Unbezahlter Urlaub: Tipps und rechtliche Grundlagen für Arbeitgeber   

Unbezahlter Urlaub bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich für einen festgelegten Zeitraum ohne Gehaltszahlung von der Arbeit freizunehmen.  

Als Arbeitgeber stehen Sie regelmäßig vor der Frage, wie Sie mit Anträgen auf unbezahlten Urlaub umgehen sollen. Dabei gibt es verschiedene Aspekte zu beachten, um sowohl den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden als auch den betrieblichen Ablauf nicht zu gefährden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf Anträge auf unbezahlten Urlaub reagieren können und welche Auswirkungen unbezahlter Urlaub auf den regulären Erholungsurlaub Ihrer Mitarbeitenden hat.  

Definition: Was ist unbezahlter Urlaub? 

Bei unbezahltem Urlaub, oft auch als “Sonderurlaub” bezeichnet, werden die beiden wesentlichen Hauptleistungspflichten des Arbeitsverhältnisses für einen i.d.R. vorab vereinbarten Zeitraum ausgesetzt. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer für die Dauer des unbezahlten Urlaubs von seiner Pflicht zur Erbringung von Arbeitsleistung entbunden wird, gleichzeitig aber auch kein Anspruch auf Entgeltzahlung einschließlich der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und möglicher Zuschläge für Sonn- und Feiertage, besteht (Grundsatz: Ohne Arbeit kein Lohn!) Es handelt sich demnach aufgrund der Arbeitsunterbrechung, um ein, für die Dauer der Freistellung, ruhendes Arbeitsverhältnis. Das Arbeitsverhältnis als solches bleibt jedoch bestehen, mit der Konsequenz, dass die neben den Hauptleistungspflichten bestehenden Nebenleistungspflichten grundsätzlich bestehen bleiben. Diese umfassen insbesondere:

• Treuepflicht: Mitarbeitende sichern weiterhin die Wahrung Ihrer Unternehmensinteressen. 

• Wettbewerbsverbot: Nebenberufliche Tätigkeiten dürfen keine Konflikte mit Ihren Geschäftsinteressen erzeugen. 

• Fürsorgepflicht: Der Arbeitgeber bleibt für den Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden verantwortlich. 

• Kündigungsschutz: Ein bestehender Kündigungsschutz bleibt auch während des unbezahlten Urlaubs bestehen. 

• Sie als Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Sondervergütungen wie bspw. Weihnachtsgeld anteilig zu kürzen, sofern entsprechende Regelungen im Tarif- oder Arbeitsvertrag getroffen wurden. 

Wann dürfen Mitarbeitende unbezahlten Urlaub verlangen? 

Das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) regelt den Anspruch auf mindestens 24 bezahlte Urlaubstage pro Jahr, sieht allerdings keinen gesetzlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub vor. Regelmäßig werden auch die Arbeitsverträge keine Bestimmungen bezüglich eines unbezahlten Urlaubs enthalten, womit auch kein vertraglicher Anspruch besteht. Die Entscheidung darüber, ob einem entsprechenden Wunsch des Arbeitnehmers auf unbezahlten Urlaub entsprochen wird, liegt somit grundsätzlich im Ermessen des  Arbeitgebers.  Entsprechende Sonderregelungen, wonach sich ein vertraglicher Anspruch ergibt, lassen sich möglicherweise neben dem Arbeitsvertrag auch in einschlägigen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen finden. 

Eine rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub zu gewähren, kann lediglich in Ausnahmesituationen bestehen. Dies ist dann der Fall, wenn “der Arbeitnehmer aufgrund einer von ihm nicht beeinflussbaren Zwangslage an der weiteren Arbeitsleistung für einen überschaubaren Zeitraum gehindert ist.” Die hierfür notwendigen Voraussetzungen sind im jeweiligen Einzelfall vom Arbeitnehmer darzulegen. D. h. die Verpflichtung des Arbeitnehmers, unbezahlten Urlaub zu gewähren ist davon abhängig, ob hierfür ein wichtiger Grund vorliegt. Weiterhin dürfen diesem keine wesentlichen betrieblichen Gründe entgegenstehen. 

