Onboarding neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen : So klappt es mit dem guten ersten Eindruck

Das US-amerikanische Meinungsforschungsinstitut Gallup kam in einer Umfrage zum Thema Onboarding zu dem Schluss, dass nur 12 % der Mitarbeitenden von Unternehmen der Meinung sind, dass ihr Unternehmen über ein gutes Onboarding verfügt.

Viele Unternehmen versäumen es, neue Mitarbeitende richtig einzuarbeiten. Dabei kann ein gutes Onboarding dazu beitragen, dass weniger neue Mitarbeitende in der Probezeit kündigen oder einen schlechten Eindruck von ihrem neuen Arbeitgeber bekommen, der sich im schlimmsten Fall nie wieder abschütteln lässt und irgendwann dazu führt, dass Mitarbeitende ein Unternehmen wieder verlassen.

Hier gilt es also dringend nachzulegen und den eigenen Onboarding-Prozess unter die Lupe zu nehmen und zu verbessern. Wie das gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition und Bedeutung von Onboarding

Onboarding steht für eine systematische Eingliederung, welche die Einführung, fachliche Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter*innen umfasst. Hierfür werden Aufgaben definiert, Unternehmensziele und Unternehmenskultur vermittelt, Feedback gegeben und soziale Kontakte mit den Kolleg*innen geknüpft.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Unternehmen profitieren in vielerlei Hinsicht von einem strukturierten Onboarding:

Erhöhte Produktivität: Ein strukturiertes Onboarding ermöglicht einen definierten Einarbeitungsprozess mit klar verteilten Aufgaben und flüssigen Abläufen in der Organisation. Mitarbeitende kommen mit einem guten Onboarding schneller in den Arbeitsalltag hinein und können so zeitnah einen Beitrag leisten.

Niedrigere Kosten: Die Einstellung neuer Mitarbeitenden ist für ein Unternehmen mitunter sehr kostspielig.  Durch eine soziale und fachliche Integration vermeiden Unternehmen frühzeitige Kündigungen und hohe Kosten für Neubesetzungen.

Besseres Image: Professionelles Onboarding erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen und ist ein wesentlicher Benefit, der für Employer-Branding-Maßnahmen verwendet werden kann.

Niedrigere Fluktuationsraten: Mitarbeiter*innen, die gut eingearbeitet werden, wechseln mit geringerer Wahrscheinlichkeit schnell wieder den Job. Laut einer Umfrage (Quelle: Haufe Onboarding-Studie 2023) ist ein mangelndes Onboarding in 21 % der Fälle für eine frühzeitige Kündigung neuer Mitarbeitenden verantwortlich.

Welche Rolle haben Recruiter*innen im Onboarding-Prozess?

Nur bei 25 % der von Haufe (Quelle: Haufe Onboarding-Studie 2023) befragten Unternehmen übernimmt die Personalentwicklung die Organisation eines strukturierten und einheitlichen Onboarding-Prozesses, während in 15 % der Unternehmen das Recruiting dafür verantwortlich ist. Bei 34 % der Befragten tragen Führungskräfte die Verantwortung für das Onboarding und bei 17 % ist es das Team. Dabei empfehlen sich übergreifende Prozesse und einheitliche Strukturen, weshalb in vielen Unternehmen hier noch Nachschulungsbedarf besteht.

Recruiter*innen sind häufig der erste Kontakt, den Mitarbeitende mit einem Unternehmen haben. Recruiter*innen in den Onboarding-Prozess einzubinden ist dahingehend sinnvoll, da die Personen dann mit der ihnen bekannten Ansprechperson in Kontakt sind und nicht gleich mit einer Vielzahl an neuen Gesichtern konfrontiert werden. Es empfiehlt sich für den Anfang einen festen Ansprechpartner*in zu definieren, die*der die Kommunikation mit derdem neuen Kolleg*in übernimmt. Das wirkt stringent, organisiert und schützt vor Überforderung.

Recruiter*innen können vor dem ersten Tag einer*eines neuen Mitarbeiter*in konkrete Schritte unternehmen, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Der Übergang vom Recruiting zum Onboarding ist dabei fließend.

Intern sollte eine klare Zuteilung der Verantwortlichkeiten erfolgen – Rollen sollten klar definiert sein und zugewiesen werden.

Bevor der Onboarding-Prozess beginnt, können neue Mitarbeitende über den Ablauf des Onboarding-Prozesses informiert werden – das können ebenfalls Recruiter*innen übernehmen.

Recruiter*innen können neuen Mitarbeitenden regelmäßige Updates über Firmengeschehen zukommen lassen.

Sie können neuen Mitarbeitenden in der Preboarding-Phase wichtige Unterlagen und Informationen zukommen lassen. Dazu zählen Informationen zur Arbeitsumgebung, zur Struktur des Teams, zum Unternehmen und zu den ersten Arbeitstagen.

Es bietet sich an, neue Mitarbeitende schon vor Arbeitsbeginn dazu einladen, den neuen Arbeitsplatz zu besuchen oder einer Unternehmensveranstaltung beizuwohnen. Auch können sie sie in die Netzwerke des Unternehmens einladen. So wird auch die soziale Integration direkt sichergestellt.

Onboarding-Prozess in 4 Schritten: Worauf kommt es an?

Onboarding bezieht sich nicht nur auf den ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter*innen. Der gesamte Prozess beginnt mit der Vertragsunterschrift und ist frühestens nach Ende der Probezeit, spätestens aber nach einem Jahr abgeschlossen.

Das Onboarding lässt sich in vier Phasen unterteilen:

Onboarding-Prozess Phase 1: Das Preboarding

Der erste Schritt im Prozess des Onboardings beginnt mit der Vertragsunterschrift und der erste Kontakt zu Chefin und Mitarbeiter*innen wird hergestellt. Idealerweise erhält die*der neue Mitarbeiter*in vor Antritt alle wichtigen Informationen, z. B. zum Ablauf des ersten Arbeitstages oder eine Agenda zur Einführungsschulung. Manche Arbeitgeber haben Bedenken, im Vorfeld in Sachen Datenschutz etwas falsch zu machen. Solche Bedenken kann die unternehmenseigene Rechtsabteilung aber schnell aus dem Weg räumen.

Wichtig: 36 % der Neuankömmlinge haben laut der Haufe-Studie einen neuen Job bereits zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn wieder abgesagt. Das zeigt, wie relevant schon die Preboarding-Phase ist.

Onboarding-Prozess Phase 2: Die Begrüßung

Neue Mitarbeiter*innen erinnern sich auch nach Jahren noch an ihren ersten Tag im neuen Job. Wichtig für eine positive Erfahrung ist, dass alle internen Prozesse rund um HR und IT vorbereitet sind. Das Team sollte also über den Start der neuen Person im Team informiert sein und den Arbeitsplatz entsprechend vorbereiten. Dazu gehört auch die Software, mit der die*der neue Kollegin arbeiten muss. Das Ziel ist, dass neue Mitarbeitende von Beginn an in ihrer Tätigkeit sinnvoll und produktiv arbeiten können. Am besten erhalten neue Kolleg*innen einen Patin, die*der in den ersten Tagen Fragen beantworten, zur Seite stehen, bei Problemen helfen und dafür sorgen kann, dass sich die*der neue Kolleg*in rundum wohl und an Bord willkommen fühlt.

Auf das Recruiting internationaler Fachkräfte gehen wir am Ende des Artikels noch einmal genauer ein, aber gerade hier bieten sich Buddy-Systeme besonders an, um internationale Talente auf dem neuen Arbeitsplatz zu integrieren:

„If you can create buddy systems where newcomers are paired with German colleagues for conversational practice, this is what really makes a difference and it makes it more fun, too!”

Anne Kjær Bathel CEO & Co-Founder der ReDI School of Digital Integration

Onboarding-Prozess Phase 3: Das Onboarding

In dieser Onboarding-Phase geht es um das Gestalten einer nachhaltigen fachlichen Einarbeitung und sozialen Integration. In den ersten Wochen geht es für die*den neuen Mitarbeiterin vor allem darum, die wichtigsten Stakeholder aus den unterschiedlichen Abteilungen kennenzulernen und ihr*ihm das notwendige Wissen zu vermitteln, mit dem sie*er eigenständig arbeiten kann.

Onboarding-Prozess Phase 4: Nachbereitung

Die Nachbereitung ist ebenfalls Teil der Onboarding-Phasen. Schließlich endet das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen nicht mit ihrer ersten Arbeitswoche, sondern geht weit darüber hinaus. Wann der formelle Onboarding-Prozess abgeschlossen ist, ist je nach Unternehmen und Position verschieden. Zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen ist alles möglich.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie regelmäßiges Feedback implementieren, um die langfristige Entwicklung und Bindung der*des neuen Mitarbeiterin zu unterstützen. Holen Sie sich regelmäßig ein Update, was der Person noch fehlt oder was sie braucht, um im Unternehmen anzukommen. Bieten Sie darüber hinaus wenn möglich Coachings oder Mentorings an, um Ihrer*Ihrem neue*n Mitarbeiter*in auch noch in den ersten Monaten zu helfen, gut in die Aufgaben reinzukommen und ein fester Bestandteil des Teams zu werden.

