Digitaler Reifegrad im Personalwesen: Status quo und Potenziale für KMU

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) fehlt oft die Zeit, Personalprozesse systematisch weiterzuentwickeln. Viele Abläufe laufen noch manuell, spontan und wenig strukturiert ab, während digitale Tools und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bislang selten genutzt werden. Welche Auswirkungen hat das auf die Wettbewerbsfähigkeit am Arbeitsmarkt? Und wie findest du heraus, wie digital dein Recruiting wirklich ist?

Der digitale Reifegrad liefert klare Antworten: Er zeigt verborgenen Potenziale im Recruiting auf. In diesem Artikel erfährst du anhand von Einblicken unseres Arbeitsmarktexperten Dr. Tobias Zimmermann, welche Chancen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz bieten und wie KMU mit praxisnahen Empfehlungen ihre Recruiting-Prozesse erfolgreich digitalisieren können.

Das Wichtigste in Kürze

• Definition und Ziel: Der digitale Reifegrad zeigt, wie stark digitale Technologien, datenbasierte Prozesse und digitale Kompetenzen im HR verankert sind und dient als Orientierungshilfe für die digitale Transformation.
• Bedeutung für KMU: Besonders kleinere Unternehmen nutzen das Reifegradmodell, um Personalprozesse effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben, gerade angesichts des Fachkräftemangels und fehlender HR-Strukturen.
• Recruiting mit System: Mit Stepstone Recruit bauen KMU ihren digitalen Reifegrad zielgerichtet aus. Die KI-gestützte Plattform begleitet den gesamten Prozess – von der Stellenschaltung bis zur Intervieworganisation – und ermöglicht professionelles Recruiting auch für kleinere Betriebe.
• Herausforderungen und Lösungsansätze: Entscheidend für den Erfolg: individuelle Anpassung des Modells, Einbindung der Mitarbeitenden, Integration in bestehende Abläufe und regelmäßige Überprüfung der digitalen Entwicklung.

Was ist der digitale Reifegrad im HR?

Der digitale Reifegrad im HR beschreibt, wie stark digitale Technologien, datenbasierte HR-Prozesse und digitale Kompetenzen in der Personalarbeit verankert sind. Er zeigt, in welchem Maß Personalstrategie, HR-Abläufe und HR-Kultur auf die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt ausgerichtet sind. Damit liefert er die Grundlage, um den Digitalisierungsgrad der HR-Funktion zu bestimmen, Maßnahmen abzuleiten und die digitale HR-Transformation messbar voranzutreiben.

Welche HR-Bereiche betrachtet der digitale Reifegrad?

Typische Handlungsfelder:

• Digitale HR-Strategie und Führung
• Einsatz digitaler Technologien im Recruiting und Personalmanagement
• Datenmanagement und HR-Analytics
• Digitale Kompetenzen und Qualifizierung der Mitarbeitenden
• Agile Prozesse und Zusammenarbeit im HR-Team
• Digitale Bewerber- und Mitarbeitererfahrung

Warum der digitale Reifegrad über die Wettbewerbsfähigkeit im HR entscheidet

Der digitale Reifegrad im HR zeigt, wie zukunftsfähig dein Unternehmen in der Personalgewinnung, -bindung und -entwicklung aufgestellt ist. Je höher der digitale Reifegrad, desto flexibler und schneller reagiert das HR-Team auf Marktveränderungen, etwa bei der Talentgewinnung, dem Skill-Management oder der Anpassung von Arbeitsmodellen.

Unternehmen mit einem hohen digitalen HR-Reifegrad steuern Entscheidungsprozesse nicht nur zentral, sondern binden Führungskräfte und HR-Teams aktiv ein. So entsteht eine agile HR-Organisation, die Veränderung und Innovation im gesamten Unternehmen unterstützt.

Was ist der Unterschied zwischen digitalem Reifegrad und digitaler Transformation?

Der digitale Reifegrad und die digitale Transformation hängen eng zusammen, dürfen aber nicht gleichgesetzt werden.

Die digitale Transformation beschreibt den laufenden Prozess, bei dem Unternehmen digitale Technologien nutzen, um ihre Geschäftsabläufe, Unternehmenskultur und Kundenerlebnisse grundlegend zu verändern und zu verbessern. Sie beantwortet die Fragen:

Was wird verändert und warum ist das wichtig?

Der digitale Reifegrad hingegen beschäftigt sich mit der Frage:

Wie weit ist die Umsetzung bereits fortgeschritten ist? In welchen Bereichen ist noch Entwicklung nötig?

Während die digitale Transformation also den Wandel selbst beschreibt, hilft der digitale Reifegrad dabei, diesen Wandel systematisch zu steuern und den Fortschritt sichtbar zu machen.

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Kleine Unternehmen spüren den Digitalisierungsdruck im Recruiting besonders

Gerade kleine Unternehmen profitieren davon, den digitalen Reifegrad als strategisches Steuerungsinstrument zu nutzen, um im Wettbewerb um Talente gegenüber großen Unternehmen bestehen zu können.

Laut den Ergebnissen einer aktuellen Studie der Stepstone Group geben 80 Prozent der kleineren Unternehmen an, Schwierigkeiten bei der Suche nach passenden Bewerber*innen zu haben. Mehr als 50 Prozent kämpfen mit Zeitdruck bei der Stellenbesetzung. Damit wächst der Druck, nicht nur Vertrieb oder Produktion zu digitalisieren, sondern auch die Personalgewinnung schneller und effizienter aufzustellen.

