Reisekostenabrechnung richtig gestalten: So behalten Sie als Arbeitgeber den Überblick

Wie behalten Sie als Arbeitgeber den Überblick über Reisekosten? Die richtige Reisekostenabrechnung ist häufig eine Herausforderung, besonders wenn es um Details wie Verpflegungspauschalen und andere abzugsfähige Ausgaben geht.

Für Uaunternehmen ist es entscheidend, Kosten korrekt und effizient abzuwickeln, um sowohl gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden als auch unnötige Ausgaben zu vermeiden. Erfahren Sie, wie Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden transparent und rechtskonform gestalten und dabei von den Vorteilen einer strukturierten Reisekostenabrechnung profitieren.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die Mitarbeitende während einer beruflichen Reise tätigen und die direkt mit ihrer Tätigkeit zusammenhängen – von Fahrtkosten über Übernachtung bis zur Verpflegung. Durch eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung erstatten Sie diese Kosten steuerfrei und machen sie gleichzeitig als Betriebsausgaben geltend. Selbst wenn Sie keine Reisekosten erstatten, können Ihre Mitarbeitenden die Aufwendungen in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen, solange die entsprechenden Nachweise vorliegen.

Was gehört zu den Reisekosten?

• Fahrtkosten: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Zug- oder Flugtickets, Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel während der Geschäftsreise. Für Fahrten mit dem privaten PKW deckt eine Kilometerpauschale die Ausgaben für Benzin und Verschleiß ab.
• Übernachtungskosten: Ist eine Übernachtung erforderlich, übernimmt das Unternehmen die Kosten für Hotels, Pensionen oder andere Unterkünfte.
• Verpflegungsmehraufwand: Ausgaben für Mahlzeiten und Getränke zählen zu den Reisekosten
• Reisenebenkosten: Hierzu gehören kleinere, notwendige Zusatzkosten wie Parkgebühren, Eintrittsgebühren für geschäftliche Veranstaltungen, Schäden am Reisegepäck und Entschädigungen bei Verkehrsunfällen.

Was zählt nicht zu den Reisekosten?

Bestimmte Ausgaben während der Reise erstattet der Arbeitgeber nicht. Dazu gehören Bußgelder, private Ausgaben wie Getränke aus der Minibar oder Wellness-Anwendungen im Hotel.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Mit der Reisekostenabrechnung erfassen Sie alle Kosten, die Ihre Mitarbeitenden während einer Geschäftsreise verursachen. Sie tragen dort Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie weitere notwendige Reisenebenkosten ein. Diese Abrechnung ermöglicht, die Ausgaben vollständig und übersichtlich zu erstatten und bei Bedarf als Nachweis bei Finanzprüfungen vorzulegen.

Für eine einfachere Bearbeitung setzen Sie oft Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen an. Eine lückenlose Dokumentation und alle Quittungen sichern Ihnen eine nachvollziehbare und rechtssichere Abrechnung.

Wann gilt eine Dienstreise als erstattungsfähig?

Eine Dienstreise gilt als erstattungsfähig, wenn Mitarbeitende für berufliche Zwecke außerhalb ihrer üblichen Arbeitsstätte tätig sind und dadurch Ausgaben entstehen, die Sie als Arbeitgeber erstatten. Eine Dienstreise liegt vor, wenn eine Fahrt oder Reise stattfindet, um an einem Ort zu arbeiten, der nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte gehört. Beispiele hierfür sind,

• Besuche bei Kunden,
• Treffen mit Geschäftspartnern,
• Teilnahme an Tagungen oder Schulungen,
• Besuch von anderen Unternehmensstandorten.

Wichtig: Fahrten zu eigenen Unternehmensniederlassungen zählen nur dann als Dienstreise, wenn die Strecke dorthin länger ist als der normale Arbeitsweg.

Wichtige Bausteine für Ihre Reisekostenabrechnung im Überblick

Auch ohne feste gesetzliche Vorgaben umfasst eine vollständige Reisekostenabrechnung alle wesentlichen Informationen, die eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Reise ermöglichen.

Checkliste für eine vollständige Reisekostenabrechnung

Name des*der Reisenden: Der vollständige Name sowie ggf. die Mitarbeiter*innen- oder Personalnummer.

Reisedaten: Der Zeitraum der Reise, beginnend mit dem Startdatum und endend mit dem Rückkehrdatum.

Reiseziel: Der Ort, an den die Reise führte, einschließlich eventueller Zwischenstopps.

Reisezweck: Eine kurze Erläuterung des Anlasses der Reise, z. B. Kundentermin, Geschäftsbesprechung oder Schulung.

Kilometerangaben: Bei einer Geschäftsreise mit dem eigenen Fahrzeug gibt der Geschäftsreisende die gefahrenen Kilometer an.

Belege und Nachweise: Alle relevanten Quittungen für die entstandenen Kosten, wie z. B. Tankquittungen, Fahrkarten, Hotelrechnungen, Verpflegungspauschalen oder Bewirtungsbelege.

Zusätzlich muss der Mitarbeitende die Abrechnung, um die Angaben zu bestätigen. So sichern Sie die korrekte Abrechnung der Reisekosten und erleichtern die spätere Überprüfung.

Beispiel einer vollständigen Reisekostenabrechnung

• Name der Reisenden: Maria Mustermann, Personalnummer 12345
• Reisedaten:
  Startdatum: 15.06.2024
  Rückkehrdatum: 17.06.2024
• Reiseziel:
  Hauptziel: Köln
  Zwischenstopp: Frankfurt
• Reisezweck:
  Teilnahme an einer Schulung und Besuch von Geschäftspartnern
• Kilometerangaben:
  Anreise mit dem eigenen Fahrzeug, gefahrene Strecke: 400 km (Hin- und Rückfahrt)

Belege und Nachweise:

• Fahrtkosten: Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer = 120 €
• Hotelkosten: 2 Übernachtungen à 95 €, Hotelrechnung liegt vor
• Verpflegungsmehraufwand: 28 € pro vollen Tag = 56 € für 2 Tage
• Bewirtungskosten: Abendessen mit Geschäftspartnern, Bewirtungsbeleg: 35 €
• Reisenebenkosten: Parkgebühr 10 €, Beleg liegt vor
• Gesamtkosten: 316 €

Hinweis: Fehlen Belege, erstellen Sie einen Eigenbeleg, um die entstandenen Kosten nachvollziehbar zu dokumentieren. Anschließend unterzeichnen Sie und die reisende Person die Abrechnung, um alle Angaben zu bestätigen.

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So erstellen Sie einen Eigenbeleg bei fehlenden Quittungen

Fehlt eine Quittung oder Rechnung für eine betriebliche Ausgabe, stellen Sie als Arbeitgeber einen Eigenbeleg aus, um diese Kosten steuerlich geltend zu machen. So halten Sie den Buchhaltungsgrundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ ein und dokumentieren die Ausgabe korrekt. Nutzen Sie den Eigenbeleg ausschließlich, wenn kein Originalbeleg mehr verfügbar ist, und stellen Sie sicher, dass er folgende Informationen enthält:

Vollständiger Name und Anschrift des Zahlungsempfängers

Zweck und Art der Kosten

Datum der Leistung

Betrag der Ausgabe sowie die Begründung, warum kein Originalbeleg vorliegt

Vergessen Sie nicht, den Eigenbeleg zu unterschreiben. Verwenden Sie diesen Ersatzbeleg nur in Ausnahmefällen und achten Sie darauf, alle Ausgaben sauber zu dokumentieren. So erleichtern Sie die steuerliche Anerkennung und schützen sich vor Problemen bei einer Betriebsprüfung.

Angabe der Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung

In der Reisekostenabrechnung erfassen Sie sämtliche Fahrtkosten, die für die Hinreise, die Fahrten vor Ort und die Rückreise anfallen. Diese Kosten entstehen durch die Nutzung verschiedener Verkehrsmittel wie dem privaten Pkw, Mietwagen, Flugzeug, Bahn oder Taxi. Wenn Mitarbeitende einen Firmenwagen nutzen, erstatten Sie keine Fahrtkosten, da das Unternehmen diese bereits übernimmt und steuerlich abgerechnet hat.

Abrechnung mit dem privaten Fahrzeug

Nutzen Mitarbeitende ihr privates Auto für eine Geschäftsreise, rechnen sie die Fahrtkosten per Kilometer- und Entfernungspauschale oder individuellen Kilometersatz ab.

Kilometer- und Entfernungspauschale

Die Kilometerpauschale variiert je nach Fahrzeugtyp:

• Pkw: 0,30 Euro pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,35 Euro pro Kilometer
• Motorrad oder Motorroller: 0,20 Euro pro Kilometer
• Moped, Mofa oder Elektrofahrrad: 0,20 Euro pro Kilometer

Individueller Kilometersatz

Der individuelle Kilometersatz basiert auf den jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs, wie z. B. Kraftstoff, Reparaturen und Versicherung. Sie teilen die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch die jährlich gefahrenen Kilometer und multiplizieren den Wert mit den während der Dienstreise gefahrenen Kilometern. Ein Fahrtenbuch dokumentiert die gefahrenen Kilometer und den Abrechnungssatz.

Abrechnung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis Mietwagen und Flügen

Mitarbeitende reichen die Belege für öffentliche Verkehrsmittel, Taxis, Mietwagen oder Flüge ein. So stellen sie sicher, dass sie die tatsächlichen Fahrtkosten vollständig erstattet bekommen oder steuerlich geltend machen können. Eine präzise Belegerfassung garantiert, dass alle Fahrtkosten korrekt abgerechnet und steuerlich anerkannt werden.

Angabe der Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung

Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen erlauben es Unternehmen, die Kosten entweder pauschal oder nach tatsächlichem Aufwand abzurechnen. Die Höhe und Bedingungen variieren je nach Zielort und Art der Unterkunft.

Übernachtungspauschale für Reisen im Inland

Wenn Mitarbeitenden im Rahmen einer Dienstreise in Deutschland übernachten, können Sie als Arbeitgeber die tatsächlichen Übernachtungskosten in voller Höhe erstatten, wenn die Mitarbeitenden diese mit Belegen wie Hotelrechnungen nachweisen. Zudem ziehen Sie die Vorsteuer von sieben Prozent ab.

Alternativ lässt sich eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht ansetzen (§ 7 Bundesreisekostengesetz). Diese Pauschale eignet sich jedoch nur bei geringen oder gar keinen Übernachtungskosten, da der Betrag vergleichsweise niedrig ausfällt. Nutzen Sie die Pauschale in folgenden Fällen:

• Wenn Mitarbeitende in einer eigenen Wohnung, wie einer Zweit- oder Ferienwohnung, übernachten.
• Wenn sie bei Freunden oder Familienangehörigen unterkommen.
• Wenn sie als Lkw-Fahrer oder in ähnlichen Berufsgruppen die Nacht im Fahrzeug verbringen.

Übersteigen die tatsächlichen Übernachtungskosten die Pauschale, können Mitarbeitende die Differenz als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben, vorausgesetzt, sie legen eine entsprechende Rechnung vor.

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Übernachtungspauschale für Reisen ins Ausland

Für Reisen ins Ausland sind die Pauschalen in der Regel höher, je nach Land und den dort geltenden Regelungen. Der Gesetzgeber trennt also strikt nach dem Zielort der jeweiligen Reise. Jedes Jahr veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) Pauschalbeträge für jedes Land, die als Referenz dienen. Eine vollständige Übersicht des BMF hilft Ihnen, die relevanten Pauschalen nachzuvollziehen.

