Time-to-Hire berechnen: Durchschnittswerte, Formel & Best Practices

48 % der Kandidat*innen steigen nach dem Bewerbungsgespräch wieder aus – weil der Recruiting-Prozess zu lange dauert.

Was bedeutet das für Unternehmen? Wer zu langsam reagiert, verliert Talente – nicht, weil das Angebot unattraktiv ist, sondern weil der Prozess nicht mithalten kann. Eine schnelle, gut organisierte Time-to-Hire entscheidet heute über Wettbewerbsfähigkeit im Recruiting.

In diesem Beitrag erfährst du, wie man die Time-to-Hire richtig berechnet, welche einzelnen Schritte diesen Wert beeinflussen, und konkrete Maßnahmen, mit denen du deine Prozesse beschleunigst – ohne an Qualität zu verlieren.

Definition: Was ist die Time-to-Hire?

Wichtige Recruiting-KPIs im Vergleich: Time-to-Hire, Time-to-Fill und Vakanzzeit

Die Time-to-Hire ist eine zentrale KPI im Recruiting. Sie misst die Dauer vom Erstkontakt mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags – also den Zeitraum, in dem aktiv mit potenziellen Talenten kommuniziert wird.

Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei weiteren häufig genutzten Kennzahlen:

• Vakanzzeit: Die Vakanzzeit bezeichnet den Zeitraum von der Veröffentlichung der Stellenanzeige bis zur Vertragsunterzeichnung – also die Dauer, in der die Stelle offiziell ausgeschrieben war.
• Time-to-Fill: Diese Kennzahl beschreibt die gesamte Dauer des Besetzungsprozesses – von der Genehmigung der Stelle bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie schließt also auch interne Abstimmungen und Vorbereitungszeiten ein.

Time-to-Hire berechnen: Formel & Beispiel

Die Time-to-Hire ist ein guter Indikator für die Effizienz des Bewerbungsprozesses.

In der Praxis wird statt der ersten Kontaktaufnahme häufig das Datum der Stellenausschreibung verwendet – vor allem, wenn der Erstkontakt nicht exakt dokumentiert ist. In diesem Fall lautet die Formel:

Als Beispiel:

• Veröffentlichung der Stellenanzeige: 1. Juni 2025
• Vertragsunterzeichnung mit dem Bewerbenden: 24. Juni 2025
• Time-to-Hire = 24.06.2025 – 01.06.2025 = 23 Tage

Das bedeutet: Vom Start der Bewerbersuche bis zur finalen Zusage vergingen 23 Tage.

Wie lange dauert es im Jahr 2025 in Deutschland, eine Stelle zu besetzen?

Im Jahr 2025 beträgt die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland 24 Arbeitstage – das entspricht knapp fünf Wochen. Diese Zeitspanne umfasst den Zeitraum vom Erstkontakt mit Bewerbenden bis zur Vertragsunterzeichnung.

Ein bedeutender Teil entfällt dabei auf die Reaktionszeit von Unternehmen: Im Schnitt vergehen 7 Arbeitstage, bis Bewerber*innen eine Rückmeldung erhalten – sei es eine Einladung zum Screening oder eine Absage. Das verlängert nicht nur den Prozess, sondern kann auch die Candidate Experience negativ beeinflussen.

Unterschiede nach Unternehmensgröße

Großunternehmen (mehr als 250 Mitarbeitende) benötigen im Durchschnitt 28 Tage, um eine Stelle zu besetzen.

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind mit einer durchschnittlichen Time-to-Hire von 22 Tagen deutlich schneller.

Unterschiede nach Position

Die Time-to-Hire variiert auch stark in Abhängigkeit von der zu besetzenden Rolle:

Wusstest du schon? Kandidat*innen wünschen sich im Durchschnitt eine Time-to-Hire von 25 Tagen. Unternehmen, die deutlich darüber liegen, riskieren, qualifizierte Bewerberinnen zu verlieren – oft an schnellere Wettbewerber.

Time-to-Hire reduzieren: Zwischen Anspruch und Realität

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Dieses Zitat einer Recruiterin bringt das Dilemma vieler Personalabteilungen auf den Punkt: Obwohl schnelle Prozesse angestrebt werden, scheitert es oft an der operativen Realität. Fachbereiche haben volle Kalender, Rückmeldungen verzögern sich – und am Ende verliert man vielversprechende Kandidat*innen an schnellere Wettbewerber.

Die häufigsten Zeitfresser im Recruiting

Laut Recruiter*innen gibt es drei zentrale Ursachen für eine zu lange Time-to-Hire – und zu jeder Herausforderung gibt es konkrete Hebel, die den Prozess beschleunigen können:

Screening einer großen Anzahl unpassender Bewerbungen

Besonders wenn das Anforderungsprofil nicht klar definiert ist, nimmt das Sichten und Sortieren von Bewerbungen unnötig viel Zeit in Anspruch.

Tipp zur Steigerung der Bewerbungsqualität: Definiere präzise Anforderungen und zwingend notwendige Kriterien für die Rolle – diese bilden die Basis für eine zielgerichtete Stellenanzeige und helfen bei der Vorqualifizierung.

Vorlage: Anforderungsprofil für bewerbungsstarke Stellenanzeigen

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Effiziente Vorauswahl-Fragen für mehr passende Bewerbungen

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Aufwendige Dokumentation

Ob Interviewnotizen, E-Mail-Korrespondenz oder Pflege im Bewerbermanagementsystem – viele Zwischenschritte verursachen manuelle Arbeit und Zeitverlust.

Tipp für eine strukturierte Dokumentation: Nutze Interview-Scorecards für objektivere Einschätzungen oder KI-gestützte Tools zur automatischen Transkription und Notizenstrukturierung.

Vorlage: Interview-Scorecard für treffsichere Entscheidungen

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Langes Warten auf Feedback von Hiring Managern oder anderen Stakeholdern

Wenn Rückmeldungen auf sich warten lassen, verzögert sich der gesamte Prozess – oft, weil Recruiting nicht als Priorität gesehen wird.

Tipp für eine bessere Zusammenarbeit mit Hiring Managern: Etabliere regelmäßige Meetings, setze Kalenderblocker für Interview-Feedbacks, stimme Kommunikationswege und Reaktionszeiten ab und stelle Vorlagen zur Interviewvorbereitung bereit (z. B. mit STAR-Fragen).

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