Gesetzliche Pausenzeiten: Das müssen Personalverantwortliche wissen 

Gesetzliche Pausenzeiten einzuhalten, ist nicht nur eine Pflicht, für deren Einhaltung Arbeitgeber sorgen müssen. Pausen sind auch ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags und sorgen dafür, dass die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit erhalten bleibt. Außerdem tragen Pausen zum Wohlbefinden bei, sowohl mental als auch physisch. Personaler*innen und Mitarbeitende im HR-Bereich müssen die gesetzlichen Vorgaben zu Pausenzeiten kennen, damit es nicht zu Verstößen kommt.

Gesetzliche Pausenzeiten: Was ist das genau? 

Der Begriff der “Ruhepause” ist gesetzlich nicht definiert. Im Allgmeinen handelt es sich dabei um “im Voraus festgelegte, zumindest jedoch vorhersehbare Zeiten einer Arbeitsunterbrechung von bestimmter Dauer, in denen der Arbeitnehmer von jeglicher Arbeitspflicht befreit ist und sich zu keiner Arbeitsleistung bereithalten muss, sondern frei darüber entscheiden kann, wie er diese Freiteit verbringen will.” 

Die einzuhaltenden Bestimmungen finden sich im Arbeitszeitgesetz (ArbZG), welches mit wenigen Ausnahmen für alle Arbeitnehmenden in allen Beschäftigungsbereichen gilt. § 4 ArbZG bestimmt dabei die Mindestdauer der einzuhaltenden Ruhepausen.  

Diese Zeiten dienen der Erholung und sollen gesundheitlichen Schäden wie Überlastung und Burnout vorbeugen. Auch fördern sie die Konzentration sowie die Produktivität der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit.  

Wer muss wie viel Pause machen? 

Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich, bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Diese Pausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten unterteilt werden. Es ist nicht zulässig, Arbeitnehmer länger als sechs Stunden ununterbrochen arbeiten zu lassen (§ 4 ArbZG).  

Das bedeutet: 

• Arbeitszeit weniger als 6 Stunden: Keine Pflicht zur Einhaltung einer Pause 

• Arbeitszeit zwischen 6 und 9 Stunden: Einhaltung einer 30-minütigen Pause erforderlich 

• Arbeitszeit mehr als 9 Stunden: Einhaltung einer 45-minütigen Pause erforderlich 

Die Zeit kann gestückelt werden, muss aber, um als offizielle Pause zu gelten, mindestens 15 Minuten betragen. Somit ist es bei einer 45-minütigen Pause zum Beispiel möglich, einmal 15 und einmal 30 Minuten Pause zu machen.  

Toilettengänge oder ein kurzes Gespräch auf dem Flur zählen grundsätzlich als Arbeitszeit. Längere Gespräche mit Kolleg*innen könnten allerdings als Pause gewertet werden.  

Abzugrenzen ist die Pausenzeit von der Ruhezeit. Als Ruhezeit bezeichnet man den Zeitraum zwischen dem Ende einer Arbeitszeit und dem Beginn der nächsten Arbeitsperiode. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG haben Arbeitnehmer nach dem Ende ihrer täglichen Arbeitszeit Anspruch auf eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden. Es gibt jedoch mehrere Ausnahmen von dieser Regel. Die Dauer der Ruhezeit kann in folgenden Bereichen um bis zu eine Stunde verkürzt werden: 

• in Krankenhäusern sowie in Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen (z.B. Altenheimen), 

• in Gaststätten und anderen Betrieben zur Bewirtung und Beherbergung, 

• in Verkehrsbetrieben, 

• im Rundfunk, 

• in der Landwirtschaft und in der Tierhaltung. 

Eine Verkürzung der Ruhezeit ist nur zulässig, wenn diese innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch eine Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Zusätzlich gelten für Kraftfahrer im Rahmen der EG-Verordnung spezifische Sonderregelungen (§ 5 Abs. 4 ArbZG).  

Sowohl Pausen- als auch Ruhezeiten gelten weder arbeitsrechtlich noch vertraglich als Arbeitszeit, weshalb sie nicht vergütet werden müssen. 