Gerade für kleine Unternehmen ist die Suche nach Mitarbeitenden angesichts immer stärkerer Personalengpässe eine zunehmende Herausforderung. Anders als große Unternehmen haben sie keine Personalabteilung. Stattdessen kümmert sich der*die Chef*in zusätzlich darum.

Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group

Wie der digitale Reifegrad Potenziale im Recruiting aufdeckt

Gerade im Recruiting bringt die Analyse des digitalen Reifegrads wertvolle Einblicke und schafft eine fundierte Basis für strategische Entscheidungen. Sie zeigt konkret:

• wo Engpässe bestehen, etwa durch langwierige Abstimmungsprozesse oder ineffiziente Schnittstellen zwischen HR, Fachbereichen und Geschäftsführung
• welche Abläufe noch manuell oder papierbasiert laufen, zum Beispiel die Sichtung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Kandidat*innen oder die Vertragserstellung,
• und wo digitale Tools, Automatisierungslösungen oder KI-gestützte Systeme Prozesse vereinfachen, Zeit sparen und die Candidate Experience verbessern können,
• und ob das HR-Team über die nötigen digitalen Kompetenzen verfügt, um Tools effektiv einzusetzen und den Recruiting-Prozess weiterzuentwickeln.

Diese Erkenntnisse bilden die Basis für den nächsten wichtigen Schritt: den Einsatz von Technologien, um Recruiting-Prozesse zu professionalisieren und Engpässe zu beseitigen.

Warum gilt KI als Schlüssel zur Professionalisierung von HR-Prozessen?

Die Ergebnisse einer aktuellen Stepstone-Studie zeigen: Personalverantwortliche setzen große Hoffnungen auf den Einsatz von KI.

• 54 % glauben, dass KI dabei hilft, Bewerbungen objektiver zu bewerten und unbewusste Vorurteile zu vermeiden.
• Zwei von drei Personalverantwortlichen erwarten, dass KI die Einstellungsprozesse spürbar beschleunigt.
• 62 % der Befragten sehen Potenzial in KI-gestütztem Matching, um schneller passende Kandidat*innen für offene Stellen zu finden.
• 59 % wünschen sich digitale Unterstützung bei der Terminorganisation von Vorstellungsgesprächen.

Kleinere Unternehmen haben durch KI die Möglichkeit, ihre Einstellungsprozesse zu professionalisieren. Denn natürlich hat ein Handwerksmeister neben dem Tagesgeschäft kaum Zeit für Personalgewinnung und natürlich ist er kein Recruiting-Experte. Das muss er auch nicht sein.

Denn KI kann ihm wichtige Fragen abnehmen und Anleitung bieten, beispielsweise: Wie formuliere ich eine Stellenanzeige so, dass die richtigen Personen darauf aufmerksam werden? Welche Fähigkeiten sind für die ausgeschriebene Stelle wichtig und welche Fragen stelle ich dazu im Vorstellungsgespräch

Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group

Best Practice: Mit Stepstone Recruit den digitalen Reifegrad im Recruiting steigern

Stepstone Recruit unterstützt Unternehmen dabei, ihren digitalen Reifegrad im Recruiting dort, wo keine eigene HR-Abteilung ist, auszubauen. Die KI-gestützte Plattform begleitet den gesamten Recruiting-Prozess und ermöglicht so einen professionellen Ablauf auch für kleinere Unternehmen oder Betriebe ohne spezialisiertes Personal.

Die wichtigsten Funktionen:

Intelligentes Matching

Passende Kandidat*innen werden automatisch mit den veröffentlichten Stellenanzeigen abgeglichen.

Praxisbeispiel: Ein kleiner Handwerksbetrieb spart Zeit, weil das Tool automatisch geeignete Kandidat*innen für die offene Stelle vorschlägt statt mühsam selbst Profile durchsuchen zu müssen.

Interviewvorbereitung

Das Tool hilft, zielgerichtete Fragen für Vorstellungsgespräche zu formulieren.

Praxisbeispiel: Ein familiengeführtes Hotel nutzt die vorgeschlagenen Interviewfragen, um auch ohne HR-Kenntnisse strukturierte und zielführende Gespräche zu führen.

Antwortanalyse

Es unterstützt bei der Bewertung und strukturierten Auswertung der Antworten.

Praxisbeispiel: Ein regionaler Einzelhändler greift auf die Auswertungsfunktionen des Tools zurück, um Bewerberantworten objektiv zu bewerten und trifft damit fundierte Entscheidungen trotz fehlender Personalerfahrung.

Interviewmanagement

Termine lassen sich einfach organisieren und koordinieren.

Praxisbeispiel: Ein kleines Dienstleistungsunternehmen verwaltet Interviewtermine direkt im Tool, verschickt automatisch Einladungen und Erinnerungen und behält so den Überblick, ohne sich manuell darum kümmern zu müssen.

Stepstone Recruit ist ein Tool für Unternehmen, die keine voll ausgestattete Personalabteilung haben. Es ermöglicht professionelles Recruiting für die breite Masse an Unternehmen und schafft somit Chancengleichheit am Arbeitsmarkt.

Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei The Stepstone Group

Welche Herausforderungen und Lösungsansätze gibt es beim Einsatz von Reifegradmodellen im KMU?

Damit der Einsatz gelingt, lohnt es sich, typische Herausforderungen von Anfang an anzugehen: