Arbeitsbescheinigung: Alles, was Sie wissen müssen – inklusive Vorlage
Inhalt
- Das Wichtigste in Kürze
- Definition Arbeitsbescheinigung
- Wer braucht eine Arbeitsbescheinigung?
- Wo finden Sie die Vorlage?
- Was muss in der Bescheinigung stehen?
- Arbeitsbescheinigung beantragen
- Konsequenzen bei Nichtausstellung
- Arbeitsbescheinigung falsch ausgefüllt
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Eine Arbeitsbescheinigung ist ein wichtiges Dokument, das von Arbeitgebenden für Mitarbeitende ausgestellt wird, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Sie wird von der Bundesagentur für Arbeit bereitgestellt und ist notwendig, um Arbeitslosengeld oder Grundsicherung zu beantragen.
Damit das Dokument rechtssicher ist und keine Verzögerungen bei der Bearbeitung durch die Arbeitsagentur entstehen, sollten Personalabteilungen genau wissen, wie die Bescheinigung korrekt ausgefüllt wird.
Das Wichtigste in Kürze
Wer füllt sie aus? Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, das Dokument auszufüllen und an die Arbeitsagentur zu übermitteln. Die Mitarbeitenden erhalten eine Kopie.
Was ist eine Arbeitsbescheinigung? Ein Formular, das Angaben zu einem beendeten Arbeitsverhältnis enthält und als Grundlage für die Berechnung von Arbeitslosengeld dient.
Wo gibt es die Vorlage? Die Bundesagentur für Arbeit stellt die Vorlage online zum Download bereit.
Welche Angaben gehören hinein? Persönliche Daten, Angaben zur Kündigungsfrist, Beitragspflicht, Arbeitsentgelt und mehr.
Was ist eine Arbeitsbescheinigung?
Arbeitgeber stellen eine Arbeitsbescheinigung aus, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Es handelt sich dabei um ein Formular, das die Bundesagentur für Arbeit ausschließlich elektronisch zur Verfügung stellt. Bis zum 31.12.2022 ließen sich Arbeitsbescheinigungen auch noch in Papierform einreichen, seit dem 1. Januar 2023 ist damit aber Schluss.
Anhand der Angaben in der Arbeitsbescheinigung wird durch die Bundesagentur für Arbeit entschieden, ob jemand für den Bezug von Arbeitslosengeld berechtigt ist und wenn ja, in welcher Höhe. Es handelt sich daher bei dieser Bescheinigung um ein wichtiges Dokument, das eine Berechnungsgrundlage darstellt.
Personaler*innen und HR-Mitarbeitende, die im Unternehmen für die Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen zuständig sind, können dies in der Regel über das Lohnabrechnungsprogramm tun, das in ihrem Unternehmen verwendet wird. Die meisten Programme haben für die digitale Übermittlung eine entsprechende Funktion.
Gut zu wissen: Es gibt zwei verschiedene Formulare für die Arbeitsbescheinigung. Für den Antrag auf Grundsicherung gilt die Arbeitsbescheinigung nach SGB II § 57. Für den Antrag auf Arbeitslosengeld braucht es die Bescheinigung nach SGB III § 312.
Wer braucht eine Arbeitsbescheinigung?
Jede Person, die Arbeitslosengeld oder Grundsicherung beantragen möchte, braucht die Arbeitsbescheinigung. Wer von einem Arbeitsverhältnis ins nächste wechselt und keinen Zeitraum dazwischen hat, in dem er*sie Arbeitslosengeld beziehen muss, benötigt eine solche Bescheinigung in der Regel nicht.
Erst wenn dieser Job auch wieder endet, kann es vorkommen, dass der Arbeitnehmende auch bei seinem alten Arbeitgeber eine Bescheinigung anfragen muss. Schließlich berücksichtigt die Arbeitsagentur alle Arbeitsverhältnisse in den letzten 12 Monaten, um über die Bewilligung von Arbeitslosengeld zu entscheiden.
Wo finden Sie die Vorlage für die Arbeitsbescheinigung?
Die Vorlage für eine Arbeitsbescheinigung finden Sie auf der Webseite der Bundesagentur für Arbeit.
Eine Arbeitsbescheinigung enthält Details über das Arbeitsverhältnis, wie zum Beispiel Angaben zu den Daten des Mitarbeitenden oder ob die Person in Teilzeit oder in Vollzeit angestellt war. Auch Auskünfte über den Lohn und über den Grund der Kündigung werden in einer Arbeitsbescheinigung gegeben.
Die Informationen, die HR-Mitarbeiter*innen für das Ausfüllen benötigen, sind in der Personalsoftware, der Lohnbuchhaltung oder in der Personalakte der*des Mitarbeitenden hinterlegt.
Wichtig: Arbeitgeber sind nach § 312 SGB III verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen, wenn die*der Mitarbeitende oder die Arbeitsagentur danach verlangen.
Was muss in der Bescheinigung stehen?