Wichtig für Sie: Feedback von neuen Mitarbeiter*innen kann Ihnen helfen, Ihre Onboarding-Prozesse zu verbessern. Evaluieren und optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess daher konstant und bleiben Sie mit den neuen Kolleg*innen im Austausch.

Um in Zeiten der Arbeiterlosigkeit wettbewerbsfähig zu bleiben und neue Mitarbeitende nicht direkt wieder zu verlieren, sollten Sie dem Onboarding-Prozess viel Aufmerksamkeit widmen. Selbst wenn Sie gerade keine vakante Stelle zu besetzen haben, sollten Sie bei Tools, Softwares und Apps auf dem Laufenden bleiben. Passen Sie Ihren Onboarding-Prozess an die Bedürfnisse der Zielgruppe an, in der Sie rekrutieren und bleiben Sie stets auf dem neuesten Stand.

Leitfragen für Ihren strukturierten Onboarding-Plan

Für die ersten Tage, Wochen und Monate, die eine neuer Mitarbeiter*in im Unternehmen ist, sollte es einen klaren Zeitplan geben. Berücksichtigen Sie dabei diverse Aktivitäten:

Halten Sie diese Termine in einem Zeitplan schriftlich fest und lassen Sie ihn der*dem neuen Mitarbeiter*in so früh wie möglich zukommen. Beachten Sie dabei außerdem, dass sie den Onboarding-Prozess je nach Rolle, Fachwissen und Bedürfnisse der*des neuen Mitarbeiter*in individualisieren.

Exkurs: Wie sieht das Onboarding für internationale Fachkräfte aus?

Mit der Rekrutierung internationaler Fachkräfte können Unternehmen der Arbeiterlosigkeit entgegenwirken. Sie können entweder als Remote Worker rekrutiert werden und von ihrem bestehenden Wohnsitz im Ausland arbeiten oder sie ziehen für ihren Job um. Mittlerweile sind es nicht mehr nur hochqualifizierte Arbeitskräfte, die diesen Schritt gehen, sondern auch Menschen in Pflege, Handwerk oder Logistik. Im Rahmen von Global Mobility ist dabei neben den Faktoren Umzug und Remote Work auch die mentale Mobilität und das globale Mindset entscheidend. Schließlich wollen Talente nachhaltig nach Deutschland gebracht werden.

Auf internationale HR-Abteilungen kommt bei der Integration von Menschen aus dem Ausland eine besondere Aufgabe zu, weshalb es immer wichtiger wird, dass sich Firmen im internationalen Mitarbeitendenmanagement professionalisieren. Wichtige Faktoren sind zum Beispiel:

• Mobilitätsberatung
• Compliance-Kompetenz (z.B. Immigration etc.)
• Mobilitätserfahrungen der Mitarbeitenden
• Mobilitätsberatung für die Talent Management Funktion

Je besser Unternehmen im internationalen Recruiting aufgestellt sind, desto besser können auch Onboarding-Prozesse internationaler Mitarbeiter*innen durchgeführt werden. Schließlich kommen neben der Einarbeitung in einen neuen Job für Menschen aus dem Ausland auch noch Faktoren wie der Umzug in ein neues Land, die Wohnungssuche, eine neue Sprache und mehr hinzu.

Um Fachkräfte aus dem Ausland erfolgreich zu integrieren, sind diese vier Bausteine besonders entscheidend:

Familie: Für begleitende Partner*innen braucht es eine Perspektive – ebenso wie KITA oder Schulen für Kinder.

Umfeld: Ausländische Fachkräfte müssen auf den Transfer vorbereitet werden, sie brauchen Möglichkeiten, den Kontakt in die Heimat zu halten und müssen sich gleichzeitig in die neue Umgebung einleben.

Sprache: Schon vor dem Transfer sollte mit der Planung des Spracherwerbs begonnen werden – nach Ankunft ist dann eine kontinuierliche Weiterbildung essenziell.

Wohnraum: Ein Mietzuschuss oder Mitarbeitendenwohnen bei Wohnungsknappheit können Angebote des Arbeitgebers sein.

Es zeigt sich: Die Herausforderungen beim internationalen Recruiting sind nochmal umfassender. Umso wichtiger ist es, dass Sie Ihre internen Prozesse bereits effizient und strukturiert aufgesetzt haben, damit Ihr Onboarding im Unternehmen dazu führt, dass sich neue Mitarbeiter*innen im Betrieb auf Anhieb gut aufgehoben fühlen.

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