Büroassistenz (m/w/d) - Bauwesen und Verwaltung

Baustellenbetreuung

Ansprechpartner & Betreuung der Baustellen

• Zentraler Ansprechpartner für die Mitarbeitenden auf den Baustellen
• Vorbereitung sicherheitsrelevanter Maßnahmen (Arbeitssicherheit), operative Umsetzung durch die Baustellenteams
• Organisation und Beschaffung von Arbeitskleidung und weiterer Ausrüstung über feste Lieferanten
• Schnittstelle zwischen Baustelle und Verwaltung

Dokumentation & Kontrolle

• Erfassung und Kontrolle von Verbrauchsdaten auf Baustellen (z. B. Zählerstände, Büromaterial, Werkzeugverbrauch)
• Sicherstellung des Informationsflusses – Meldungen durch Baustellenmitarbeitende erfassen, prüfen und dokumentieren
• Pflege und Aufbau von Übersichtslisten sowie Erstellung von Formularen und Schriftstücken nach interner Richtlinie

Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit & Qualität

• Mitwirkung bei der Vorbereitung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen (BG Bau)
• Organisation und Vorbereitung von Mitarbeiterschulungen, z. B. Erste-Hilfe-Kurse
• Unterstützung bei der Umsetzung der DGNB-Anforderungen, z. B.:
  • Anbringen und Aktualisieren von Hinweisschildern
  • Funktion als Ansprechperson für Anliegen der Nachbarn rund um die Baustelle

Kommunikation & Interessentenmanagement

• Beantwortung von Anfragen von Interessenten zu laufenden Bauvorhaben
• Strukturierte Aufbereitung und Weiterleitung projektbezogener Informationen
• Erstellung und Pflege von Excel-Tabellen sowie Dokumentationen für interne und externe Zwecke

Einsatz vor Ort & Behördenwege

• Bei Bedarf Durchführung von kurzfristigen Prüfungen auf der Baustelle gemeinsam mit der örtlichen Bauleitung (Poolfahrzeug verfügbar)
• Übernahme von Fahrten zu Behörden und Ämtern zwecks Einreichung oder Abholung relevanter Unterlage

Fuhr- und Maschinenpark

• Unterstützung bei der Betreuung des Fuhr- und Maschinenparks, z. B.:
  • Übersicht und Pflege von Wartungs- und Prüfterminen
  • Kontrolle von Öl-, Kilometer- und Betriebsständen
  • Koordination externer Dienstleister

Personal und Kommunikation

Personal & Recruiting

• Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen

• Direktansprache via xing, Stepstone, JobCenter; Profile raussuchen und Direktnachrichten versenden

• Vorauswahl von Bewerbungen sowie Koordination von Bewerbungsgesprächen
• Kommunikation mit Bewerber*innen und Betreuung des Auswahlprozesses

Onboarding

• Organisation und Begleitung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter*innen
• Vorbereitung relevanter Unterlagen und Materialien
• Koordination erster Termine und Ansprechperson für erste Fragen

Social Media & Öffentlichkeitsarbeit

• Pflege und Aktualisierung der Social-Media-Kanäle
• Regelmäßige Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen
• Aktualisierung und inhaltliche Pflege der Homepage