Was dein Recruiting verlangsamt – und wie du deine Vakanzzeit reduzierst und effizienter einstellst

Tick, tack, tick, tack – im Recruiting-Alltag ist Zeit oft Mangelware. Während offene Stellen unbesetzt bleiben, springen potenzielle Top-Kandidat*innen ab. Kommt dir das bekannt vor?

In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche versteckten Zeitfresser deinen Recruiting-Prozess ausbremsen – und wie du gezielt gegensteuerst. Erfahre, wie du Kandidat*innen im Prozess hältst, deine Time-to-Hire senkst und dein Recruiting endlich auf die Überholspur bringst.

Vakanzzeit in Deutschland: Definition und Durchschnittswerte

Vakanzzeit vs. Time-to-Hire vs. Time-to-Fill

Die Vakanzzeit bezeichnet den Zeitraum von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Sie unterscheidet sich von verwandten Begriffen:

• Time-to-Hire: Zeit vom Erstkontakt mit einem Bewerbenden bis zur Vertragsunterzeichnung.
• Time-to-Fill: Gesamtzeit von der Genehmigung des Personalbedarfs bis zum Abschluss des Arbeitsvertrags.

Rekordhoch: 180 Tage Vakanzzeit in Deutschland

In Deutschland erreichte die Vakanzzeit im Januar 2025 mit 180 Tagen einen Höchststand – ein bemerkenswerter Recruiting-Trend. Unternehmen benötigen also im Schnitt sechs Monate, um offene Stellen zu besetzen. Regionale Unterschiede sind deutlich erkennbar: Während Berlin und das Saarland vergleichsweise schnell rekrutieren, brauchen Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt deutlich länger. 

Wo Zeit im Recruiting verloren geht

Recruiter*innen wenden durchschnittlich 29:50 h pro Hire auf.

Recruiter*innen investieren im Schnitt fast 30 Stunden pro Einstellung. Die größten Zeitfresser lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

• Manuelle Aufgaben: Zeitraubende Routinetätigkeiten, die sich gut automatisieren lassen.
• Stakeholder-Management: Vor allem die Abstimmung mit Hiring Managern erweist sich als ineffizient.

Drei Tipps zur Zeitersparnis bei manuellen Aufgaben

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Hiring auf der Überholspur: Wie HR-Profis die Time-to-Hire verkürzen

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Administrative Tätigkeiten kosten Recruiter*innen mehr als 1,5 Arbeitstage, was jährlich rund 6.600 € an versteckten Personalkosten pro Recruiter*in entspricht.¹

Hier drei Tipps, um diese Zeit effektiver zu nutzen:

Informationen zu Kompetenzen, Gehalt und Benefits setzen klare Erwartungen, was die Bewerbungsqualität steigert und den Aufwand für Screening-Calls reduziert. Tipps zur Erstellung der perfekten Stellenanzeige findest du in unserem ausführlichen Beitrag.

67 % der Recruiter*innen sehen das Screening zu vieler unpassender Bewerbungen als Herausforderung an. Vorauswahl-Fragen helfen, unqualifizierte Kandidatinnen frühzeitig auszufiltern. Ein Beispiel aus der Praxis gibt uns ein Recruiter: “Fragen wir dem Bewerbenden vorab nach Englischkenntnissen, können wir ungeeignete Kandidaten sofort ausschließen, ohne den CV zu sichten.”

Effiziente Vorauswahl-Fragen für mehr passende Bewerbungen

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Obwohl 40% der Recruiter noch keine KI nutzen, bieten diese enorme Potenziale, besonders im Interviewprozess:

• Selbstbuchung von Gesprächsterminen
• Erstellung von Interviewleitfäden
• Generierung von Interview-Transkripten und Notizen
• Definition von standardisierten Bewertungsskalen
• Versand von automatisierten Rückmeldungen

Stakeholder-Management: Schlüssel zur Beschleunigung

Die Abstimmung mit Hiring Managern ist oft der größte Bremsfaktor:

Verzögerte Rückmeldungen und komplexe Terminfindungen führen dazu, dass 23 % der Bewerbenden wegen unklarer Kommunikation und 21 % aufgrund zu langer Prozesse abspringen. Deshalb ist eine klare, standardisierte Zusammenarbeit essenziell.

Prozesse standardisieren

Standardisierung schafft Klarheit – und spart Zeit:

1. Führe strukturierte Meetings ein.Großunternehmen wie Orion Carbons setzen beispielsweise auf “Intake-Meetings”, die Hiring Manager und Recruiter zusammenbringen, um Anforderungen und Rollenprofil präzise zu definieren.
2. Lege bevorzugte Kommunikationskanäle mit deinem Hiring Manager fest.Stepstone Recruiterin Lara Kieninger empfiehlt außerdem regelmäßige Catch-Ups und 15-Minuten-Blocker nach jedem Interview für schnelles Feedback.
3. Verwende Vorlagen. Templates für Anforderungsprofile, Interviewfragen oder Bewertungsbögen beschleunigen Entscheidungen – und sorgen für Objektivität. Schau dir unsere nützlichen Vorlagen und Checklisten für dein Recruiting an!

Interviews verschlanken

1. Hinterfrage die Anzahl der beteiligten Stakeholder kritisch. “Müssen wirklich 10 Leute den Kandidaten kennenlernen und Feedback geben, oder reichen vielleicht 3 Personen im Entscheidungsprozess?”, bringt es ein Recruiter im Interview auf den Punkt.
2. Reduziere deine Interview-Runden. Erfahrene Recruiter empfehlen idealerweise zwei Gesprächsrunden, maximal drei für Führungspositionen. Überprüfe auch kritisch den Einsatz von Case Studies. Ein Unternehmen berichtet: “Wir haben analysiert, an welcher Stelle wir die meisten Kandidat*innen verlieren – es war die Case Study. Daraufhin haben wir diesen Schritt entfernt.”

Unternehmenseigene Recruiting-Kanäle erweisen sich als besonders effektiv

Interne Recruiting-Initiativen gelten als besonders effektiv, obwohl sie bislang weniger genutzt werden als bezahlte Stellenanzeigen. Dazu zählen:

• Mitarbeiterempfehlungsprogramme, von 43% der Unternehmen eingesetzt, führen die Liste an und werden als wirksamster Kanal betrachtet.
• Karriereseiten bieten direkten Zugang zu interessierten Kandidat*innen und stärken gleichzeitig die Arbeitgebermarke.
• Interne Talentpools nutzen vorhandenes Potenzial im Unternehmen, fördern die Mitarbeiterbindung und verkürzen Einarbeitungszeiten.

Gerade für KMU liegt hier ein riesiges ungenutztes Potenzial. 

Wenn du die richtigen Stellschrauben drehst, kannst du deinen Recruiting-Prozess nicht nur beschleunigen – sondern auch nachhaltiger und erfolgreicher gestalten. 

Quellen:
_¹ Berechnungsbasis: 12,5 h pro Vakanz × 24 Vakanzen p.a. = 300 h p.a.; 300 h × 22 € kalkulatorischer Stundenlohn (Durchschnittsgehalt Recruiter von 41,5 k € (22 Euro/h) = 6.600 €. Anmerkung: Hierbei handelt es sich lediglich um einen Indikator für versteckte Kosten im Recruiting-Alltag und keine exakte Kostenanalyse.