Typische Beispiele für die Gewährung unbezahlten Urlaubs: 

• Betreuung von Kindern über die gesetzliche Elternzeit hinaus 

• Sabbatical 

• Pflegezeiten für die Pflege von Angehörigen 

• Ableistung des Wehrdienstes ausländischer Arbeitnehmer im Heimatland 

• Heimaturlaub von ausländischen MitarbeitendenVorliegen  von “entgegenstehenden betrieblichen Gründen” 

Sie als Arbeitgeber können einen Antrag auf unbezahlten Urlaub aus betrieblichen Gründen ablehnen, etwa bei akutem Personalmangel oder einer anstehenden hohen Arbeitsbelastung. Besonders kritisch wird es, wenn ein*e Mitarbeiter*in in zentralen Projekten oder Schlüsselpositionen Verantwortung trägt und ihre oder seine Anwesenheit für den betrieblichen Ablauf notwendig ist. 

Praxisbeispiel: Anspruch auf unbezahlten Urlaub

 Eine Mitarbeiterin erhält für die Unterstützung bei einem Waldbrand vier Wochen unbezahlten Urlaub, da der Arbeitgeber die Möglichkeit hat, ihre Arbeit vorübergehend umzuverteilen. Das stärkt das soziale Image des Unternehmens. 

Praxisbeispiel: Kein Anspruch auf unbezahlten Urlaub  

Ein Mitarbeiter beantragt drei Monate unbezahlten Urlaub für ein Sabbatical und eine Weltreise. Hier handelt es sich nicht um einen wichtigen Grund, weshalb der Arbeitgeber den Antrag grundsätzlich nicht bewilligen muss. 

Mit dem Ende des Zeitraums, für den unbezahlter Urlaub gewährt wurde, treten die ursprünglichen arbeitsvertraglichen Pflichten des Arbeitnehmenden wieder in Kraft. Möchte der Arbeitnehmende den unbezahlten Urlaub vorzeitig beenden, benötigt er dafür die Zustimmung von Ihnen als Arbeitgeber. Eine solche Zustimmung ist nur dann verpflichtend, wenn eine entsprechende Regelung im Tarif- oder Arbeitsvertrag besteht.

Abgesehen davon können Sie als Arbeitgeber in Ausnahmefällen verpflichtet sein, der vorzeitigen Beendigung des unbezahlten Urlaubs zuzustimmen, insbesondere, wenn es Ihnen möglich und zumutbar ist, den Arbeitnehmenden wieder zu beschäftigen und der Grund für die Bewilligung des Sonderurlaubs weggefallen ist oder auf der Seite des Arbeitnehmenden schwerwiegende wirtschaftliche Veränderungen in dessen wirtschaftlichen Verhältnissen eingetreten sind.

Auswirkungen des unbezahlten Urlaubs auf den Versicherungsschutz 

Das Arbeitsverhältnis bleibt während des unbezahlten Urlaubs bestehen, aber wie wirkt sich die Auszeit auf die Sozialversicherungsbeiträge aus? Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung, Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über die Konsequenzen des unbezahlten Urlaubs zu informieren und sicherzustellen, dass keine Lücken im Versicherungsschutz entstehen. Während des Urlaubs ruhen die arbeitsvertraglichen Hauptleistungspflichten des Arbeitnehmers, was bedeutet, dass dieser in dieser Zeit keine Arbeitsleistung erbringen muss. Infolgedessen erhält der Arbeitnehmer während des Urlaubs kein Arbeitsentgelt, und der Arbeitgeber ist in dieser Zeit auch nicht verpflichtet, Beiträge zur Sozialversicherung oder anderen Abgaben zu leisten, die üblicherweise mit der Zahlung von Arbeitsentgelt verbunden sind. Dabei gilt es Folgendes zu beachten:  

Fortlauf der Sozialversicherung im unbezahlten Urlaub 

Im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs bleibt der gesetzliche Schutz in der Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung vollständig bestehen. Ab dem zweiten Monat endet die Versicherungspflicht allerdings und eine Abmeldung bei der Sozialversicherung ist erforderlich. Führen Sie als Arbeitgeber die Abmeldung rechtzeitig durch und weisen die Mitarbeitenden auf die Eigenverantwortung zur Absicherung ab dem zweiten Monat hin. 

Praxisbeispiel: Beginnt der unbezahlte Urlaub am 5. Juli, endet der gesetzliche Versicherungsschutz am 4. August. Ab dem 5. August liegt die Verantwortung für den Versicherungsschutz bei den Mitarbeitenden. 