Gibt es abweichende Pausenzeiten? 

Für bestimmte Personengruppen gelten besondere Pausenregelungen: 

Jugendliche unter 18 Jahren (für sie gelten die gesetzlichen Pausenzeiten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz):  

• Bei einer Arbeitszeit von 4,5 bis 6 Stunden: 30 Minuten Pause. 

• Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit: 60 Minuten Pause.  

Ausnahmen vom Anwendungsbereich des ArbZG 

Gemäß § 18 ArbZG gilt das Arbeitszeitgesetz nicht für bestimmte Personengruppen. Diese Ausnahmen umfassen: 

• Leitende Angestellte und Chefärzte: Dazu zählen Führungskräfte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sowie Chefärzte, die nicht unter die Vorschriften des ArbZG fallen. 

• Leiter öffentlicher Dienststellen und ihre Vertreter: Auch Beschäftigte im öffentlichen Dienst, die selbstständig Entscheidungen in Personalangelegenheiten treffen können, sind vom ArbZG ausgenommen. 

• Pflegende und betreuende Angehörige: Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen leben und diese eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen, unterliegen ebenfalls nicht den Regelungen des ArbZG. 

• Liturgischer Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften: Für Tätigkeiten im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften gelten ebenfalls Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz. 

Diese Personengruppen sind aufgrund ihrer besonderen beruflichen Tätigkeiten oder Verantwortlichkeiten nicht an die allgemeinen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes gebunden. 

Ruhepausen für Mitarbeiter*innen im Rettungsdienst und Berufsfahrer 

Für Mitarbeiter*innen von Rettungs- und Notarztfahrzeugen, die während ihrer Pausen in der Rettungswache oder am Standort des Fahrzeugs bleiben müssen, um im Falle eines Alarms sofort einsatzbereit zu sein, gelten die inaktiven Zeiten der Arbeitsbereitschaft oder des Bereitschaftsdienstes nicht als Ruhepausen. Dies liegt daran, dass die ständige Verfügbarkeit für einen Einsatz die notwendige Erholung beeinträchtigt. 

Für Berufsfahrer, die ihre Lenkzeit unterbrechen, gelten solche Unterbrechungen, wenn während dieser keine Arbeitsleistung oder Arbeitsbereitschaft gefordert wird und die Unterbrechung mindestens acht Minuten dauert, als Ruhepausen im Sinne der §§ 4, 7 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG.Lage der Ruhepausen: 

Ruhepausen dürfen nicht so gelegt werden, dass sie einem späteren Arbeitsbeginn oder einem früheren Feierabend dienen. Also um 13:30 Uhr statt um 14:00 Uhr Feierabend zu machen und dafür auf die Pause zu verzichten, ist nicht zulässig. Die Ruhepause muss die Arbeitszeit unterbrechen, um den Erholungszweck erfüllen zu können. Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmende beim Thema gesetzliche Pausenzeiten? 

Arbeitgeber unterliegen folgenden Pflichten: 

• Sie müssen ihren Mitarbeitenden Ruhepausen ermöglichen und dafür sorgen, dass Arbeitnehmer*innen diese einhalten. 

• Arbeitgeber in Deutschland sind seit dem Beschluss des BAG vom 13. September 2022 verpflichtet, für ihre Angestellten eine vollständige und minutengenaue Arbeitszeiterfassung sicherzustellen.  

• Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Pausenzeiten in digitalen Systemen erfasst werden, um die Einhaltung zu überprüfen. Moderne Systeme können hierbei auch automatisierte Erinnerungen zur Einhaltung der Pausen bieten. 

• Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Pausenzeiten im Voraus bekanntgegeben und eingehalten werden, um Verstöße zu vermeiden. Es sollte eine klare Kommunikation zu den geplanten Pausenzeiten erfolgen, um Missverständnisse zu verhindern. Darunter fallen sowohl feste Pausenzeiten sowie mögliche Zeitfenster, in denen Mitarbeitende ihre Pausen eigenverantwortlich wahrnehmen können.  

Arbeitnehmer*innen unterliegen ebenfalls Pflichten: 

• Sie müssen ihre Pausen auch tatsächlich nehmen. 