Aus der Übersicht ist deutlich zu erkennen, dass die Übernachtungspauschale in wirtschaftlich hochpreisigen Ländern wie Schweiz und Norwegen erheblich höher ausfällt. Besonders wichtig ist es, bei der Abrechnung zwischen großen Metropolen und ländlicheren Regionen zu unterscheiden. So ist der Pauschalbetrag für Übernachtungskosten in London beispielsweise erheblich höher als im Umland oder in weniger touristisch geprägten Gegenden.

Tipp: Achten Sie darauf, Frühstückskosten separat auszuweisen, da diese nicht in die Übernachtungskosten einfließen. Verrechnen Sie das Frühstück stattdessen über die Verpflegungspauschale, um Ihre Reisekostenabrechnung korrekt und steuerlich konform zu halten.

Angabe des Verpflegungsmehraufwands in der Reisekostenabrechnung

Bei der Erstattung des Verpflegungsmehraufwands für Dienstreisen gelten unterschiedliche Pauschalen für In- und Ausland. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Pauschalen korrekt ansetzen und was bei Ein- und Ausreisen zu beachten ist.

Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen ins Inland

Berücksichtigen Sie bei der Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands für Dienstreisen folgende Pauschalen:

• „kleine Spesenpauschale“ 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, einschließlich des An- und Abreisetags.
• „große Spesenpauschale“ 28 Euro für eine Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, also für einen vollen Reisetag.

Die ursprünglich für den 1. Januar 2024 geplanten Erhöhungen der Pauschalen von 14 auf 16 Euro bzw. von 28 auf 32 Euro im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurden im finalen Gesetzesentwurf nicht umgesetzt. Die Pauschalen bleiben daher vorerst bei den bisherigen Beträgen, bis ein neues Gesetz verabschiedet wird.

Beispiel für eine dreitägige Dienstreise in Deutschland

 Herr Meyer reist am Montag zu einer Konferenz nach München und kehrt am Mittwoch zurück.

• Montag (Anreise): Abwesenheit > 8 Stunden → kleine Pauschale: 14 Euro
• Dienstag (ganzer Tag vor Ort): Abwesenheit > 24 Stunden → große Pauschale: 28 Euro
• Mittwoch (Abreise): Abwesenheit > 8 Stunden → kleine Pauschale: 14 Euro
• Gesamterstattung: 14 + 28 + 14 = 56 Euro

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Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen ins Ausland

Für Auslandsdienstreisen gelten je nach Zielland verschiedene Verpflegungspauschalen, die sich an den dortigen Lebenshaltungskosten orientieren. Zum Beispiel beträgt die „große“ Verpflegungspauschale für einen vollen Reisetag in Indonesien bei 36 Euro, während sie in Vancouver, Kanada, 63 Euro beträgt. In Spanien variieren die Pauschale je nach Zielort zwischen 34 und 44 Euro. Die vollständige Auflistung der Pauschalen für den Verpflegungsaufwand aller Länder finden Sie genauso wie die Übernachtungspauschalen in der Übersicht des Bundesfinanzministeriums.

Berechnung der Pauschalen für eintägige Auslandsreisen

Die Verpflegungspauschale richtet sich nach dem letzten ausländischen Arbeitsort. Beachten Sie folgende Regelungen:

• Für An- und Abreisetage bei Auslandsreisen gilt die Pauschale des letzten ausländischen Arbeitsorts.
• Bei reiner Reisezeit ohne Arbeitsauftrag zählt die Pauschale des Ortes, den der Geschäftsreisende vor Mitternacht erreicht.
• Für Aufenthalte von mindestens 24 Stunden gilt die Pauschale des letzten Ortes vor Mitternacht.

Beispiel für eine viertägige Dienstreise nach Paris, Frankreich

Ein Mitarbeitender reist von Montag bis Donnerstag zu einer Konferenz nach Paris.

• Montag (Anreise): Verpflegungspauschale 39 Euro
• Dienstag (voller Arbeitstag): Verpflegungspauschale 58 Euro
• Mittwoch (voller Arbeitstag): Verpflegungspauschale 58 Euro
• Donnerstag (Rückreise): Verpflegungspauschale 39 Euro