Krankenversicherung während des unbezahlten Urlaubs 

Mitarbeitende haben mehrere Möglichkeiten, ihren Krankenversicherungsschutz während der unbezahlten Freistellung fortzuführen: 

• Familienversicherung: Sofern Voraussetzungen wie ein geringes Einkommen erfüllt sind, bleibt diese beitragsfrei möglich. 

• Private Krankenversicherung: Diese bleibt während des unbezahlten Urlaubs unverändert bestehen. 

Freiwillige Rentenversicherungsbeiträge während des unbezahlten Urlaubs 

 Die gesetzliche Rentenversicherung berücksichtigt die Zahlung von Pflichtbeiträgen für einzelne Kalendermonate, was als „Belegung mit rentenrechtlichen Zeiten“ bezeichnet wird (§ 122 Abs. 1 SGB VI). Fehlen in bestimmten Kalendermonaten aufgrund von unbezahltem Urlaub die Beitragszahlungen, kann dies dazu führen, dass die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung vollständig entfällt. In diesem Fall werden diese Monate bei der späteren Rentenberechnung als beitragsfreie Zeiten berücksichtigt. 

Die Arbeitslosenversicherung: 

Leistungen der Arbeitslosenversicherung, wie Arbeitslosengeld und Kurzarbeitergeld (§ 174 Abs. 1 SGB III), sowie Leistungen der Arbeitsförderung können nicht gewährt werden, weil ein im Urlaub befindlicher Arbeitnehmer nicht dem Arbeitsmarkt zur Verfügung steht. Daher sind die Voraussetzungen für den Anspruch auf diese Leistungen nicht erfüllt, unabhängig von der Monatsfrist des § 7 Abs. 3 SGB IV. 

Maximale Dauer des unbezahlten Urlaubs: Was gilt für Pflegezeit und Kinderbetreuung? 

Es gibt keine gesetzliche Begrenzung für die Dauer des unbezahlten Urlaubs. Die Länge des Urlaubs hängt von der Vereinbarung zwischen Ihnen und dem jeweiligen Mitarbeitenden ab. In einigen Fällen, wie der Pflegezeit oder der Betreuung von erkrankten Kindern, gelten jedoch spezifische gesetzliche Regelungen zur Dauer des unbezahlten Urlaubs:  

Pflege von Angehörigen 

• Mitarbeitende können bis zu sechs Monate unbezahlten Urlaub nehmen, wenn das Unternehmen mehr als 15 Mitarbeitende hat (§ 3 Pflegezeitgesetz). 

• Bei kleinen Unternehmen mit weniger als 15 Mitarbeitenden entscheidet der Arbeitgeber, ob eine Freistellung möglich ist. 

• Bei einem unerwarteten Pflegefall besteht ein Anspruch auf bis zu zehn Tage Freistellung zur kurzfristigen Pflege. 

Betreuung erkrankter Kinder unter 12 Jahren 

• Ein erkranktes Kind: 10 Tage (Alleinerziehende: 20 Tage) 

• Mehrere kranke Kinder: 25 Tage (Alleinerziehende: 50 Tage) 

• Unheilbar erkrankte Kinder: Keine zeitliche Begrenzung für die Freistellung. 

Tipp: Da die gesetzlichen Regelungen bei der Betreuung kranker Kinder unter 12 Jahren variieren können, empfiehlt es sich, die internen Unternehmensrichtlinien und die individuellen Situationen der Mitarbeitenden zu prüfen. Informieren Sie Mitarbeitende außerdem darüber, dass sie während des unbezahlten Urlaubs die Möglichkeit haben, Krankengeld von der Krankenkasse zu beziehen. 

Rechtliche Grundlagen der Kündigung während des unbezahlten Urlaubs 

Ist eine Kündigung während eines unbezahlten Urlaubs rechtlich möglich? Um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden, sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen. 

Kündigung durch den Arbeitgeber während des unbezahlten Urlaubs 

Während des unbezahlten Urlaubs bleiben die vertraglichen Rechte und Pflichten weiterhin bestehen. Daher können Sie einem Mitarbeitenden während dieser Zeit kündigen – sowohl mit ordentlicher Kündigungsfrist als auch fristlos, falls schwerwiegende Vertragsverstöße vorliegen, wie etwa ein Verstoß gegen das Wettbewerbsverbot. Beachten Sie jedoch, dass das Kündigungsschutzgesetz auch im unbezahlten Urlaub gilt, sofern der Mitarbeitende unter den Schutzbereich fällt. 