Neben Fragen zum Arbeitgeber und Arbeitnehmenden muss die Bescheinigung folgende Angaben enthalten:
- Lohnsteuerabzugsmerkmale
- Angaben über die Beschäftigungsverhältnisse des*der Arbeitnehmer*in in den letzten fünf Jahren
- Angaben zur Beitragspflicht
- Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Angaben zur wöchentlichen Arbeitszeit
- Angaben zum Arbeitsentgelt
- Zusätzliche Angaben zum bescheinigten Arbeitsentgelt
- Leistungen im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeits-/Beschäftigungsverhältnisses
- Angaben zur Kündigungsfrist
Das Formular der Arbeitsagentur enthält 119 auszufüllende Felder auf neun Seiten, ist dabei aber selbsterklärend. Gehen Sie es einfach Seite für Seite durch und beantworten Sie alle Fragen nacheinander.
Wie beantragen Mitarbeitende die Bescheinigung?
Mitarbeitende können die Bescheinigung formlos bei der Personalabteilung anfordern, am besten per E-Mail. Hier ein Beispiel:
Betreff: Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Arbeitsverhältnis im Unternehmen XY endete am XX.XX.XXXX. Stellen Sie mir bitte bis zum XX.XX.XXXX eine Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit aus. Für eine Übermittlung an die entsprechende Stelle bedanke ich mich herzlich.
Gerne stehe ich für Rückfragen zur Verfügung.
E-Mail: XXX
Telefon: XXX
Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen,
XXX
Im Personalwesen ist es Ihre Aufgabe, die Bescheinigung elektronisch an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die*der Mitarbeitende erhält im Anschluss eine Kopie der Arbeitsbescheinigung von der Agentur für Arbeit.
Eine Frist, in welcher Zeit Sie die Arbeitsbescheinigung erstellen müssen, gibt es per Gesetz nicht. Die Arbeitsagentur nennt als Frist häufig einen Zeitraum von zwei bis vier Wochen. Auch wenn Arbeitnehmende ihrem ehemaligen Arbeitgeber eine Frist setzen sollten, berufen Sie sich auf einen realistischen Zeitrahmen nach der aktuellen Auslastung.
Was droht Arbeitgebern, die sich weigern, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen?
Weigern sich Arbeitgeber, ausgeschiedenen Arbeitnehmenden eine Arbeitsbescheinigung auszustellen, dann können sie mit einem Bußgeld von 2.000 € belangt werden. Falls aufgrund der fehlenden Arbeitsbescheinigung kein Arbeitslosengeld gezahlt wird, kann sogar ein Schadensersatzanspruch entstehen.
Allerdings sind Arbeitgeber ohne die explizite Aufforderung durch die*den Mitarbeitenden nicht dazu verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung auszufüllen. Erst mit der konkreten Anfrage besteht die Verpflichtung, die Arbeitsbescheinigung auszufüllen und an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Manche Unternehmen stellen die Bescheinigung automatisch beim Ausscheiden einer*eines Mitarbeitenden aus.
Was ist, wenn die Arbeitsbescheinigung trotz Vorlage falsch ausgefüllt ist?
In so einem Fall können Sie eine Arbeitsbescheinigung korrigieren und müssen diese nicht neu einreichen. Dafür genügt in der Regel eine E-Mail an die Bundesagentur für Arbeit. Rechtliche Konsequenzen sind nicht zu befürchten, wenn Fehler in der Arbeitsbescheinigung auffallen. Das gilt natürlich nur, sofern sie nicht absichtliche oder fahrlässige Ursachen haben.
Personaler*innen und HR-Mitarbeitende, die mit der Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen betraut sind, müssen damit rechnen, dass die bearbeitende Behörde auch Unterlagen nachfordert oder Rückfragen stellt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Erhalten Arbeitslose auch ohne Arbeitsbescheinigung Arbeitslosengeld?
In der Theorie besteht auch ohne die Bescheinigung ein Anspruch auf die Transferleistung. Eine vorläufige Ermittlung des Arbeitslosengeldes ist möglich und kann zu einer Auszahlung führen. Allerdings schieben viele Arbeitsämter diese meist so lange auf, bis alle Unterlagen vorliegen.
Können Arbeitnehmer*innen die Vorlage für die Arbeitsbescheinigung auch selbst ausfüllen?
Die Bescheinigung muss der Arbeitgeber ausstellen, die*der Arbeitnehmer*in erhält lediglich eine Kopie.
Was gilt für den Datenschutz bei der Arbeitsbescheinigung?
Die elektronische Meldung darf nur über gesicherte und verschlüsselte Software bzw. Verfahren erfolgen. Auch Rückmeldungen durch die Arbeitsagentur dürfen nur auf solchen Wegen erfolgen. Die Arbeitsbescheinigung darf also nicht einfach per E-Mail verschickt werden.
Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung, die Bescheinigung auszustellen?
Ja, nach § 312 SGB III sind Arbeitgebende verpflichtet, auf Anfrage der Mitarbeitenden oder der Arbeitsagentur eine Arbeitsbescheinigung auszustellen. Kommt ein Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, drohen Bußgelder von bis zu 2.000 €.
Wie funktioniert die elektronische Übermittlung?
Nutzen Sie die Übermittlungsfunktion Ihres Lohnabrechnungsprogramms oder die entsprechende Software der Bundesagentur für Arbeit. Achten Sie darauf, dass alle Übertragungen verschlüsselt und sicher erfolgen.
Was passiert, wenn die eine Bescheinigung falsche Angaben enthält?
Fehlerhafte Angaben können Sie durch eine einfache Korrekturmeldung an die Arbeitsagentur beheben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle korrigierten Informationen eindeutig dokumentieren und auch an die betroffenen Mitarbeitenden weiterleiten.
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