige Voraussetzung für neue Mitarbeiter, um die ersten Tage am neuen Arbeitsplatz positiv zu erleben und gut in Erinnerung zu behalten.

Onboarding-Prozess Phase 3: Das Onboarding am Arbeitsplatz

Der eigentliche Onboarding-Prozess beginnt dann ab dem ersten Arbeitstag und dauert bis zum Ende der Probezeit oder des ersten Jahres im Unternehmen. Auch nach einiger Zeit, etwa den ersten Wochen noch stellen sich einem neuen Mitarbeiter zahlreiche Fragen, sind viele Situationen neu. Die systematische fachliche und soziale Integration ist eine Grundlage dafür, dass sich ein neuer Kollege weiterhin wohl fühlt und sich unmittelbar produktiv einbringen kann. Eine gut strukturierte Einarbeitung, etwa durch einen Einarbeitungsplan, klar kommunizierte Ziele und Aufgaben geben Orientierung und unterstützen den Prozess der Integration.

Wie werden Onboardingprozesse gestaltet? Unsere zentralen Ergebnisse:

Fachkräfte erleben ihr Onboarding und die ersten zwei Wochen im neuen Job durchaus positiv:  So hatten 84 Prozent der Young Professionals jederzeit die Möglichkeit, Fragen zu stellen, erhielten 83 Prozent Unterstützung von ihren Kollegen und bekamen 72 Prozent zu ihrer Position passende Aufgaben übertragen. 62 Prozent der Mitarbeiter gaben sogar an, dass die Stelle genau ihren Erwartungen entsprach. Eine ideale Voraussetzung, um von einem ‚Perfect Match‘ zu sprechen und eine gute Voraussetzung für beide Seiten lange Zeit gut zusammen zu arbeiten.

Wie gestaltet sich nun die Realität in einem neuen Unternehmen? Die Befragung hat gezeigt, dass der erste Tag im neuen Unternehmen allerdings für viele Fachkräfte eine Herausforderung bleibt. So bekommen nur 45 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter die Chance, Fragen vorab mit dem zukünftigen Vorgesetzten zu klären. Nur rund ein Drittel der Befragten erhielt vorab Informationen zum Ablauf des ersten Tages. Ein Fünftel erhielt keine nennenswerten Informationen, wichtige Aspekte eines gelungenen Onboarding-Prozesses.

Die zentralen Ergebnisse unserer Untersuchung zum Thema Onboarding haben wir in unserem 60 Sekunden-Video zusammengefasst.

Man stelle sich die Situation vor: Die einzigen bekannten Informationen sind die Adresse des neuen Arbeitgebers und die Kontaktpersonen aus dem Bewerbungsprozess. Viele Überraschungen sind vorprogrammiert, eine professionelle Vorbereitung in der Zeit zuvor nicht möglich. Das ist für Fachkräfte unangenehm und löst Stress aus. Fachkräfte sind sich ihrer guten Position auf dem Arbeitsmarkt bewusst, was dazu führen kann, dass das Unternehmen einen Rückschlag in dem Unterfangen erleidet, ein Top-Talent langfristig in Team und Unternehmen zu binden.

Warum Fachkräfte noch im ersten Jahr kündigen...

Obwohl die ersten zwei Wochen im neuen Job überwiegend positiv bewertet werden, gab rund jede dritte Fachkraft an, schon einmal innerhalb nur eines Jahres einen neuen Job aufgegeben zu haben. Es ist eine unangenehme Situation für beide Seiten, wenn Mitarbeiter bereits zu einem so frühen Zeitpunkt kündigen. Fachkräfte müssen sich erneut nach einem neuen Arbeitgeber umsehen und gegebenenfalls unangenehme organisatorische wie soziale Folgen des Jobverlusts einkalkulieren. Im Unternehmen müssen sich verschiedene Personen für das ‚Mismatch‘ rechtfertigen. Es fehlt eine wichtige Fachkraft und die Investition in Rekrutierung und Einarbeitung muss erneut getätigt werden.

Wenn das Onboarding misslingt…

Beide Seiten müssen eine Fehlentscheidung eingestehen und mit den Folgen leben. Der wichtigste Grund, noch im ersten Jahr zu kündigen, ist die Diskrepanz zwischen den im Bewerbungsprozess kommunizierten Jobinhalten und der Realität im Job. Aber auch die Unternehmenskultur wird oftmals als Kündigungsgrund genannt. Ursachen, bei deren Vermeidung eine definierte Arbeitgebermarke und eine strukturierte Informationspolitik im Onboardingprozes abhelfen können. Kritisch ist in diesem Kontext ebenfalls, dass rund ein Drittel der befragten Fachkräfte angab, dass das in der Stellenanzeige kommunizierte Bild der Unternehmenskultur wie der Aufgabenbeschreibung nicht der Realität entsprach.

Welche Onboarding-Maßnahmen Fachkräfte erleben

Ein systematisches Onboarding wird immer bedeutsamer im Wettbewerb um die besten Talente. Auch nach der Vertragsunterschrift können Kandidaten ihre Entscheidung für das Unternehmen noch ändern. Eine schlechte Einarbeitung oder fehlende Integration erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung in der Probezeit. Daher ist die frühzeitige fachliche und soziale Integration neuer Mitarbeiter in die Organisation ausschlaggebend für ein anhaltendes Engagement und die Bindung an den Arbeitgeber.

Unsere Infografiken zeigen, wie verbreitet unterschiedliche Maßnahmen bereits sind.

Über diese Studie

Für die Studie hat StepStone im zweiten Quartal 2018 eine Online-Befragung unter insgesamt rund 13.000 Fach- und Führungskräften in Deutschland durchgeführt, darunter waren rund 10.000 Fachkräfte ohne Personalverantwortung und rund 3.000 Führungskräfte. Daneben befragte StepStone online insgesamt rund 2.000 Recruiter und Manager, die für Personalbeschaffung zuständig sind.

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Kontakt

  • Dr. Anastasia Herrmann
  • Head of Research

  • Patricia Pela
  • Junior Research & Communications Manager

  • Dr. Tobias Zimmermann
  • Research & PR Manager

Wir freuen uns über Ihr Feedback und Ihre Anfragen unter: studien@stepstone.de