• Arbeitnehmer*innen haben eigenverantwortlich darauf zu achten, ihre Pausenzeiten einzuhalten Kenntnis der betrieblichen Regelungen: Arbeitnehmer*innen müssen sich über die spezifischen Pausenregelungen ihres Unternehmens informieren, da diese über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen können. Manche Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen bieten zusätzliche Pausen oder flexiblere Regelungen. 

Wie lassen sich Pausenzeiten erfassen? 

Grundsätzlich besitzen Arbeitgeber eine gewisse Flexibilität, wie sie die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen. Wichtig ist, dass die Zeiten vollständig und lückenlos nachvollziehbar sind.  

Die digitale Arbeitszeiterfassung erleichtert die präzise Erfassung und Verwaltung von Pausenzeiten, die nicht als Arbeitszeit gelten. Moderne Systeme ziehen Pausen automatisch von der Arbeitszeit ab – basierend auf festgelegten Pausenzeiten oder gesetzlichen Vorgaben. Gleichzeitig können Mitarbeitende ihre Pausen flexibel und individuell erfassen, sei es über Apps oder Terminals. Das schafft nicht nur mehr Freiheit, sondern ermöglicht auch eine passgenaue Dokumentation. Funktionen zur Nachbearbeitung und Kontrolle sorgen dafür, dass die erfassten Zeiten stets korrekt sind. 

Zusätzlich bieten digitale Zeiterfassungssysteme umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Arbeitgeber können die Einhaltung gesetzlicher Pausenregelungen nachweisen und die Arbeitszeiten ihrer Teams transparent darstellen. Das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern sorgt auch für Fairness bei der Vergütung. Indem Pausen zuverlässig berücksichtigt werden, tragen diese Systeme außerdem zur Gesundheit der Mitarbeitenden bei – denn regelmäßige Pausen sind essenziell, um leistungsfähig und motiviert zu bleiben. 

Wie können HR-Mitarbeitende die Pausenkultur im Unternehmen fördern? 

In einigen Unternehmen kommt es trotz gesetzlicher Vorgaben vor, dass Mitarbeitende nicht regelmäßig oder nicht lang genug Pause machen. Auch wenn das eigentlich nicht vorkommen darf, so sieht die Realität manchmal anders aus. Umso wichtiger ist es, dass Personaler*innen Führungskräfte und Mitarbeitende dafür sensibilisieren, wie wichtig Pausen sind: 

• Schulungen für sowohl Führungskräfte wie Mitarbeitende verdeutlichen die Bedeutung von Pausen für den Erhalt von Gesundheit und Leistungsfähigkeit. Beispiele für Schulungsangebote sind:  

• Zeitmanagement-Workshops: Helfen Mitarbeitenden, den Arbeitstag besser zu strukturieren und Pausen gezielt einzuplanen 

• Resilienztrainings: Schulen den Umgang mit Arbeitsbelastungen und fördern die Pausenkultur 

• Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion. Sie müssen die gesetzlichen und betrieblichen Pausenzeiten kennen (die gesetzlichen bestimmen dabei den Rahmen, wie die betrieblichen umgesetzt werden dürfen) und müssen diese Bestimmungen und Rahmenbedingungen klar an ihre Teams kommunizieren. Ebenfalls sollten sie ihren Mitarbeitenden die korrekte Umsetzung im Arbeitsalltag vorleben und nicht „die Ausnahme“ von diesen Regeln darstellen und damit eine Unternehmenskultur vorleben, die Pausen vorsieht und unterstützt.  

• Personaler*innen können regelmäßig Evaluationen durchführen, ob ihre Teams die Pausenregelungen im Betrieb einhalten und ob die Mitarbeitenden mit ihren Pausenmöglichkeiten zufrieden sind. Das können Umfragen, Feedbackgespräche oder Beobachtungen sein, um ein umfassendes Bild der Pausenkultur zu erhalten. Auf Basis der Ergebnisse lassen sich gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Pausensituation ableiten, um sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen als auch die Produktivität des Unternehmens zu steigern.