Onboarding von Mitarbeitern
Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten und integrieren
Wussten Sie, dass jeder dritte Mitarbeiter bereits einmal in der Probezeit gekündigt hat?
Neue Arbeit, neues Team, neuer Chef, neue Aufgaben, viele Fragen, große Erwartungen – die ersten Tage im neuen Job sind für die Mehrheit der Fachkräfte eine Herausforderung und entscheidend für einen guten Start in einen neuen Berufsabschnitt. Die Bedeutung eines strukturierten Onboardings ist Unternehmen und dem Management durchaus bewusst. Trotzdem zeigen aktuelle Studienergebnisse, dass die Mehrheit keinen definierten Prozess mit Maßnahmen für die Vorbereitung, Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter hat. Onboarding ist also nur selten Teil einer ganzheitlichen Personalstrategie mit einem klaren Ziel, obwohl es maßgeblich zur Zufriedenheit, Motivation und Produktivität eines neuen Mitarbeiters beiträgt.
In der Zeit zwischen der Vertragsunterschrift und der Probezeit gibt es also einiges, was Unternehmen tun können, um qualifizierte Fachkräfte nicht nach kurzer Zeit schon wieder an die Konkurrenz zu verlieren.
Definition und Bedeutung von Onboarding
Onboarding steht für eine systematische Eingliederung, welche die Einführung, fachliche Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter umfasst. Hierfür werden Aufgaben definiert, Unternehmensziele und Unternehmenskultur vermittelt, Feedback gegeben
– und soziale Kontakte mit den Kollegen geknüpft.
Unternehmen profitieren in vielerlei Hinsicht von einem strukturierten Onboarding:
- Erhöhte Produktivität: Ein strukturiertes Onboarding ermöglicht einen definierten Einarbeitungsprozess mit klar verteilten Aufgaben und flüssigen Abläufen in der Organisation.
- Niedrigere Kosten: Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kostet ein Unternehmen im Durchschnitt ein halbes Jahresgehalt. Durch eine soziale und fachliche Integration vermeiden Unternehmen frühzeitige Kündigungen und hohe Kosten für Neubesetzungen.
- Besseres Image: Professionelles Onboarding erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ist ein wesentlicher Benefit, der für Employer-Branding-Maßnahmen verwendet werden kann.
- Weniger Zeitaufwand: Durch ein effektives Onboarding sparen Personaler, Führungskräfte und Kollegen wertvolle Arbeitsstunden bei der Integration neuer Mitarbeiter.
Der Onboarding-Prozess
Onboarding bezieht sich nicht nur auf den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Der gesamte Prozess beginnt mit der Vertragsunterschrift und ist frühestens nach Ende der Probezeit, spätestens aber nach einem Jahr abgeschlossen.
Das Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen:
Phase 1: Das Preboarding
Der erste Schritt im Prozess des Onboardings beginnt mit der Vertragsunterschrift und der erste Kontakt zu Chef und Mitarbeitern wird hergestellt. Idealerweise erhält der neue Mitarbeiter vor Antritt alle wichtigen Informationen, z. B. zum Ablauf des ersten Arbeitstages oder eine Agenda zur Einführungsschulung. Manche Arbeitgeber haben Bedenken, im Vorfeld in Sachen Datenschutz etwas falsch zu machen. Solche Bedenken kann die unternehmenseigene Rechtsabteilung aber schnell aus dem Weg räumen.
Phase 2: Die Begrüßung
Neue Mitarbeiter erinnern sich auch nach Jahren noch an ihren ersten Tag im neuen Job. Wichtig für eine positive Erfahrung ist, dass alle internen Prozesse rund um HR und IT vorbereitet sind. Das Team sollte also über den Start des neuen Kollegen informiert sein und seinen Arbeitsplatz entsprechend vorbereiten. Dazu gehört auch die Software, mit der der neue Kollege arbeiten muss. Das Ziel ist, dass der Mitarbeiter von Beginn an in seiner Tätigkeit sofort sinnvoll und produktiv arbeiten kann. Am besten erhält der neue Kollege einen Paten, der ihm in den ersten Tagen bei Fragen zur Seite steht, bei Problemen hilft und dafür sorgt, dass der neue Kollege sich rundum wohl und an Bord willkommen fühlt.
Phase 3: Das Onboarding
In diesem Teil des Prozesses geht es um das Gestalten einer nachhaltigen fachlichen Einarbeitung und sozialen Integration. In den ersten Wochen geht es für den neuen Mitarbeiter vor allem darum, die wichtigsten Stakeholder aus den unterschiedlichen Abteilungen kennenzulernen und ihm das notwendige Wissen zu vermitteln, mit dem er eigenständig arbeiten kann.
