Interne und externe Personalbeschaffung: Was sind die Unterschiede?

Interne oder externe Personalbeschaffung? Die richtige Wahl entscheidet nicht nur über die Qualifikation Ihrer Bewerber*innen, sondern hat auch maßgeblichen Einfluss auf die Kosten des Bewerbungsprozesses und die Integration im Team. Informieren Sie sich über Vor- und Nachteile der internen und externen Personalsuche, um die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Diese Personalbeschaffungswege gibt es

In der Geschäftswelt zählt vor allem eines: das richtige Team. Aber wie finden Sie die besten Köpfe für Ihr Unternehmen? Manche schalten Stellenanzeigen, andere bilden ihre eigenen Leute fort oder arbeiten mit Personalvermittler*innen zusammen. Jede Methode hat ihre Vorteile. Doch welcher Weg ist der richtige für Ihr Unternehmen? Wir informieren Sie über die verschiedenen Möglichkeiten der internen und externen Personalbeschaffung.

Externe Personalbeschaffung

Externe Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, die Sie unternehmen, um Mitarbeiterinnen außerhalb Ihres Unternehmens zu gewinnen. Sie steht im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung, bei der bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiterinnen für andere Positionen eingesetzt werden.

Externe Personalbeschaffung bietet Ihnen unterschiedliche Wege und Reichweiten, um geeignete Kandidatinnen anzusprechen. Bei Messen kommen Sie zum Beispiel schnell persönlich mit Menschen in Kontakt. Mit Stellenanzeigen erreichen Sie jedoch mit Abstand am meisten Bewerberinnen. Über 40 Prozent aller Jobsuchenden starten ihre Jobsuche in einer Onlinejobbörse – weit vor der Recherche auf Unternehmenswebseiten oder Businessnetzwerken.¹

Beispiele für externe Personalbeschaffung sind:

• Personalvermittlungsagenturen: Hierbei wird die Suche nach geeigneten Kandidat*innen teilweise oder ganz an externe Dienstleister ausgelagert.
• Jobmessen: Unternehmen präsentieren sich und ihre offenen Stellen auf Messen und treten so in direkten Kontakt mit potenziellen Bewerber*innen.
• Soziale Netzwerke: Soziale Karrierenetzwerke werden immer häufiger für die Personalsuche genutzt.
• Headhunting: Bei dieser Methode werden spezialisierte Dienstleister beauftragt, gezielt nach Bewerber*innen zu suchen – oft für Führungs- oder Spezialpositionen.
• Stellenanzeigen: Diese können auf Jobportalen, Unternehmenswebsites oder auch in Printmedien geschaltet werden.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bietet Zugang zu einem sehr großen Pool an Talenten – schließlich erreichen Sie so eine vielfältige Gruppe von Bewerberinnen, die Sie mit internen Ressourcen nicht ansprechen könnten.

Wenn Sie Mitarbeitende durch externe Personalbeschaffung gewinnen, profitieren Sie von zusätzlichem Wissen und einer neutralen Haltung. Denn da externe Kandidatinnen keine Vorgeschichte im Unternehmen haben, bringen sie oft eine unvoreingenommene Perspektive auf bestehende Prozesse mit. Darüber hinaus kann externe Personalbeschaffung spezifische Kompetenzlücken in Ihrem Unternehmen schließen. Statt sich auf die zeit- und kostenintensive Fortbildung oder Umschulung vorhandener Mitarbeiterinnen zu konzentrieren, können Sie gezielt nach Expertinnen mit den benötigten Fähigkeiten suchen.

Darüber hinaus bietet Ihnen die externe Rekrutierung eine höhere Flexibilität als die interne Personalbeschaffung: So finden Sie schneller kurzfristig und projektbezogen neue Mitarbeiter*innen. Sie vermeiden gleichzeitig Kosten, die Sie durch die nicht besetzte Stelle haben.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Die mitunter höheren Kosten bei der Suche externer Kandidatinnen ist einer der offensichtlichsten Nachteile. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Unternehmen auf Personalvermittlungsagenturen oder Headhunterinnen zurückgreifen. Ein weiterer Aspekt, den Sie bei der externen Personalbeschaffung beachten sollten, ist die längere Einarbeitungszeit, die externe Mitarbeiterinnen häufig benötigen. Sie sind nicht immer sofort mit der Unternehmenskultur, den gängigen Prozessen oder den internen Tools vertraut.