Kann ein Arbeitnehmer während des unbezahlten Urlaubs kündigen? 

Arbeitnehmende behalten während eines unbezahlten Urlaubs das Recht, ihr Arbeitsverhältnis zu beenden. Die vertraglichen und gesetzlichen Kündigungsfristen bleiben dabei unverändert bestehen. 

Lesetipp

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Unbezahlter Urlaub wirft neben der Kündigungsfrage noch weitere wichtige Fragen auf, wie etwa die Frage nach der Berechnung von Restansprüchen, insbesondere in Bezug auf ausstehendes Gehalt und Jahresurlaub. 

So berechnen Sie das Gehalt bei unbezahltem Urlaub 

Wenn Mitarbeitende unbezahlten Urlaub nehmen, stellt sich für Sie als Arbeitgeber die Frage, wie das Gehalt anteilig berechnet wird. Bei einem vollen Monat unbezahlten Urlaub entfällt das Gehalt vollständig. Für einzelne Tage erfolgt eine anteilige Berechnung.  

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Methode für die Berechnung bei einem festen Monatsgehalt. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können jedoch Vorgaben enthalten. In der Praxis haben sich folgende Ansätze bewiesen: 

Methode 1: Kalendertage des Monats 

Die Berechnung basiert auf den tatsächlichen Kalendertagen des Monats. Dabei teilen Sie das Bruttogehalt durch die Anzahl der Kalendertage und multiplizieren es mit den verbleibenden Tagen. 

Beispiel: 

• Bruttogehalt: 3.200 Euro 

• Kalendertage: 31 

• Unbezahlter Urlaub: 8 Tage 

• Vergütung: 3.200 ÷ 31 × 23 = 2.374,19 Euro 

Methode 2: Einheitliche 30 Kalendertage 

Hier erfolgt die Berechnung immer mit 30 Tagen, unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Kalendertage. Sie teilen das Bruttogehalt durch 30 und multiplizieren es mit den verbleibenden Tagen. 

Beispiel: 

• Bruttogehalt: 3.200 Euro 

• Kalendertage: 30 (fiktiv) 

• Unbezahlter Urlaub: 8 Tage 

• Vergütung: 3.200 ÷ 30 × 22 = 2.346,67 Euro 

Methode 3: Arbeitstage im Monat 

Bei dieser Methode orientieren Sie sich an der Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage im Monat.  Sie teilen das Bruttogehalt durch die Anzahl der Arbeitstage im Monat und multiplizieren dieses anschließend mit der Zahl der tatsächlich gearbeiteten Arbeitstage. 

Beispiel: 

• Bruttogehalt: 3.000 Euro 

• Arbeitstage im Monat: 22 

• Unbezahlte Urlaubstage: 4 Arbeitstage 

Berechnung der Vergütung: 

1. Teilen Sie das Bruttogehalt durch die Anzahl der Arbeitstage: 
   3.000 Euro ÷ 22 Arbeitstage = 136,36 Euro pro Arbeitstag 

2. Multiplizieren Sie den Tageswert mit der Zahl der gearbeiteten Tage (22 Arbeitstage – 4 unbezahlte Urlaubstage = 18 Arbeitstage): 
   136,36 Euro × 18 = 2.454,54 Euro  

Wie wirkt sich unbezahlter Urlaub auf den regulären Erholungsurlaub aus? 

(BAG) Die Zeiten des unbezahlten Urlaubs werden bei der Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubs nicht berücksichtigt, da in diesen Zeiten die Hauptleistungspflichten vorübergehend suspendiert sind.Unbezahlter Urlaub reduziert den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeitenden anteilig. Die Kürzung richtet sich nach der Dauer des unbezahlten Urlaubs und betrifft sowohl den gesetzlichen als auch den vertraglichen Urlaubsanspruch. 

Beispiel: 

Ein Mitarbeitender hat einen Urlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr. Wenn der Mitarbeitende einen Monat unbezahlten Urlaub nimmt, berechnen Sie die Kürzung wie folgt: 24 Tage ÷ 12 Monate × 1 Monat = 2 Tage. Der verbleibende Urlaubsanspruch beträgt 22 Tage. 

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