Onboarding: Status quo
Aktuelle Ergebnisse der Stepstone Studie „Erfolgsgeheimnis Team“ zeigen, dass viele Unternehmen in Sachen Onboarding zumindest an mancher Stelle Nachholbedarf haben. Nicht einmal die Hälfte hatte im Vorfeld die Möglichkeit, vor Antritt der neuen Stelle Fragen mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu klären. Nur etwa ein Drittel erhält vorab Informationen zum Ablauf des ersten Tages oder allgemeine Infos zum neuen Arbeitsplatz.
Welche Informationen/Angebote bekommen Fachkräfte an ihrem ersten Arbeitstag?
Quelle: Stepstone Studie „ Erfolgsgeheimnis Team“, 2018
„Nur etwa die Hälfte empfindet den Onboarding-Prozess als strukturiert und angenehm.“
Auch der erste Arbeitstag selbst ist für viele ein ernüchterndes Erlebnis. So findet ein Drittel keinen voll ausgestatteten Arbeitsplatz vor und nur vier von zehn Mitarbeiter erhalten eine Einführungsveranstaltung oder einen Einarbeitungsplan. Immerhin 14 Prozent geben an, dass ihr Team nicht über den Arbeitsbeginn ihres neuen Mitarbeiters informiert war.
Damit sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die Probezeit als positiv und erfolgreich wahrnehmen, ist ein neuer Mitarbeiter auf die Hilfsbereitschaft von Kollegen und regelmäßige Feedbackgespräche angewiesen – dennoch gibt nur die Hälfte der Befragten an, ein solches Gespräch in der Probezeit geführt zu haben.
Handlungsempfehlungen zur erfolgreichen Einarbeitung
Preboarding
Bereits direkt nach der Vertragsunterschrift sollte mit dem Beziehungsaufbau begonnen werden. Der neue Mitarbeiter hat sich zwar mit seiner Unterschrift für das Unternehmen entschieden, aber viele Einflüsse und Gedanken können diese Entscheidung wieder relativieren. Zwischen der Zusage und dem tatsächlichen Eintritt in den neuen Job können bis zu drei Monate liegen. Es gilt, diese so gut es geht mit regelmäßiger Kommunikation zu überbrücken und bei offenen Fragen frühzeitig zu helfen. Die Möglichkeit, sich jederzeit beim Chef oder der Personalabteilung melden zu können, schwächt Ängste und Nervosität deutlich ab. Zudem bleiben solche Serviceleistungen in den Köpfen der neuen Mitarbeiter, die so automatisch positive Assoziationen mit dem Unternehmen haben.
Unser Tipp: Mit einer automatisierten E-Mail-Kampagne kann ein neuer Mitarbeiter bis zum Startzeitpunkt bereits ans Unternehmen gebunden werden. In den E-Mails können die Teammitglieder den neuen Mitarbeiter vorab begrüßen, die Geschäftsführung kann sich und das Unternehmen vorstellen und in einem Office-Video erfahren die neuen Kollegen, wie es hinter den Kulissen, also am Arbeitsplatz, in der Kantine oder im hauseigenen Fitnessstudio, aussieht. So ist der erste persönliche Kontakt hergestellt und der neue Mitarbeiter erhält einen Einblick in die Unternehmenskultur.
Begrüßung
In der Eintrittsphase ist es wichtig, dem neuen Kollegen eine hohe Wertschätzung entgegenzubringen. Dazu gehört auch, dass dem Mitarbeiter eine professionelle und funktionierende Arbeitsumgebung (inklusive der benötigten Software) zur Verfügung steht sowie das Team über den Start des Mitarbeiters informiert ist und diesen persönlich gestaltet.
Unser Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste, was für den neuen Kollegen vorab organisiert werden muss. Ernennen Sie einen Mentor, der sich um die Abarbeitung der Checkliste kümmert, den Mitarbeiter persönlich begrüßt und in den ersten Tagen an die Hand nimmt.
Onboarding
Hier empfiehlt sich vor allem, den Einarbeitungsplan aktiv mit dem neuen Mitarbeiter durchzugehen. Auch klare Ziele und Aufgaben spielen bei einer erfolgreichen Einarbeitung eine wichtige Rolle. Regelmäßiges Feedback von den Kollegen und vor allem vom Chef sind ein wichtiges Instrument, um einen guten Start in den neuen Job zu ermöglichen.
Unser Tipp: Organisieren Sie schon vorab „Kennenlern-Termine“ mit Teamkollegen und Stakeholdern in angrenzenden Abteilungen für den neuen Mitarbeiter. So hat dieser gleich ab dem ersten Arbeitstag eine durch die Termine vorgegebene Struktur. Außerdem wird ihm die Orientierung und Identifikation der relevanten Ansprechpartner vereinfacht – und vermittelt ihm gleich den Eindruck, dass sein Onboarding gut vorbereitet wurde.
Weitere Tipps zu einem strukturierten Onboarding finden Sie auch in einem Artikel auf unserem Blog.
Weiterführende Informationen
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