Ein weiteres Risiko ist die Möglichkeit der Fehlbesetzung. So kann es passieren, dass neue Mitarbeiterinnen nicht optimal ins Team oder zur Unternehmensphilosophie passen.

Sie sollten sich jedoch nicht von den Kosten der externen Personalbeschaffung abschrecken lassen. Eine unbesetzte Stelle kann in Ihrem Unternehmen bis zu 73.000 Euro verschlingen.² Je schneller Sie eine geeignete Nachfolge für den Job finden, desto geringer sind diese Kosten.

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Dann lohnt sich die externe Personalbeschaffung

Insbesondere bei schnellem Unternehmenswachstum oder bei der Erschließung neuer Geschäftsfelder ist es unerlässlich, auf externe Talente zurückzugreifen. Diese bringen nicht nur spezifisches Wissen mit, sondern können auch dazu beitragen, ein vielfältigeres Team zu bilden und so neue Perspektiven und Ideen in das Unternehmen zu bringen.

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Interne Personalbeschaffung

Interne Personalbeschaffung bezeichnet alle Maßnahmen, die Ihr Unternehmen zur Einstellung, Beförderung oder Versetzung von eigenen Mitarbeiter*innen einsetzt. Einige Beispiele für interne Rekrutierung sind:

• Beförderungen
• Versetzungen
• Interne Stellenausschreibungen
• Weiterbildung und Qualifizierung

Vorteile der internen Personalbeschaffung

Einer der größten Vorteile der internen Personalbeschaffung ist die Kostenersparnis. Im Vergleich zu externen Such- und Auswahlverfahren sind die Kosten für Stellenanzeigen, Vorstellungsgespräche und Einarbeitungszeit oft deutlich geringer. Zudem ist das Risiko einer Fehlbesetzung reduziert. Die Mitarbeiterinnen sind bereits mit Ihrer Unternehmenskultur, den Abläufen und den Kolleginnen vertraut.

Die interne Rekrutierung wirkt sich außerdem positiv auf die Mitarbeiterbindung aus. Die Möglichkeit, innerhalb des eigenen Unternehmens befördert zu werden oder Veränderungen zu erfahren, kann die Loyalität der Mitarbeiter*innen stärken und so die Fluktuation verringern.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Während die interne Rekrutierung für viele Unternehmen eine vertraute und oft kosteneffiziente Methode zur Gewinnung von Talenten darstellt, bringt sie auch ihre eigenen Herausforderungen und Einschränkungen mit sich. Ein offensichtliches Problem ist der begrenzte Talentpool. Wenn sich Ihr Unternehmen ausschließlich auf interne Ressourcen verlässt, verpassen Sie möglicherweise die Chance, externe Talente mit innovativen Ideen oder Fachkenntnissen zu gewinnen. Ein weiterer potenzieller Stolperstein ist das Risiko der Stagnation. Eine zu starke Konzentration auf interne Kandidat*innen kann dazu führen, dass Ihrem Unternehmen frische Perspektiven und neue Ansätze fehlen.

Zudem entsteht durch interne Beförderungen und Versetzungen häufig Personalbedarf in anderen Abteilungen – die dann ebenfalls besetzt werden müssen.

Lohnt sich die interne Personalbeschaffung?

Interne Kandidat*innen bringen bereits ein tiefes Verständnis der Unternehmensprozesse, der Kultur sowie der Produkte oder Dienstleistungen mit. Sie gehen jedoch auch die Gefahr ein, nicht das beste Talent auf dem Markt für die Stelle zu finden.

Fazit: Interne vs. externe Personalbeschaffung, was lohnt sich wann?

Die Wahl zwischen interner und externer Personalbeschaffung hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen, Zielen und der aktuellen Situation Ihres Unternehmens ab.

In vielen Fällen kann eine Kombination aus beiden Ansätzen – sowohl interner als auch externer Personalbeschaffung – die effektivste Strategie sein, um den Personalbedarf Ihres Unternehmens optimal zu decken.

¹Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1176295/umfrage/erste-anlaufpunkte-bei-der-jobsuche/
²Quelle: Stepstone Group 2022
³Kantar, 2022